EDIとは
EDI（Electronic Data Interchange：電子データ交換）とは、企業や行政機関の取引で発生する帳票を、専用回線やインターネットを用いて電子データとして自動的にやり取りする仕組みのことです。データ管理の労力とコストを大幅に削減でき、販売や物流を含む多くの業界で不可欠な存在とされています。
従来の企業間取引では、契約書・発注書・受注書・納品書・請求書などのさまざまな帳票をメールやFAX、郵送でやり取りしていました。取引先にあわせて用紙や送り方を変更するため、管理が煩雑になったり、コスト面で負担が生じたりするでしょう。さらに社内システムに転記する場合は、入力ミスの可能性もあります。
EDIの導入により、専用回線やインターネットを介して取引情報のやり取りを標準化できます。紙の帳票を作成する手間やコスト削減だけでなく、データの一元管理も可能です。
また、2022年８月に経済産業省が発表した「電子商取引に関する市場調査」によると、令和３年のBtoB-EC（企業間電子商取引）におけるEC化率は、前年比2.1ポイント増の35.6％と発表されました。さらに、BtoBのEC化率において多くの割合でEDIが含まれています。日本国内の商取引における電子化は拡大しているといえるでしょう。
参考：
電子商取引に関する市場調査の結果を取りまとめました｜経済産業省
EDIの仕組み
EDIはデータを双方のコンピュータ間で変換して取引する仕組みで、他社から送られてきたデータを自社システムで取り込めるように変換します。変換できるデータには以下が挙げられます。
- ■文字コードの変換
- シフトJISやUnicodeなど扱える文字コードが企業によって異なるため、自社で取り込めるように変換する
- ■レイアウトの変換
- 「固定長形式」「CSV形式」「XML形式」などのデータ形式を、自社のシステムが理解できるレイアウトに変換する
- ■データコードの変換
- 企業によって、同一商品でも商品コードが異なる場合、自社のコードに置き換える
EOSはEDIの一種で電子発注システムのこと
EDIの仕組みの一部として、EOS（Electronic Ordering System）というシステムがあります。EOSとは「電子発注システム」のことで、発注に関する業務の自動化が可能です。主にスーパーマーケットの発注・仕入れ・請求・支払いにおける一連の業務を管理します。
また店舗にある端末を使用し、ネットワークを通じて本社のコンピュータからの発注も可能です。従来の発注業務や伝票のやり取りと比較すると、発注から納品までの時間が短縮され、業務の効率化につながります。倉庫やメーカーともつながることで効率よく在庫管理ができ、廃棄の削減にも一役買うでしょう。
以下の記事ではEDI製品を比較紹介しています。実際にEDIを導入したユーザーの口コミや評価を確認できるので、システム導入に興味のある方はぜひ一読ください。
EDIとAPIの違い
API（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）は、ソフトウェアやプログラム、Webサービスをつなぐシステムです。
EDIはインターネットや専用回線を利用して電子データをやり取りしますが、APIはアプリケーションをつなぎ特定のタスクを実行するために呼び出されるもので、システムの機能や目的が異なります。
EDIの種類
EDIでデータを確実にやり取りするためには、利用するコードやフォーマットなどルールの設定が必要です。ルールは、以下の種類に分類できます。
- ■個別EDI
- ■標準EDI
- ■業界VAN（標準EDI）
それぞれのルールについて詳しく解説します。
個別EDI
個別EDIとは、通信の形式や識別コードを取引先ごとに決めることです。取引先の要件にあわせた細かなルール設定ができます。しかし、それぞれのEDIに対応した変換システムを用意しなければなりません。複数の取引先との利用は現実的でなく、EDIの利便性を活かしきれないともいえるでしょう。
また、取引のある２社間で形式やコードを決めますが、発注者主導となるケースが多いため、受注者側は形式やコード変換の対応に追われる可能性があります。個別EDIは、取引先が少ない場合に利用するのが無難でしょう。
標準EDI
