文書保管サービスに連携性が求められる理由
企業では文書管理システムや会計システム、グループウェアなど複数のシステムが並行して稼働している場合が多く、文書保管サービス単体で完結させることが難しい状況があります。連携性を確認しておくことで、導入後の運用負担を軽減しやすくなります。
業務システムが分散する企業の課題
部署ごとに異なるシステムを利用している企業では、文書の保管場所も分散しやすい状況にあります。契約書は契約書管理システム、経費関連の書類は会計システムというように、保管先が別々になっているケースは少なくありません。
このような環境では、文書保管サービスがどのシステムと連携できるかを事前に確認することが重要です。連携範囲が明確であれば、既存システムを維持したまま保管業務だけを効率化できる可能性が高まります。
連携不足による二重入力の負担
連携機能が乏しい文書保管サービスを導入すると、既存システムとの間でファイルやデータを手動で転記する作業が発生する場合があります。これは入力ミスの原因にもなり、担当者の作業負担を増やす要因になります。
一方で連携機能が整っているサービスであれば、既存システムで作成したデータをそのまま取り込める場合があり、入力の手間を減らせます。導入前にどの範囲まで自動連携できるかを確認しておくと安心です。連携範囲を具体的に洗い出しておくことで、担当者ごとに異なる運用ルールが生まれる状況も防ぎやすくなります。
他の文書管理システムとの連携で実現できる業務効率化
既に文書管理システムを利用している企業が文書保管サービスを追加する場合、両者の連携性が業務効率を左右します。データの移行方法や検索性の互換性を事前に確認しておくことが望ましいといえます。
既存の文書管理システムとのデータ連携
他の文書管理システムと連携できる文書保管サービスでは、既存システムに登録済みのファイルやメタデータを取り込める場合があります。これにより、保管先を切り替える際の作業負担を抑えられる可能性があります。
ただし連携の実現方法はサービスによって異なり、標準機能で対応している場合もあれば、追加の設定や開発が必要な場合もあります。導入前に対応範囲を具体的に確認しておくことが重要です。既存システムに蓄積された文書の件数が多い企業ほど、移行作業に要する期間や体制についても事前に見積もっておくと、業務への影響を抑えやすくなります。
検索性やファイル形式の互換性
文書管理システム同士を連携させる際は、ファイル形式や検索方式の互換性も確認しておきたい観点です。形式が異なると、連携後に一部の文書が正しく表示されない状況が発生する場合があります。
互換性を事前に確認し、必要に応じて形式変換の機能があるかを調べておくと、移行後のトラブルを防ぎやすくなります。ベンダーへの問い合わせで具体的な対応状況を確かめる方法も有効です。
グループウェアや会計システムとの連携ポイント
日常的に利用するグループウェアや会計システムと連携できると、申請業務や証憑管理の効率が変わってきます。それぞれの連携で実現できる範囲を理解しておくことが選定の判断材料になります。
グループウェアとの連携による申請業務の効率化
グループウェアと連携できる文書保管サービスでは、稟議や申請の過程で作成された文書をそのまま保管に回せる場合があります。承認フローと保管作業を分断せずに進められる点がメリットとして挙げられます。
連携の形式はAPI連携やファイル自動取り込みなど複数あり、サービスごとに対応するグループウェアの種類も異なります。自社で利用中のグループウェアに対応しているかを必ず確認してください。対応範囲が広いサービスほど、部署をまたいだ運用ルールの統一もしやすくなります。
会計システムとの連携による証憑管理の効率化
会計システムと連携できる文書保管サービスは、請求書や領収書などの証憑を保管する場面で役立つ場合があります。会計処理と保管作業を別々に行う手間を減らせる可能性があるためです。
電子帳簿保存法への対応が求められる書類を扱う企業では、会計システムとの連携有無に加えて、タイムスタンプや検索要件への対応状況もあわせて確認しておくと安心です。連携によって自動で仕訳データと証憑を紐づけられる場合は、経理担当者の確認作業を効率化できる可能性があります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で文書保管の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
契約書管理システムやクラウドストレージとの連携
契約に関する文書やクラウド上のファイルを扱う企業では、契約書管理システムやクラウドストレージとの連携性も選定の重要な観点になります。それぞれの連携で得られるメリットを整理します。
契約書管理システムとの連携による契約情報の一元管理
契約書管理システムと連携できる文書保管サービスでは、契約書の原本と契約情報を関連付けて管理しやすくなります。更新期限や契約条件の確認作業を効率化できる可能性があります。
連携範囲はサービスによって差があり、契約情報のみ連携できる場合とファイル本体も含めて連携できる場合があります。自社が管理したい契約情報の粒度に合わせて確認することが大切です。
クラウドストレージとの連携によるファイル共有の柔軟性
クラウドストレージと連携できる文書保管サービスは、社外とのファイル共有や複数拠点での閲覧が必要な場面で役立つ場合があります。既存のストレージ運用を大きく変えずに導入できる点が特徴です。
一方で、連携先のクラウドストレージによってはアクセス権限の設定方法が異なる場合があるため、情報の取り扱いルールに沿った権限管理ができるかをあわせて確認してください。
