EDIとは？
EDIとは「Electronic Data Interchange」の略であり、電子データ取引を意味します。主に企業間の帳票類のやり取りを効率化するために、使われるもので物流関連の企業には不可欠なシステムです。ここからはEDIについて説明していきます。
企業間における商取引情報の送受信を自動化すること
企業間の取引では、契約書や発注書、受注書、納品書、請求書などさまざま帳票を使ったやり取りを行います。取引で使われる書類を送る方法は主にメール・FAX・郵送ですが、受け取る方法がバラバラだと、それぞれの方法に合わせて保管するため、一括で検索できないなど管理面の煩雑さが発生します。
EDIを使うと、企業間の取引情報を専用の回線やインターネットを使用しやり取りを自動化し、帳票類の管理も一括で行うことが可能です。
「データ通信と変換」により情報のやり取りが可能
EDIの仕組みは、各企業の基幹システムに入力されているデータを使って、電子化した帳票類を発行します。この帳票類のデータをEDIの専用回線を使って送り、他社から送られてきたデータは自社で取り込めるように変換することで、企業間のやり取りを実現します。
基本的に企業で保持しているデータの形式はそれぞれ異なります。EDIでデータのやり取りを行う場合は、データの通信形式を合わせたり、データを取り込む変換機能の識別コードを合わせる必要があります。
従来のEDI３種類
EDIには複数の種類があるため、自社に合った種類を選ぶことが求められます。ここからはEDIの主な種類を説明していきます。
１．取引先ごとにルールを策定する「個別EDI」
個別EDIとは、取引先ごとに通信を行う形式や識別コードを決めることです。そのため、取引先ごとにルールを決める必要があり、それぞれのEDIの仕様に対応するデータの変換システムを用意するため、EDIの活用を広げにくいデメリットがあります。取引先が少ないときに利用されます。
２．フォーマットが決まっている「標準EDI」
EDIの種類の中には「標準EDI」というものがあります。異なる企業間でのデータ交換では共通した形式や規格が重要となり、標準化するという考え方が一般的です。このような標準化した規格を使ったEDIが「標準EDI」です。
標準規格のEDIを用意することで、同一の規格である複数の企業とやり取りを行うことが可能になります。EDIの規格で最も多いものになります。
３．VANを利用する取引先とつながる「VAN（標準EDI）」
標準EDIの中には特定の業界に特化した「業界VAN」というネットワークサービスがあります。この業界VANを使うことで、取引できる企業数は減りますが、業界共通の商品コードや取引先コードも標準化されているため、非常に使いやすいです。この業界VANを使うことで同じ業界の多くの企業と接続できます。
EDIツールを選ぶときの１つの判断基準になります。
新しいWeb-EDIとは
通常のEDI社内にシステムを構築し、電話回線の整備などを行うため時間と費用がかかります。そこで今では新しい形式で利用できるWeb-EDIが普及しています。このWeb-EDIはインターネットの回線を使った仕組みであり、専用の設備を構築する必要がないため簡単にEDI導入することが可能です。ここからはWeb-EDIについて説明していきます。
インターネット回線を介して行うEDI
Web-EDIはインターネット回線を使いブラウザを利用して手軽に使うことができるEDIです。専用のEDIのシステムをインストールする必要がないため、スピーディに導入することが可能であり、インターネットの通信費用のみで運用することができるため、非常に低コストです。
今後Web-EDIの必要性は高まる
Web-EDIシステムはインターネットを活用したクラウド型のシステムで提供されることが大半であるため、小規模の企業や立ち上げの企業であったとしても導入しやすくシェアが拡大しています。
また、今までEDIの回線には電話回線が使われていましたが、2020年にアナログの回線が廃止されることもあり、インターネット環境があれば利用できるWeb-EDIの必要性が高まっています。
注意点は標準化されていないこと
Web-EDIの注意点は標準化されていないことです。インターネット技術の発展に伴い、徐々に普及されていますが、それでもまだ一般的なEDIの方が使われています。そのため、Web-EDIに切り替えるときは取引先が対応しているか確認することが重要です。
※プロトコル：コンピュータネットワークで通信を行うための手順や約束事。通信を行うための規定、伝達方法。
EDI導入のメリット
EDIは紙でやり取りしていた帳票類を電子化したり、既存のデータから自動で帳票を作成することが可能です。このようにEDIを使うことで業務改善などメリットが多くあります。EDIを導入するときはメリットをしっかりと知ることが大切です。ここからはEDI導入のメリットについて説明していきます。
１．商取引業務が効率化できる
EDIを導入することで、作成した帳票類を電子データ上でやり取りできるため、印刷して郵送する手間やコストを削減することが可能です。EDIは基幹システムと連携することで、会計システムや販売管理システムの情報を基に、必要となる帳票を自動で作成し、送受信も自動化できます。このようにEDIを導入することで商取引に関わる一連の業務全体を自動化でき、業務を改善します。
２．ペーパーレス化できる
EDIを導入することで請求書を始めとするさまざま書類を電子化し、ペーパーレスを実現できます。
請求書を発行する業務だけでも、エクセルなどで作成した請求書を印刷し、封筒に入れ、郵送する必要があります。EDIを使うことで請求書発行業務に発生するコストと時間を削減できます。
３．業務スピードが改善できる
取引に必要な帳票類に関する業務を自動化でき、高速な通信を使った取引を利用できます。このようにEDIを使うことで業務スピードを向上することが可能です。さらに、Web-EDIではより高速な通信を利用可能です。
４．データの信頼性がアップする
