EDI活用のメリット
EDIは、商取引における業務の効率化に役立つツールです。導入することで得られるメリットにはどのようなものがあるのか、主な５つのメリットを以下で見てみましょう。
- ●業務のスピードアップ
- ●コストの削減
- ●人的ミスの軽減
- ●サプライヤーとの連携強化による効率化
- ●ビジネスチャンスの拡大
取引のリードタイムを短縮し業務のスピードアップ
EDIを利用すると、発注側が入力した注文データが直接相手のコンピュータに取り込まれ、受注データとして登録されます。従来の取引で必要だった注文書の作成や送付、受注した側の注文の受付手続といった作業は不要となるのです。
また登録された受注データは、出荷の手配、納品書や請求書の作成に流用することができ、これらの業務にかかっていた手間も軽減でき、その結果業務に要していた時間は大幅に軽減され、リードタイムの短縮に貢献します。業務のスピードアップは、EDIの導入により得られるもっとも大きなメリットでしょう。
取引に関わる人件費などのコストを削減
前述したように、EDIの導入は受発注に関わる作業を大幅に軽減する効果があります。それに伴い、注文書のデータを受注システムに入力する、出荷指示書を作成する、出荷情報から請求書を作成するといった作業を行っていた人員が不要となり、人件費を削減することができます。
取引社数が多い、あるいは取引頻度が高い場合、ペーパーレス化により、用紙にかかる費用や書類の保管に関わる費用の削減にも効果があるでしょう。
取引に伴う業務の自動化により人的ミスを軽減
注文書の作成、発送、受注データの入力、出荷の指示出し、納品書や請求書の作成など、従来の取引では多くの工程において人手を介しての作業が必要でした。こうした作業においてミスをゼロにすることは不可能であり、注文書の数を読み間違えた、出荷の日時がずれてしまったなどのトラブルが一定の確率で生じることは避けられません。
その点EDIでは、注文者が入力した発注データが、取引先のコンピュータに受注データとして直接登録される為、見間違いによる入力ミスや指示の出し忘れといった人的ミスが起こる工程自体が不要となり、ミスを減らすことができます。
サプライヤーとの取引管理を効率化
EDIを活用してサプライヤーとシステム連動することで、取引管理に関する効率が各段上がります。では実際取引管理にどのような効果をもたらすのか見ていきましょう。
- 注文をしてから商品が納入されるまでにかかる時間を短縮
- このスピードアップ効果により、在庫数が十分少なくなるのを見極めてからの発注が可能になれば、過剰な在庫を抱えるリスクを軽減できます。また不測の事態によって欠品が生じた場合にその期間を短くできる効果もあります。
- さまざまな情報共有を簡易化
- 例えば、注文から納入までの取引データに原材料や賞味期限、製品のロット番号などの情報を付帯するシステムを構築することで、トレーサビリティの強化を図ることができます。
- メーカーと部品サプライヤーの在庫を把握
- サプライヤーの在庫状況をメーカーが把握することで、在庫が少なく納入に時間がかかりそうな部品は早めに発注をかけるといったことが可能となり、部品不足による業務の中断といった事態を防ぐことができます。
これら以外にも、逆にメーカーの部品の残数をサプライヤー側が把握すると、近々注文が発生しそうな部品を予測できます。注文が近そうな製品を優先して製造する、注文数を予測して製造数を調整するといった管理が可能になる点がサプライヤー側のメリットとなります。
このようにEDIを活用してサプライヤーとデータを連携することで、取引管理を効率的に行うことができるのです。
EDIの導入がデメリットになる企業
EDIは上述しましたように、企業間商取引を効率化するシステムです。つまり、取引を行う企業が互いにEDIを導入することが前提になります。ですので、すべての企業にとって有益なシステムとは言えないのがEDIとなります。そこで、どんな企業にとってデメリットとなり得るのかを解説していきます。
取引先がEDIを導入していない企業
当たり前なことですが、EDIは取引を行う企業が互換性のあるEDIを導入していないといけません。ですので、自社も含め取引先企業には、EDIを導入するメリットを感じてもらわなければいけません。
企業間商取引の数が少ない企業
EDIは、企業間取引を効率化するシステムですが、取引を行う企業が少ない場合には費用対効果の観点から、EDIの導入が適切かどうかは注意が必要です。企業間取引が少ない企業に関しては、EDIは導入しなくても良いかもしれません。取引先の企業が既にEDIを導入しているかも重要な判断なポイントと言えるでしょう。
固定回線を活用したEDIを活用している企業
EDIは、従来固定電話回線網を活用したEDIがほとんどでした。しかし、2024年の1月に固定電話回線網からIP網への移行がなされます。それに伴って、従来のEDIも活用できなくなり、インターネット回線を活用するWEB-EDIへの移行が必要となります。