API連携のしやすさを見極める視点
自社独自のシステムと組み合わせて利用したい場合は、API連携のしやすさが選定の決め手になることがあります。API公開の状況や連携実績を確認することで、導入後のミスマッチを避けやすくなります。
API公開状況とドキュメントの整備
API連携がしやすい文書保管サービスを見極めるには、APIが公開されているか、また利用方法を示すドキュメントが整備されているかを確認することが基本になります。ドキュメントが充実していれば、開発担当者が連携方法を把握しやすくなります。
APIの公開範囲はサービスによって異なり、一部の機能に限定されている場合もあります。自社が実現したい連携内容がAPIの対応範囲に含まれているかを事前に確かめておくことが重要です。
連携実績や対応システムの範囲
文書保管サービスがこれまでにどのようなシステムと連携してきたかという実績も、判断材料の一つになります。対応システムの一覧が公開されている場合は、自社が利用中のシステムが含まれているか確認してください。
連携実績が公開されていない場合でも、問い合わせを通じて個別の連携可否や開発期間の目安を確認できる場合があります。導入検討の早い段階で相談しておくと計画を立てやすくなります。複数の候補を比較する際は、対応システムの範囲を一覧化しておくと社内での検討がスムーズに進みます。
連携性も踏まえて検討したい文書保管サービス
ここでは、文書の保管から入出庫管理までを一元的に扱え、社内の文書管理システムや業務フローと役割分担しながら運用しやすい文書保管サービスを紹介します。既存システムとの連携を検討する際の比較材料としてご覧ください。
書類管理ドットコム
- セキュリティ万全の倉庫で保管！書類箱専用移動棚を使用
- ローコストで書類保管可能！1日単位の格安料金で経費も削減
- 登録から依頼まですべてWEB！必要な時にはすぐ手元に届く
ストレージサービス株式会社が提供する「書類管理ドットコム」は、企業の紙文書を専用倉庫で保管し、必要な際にスキャンデータや原本を取り出せる文書保管サービスです。書類の管理台帳をシステム上で確認できるため、他部署との情報共有や既存の文書管理システムとの併用を検討しやすい点が特徴です。搬入・搬出の履歴も記録され、文書の所在管理を効率化したい企業に向いています。
株式会社アズコムデータセキュリティの文書保管サービス
- [ロケーション]強靭な地盤の埼玉県秩父市
- [セキュリティ]堅牢なセキュリティセンター
- [スキャニング]電子化（スキャニングサービス）にも対応可能
株式会社アズコムデータセキュリティが提供する「株式会社アズコムデータセキュリティの文書保管サービス」は、機密文書の保管に対応したサービスです。専用倉庫での保管に加え、文書の入出庫状況を管理画面から確認できる仕組みを備えており、社内の管理システムと役割分担しながら運用したい企業に適しています。セキュリティ対策を重視しつつ、既存の業務フローに組み込みやすい点が特徴です。
東日本倉庫株式会社の文書保管サービス
- 国土交通省から優良ﾄﾗﾝｸﾙ-ﾑとして認定の保管施設です
- プライバシ－マ－ク（Ｐマ－ク）認証の保管施設・運用体制
- 電子データ等でタイムリ－にフィ－ドバック
東日本倉庫株式会社が提供する「東日本倉庫株式会社の文書保管サービス」は、企業から預かった文書を専用倉庫で保管し、必要に応じて取り出しや廃棄まで対応するサービスです。保管状況を管理画面で把握できるため、社内の文書管理システムと役割を分けて運用したい企業にも活用しやすい設計です。長期保存が必要な文書を扱う企業に向いています。
スマート書庫(すましょ) （三井倉庫ビジネスパートナーズ株式会社）
- 1箱から利用可能な定額制書類保管サービス
- 預け入れから取り出しまで、Ｗｅｂで手続きが完結。
- 倉庫と社内書類を一元管理できるシステムを提供。
書庫探 （株式会社ＮＸワンビシアーカイブズ）
- 専任スタッフが厳重な施設で文書を安全に保管。
- 必要書類を最短当日中にPDFでオンデマンド配信可能。
- Web管理システムで依頼から管理まで全て完結。
文書保管に関するFAQ
文書保管サービスの連携性について、よくある質問をまとめました。導入検討の参考にしてください。
- Q1：他の文書管理システムと連携できる文書保管サービスはありますか
- サービスによって対応状況は異なりますが、データ連携やファイル取り込みの機能を備えたサービスがあります。自社が利用中のシステムとの連携実績を個別に確認することをおすすめします。
- Q2：会計システムや契約書管理システムとの連携で費用は変わりますか
- 連携方法や範囲によって費用が変動する場合があります。標準機能で対応できる場合と個別開発が必要な場合とで見積もりが異なるため、事前に確認しておくと安心です。
- Q3：連携がうまくいかない場合はどのような原因が考えられますか
- ファイル形式の不一致や設定の不備、連携先システム側の仕様変更など複数の要因が考えられます。単一の原因に絞らず、製品側と利用側の双方から確認することが有効です。
- Q4：クラウドストレージとの連携時に情報漏えいのリスクはありますか
- 連携設定や権限管理が適切でない場合、意図しない範囲での閲覧につながる可能性があります。アクセス権限の設定方法や監査ログの有無を事前に確認しておくことが予防につながります。
まとめ
文書保管サービスを選ぶ際は、保管機能そのものに加えて他の文書管理システムやグループウェア、会計システムなどとの連携性を確認することが重要です。API連携のしやすさや連携実績もあわせて確認し、自社の業務環境に合ったサービスを選定しましょう。