EDI取引規約・運用ルール・フォーマット・データ交換形式を、中立的な機関によって標準化したEDIのことです。取引先ごとに条件を変更する個別EDIに対し、標準EDIは標準規格のため、受注者の負担を軽減できます。企業間の力関係に左右されず対等にやり取りができて、取引先の拡大にも対応しやすいでしょう。
業界VAN（標準EDI）
業界VANは標準EDIの一種であり、特定の業界に特化したネットワークサービスです。業界共通の商品コードや取引先コードが標準化されているため、同じVANを利用する他社とよりスムーズに接続できます。
なお業界VANには酒類・加工食品業界や医薬品業界、日用雑貨業界などがあり、業界VANによるEDIサービスも存在します。
Web-EDIとは
Web-EDIとは企業間の商取引業務をブラウザ上で行い業務の効率化を図るシステムで、インターネット回線を用いてやり取りするEDIの一種です。インターネット回線とブラウザを利用するため、手軽に使用できます。
専用のEDIシステムをインストールする必要がなくスピーディーな導入が実現します。またインターネットとPCがあれば運用できるため、低コストでの導入が可能です。近年はインターネット技術の発展により、Web-EDIの利用が徐々に広がりをみせています。
Web-EDIは標準化されていない
2024年１月でISDN回線サービス「INSネット」の「ディジタル通信モード」は終了し、アナログ回線はIP化されました。ISDN回線を利用した多くのEDI取引に影響が懸念され「2024年問題」と呼ばれていましたが、インターネット回線を利用する「Web-EDI」が問題解決に役立つため、EDIからの移行が進んでいます。
しかしWeb-EDIは標準化されていないため、企業ごとにEDIシステムの仕様を確認しなければなりません。また、Web-EDIはカスタマイズしやすいことから、独自のシステムを構築している企業も少なくないでしょう。Web-EDIに切り替える場合はデータ変換の互換性など、取引先のシステムにあわせて調整が求められます。
参考：
固定電話のIP網への移行後のサービス及び移行スケジュールについて｜ＮＴＴ東日本・ＮＴＴ西日本
Web-EDIのセキュリティ対策
従来のEDIは専用回線を利用し、ほかの通信網からは隔絶されていたため、安全な通信ができていました。Web-EDIはインターネット回線を用いるため、セキュリティ対策の見直しが必須です。システムのアップデートや不正アクセスの検知を定期的に実施するEDIがよいでしょう。また24時間365日体制の運用サポートを受けられるサービスもおすすめです。
以下の記事では、Web-EDIを利用できるEDIツールを多数紹介しています。プロトコルや価格がひと目でわかるため、比較検討がしやすいでしょう。
なぜEDIが今重要なのか
EDIは業務効率化において非常に重要な役割をもちますが、なぜ今EDIが必要とされているのでしょうか？ 次に、EDIの導入における代表的なメリットや効果を解説します。
商取引業務の手間を削減
EDIの導入により、作成した帳票類は電子データとしてやり取りするため、印刷や郵送にかかる手間を削減できるでしょう。基幹システムと連携すれば、会計や販売管理システムの情報をもとに帳票の作成、送受信の自動化も可能です。
従来の請求書発行業務は、エクセルなどで作成して印刷し、封筒に入れ郵送する必要がありました。しかし、EDIで請求書などさまざまな書類が電子化できれば、ペーパーレスの実現や、郵送にかかるコストの削減にもつながります。
業務スピードが向上
EDIを使えば帳票類のやり取りが自動化し、迅速な取引ができます。Web-EDIなら、より高速な通信を利用可能です。
また、業務効率化によりリードタイムを短縮できます。在庫数が減った状態から発注することで、過剰な在庫を抱えるリスクの削減も見込めます。急な欠品が生じた場合でも迅速な対応が可能です。EDIの利用により、需要の予測から生産計画、販売計画や在庫計画の策定までスムーズに実施できるでしょう。
データの信頼度向上や内部統制
EDIは取り込んだデータを自動送信できるため、伝票の手入力が不要です。帳票発行業務の精度が増し、データの信頼度が向上するでしょう。また相互に標準化されたルール下で電子データのやり取りをすることは、内部統制にも効果的です。
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EDIを導入する際の注意点
