【１分で分かる】EDIとは？仕組みから種類まで分かりやすく解説

EDIとは

EDI（電子データ交換）とは、企業間取引で発生する契約書や受発注書、納品書、請求書などといった帳票のやり取りを、専用回線やインターネットを用いて電子的に交換ができるシステムのことです。

2020年７月に経済産業省が発表した「電子商取引に関する市場調査」によると、令和元年の日本国内のBtoB-EC（企業間電子商取引）におけるEC化率について、前年比1.5ポイント増の31.7％と拡大しており、商取引における電子化が進んでいるといえます。

参考： 電子商取引に関する市場調査の結果を取りまとめました｜厚生労働省

企業間の取引情報のやり取りを自動化する

販売や物流業界などの企業間の取引では、契約書や発注書、受注書、納品書、請求書などさまざま帳票を使い、やり取りを行います。この帳票類のやり取りは主にメール・FAX・郵送で行われますが、手段がバラバラだと管理面の煩雑さが発生したり、コスト面で負担が生じたりします。

EDIを使うことで、企業間の取引情報を専用回線やインターネットを介してデータのやり取りを自動化できます。紙での帳票作成の手間やコストの削減、データの管理など業務効率化を図れます。

データを双方のコンピュータ間で変換して取引する仕組み

EDIは、他社から送られてきたデータを自社で取り込めるように変換するという仕組みで取引が行われます。以下のようなデータを変換します。

■文字コードの変換

シフトJISやUnicodeなど扱える文字コードが企業のコンピュータによって異なるため、自社で取り込める文字コードに変換する

■レイアウトの変換

「固定長形式」「CSV形式」「XML」などのデータ形式を自社のシステムが理解できるレイアウトに変換する

■データコードの変換

企業によって、同じ商品でも商品コードが異なる場合、自社の商品コードに置き換える

EOSはEDIの一種で電子発注システムのこと

EDIの中にはEOSというシステムがあります。EOSとは「 Electronic Ordering System」の略になり、日本語では「電子発注システム」を意味します。EDIの一部の仕組みを使い、発注に関する業務の自動化が可能で、主にスーパーマーケットの発注・仕入・請求・支払いの一連の業務をコンピュータで管理します。

また、店舗にある端末を使い、ネットワークを通じて本社のコンピュータから発注できるので、従来の発注業務や伝票のやり取りと比較すると、発注から納品までの時間を短縮し業務の効率化を実現できるのです。また、倉庫やメーカーともつながることで、効率よく在庫管理ができ、廃棄の削減も可能です。

EDIの種類

先程説明したようにEDIを有効活用するためには識別コードやデータを確実にやり取りする形式があり、そのルールによってEDIの種類は分かれます。ここからは従来のEDIの種類について説明します。

種類１．個別EDI

個別EDIとは取引先ごとに通信を行う形式や識別コードを決めることです。取引先ごとにルールを設定する必要があります。それぞれのEDIの仕様に対応するデータの変換システムを用意する必要があるため、複数の取引先同士で利用できないなどEDIの活用を広げにくいデメリットがあります。また、取引のある２社間で、形式やコードを決めますが、発注者主導となるケースが多く、受注者側は取引先ごとに形式やコード変換を行わなければならず負担となりがちです。取引先が少ない際に利用しましょう。

種類２．標準EDI

標準EDIとは異なる企業間でのEDI取引規約、運用ルール、フォーマット、データ交換形式などを標準化したEDIです。標準規格のEDIを用意することで、特定の相手企業を意識することなく、同一の規格である複数の企業と取引が可能になります。

種類３．業界VAN（標準EDI）

標準EDIの中には特定の業界に特化した「業界VAN」というネットワークサービスがあります。業界VANとはパケット通信等のネットワーク技術を用いて、メールサービス、通信速度、通信プロトコル、データフォーマットなど、異機種間接続を可能とする業界のネットワークです。

この業界VANを使うと他業界の企業との取引が行いづらくなりますが、業界共通の商品コードや取引先コードも標準化されているため非常に使いやすいです。既に同じVANを利用している複数の企業と調整を行うことなく、標準EDIを実施できるため同じ業界の多くの企業と接続できます。

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近年普及が進む「Web-EDI」とは

Web-EDIとはインターネット回線を使った新しいEDIです。インターネット技術の発展により、このWeb-EDIは徐々に普及しています。

インターネット回線を使ったブラウザベースのEDI

Web-EDIはインターネット回線を使いブラウザを利用して手軽に使えるEDIです。

専用のEDIのシステムをインストールする必要がないため、スピーディに導入することが可能であり、インターネットの通信費用のみで運用できるため、非常に低コストです。

Web-EDIは標準化されていない

2017年10月にＮＴＴ東日本・西日本が発表した「固定電話のIP網移行後のサービス及び移行スケジュールについて」では、ISDN回線サービス「INSネット」の「デジタル通信モード」を、2024年１月をもって終了し、アナログ回線をIP化することを決定しました。

多くの企業が今なお、ISDN回線を利用したJCA、全銀などのEDIを利用しており、この「2024年問題」への対応が大きな課題となっています。この課題解決のために役立つとされているのが、インターネット回線を利用した「Web-EDI」です。

