EDIの仕組みとは？｜わかりにくいEDIを種類ごとにイチから解説

EDIとは

EDI（電子データ交換）とは、企業間取引で発生する契約書や受発注書、納品書、請求書などといった帳票のやり取りを、専用回線やインターネット用いて処理ができるシステムのことです。自動で情報の取り込みができるため、メールやFAXのやり取りで発生する手作業での入力が不要になり正確なデータ管理や業務の効率化につながります。

企業間の取引情報を専用回線で接続し自動化する仕組み

企業間の取引では、契約書や発注書、受注書、納品書、請求書などさまざま帳票を使いやり取りを行います。この帳票類を送る方法は主にメール・FAX・郵送ですが、受け取る方法がバラバラだと、管理面の煩雑さが発生します。ここでEDIを使うことで、企業間の取引情報を専用の回線やインターネットを使用しやり取りを自動化できます。

EOSはEDIの一種で電子発注システムのこと

EDIの中にはEOSというシステムがあります。

EOSとは「 Electronic Ordering System」の略になり、「電子発注システム」を意味します。EDIの仕組みを使い、発注に関する業務を自動化することが可能です。主にスーパーマーケットのような業態で使われ、発注・仕入・請求・支払いの一連業務をコンピュータで管理します。また、店舗などの端末からネットワークを通じ、本社のコンピュータで発注できます。従来の発注業務や伝票のやり取りと比較すると、発注から納品までの時間を短縮し、業務を効率化できます。

EDIの仕組み

EDIを有効活用するためには、EDIの仕組みを知ることが有効です。ここからはEDIの仕組みを説明していきます。

ステップ１．取引先との間で確実にデータを送受信する

取引先との間で確実にデータを送受信するためには、専用の環境を整える必要があります。EDIでは、主に各企業の基幹システム同士を専用の回線で接続し、データのやり取りを行います。そのため、事前に通信する方法や形式を決めておきます。

ステップ２．受信データを自社システムで読み取れる形式に変換する

他社から送られてきたデータは自社の基幹システム内に取り込む必要があるため、EDIのシステムにはデータを読み取れる形式に変換する機能が必要です。企業ごとに送信するデータの形式が異なるため、取引先とデータの識別コードを事前に決めることが大切です。

従来のEDIの種類とは

先程説明したようにEDIを有効活用するためには識別コードやデータを確実にやり取りする形式があり、そのルールによってEDIの種類は分かれます。ここからはEDIの種類について説明していきます。

種類１．個別EDI

個別EDIとは、名前の通り取引先ごとに通信を行う形式や識別コードを決めることで、取引先ごとにルールを設定する必要があります。それぞれのEDIの仕様に対応するデータの変換システムを用意する必要があるため、EDIの活用を広げにくいデメリットがあります。

種類２．標準EDI

EDIの種類の中には「標準EDI」というものがあります。異なる企業間でのデータ交換では共通した形式や規格が重要となり、標準化するという考え方が一般的になっています。このような標準化した規格を使ったEDIが「標準EDI」です。標準規格のEDIを用意することで、同一の規格である複数の企業とやりとりを行うことが可能になります。

種類３．業界VAN（標準EDI）

標準EDIの中には特定の業界に特化した「業界VAN」というネットワークサービスがあります。この業界VANを使うことで、取引できる企業数は減りますが、業界共通の商品コードや取引先コードも標準化されているため、非常に使いやすいです。この業界VANを使うことで同じ業界の多くの企業と接続できます。

新しいWeb-EDIとは

近年では今までのEDIと違い、インターネット回線を使った新しいWeb-EDIが登場しています。インターネット技術の発展により、このWeb-EDIは徐々に普及しています。ここからはWeb-EDIについて説明していきます。

インターネット回線を使ったブラウザベースのEDI

Web-EDIはインターネット回線を使いブラウザを利用して手軽に使うことができるEDIです。

専用のEDIのシステムをインストールする必要がないため、スピーディに導入することが可能であり、インターネットの通信費用のみで運用することができるため、非常に低コストです。

Web-EDIは標準化されていない

Web-EDIの注意点は標準化されていないことです。インターネット技術の発展に伴い、徐々に普及されていますが、それでもまだ一般的なEDIの方が使われています。そのため、Web-EDIに切り替えるときは取引先が対応しているか確認することが重要です。

Web-EDIはカスタマイズを簡単に行うことができるため、独自のEDIシステムを構築している企業も少なくありません。そのため、自社でWeb-EDIをカスタマイズするなど構築するときは、通信のプロトコルに注意する必要があります。

※プロトコル：コンピュータネットワークで通信を行うための手順や約束事。通信を行うための規定、伝達方法。

EDI導入のメリット

EDIを自社に導入するときにはメリットをしっかりと理解する必要があります。ここからはEDI導入のメリットを説明していきます。

メリット１．商取引業務の自動化

EDIを導入することで、作成した帳票類を電子データ上でやり取りできるため、印刷して郵送する手間やコストを削減することが可能です。また、基幹システムと連携することで、会計システムや販売管理システムの情報を基に、必要となる帳票を自動で作成し、送受信も自動化できます。

このようにEDIを導入することで商取引に関わる一連の業務全体を自動化でき、業務を改善します。

メリット２．請求書のペーパーレス化

EDIを導入することで請求書を始めとするさまざま書類を電子化し、ペーパーレスを実現できます。請求書を発行する業務だけでも、エクセルなどで作成した請求書を印刷し、封筒に入れ、郵送する必要があります。EDIを使うことで請求書発行業務に発生するコストと時間を削減できます。

メリット３．高速な通信取引による業務スピードの向上

取引に必要な帳票類に関する業務を自動化でき、高速な通信を使った取引を利用できます。このようにEDIを使うことで業務スピードを向上することが可能です。さらに、Web-EDIではより高速な通信を利用可能です。

メリット４．データの信頼度の上昇

EDIを使うことで従来の手入力や手作業の伝票記入が不要になります。このような人の手で行う業務は、業務量に比例してミスが増えてしまいます。

EDIは取り込んだデータを自動で送信できるため、帳票発行業務の正確さが増し、データの信頼度を向上できます。

まとめ：EDIツールを使いビジネスを加速させよう！

今回紹介してきたように、EDIを活用することによって帳票発行業務を効率化することができます。しかし、取引先によって通信の形式や規格が異なるため、自社の取引先に合わせ形態を利用する必要があるなど注意点が多くあります。

自社に合ったEDIツールを使いビジネスを効率化させましょう。