【１分でわかる】EDIとは？仕組みから種類までわかりやすく解説

EDIとは

EDI（電子データ交換）とは、企業間取引で発生する契約書や受発注書、納品書や請求書といった帳票のやり取りを専用回線やインターネットを用いて電子的に行えるシステムのことです。

2021年７月に経済産業省が発表した「電子商取引に関する市場調査」によると、令和２年の日本国内のBtoB-EC（企業間電子商取引）におけるEC化率は、前年比1.8ポイント増の33.5％と拡大しています。このことからも、商取引における電子化はますます進んでいるといえるでしょう。

参考： 電子商取引に関する市場調査の結果を取りまとめました｜経済産業省

企業間の取引情報のやり取りを自動化する

従来の企業間取引では、契約書・発注書・受注書・納品書・請求書などのさまざまな帳票をメールやFAX、郵送でやりとりしていました。これらの方法は取引先にあわせて用紙や送り方を変えているため、管理が煩雑になったり、コスト面で負担が生じたりするでしょう。さらに社内システムに転記する機会も多いため、入力ミスの可能性も高まります。

EDIを使えば、専用回線やインターネットを介して取引情報のやり取りを標準化できます。紙の帳票を作成する手間やコスト削減が可能になるだけでなく、データの一元管理も可能になります。

データを双方のコンピュータ間で変換して取引する仕組み

EDIでは、他社から送られてきたデータを自社システムで取り込めるように変換します。変換できるデータには以下が挙げられます。

■文字コードの変換

シフトJISやUnicodeなど扱える文字コードが企業のコンピュータによって異なるため、自社で取り込める文字コードに変換する

■レイアウトの変換

「固定長形式」「CSV形式」「XML形式」などのデータ形式を自社のシステムが理解できるレイアウトに変換する

■データコードの変換

企業によって、同じ商品でも商品コードが異なる場合、自社の商品コードに置き換える

EOSはEDIの一種で電子発注システムのこと

EDIの中には、EOSというシステムがあります。EOSとは「Electronic Ordering System」の略で、日本語では「電子発注システム」のことです。EDIの一部の仕組みを使い、発注に関する業務の自動化が可能で、主にスーパーマーケットの発注・仕入れ・請求・支払いといった一連の業務をコンピュータで管理します。

また店舗にある端末を使い、ネットワークを通じて本社のコンピュータからの発注も可能です。従来の発注業務や伝票のやり取りと比較すると、発注から納品までの時間が短縮され、業務の効率化につながります。また倉庫やメーカーともつながることで効率よく在庫管理ができ、廃棄の削減にも一役買うことでしょう。

EDIの種類

EDIでは確実にデータをやり取りするために、利用するコードやフォーマットなどのルールを設定する必要があります。そのルールにより、次のような種類に分類できます。

個別EDI

個別EDIとは、取引先ごとに通信を行う形式や識別コードを決めることです。取引先の要件にあわせた細かなルール設定ができる反面、それぞれのEDIの仕様に対応したデータの変換システムを用意しなければなりません。複数の取引先に対する利用もできず、EDIの利便性を活かしきれないともいえるでしょう。また取引のある２社間で形式やコードを決めますが、発注者主導となるケースが多いので、受注者側は取引先ごとに形式やコードを変換する対応に追われるかもしれません。個別EDIは、取引先が少ない場合に利用しましょう。

標準EDI

標準EDIとは、EDI取引規約・運用ルール・フォーマット・データ交換形式を中立的な機関によって標準化したEDIのことです。標準規格のEDIが用意されているため、取引先ごとに条件を変えなくてはならない個別EDIよりも受注者の負担を軽減できます。企業間の力関係に左右されず対等に取引でき、取引先の拡大もしやすいでしょう。

業界VAN（標準EDI）

標準EDIの中には、特定の業界に特化した「業界VAN」というネットワークサービスがあります。標準EDIではコードの標準化が含まれていないため、商品コードの取り決めやコード変換作業が必要です。対して業界VANでは業界共通の商品コードや取引先コードが標準化されているため、すでに同じVANを利用している複数の同業他社とよりスムーズに接続できます。

なお業界VANには酒類・加工食品業界や医薬品業界、日用雑貨業界などがあり、業界VANによるEDIサービスも存在します。

近年普及が進む「Web-EDI」とは

Web-EDIとは、インターネット回線を使った新しいEDIのことです。インターネット技術の発展により、このWeb-EDIは徐々に普及してきています。

インターネット回線を使ったブラウザベースのEDI

Web-EDIはインターネット回線を使い、ブラウザを利用して手軽に使えるEDIです。

専用のEDIシステムをインストールする必要がなくスピーディーに導入できます。またインターネットとPCがあれば運用できるため、低コストでの導入が可能です。

Web-EDIは標準化されていない

2017年10月にNTT東日本・西日本が発表した「固定電話のIP網への移行後のサービス及び移行スケジュールについて」によると、ISDN回線サービス「INSネット」の「ディジタル通信モード」は2024年１月で終了し、アナログ回線がIP化されます。ISDN回線を利用した多くの企業のEDI取引に影響が懸念されており、「2024年問題」と呼ばれています。