しかしWeb-EDIの注意点は標準化されていないことです。インターネット技術の発展に伴い、徐々に普及していますが、それでもまだ一般的なEDIの方が多く使われています。そのため、Web-EDIに切り替えるときは取引先との調整が重要です。

Web-EDIはカスタマイズが簡単であるため、独自のEDIシステムを構築している企業も少なくありません。そのため自社でWeb-EDIをカスタマイズするなど構築するときは、Web-EDIの通信プロトコルが、取引先企業に対応しているかどうかを確認する必要があります。

※プロトコル：コンピュータネットワークで通信を行うための手順や約束事。通信を行うための規定、伝達方法。

参考： 固定電話のIP網への移行後のサービス及び移行スケジュールについて｜ＮＴＴ東日本・ＮＴＴ西日本

Web-EDIのセキュリティ対策

専用回線を利用しほかの通信網から隔絶されていた従来のEDIに比べ、インターネット回線を利用したWeb-EDIの導入にあたっては、サーバー攻撃などに対するセキュリティ対策が必須となります。システムのアップデートや不正アクセスの検知を行い、システムメンテナンスを定期的に行ったり24時間365日体制での運用サポートをしてくれたりするEDIを利用すると良いでしょう。

おすすめのEDIツールは以下の記事で紹介しています。

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EDI導入のメリット

EDIの導入によって、手間やコストの削減などさまざまなメリットがあります。具体的に見ていきましょう。

１．商取引業務の自動化により手間削減

EDIの導入により、作成した帳票類を電子データ上でやり取りできるため、印刷や郵送の手間の削減が可能です。また、基幹システムと連携することで、会計システムや販売管理システムの情報をもとに帳票を自動作成し、送受信も自動化できます。

本来なら請求書を発行するにあたり、エクセルなどで作成した請求書を印刷し、封筒に入れ、郵送する必要がありました。しかしEDIを用いて請求書を始めとするさまざま書類を電子化することで、ペーパーレスを実現し、郵送にかかるコスト削減にもつながるのです。

２．高速な通信取引により業務スピードが向上

EDIを使えば、帳票類のやり取りを自動化でき、迅速な取引を行えます。Web-EDIなら、より高速な通信を利用できるでしょう。

高速通信によりタイムラグがなくなることで、在庫数が少なくなってからの発注でも問題なく、過剰な在庫を抱えるリスクを削減できます。また急な欠品が生じた場合でも、迅速な対応が可能です。このようにEDIの利用により、需要の予測から、生産計画、販売計画、在庫計画までがスムーズになるでしょう。

３．データの信頼度が上がり内部統制も実現

EDIを使うことで伝票の手入力が不要になります。人の手で行う場合は、業務量に比例してミスが増えてしまいがちですが、EDIは取り込んだデータを自動で送信できるため、帳票発行業務の正確さが増し、データの信頼度を向上させます。

また、取引のある企業同士がEDIを介し、人為的ミスをなくしてデータの正確性を高めることで、結果的に内部統制の強化も実現するでしょう。

EDIの導入がデメリットとなるケース

EDI利用するにあたっては、取引のある企業間で同じEDIを導入することが前提です。取引先の企業が互換性のあるEDIを導入していない場合、導入のメリットは得られないでしょう。

また企業間取引が少ない企業では、費用対効果が見合わない場合があります。コストに対してどのようなメリットがあるのかを企業間で確認してから導入を検討しましょう。

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EDI導入前のステップ

ここからは、導入前に確認しておくべきことを２ステップに分けて紹介します。

ステップ１．取引先との間でデータを送受信する環境の整備

取引先との間で確実にデータを送受信するためには、専用の環境を整える必要があります。EDIでは、主に各企業の基幹システム同士を専用の回線で接続し、データのやり取りを行います。通信プロトコル、フォーマット、コード、導入スケジュールなどを事前に決めておきましょう。

主な通信プロトコル

EDIで主に使われるプロトコルは以下のとおりです

■全銀協標準プロトコル

銀行間で用いられる

■JCA手順

日本の小売業・流通業を中心に利用されている

■石化協ビジネスプロトコル

石油化学工業協会で用いられる

■JX手順

流通BMSが採用している標準通信プロトコル

この他にも、Web-EDIで採用されている「EDIINT AS2」「OFTP2」「ebXML MS」「SFTP」など、さまざまなプロトコルがあります。

ステップ２．受信データを自社システムで読み取れる形式に変換する

他社から送られてきた「固定長形式」「CSV形式」「XML」などのデータは自社の基幹システム内に取り込む必要があるため、EDIのシステムにはデータを読み取れるレイアウトや文字コードに変換する機能が必要です。企業ごとに送信するデータの形式が異なるため、取引先とデータの識別コードを事前に決めておきましょう。

EDIツールを活用いて業務効率化を図ろう

EDIを活用することによって帳票発行業務を効率化できます。しかし取引先によって通信の形式や規格が異なるため、自社の取引先に合わせなければならないなど注意点があります。利用環境に合ったEDIツールを使い、業務を効率化させましょう。