EDI活用のメリット
EDIは、商取引における業務の効率化に役立つツールです。導入によって得られるメリットにはどのようなものがあるでしょうか。以下４つのメリットについて、具体的に解説します。
- ●業務のスピードアップ
- ●コストの削減
- ●人的ミスの軽減
- ●サプライヤーとの連携強化による効率化
取引のリードタイムを短縮し業務のスピードアップ
EDIを利用すると、発注側が入力した注文データが直接相手のコンピュータに取り込まれ、受注データとして登録されます。従来の取引で必要だった注文書の作成や送付、受注した側の注文の受付手続きなどが不要になるでしょう。
また登録された受注データは、出荷の手配、納品書や請求書の作成に流用できます。手間や工数を大幅に削減できるため、リードタイムの短縮に貢献します。業務のスピードアップは、EDIの導入で得られるもっとも大きなメリットでしょう。
取引に関わる人件費などのコストを削減
EDIの導入によって、従来は人に頼っていた注文書のデータ入力や出荷指示書や請求書の作成が不要になるため、人件費の削減にもつながります。
取引社数が多い、あるいは取引頻度が高い場合、ペーパーレス化により、用紙にかかる費用や書類の保管に関わる費用の削減にも効果があるでしょう。
取引に伴う業務の自動化により人的ミスを軽減
注文書の作成・発送・受注データの入力・出荷の指示出し、納品書や請求書の作成など、従来の取引では多くの工程において人手を介しての作業が必要でした。発注数を読み間違えた、出荷の日時がずれたなど、人為的なミスやトラブルが一定の確率で生じることは避けられません。
一方、EDIでは、注文者が入力した発注データが、取引先のコンピュータに受注データとして直接登録されます。人為的なミスが起こる工程自体がなくなるため、ミスを削減できます。
サプライヤーとの取引管理を効率化
EDIを活用してサプライヤーとシステム連動することで、取引管理に関する効率が格段に上がります。取引管理にもたらす効果は以下のとおりです。
- 注文をしてから商品が納入されるまでの時間を短縮
- リードタイムの短縮など業務プロセスのスピードアップ効果により、市場の変化に迅速に対応したり、より多くの受注に対応したりできます。過剰な在庫を抱えるリスクも軽減できるでしょう。
- さまざまな情報共有を簡易化
- 例えば、注文から納入までの取引データに原材料や賞味期限、製品のロット番号などの情報を付帯するシステムを構築することで、トレーサビリティの強化を図れます。
- メーカーと部品サプライヤーの在庫を把握
- サプライヤーの在庫状況をメーカーが把握することで、在庫が少なく納入に時間がかかると予測される部品は早めに発注するなどの対応が可能です。部品不足による業務の中断を防げるでしょう。
ほかにも、サプライヤー側がメーカーの部品の残数を把握することで、注文が発生しそうな部品を予測できるなどのメリットもあります。製造数の調整や製造の優先順位付けなどが容易になるでしょう。
上記のメリットを参考に、ぜひ自社の業務改善に役立つEDIの導入を検討してはいかがでしょうか。以下の記事では、おすすめのEDIツールや製品の選び方、実際に導入したユーザーの口コミなどを紹介しているので、参考にしてください。
EDIの導入がデメリットになる企業
EDIは企業間商取引を効率化するシステムです。つまり、取引する企業が互いにEDIを導入する必要があります。また、EDIを導入したからといって、必ずしも期待する効果が得られるわけではなく、なかには十分なメリットを享受できない企業もあるでしょう。
ここからは、EDI導入に適していない企業や考えられるデメリットについて解説します。
取引先がEDIを導入していない企業
EDIは取引する企業同士が互換性のあるEDIを導入していないといけません。自社だけがEDIを導入しても有効活用できないため、取引先企業に、EDIを導入するメリットを説明するなどの働きかけが必要です。
企業間商取引の数が少ない企業
EDIは企業間取引を効率化するシステムであり、取引量や取引企業が少ない場合には、十分な費用対効果を得られません。企業間取引が少ない企業に関しては、EDIの導入を急ぐ必要はないでしょう。また、取引先の企業がEDIを導入しているかも重要な判断ポイントの一つです。