この課題解決に役立つとされているのが、インターネット回線を利用した「Web-EDI」です。

しかしWeb-EDIは標準化されていないので注意しましょう。さらにWeb-EDIはカスタマイズが簡単なことから、独自のEDIシステムを構築している企業も少なくありません。Web-EDIに切り替える場合はデータ変換の互換性など、取引先のシステムにあわせて調整が重要です。

参考： 固定電話のIP網への移行後のサービス及び移行スケジュールについて｜ＮＴＴ東日本・ＮＴＴ西日本

Web-EDIのセキュリティ対策

従来のEDIは専用回線を利用し、ほかの通信網からは隔絶されていたので安全に通信を行えていました。Web-EDIはインターネット回線を用いるため、導入する際には社内におけるセキュリティ対策の見直しが必須です。定期的にシステムのアップデートや不正アクセスの検知を行うEDIがよいでしょう。また24時間365日体制の運用サポートを受けられるサービスもおすすめです。

関連記事

watch_later 2022.01.31

【2022年最新】EDIツール26選を徹底比較！選定ポイントも紹介

続きを読む ≫

EDI導入のメリット

EDIの導入によって、手間やコストの削減などさまざまなメリットがあります。具体的に見ていきましょう。

商取引業務の自動化により手間を削減

EDIの導入により、作成した帳票類は電子データとしてやり取りするため、印刷や郵送にかかる手間を丸ごと削減できるでしょう。また基幹システムと連携すれば、会計システムや販売管理システムの情報をもとに帳票が自動作成でき、送受信の自動化も可能です。

本来なら請求書の発行にあたり、エクセルなどで作成した請求書を印刷し、封筒に入れ、郵送する必要がありました。しかしEDIで請求書をはじめとするさまざまな書類が電子化できれば、ペーパーレスの実現や、郵送にかかるコストの削減にもつながるのです。

高速な通信取引により業務スピードが向上

EDIを使えば帳票類のやり取りを自動化でき、迅速な取引が行えます。Web-EDIなら、より高速な通信を利用できるでしょう。

タイムラグがなくなれば在庫数が減った状態からの発注でも問題なく、過剰な在庫を抱えるリスクも削減できます。また、急な欠品が生じた場合でも迅速な対応が可能です。このようにEDIの利用により、需要の予測から生産計画、販売計画や在庫計画の策定までスムーズに行えるでしょう。

データの信頼度が上がり内部統制にも効果的

EDIは取り込んだデータを自動送信できるため、伝票の手入力が不要になります。帳票発行業務の精度が増し、データの信頼度を向上できるでしょう。

また相互に標準化されたルール下で電子データのやりとりを行うことは、内部統制にも効果的です。

EDIの導入がデメリットとなるケース

EDIの利用にあたっては、取引のある企業間で同じEDIを導入することが前提条件です。取引企業が互換性のないEDIを備えている場合は、導入のメリットを得られないでしょう。

また企業間取引の少ない企業では、費用対効果が見合わない場合もあります。コストに対してどのようなメリットがあるのかを企業間で確認してから、導入を検討するとよいでしょう。以下の記事では導入によるメリット・デメリットを詳しく解説しているので、あわせて参考にしてください。

関連記事

watch_later 2022.02.02

EDIの導入で得られるメリット・デメリットとは？ 効果まで詳しく紹介

続きを読む ≫

EDI導入前のステップ

ここからは、導入前に確認すべきことを２ステップに分けて説明します。

１．取引先との間でデータの送受信環境を整備

取引先との間で確実にデータを送受信するには、まず専用の環境を整えなければなりません。EDIでは主に各企業の基幹システム同士を専用の回線で接続し、データのやり取りを行います。通信プロトコル・フォーマット・コード・導入スケジュールなどを事前に決めておきましょう。

主な通信プロトコル

EDIで主に使われるプロトコルは以下のとおりです。

■全銀協標準通信プロトコル

銀行間で用いられる

■JCA手順

日本の小売業・流通業を中心に利用される

■石化協標準ビジネスプロトコル

石油化学工業協会で用いられる

■JX手順

流通BMSが採用している

この他にも、Web-EDIで採用されている「EDIINT AS2」「OFTP2」「ebXML MS」「SFTP」など、さまざまなプロトコルがあります。企業や取引に見合ったものを選びましょう。

２．受信データを自社システムで読み取れる形式に変換

他社から送られてきた「固定長形式」「CSV形式」「XML形式」などのデータを自社の基幹システム内に取り込むには、EDIシステム内のデータを読み取れるレイアウトや文字コードに変換する機能が必要です。企業ごとに送信するデータの形式は異なるため、データの識別コードを事前に取引先と決めておきましょう。

EDIツールを活用して業務効率化を図ろう

EDIの活用により、帳票発行業務を効率化できます。しかし取引先によって通信の形式や規格が異なるため、自社の取引先にあわせなければならないなどの注意点があります。利用環境にあったEDIツールを使い、業務を効率化しましょう。