受発注の手間を大幅に軽減できるEDIとは？
注文書、納品書、請求書というように、商取引にはさまざまな文書のやり取りが発生します。EDIとは、従来は紙で作られていた文書をデータ化し、通信回線を通じてやり取りする仕組みです。
ポイントとなるのは、取引を行う企業同士のコンピュータとコンピュータを接続し、データを直接交換できるシステムであるという点です。例えば「Excelで作った注文書をメールに添付して送る。メールを受信した側が受注の処理をし、納品の手続きを取る」という方法も文書をデータ化してはいますが、メールを介してデータのやり取りを行っているだけでEDIではありません。
EDIを利用している企業同士であれば、発注側が入力した注文情報が自動的に受注側のコンピュータに反映されます。反映された情報を元に在庫や納期の提示、納品の指示や納品書、請求書の発行といった一連の業務が行われるため、注文書を見ながらの納品の手配、請求書の作成といった手間が不要となります。
EDIにおけるデータのやり取りの仕組み
EDIを用いて他社のコンピュータと直接データをやり取りするのにまず必要となるのが、送受信のための通信回線です。専用の回線を設けるという方法に限らず、同じネットワークに参加する、インターネットの通信回線を使うなど、EDIを利用する企業同士が同じ通信方式でデータを送り合うことができる環境が必要です。
続いて重要なのが、他社から送られたデータを自社のシステムに取り込むためのデータ変換機能です。在庫管理や受発注に何らかのシステムを導入している企業は多くありますが、その種類、読み込めるデータ形式は企業によりさまざまです。そのため本来はデータのやり取りに手間がかかります。
EDIでは、利用するデータ形式や識別コードなどの仕様を決めることで…
- 発注する企業のシステムに適用した形式
- → データ変換機能による変換
- → EDIのルールに沿った形式
- → データ変換機能による変換
- → 受注側の企業のシステムに適用した形式
という流れを自動化でき、互いのコンピュータに直接データを送り合うことが可能となります。
このように共通の仕様を決め、互いに利用できる環境を持つことはEDIの使用に欠かせない条件です。仕様の策定は手間がかかるようにも思えますが、中立的な機関によるデータ形式の標準化や、業界内でのコードの統一化が図られるなど、EDIの普及と共に利用しやすい環境の整備も進んでいます。
1対1から業界ネットワークまでEDIの繋がり方を知る
前述した通り、EDIを利用するには、通信方法やデータ形式、コードなどの取り決めが必要です。
取り決めの仕方により異なる、主だったEDIの種類を見てみましょう。
個別の仕様を利用するEDI
特定の企業同士で定めた仕様を使う方法です。例えばA社という企業が、B社とC社のそれぞれと個別にEDIを使用する場合、B社、C社それぞれの仕様に対応する2つのデータ変換システムを用意する必要があります。またB社とC社でEDIを利用するには、B社とC社の間で別途仕様の取り決めが必要です。
標準化された規格を用いるEDI
中立的な機関によって標準化された規格を使う方法もあります。この場合、標準の規格と自社のシステムをつなぐためのデータ変換システムを用意するだけで、同じ規格に対応する複数の企業とEDIでの取引が可能になります。
業界ごとのネットワークを利用するEDI
企業間取引のために設けられた「業界VAN」と呼ばれるネットワークサービスを介したEDIが提供されている業界も多くあります。商品や企業のコードを管理するデータベースなどが組み込まれ、より効率的な取引が可能です。自社のシステムを業界VANにつなぐことで、業界VAN内の企業同士であればスムーズにEDIを開始できます。
インターネット回線の利用など日々進化するEDIの技術
EDI用の通信環境を整えるという負担の軽減がメリットとなる、インターネットの通信環境を利用するEDIもあります。Webブラウザなどを用いることから業務の自動化が困難とされていたHTMLベースの問題点を解消するXMLを利用したWeb型EDIも登場するなど、さらなる利便性を求めて日々新しい技術、製品が展開されています。
EDIの導入によって、企業間の取引に関わる工数は大幅に削減できるメリットがあります。特に取引先や取引頻度が多い卸売業などの企業では、導入効果が非常に大きいといえます。自社のビジネス環境を改めて鑑みて、EDIの導入を検討しましょう。
