EDIの導入で得られるメリットとは？

EDIは、商取引における業務の効率化に役立つツールです。導入することで得られるメリットにはどのようなものがあるのか、主だったものを見てみましょう。

• 業務のスピードアップ
• コストの削減
• 人的ミスの軽減
• サプライヤーとの連携強化による効率化
• ビジネスチャンスの拡大

どのような理由により、どういった効果が期待できるのか、それぞれのメリットについて、具体的な例を紹介しましょう。

取引のリードタイム短縮を実現する業務のスピードアップ

EDIを利用すると、発注側が入力した注文データが直接相手のコンピュータに取り込まれ、受注データとして登録されます。従来の取引で必要だった注文書の作成や送付、受注した側の注文の受付手続といった作業は不要となります。

また、登録された受注データは、出荷の手配、納品書や請求書の作成に流用することができ、これらの業務にかかっていた手間も軽減できます。その結果、業務に要していた時間は大幅に軽減され、リードタイムの短縮に貢献します。業務のスピードアップは、EDIの導入により得られるメリットの中でも特にわかりやすいものと言えるでしょう。

取引に関わる人件費などのコスト削減

前述したように、EDIの導入は受発注に関わる作業を大幅に軽減する効果があります。それに伴い、注文書のデータを受注システムに入力する、出荷指示書を作成する、出荷情報から請求書を作成するといった作業を行っていた人員が不要となり、人件費を削減することができます。

取引社数が多い、あるいは取引頻度が高い場合、ペーパーレス化により、用紙にかかる費用や書類の保管に関わる費用の削減にも効果があります。

取引に伴う業務の自動化による人的ミスの軽減

注文書の作成、発送、受注データの入力、出荷の指示出し、納品書や請求書の作成など、従来の取引では多くの工程において人手を介しての作業が必要でした。こうした作業においてミスをゼロにすることは不可能であり、注文書の数を読み間違えた、出荷の日時がずれてしまったなどのトラブルが一定の確率で生じることは避けられません。

その点EDIでは、注文者が入力した発注データが、取引先のコンピュータに受注データとして直接登録されます。またそのデータを使ってさまざまな指示、手配が可能なため、見間違いによる入力ミスや指示の出し忘れといった人的ミスが起こる工程自体が不要となり、ミスを減らすことができます。

サプライヤーとの連携強化がもたらす取引管理の効率化

EDIの導入によりサプライヤーとの取引が効率化されると、注文をしてから商品が納入されるまでにかかる時間が短縮されます。このスピードアップ効果により、在庫数が十分少なくなるのを見極めてからの発注が可能になれば、過剰な在庫を抱えるリスクを軽減できます。また不測の事態によって欠品が生じた場合に、その期間を短くできる効果もあります。

EDIの利用は、さまざまな情報の共有も簡単にします。例えば、注文から納入までの取引データに原材料や賞味期限、製品のロット番号などの情報を付帯するシステムを構築することで、トレーサビリティの強化を図ることができます。

メーカーと部品サプライヤーのEDI取引において、双方の在庫を把握するシステムを構築し、在庫管理の効率化を図るというケースもあります。サプライヤーの在庫状況をメーカーが把握することで、在庫が少なく納入に時間がかかりそうな部品は早めに発注をかけるといったことが可能となり、部品不足による業務の中断といった事態を防ぐことができます。

また逆にメーカーの部品の残数をサプライヤー側が把握すると、近々注文が発生しそうな部品を予測できます。注文が近そうな製品を優先して製造する、注文数を予測して製造数を調整するといった管理が可能になる点がサプライヤー側のメリットとなります。

取引企業からの評価への影響とビジネスチャンスの拡大

EDIでの取引が可能か否かは、取引相手としての評価にも影響します。例えばすべての仕入れ先とEDIで取引を行っている企業であれば、例外的にアナログな注文を行う企業を含めることは効率の悪化に繋がります。新たな仕入先を探す際に、EDIでの取引が可能な企業を条件とするのは自然な流れと言えるでしょう。

EDIを導入していることが新たなビジネスにつながるというこうしたケースは、EDIの普及と共に増えることが予想されます。

上記のメリットを参考に、ぜひ自社の業務改善に役立つEDIの導入を検討してみてはいかがでしょうか。