EDIを導入して活用する際には、取引のある企業間で同じEDIを導入する必要があります。取引企業が互換性のないEDIを備えている場合は自社でEDIを導入しても取引が行えないため、事前に取引企業で使用しているEDIを知り、互換性のあるEDIを導入して調整しましょう。
また企業間取引の少ない企業では、費用対効果が見合わない場合もあります。コストに対してどのようなメリットがあるのかを企業間で確認してから、導入を検討するとよいでしょう。
以下の記事ではEDIの導入によるメリット・デメリットを詳しく解説しているので、あわせて参考にしてください。
EDIの導入事例
EDI（電子データ交換）ソフトを導入した企業の実例を紹介します。導入前の課題に対してどのような効果が得られたのか確認しましょう。自社の現状と照らしあわせて参考にしてください。
作業時間が５分の１に！セキュリティの不安も同時に解消
株式会社エイチワン様は、図面データを社内や取引先と共有する際に、一つひとつデータを送信しており、手間やセキュリティのリスクを抱えていました。取り扱っている３次元CADデータのやり取りは多部署にわたり、業務効率化のニーズが高まっていました。
そこでEDIソフト「EdiGate/POST」を導入。さまざまなデータの一括送信ができるようになり、今まで大容量データの送受信にかかっていた作業時間が５分の１に短縮しました。さらに暗号化とパスワードによりセキュリティも強化され、情報漏えいの心配なく安全に送受信できるようになりました。
参考:EdiGate/POSTの導入事例【株式会社エイチワン 様】｜ITトレンド
物理的なコストを90％削減！データ化しスピーディーな対応が可能に
パラマウントベッド株式会社様は、原材料や製造部品発注のため、月２万枚にわたる帳票類の発送業務が発生していました。印刷や配送準備に月50時間を要するだけでなく、印刷や郵送費用といった物理的なコストもかさみ、効率化を進める必要がありました。
そこでEDIソフト「EdiGate/POST」を導入。帳票データをPDFによって電子化・自動仕分けし、取引先や関係部署にオンラインで配信するようになり、作業時間が85％も削減しました。さらに、帳票を郵送する必要も最低限になり、物理的なコストも90％減らすことに成功しました。
参考:EdiGate/POSTの導入事例【パラマウントベッド株式会社 様】｜ITトレンド
EDI導入前のステップ
EDIを本格導入する前に、通信プロトコルや識別コードについて企業間で決めておく必要があります。ここからは、導入の前段階で確認すべきことについて説明します。
取引先との間でデータの送受信環境を整備
取引先と確実にデータを送受信するためには、専用の環境を整えなければなりません。EDIでは主に各企業の基幹システム同士を専用の回線で接続し、データをやり取りします。通信プロトコル・フォーマット・コード・導入スケジュールなどを事前に決めましょう。
EDIで主に使われるプロトコルは以下のとおりです。
- ■全銀協標準通信プロトコル
- 銀行間で用いられる
- ■JCA手順
- 日本の小売業・流通業を中心に利用される
- ■石化協標準ビジネスプロトコル
- 石油化学工業協会で用いられる
- ■JX手順
- 流通BMSが採用している
ほかにも、Web-EDIで採用されている「EDIINT AS2」「OFTP2」「ebXML MS」「SFTP」など、さまざまなプロトコルがあります。企業や取引に見合ったものを選びましょう。
受信データを自社システムで読み取れる形式に変換
他社から送られてきた「固定長形式」「CSV形式」「XML形式」などのデータを基幹システム内に取り込むには、EDIシステム内のデータを読み取れるレイアウトや文字コードに変換する機能が必要です。送信するデータの形式は、企業により異なるため、データの識別コードを事前に取引先と決めましょう。
EDIツールを活用して業務効率化を図ろう
EDIの活用により、帳票発行業務を効率化できます。業務スピードの向上や受発注業務の最適化、データの信頼度アップも見込めるでしょう。しかし企業によって通信の形式や規格が異なるため、自社の取引先にあわせなければいけません。
EDI導入前に、人気の製品や互換性を確認するなどシステムの資料を比較して自社にあう製品を見つけ、業務効率化につなげましょう。
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