EDIを使うことで従来の手入力や手作業の伝票記入が不要になります。このような人の手で行う業務は、業務量に比例してミスが増えてしまいます。EDIは取り込んだデータを自動で送信できるため、帳票発行業務の正確さが増し、データの信頼度を向上できます。
EDIツールを選ぶポイントとは？
前述したようにEDIツールを使うことによって業務を効率化できます。しかし、自社に合ったシステムでないと、データを変換できなかったり、既存のシステムと連携できない場合もあります。ここからはEDIツールを選ぶポイントを説明していきます。
１．ツールの交換方式
EDIには業界や企業ごとにデータ交換の方法が決まっています。EDIを導入するときには、このデータ交換の方法に対応している必要があります。自社が属する業界のデータ交換方式を調べておくことが大切です。
２．ツールのセキュリティ対策
EDIでは企業間のやり取りにおける重要なデータを取扱います。特にインターネット回線を使ったWeb-EDIなどであれば、通信データを盗聴される可能性も考えられます。そのため、情報漏えいが起きないように暗号化された通信を使用したり、不正アクセスに対する対策が必要です。
また、EDIは自社だけでなく他社も関わっているため、安定して稼働できるツールを選ぶことが大切です。
３．ベンダーのサポート
先程のようにEDIは安定した稼働が求められるため、ベンダーによるサポートが重要になります。24時間365日体制でサービスを提供しているか、通信データの監視体制はどうかなどを確認しておくことが重要です。
４．ベンダーの導入実績
EDIはほかのシステムと比較しても業界の知識やノウハウが必要になる特徴があります。自社が属する業界の導入実績があれば安心して導入することができます。また、導入実績があるベンダーであれば問い合わせに対しても柔軟に対応できるため、導入に関しても相談することができます。
ITトレンド編集部おすすめ！EDIツール５選（11月27日時点）
自社に合ったEDIツールを知るためには、どのようなシステムがあるか知ることが重要です。ここからはITトレンド編集部おすすめのEDIツールを紹介していきます。
EdiGate/POST
EdiGate/POSTは大興電子通信株式会社が提供しているEDIツールです。100名以上の企業が対象となり、クラウド型・オンプレミス型の両方で提供しているため、企業規模や状況に応じて導入することが可能です。
このツールでは必要な帳票類をPDF形式に変換し、送受信を行うため業務効率が良く、製造業を中心に120社の企業に導入されています。クラウド型であれば導入コストを抑え、Web-EDIを簡単にスタートすることが可能です。また、管理画面の操作性も良いため担当者の業務負担を大幅に削減できます。
▼詳細はこちら
【WebｰEDI】電子帳票配付・データ交換ツール EdiGate/POST
NI+C EDIシリーズ
NI+C EDIシリーズは日本情報通信株式会社が提供しているEDIツールです。全ての企業が対象となり、クラウド型・オンプレミス型の両方で提供しているため、企業規模や状況に応じて導入することが可能です。海外の取引先でも通信が可能なため日本品質でやり取りをすることが可能です。
この製品はシリーズで提供しているパッケージの１部分になり、同シリーズの基幹システムを導入すれば、連携しやすくなるため業務負担を削減できます。もちろん単体で導入したとしてもさまざまなシステムと連携することが可能なため、帳票作成業務を自動化できます。
▼詳細はこちら
海外/国内ｻﾌﾟﾗｲﾁｪｰﾝ(B2Bﾃﾞｰﾀ交換)の構築&活用に貢献する 「NI+C EDIｼﾘｰｽﾞ」
STORES EDI
STORES EDIは株式会社セゾン情報システムズが提供しているEDIツールです。クラウド型で提供されていて全ての企業規模に対応しており、導入コストを抑え手軽にWeb-EDI環境を構築できます。チャットボットを使った自動応答サービスを提供しているため、顧客からの問い合わせにもスムーズに対応することができます。
主に流通・小売業で使われることが多く、導入実績は6000社と利用する企業が多いため高い信頼のシステムです。業界のノウハウが豊富であり、サポート体制も充実しているため、使いやすく業務効率を向上できます。
スマクラ
スマクラはSCSK株式会社が提供しているEDIツールです。このツールはクラウド型で提供していますが、従来型のEDI、WEB-EDI、FAX配信などに対応し、さらに流通BMSなどの次世代EDIにも対応する総合型のEDIシステムです。全ての規模の企業を対象としており、ビジネスや環境の変化に柔軟に対応しやすいです。EDIサービスは24時間365日の安全なデータセンターで運用しているため、信頼できるネットワークを使ってサーバ運用できます。
このサービスでは、専用の技術者・運用者が30年以上積み上げた導入実績があるため、業務を効率化できます。
▼詳細はこちら
ビジネスや環境の変化に対応する 全業界向け「統合EDIサービス」 スマクラ
OpenText B2B Managed Services
OpenText B2B Managed Servicesオープンテキスト株式会社が提供しているEDIツールです。250名以上の企業が対象となるクラウド型サービスであり、国内だけでなく海外の企業との取引にも対応しています。
また、さまざまな企業と取引するデータも自動で変換することができ、データ連携にかかる通信費や運用費を削減することが可能です。24時間365日のグローバルサポートがあるため、不具合が発生したときにもその場で対応することができます。企業の主要なERPシステムと連携する実績があるため、企業の総合的な効率化ができます。
▼詳細はこちら
B2B/EDIデータ連携クラウドサービス OpenText B2B Managed Services
まとめ：注目を浴びるEDIツールを利用し業務改善をしよう！
今回はEDIツールについて紹介してきました。EDIツールを使うことで、帳票作成業務を自動化し効率化することが可能です。EDIツールを選ぶときには自社の業界に合ったシステムを選ぶなどポイントを押さえることが大切です。自社に合ったEDIツールを使って業務改善しましょう。