現在、多くの企業はWEB-EDIを導入しているかと思いますが、まだまだ従来のEDIを活用している企業がいるのも現実です。ですので、現在EDIを活用している企業や今後EDIを導入する企業は注意しましょう。
EDI導入により解決できる課題
EDIを導入することで様々なメリットを受けられますが、既存の課題解決にも貢献することができます。実際にどんな課題が解決できるのか、解決方法と共に見ていきましょう。
課題１: 受発注の件数や処理する手間が多い
EDIは、商取引の業務効率化を主な目的としたシステムなので、注文書、納品書、請求書というように商取引おいて発生するさまざまな文書をデータ化することで、注文書を作成して送付する、受注の手続きをする、納品書を作る、出荷の指示をして請求書を作るという一連の業務にかかる手間を大幅に軽減できます。
この業務効率化によるメリットは、受発注業務の件数が多ければ多いほどより効果的に作用します。例えば販売する商品の金額が大きく、1週間に1本程度の受注という業務内容の場合、受発注にかかる手間は大きな負担ではありません。EDIの導入・運用コストに対し、満足のいく費用対効果が得られない可能性が高いでしょう。
また、注文書や納品書の用紙、郵送代などの負担軽減も、これまで利用していた数が多いほど高い効果が得られます。EDIの利用にかかるコストを考えても十分にメリットが得られると考えられます。
課題２: 受発注業務のミス
人の行う作業には、一定の確率でミスが発生することは避けられませんが、作業数を減らすことで、相対的なミスの発生件数を減らすことは可能です。注文、受注、出荷、納品など、各々の工程ごとに人の手による作業が介入する従来の方法に対し、その多くを自動化するEDIの利用はミスの軽減に大きく貢献します。
ミスによるトラブルは、返品や保障など金銭的な損害が発生するケースも少なくありません。より厳しいチェック体制を構築するため人員を増やすなどの対策には、追加の人件費が発生します。ミスの多さに比例して増えるこうしたコストに比べ、EDIの導入・運用にかかる費用が安価である場合は特に、EDIの導入による効果が高いと考えられます。
課題３: 取引先や業界のEDI化
EDIを活用する前提には、取引する双方の企業が利用する必要があります。
EDIを導入している企業から見れば、手間やコストを削減した取引が可能な企業とそうでない企業を比較した場合、それ以外の条件が同等であれば、前者と取引したいと考えるのは当然の流れと言えます。
取引先の多くがEDI化している場合には、EDIの使えない取引に手間がかかる企業であり続けるデメリットも大きなものとなります。反面、EDIの導入時には効果的にメリットを享受しやすい環境が整っているということです。
すでに取引がある企業だけではなく、業界全体の動向も重要な判断基準です。業界VANによるEDIサービスがあるなど、EDIが普及している業界であれば、潜在的な取引先の多くがEDIを利用している可能性が高まります。ビジネスチャンスを逃さないためにも、同業他社に後れを取らない対応が望ましいでしょう。
WEB-EDIとは
EDIの中にWEB-EDIがあります。WEB-EDIとは、従来のEDIとは異なりインターネット回線を用いて企業間取引のデータ送受信を行うことのできるEDIシステムです。そして、このWEB-EDIはインターネット回線を用いることからクラウドサービスとしての活用も増えてきております。
WEB-EDIの詳細は以下の記事をご覧になってください。
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WEB-EDI活用のメリットとは
EDIと比較して、WEB-EDIにはどのようなメリットがあるのでしょうか。
- ●請求書のペーパーレス化
- ●導入・運用費用が低コスト
- ●回線速度が高速
- ●高度なセキュリティ対策
これらの各メリットの詳細について確認したい方は以下の記事を参照してください。
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EDIシステムを導入し取引業務を効率的に行おう
EDIでの取引が可能か否かは、取引相手としての評価にも影響します。例えばすべての仕入れ先とEDIで取引を行っている企業であれば、例外的にアナログな注文を行う企業を含めることは効率の悪化に繋がります。新たな仕入先を探す際に、EDIでの取引が可能な企業を条件とするのは自然な流れと言えるでしょう。
EDIシステムを活用することで、新たなビジネスに繋げられるため、EDIの普及と共に導入企業が増えることが予想されます。上記のメリットを参考に、ぜひ自社の業務改善に役立つEDIの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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