固定回線を活用したEDIを利用している企業
2024年の１月に固定電話回線網はIP網へ移行されます。従来の固定電話回線網を活用したEDIは利用できなくなり、インターネット回線を活用するWeb-EDIへの移行が求められます。
すでにWeb-EDIを導入している企業もある一方、いまだ従来のEDIを活用している企業もあるでしょう。システムの再構築や取引先との互換性についても考える必要があるため、従来のEDIを利用している企業や今後EDIを導入する企業は注意が必要です。
EDI導入により解決できる課題
EDIの導入は多くのメリットがあるとともに、既存の課題解決にも貢献します。実際にどのような課題を解決できるのか説明します。
受発注の件数や処理する手間が多い
EDIは、商取引において発生するさまざまな文書（注文書・納品書・請求書など）をデータ化することで、文書の作成・送付など一連の業務にかかる手間を大幅に軽減できます。
業務効率化によるメリットは、受発注業務の件数が多ければ多いほどより効果的に作用します。例えば販売する商品の金額が大きく、１週間に１本程度の受注の場合、受発注にかかる手間は大きな負担ではありません。EDIの導入・運用コストに対し、満足のいく費用対効果が得られない可能性が高いでしょう。
また、注文書や納品書の用紙、郵送代などのコストについても、利用頻度が高いほど効果が増すでしょう。
受発注業務のミス
人の手で行う作業には、ある程度のミスはつきものですが、作業数を減らすことで、相対的なミスの発生件数を減らせます。
EDIを活用しない従来の方法では、注文・受注・出荷・納品など、各工程において人による作業が介入しますが、その多くを自動化するEDIの利用は、ミスの軽減に大きく貢献します。
ミスによるトラブルは、返品や保障など金銭的な損害が発生するケースも少なくありません。より厳しいチェック体制を構築するため人員を増やすなどの対策には、追加の人件費が発生します。ミスの多さに比例して増える対策コストに比べ、EDIの導入・運用にかかる費用が安価である場合は、特にEDIの導入による効果が高いと考えられます。
取引先や業界のEDI化
EDIは、取引する双方の企業が利用しなければ意味がありません。
EDIを導入している企業から見たときに、手間やコストを削減した取引が可能な企業とそうでない企業を比較した場合、前者と取引したいと考えるのは当然の流れです。
取引先の多くがEDI化している場合には、EDIの使えない取引に手間がかかる企業とみなされるデメリットがあります。
すでに取引がある企業だけではなく、業界全体の動向も重要な判断基準です。業界VANによるEDIサービスがあるなど、EDIが普及している業界であれば、潜在的な取引先の多くがEDIを利用している可能性が高まります。ビジネスチャンスを逃さないためにも、同業他社に後れを取らない対応が望ましいでしょう。
人気の製品や、他社がどのような製品に注目しているのか傾向を知りたい方には、以下のランキングページがおすすめです。
Web-EDIとは
Web-EDIとは、従来のEDIとは異なりインターネット回線を用いて企業間取引のデータ送受信を行えるシステムです。Web-EDIはインターネット回線を用いるためクラウドサービスとしての活用も増えています。
Web-EDI活用のメリット
従来のEDIと比較した場合の、Web-EDIのメリットは以下のとおりです。
- ●請求書のペーパーレス化
- ●導入・運用費用が低コスト
- ●回線速度が高速
- ●高度なセキュリティ対策
Web-EDIの詳細は以下の記事で詳しく解説しています。
EDIシステムを導入し取引業務を効率的に行おう
EDIでの取引が可能か否かは、取引相手としての評価にも影響します。例えばすべての仕入れ先とEDIで取引している企業であれば、例外的なアナログ対応が求められる企業との取引は効率が悪いとみなされかねません。新たな仕入先を探す際に、EDIでの取引が可能な企業を条件とするのは自然な流れといえます。
EDIシステムの活用は業務改善だけでなく、ビジネスチャンスの拡大にもつながるため、導入を検討してはいかがでしょうか。以下のボタンからEDIツールの資料請求（無料）ができるため、興味のある方はぜひお申し込みください。比較検討の時間や手間を効率化できます。
