中小企業で電子署名が注目される背景
中小企業で電子署名サービスが注目される背景には、紙の契約業務にかかる手間や、取引先とのやり取りを早めたいニーズがあります。まずは、なぜ中小企業が電子署名を検討するのかを整理しましょう。
紙の契約業務に手間がかかる
紙の契約書では、印刷から製本、押印、郵送、返送確認、保管まで複数の作業が発生します。担当者が少ない中小企業では、契約件数が増えるほど本来の業務時間を圧迫しやすくなります。
電子署名サービスを活用すると、文書の送信から署名依頼、締結後の保管までをオンライン上で進められます。紙の移動を減らせるため、営業や総務、法務を兼任している企業にも検討しやすい方法です。
契約締結までの時間を短縮したい
取引先との契約締結が遅れると、受発注やサービス開始のタイミングにも影響します。郵送や押印待ちが発生する運用では、書類の到着状況を都度確認しなければなりません。
電子署名サービスでは、相手先へメールなどで署名依頼を送り、署名状況を管理画面で確認できます。承認待ちの文書を把握しやすくなり、契約手続きの停滞を抑えやすくなります。
法的な有効性を確認したい
電子署名は、電子署名及び認証業務に関する法律で定められた要件を満たす場合、電子文書の真正な成立を推定する仕組みがあります。紙の押印とまったく同じ運用ではないため、利用前にサービスの署名方式や証跡を確認することが重要です。
中小企業では、法務専任者がいない場合もあります。そのため、電子署名の仕組みを理解しやすいサポート資料や監査ログ、本人確認方法を確認しておくと安心です。
参考：電子署名及び認証業務に関する法律及び関係法令｜デジタル庁
中小企業が電子署名を導入するメリット
電子署名サービスのメリットは、紙の契約業務をオンライン化し、契約手続きに関わる時間や管理負担を減らしやすい点です。ここでは、中小企業が特に実感しやすい効果を紹介します。
契約書の郵送や押印作業を減らせる
メリットは、契約書の郵送や押印作業を減らせる点です。紙の契約書では、印刷後に社内押印を行い、封入して送付する流れが必要です。
電子署名サービスを使えば、契約書ファイルをアップロードし、署名者を指定して送信できます。取引先もオンラインで確認できるため、紙の受け渡しにかかる時間を短縮しやすくなります。
契約状況を可視化しやすい
電子署名サービスでは、依頼中、署名済み、差し戻しなどのステータスを画面上で確認できます。担当者ごとに管理していた進捗を共有しやすくなり、契約漏れや確認漏れの防止に役立ちます。
特に、営業担当者が複数いる中小企業では、契約書の保管場所や最新版の把握が課題になりがちです。電子署名サービスに文書を集約すると、過去の契約書も検索しやすくなります。
印紙税や保管コストを見直せる
契約書を電子データとしてやり取りする場合、印紙税の扱いが紙の文書とは異なります。国税庁は、一定の事例において、電磁的記録は文書に含まれず印紙税の課税対象にならないと示しています。
ただし、契約内容や運用方法によって判断が変わる場合があります。税務上の扱いに不安がある場合は、税理士や所轄税務署へ確認し、自社の取引にあわせて判断しましょう。
参考：取引先にメール送信した電磁的記録に関する印紙税の取扱い｜国税庁
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中小企業向け電子署名の選び方
中小企業が電子署名サービスを選ぶ際は、価格だけでなく、署名方式や操作性、保管機能、既存システムとの連携を確認することが大切です。自社の契約業務にあわせて比較しましょう。
取引先が使いやすいか
まず確認したいのは、取引先が迷わず署名できるかです。相手先にアカウント登録が必要か、スマートフォンから署名できるか、画面表示がわかりやすいかを確認しましょう。
中小企業では、取引先に個人事業主や小規模事業者が含まれる場合もあります。相手先の負担が大きいと、電子化しても確認作業が増える恐れがあります。
署名方式が業務にあうか
電子署名サービスには、サービス事業者が署名者の操作記録を証跡として残すタイプや、電子証明書を用いるタイプがあります。一般的な契約業務では、操作性と証跡のバランスを見て選ぶことが重要です。
一方で、入札、医療、行政手続きなど厳格な本人確認が求められる業務では、必要な証明書や規格への対応も確認しましょう。自社が扱う文書の重要度によって、適した方式は変わります。
社内承認フローに対応するか
契約書は、署名前に上長や関係部署の確認が必要な場合があります。電子署名サービスを選ぶ際は、社内承認フローや差し戻し、コメント、テンプレート機能の有無を確認しましょう。
承認ルートを設定できる製品なら、契約前の確認漏れを防ぎやすくなります。法務担当者が少ない企業では、定型契約書のテンプレート化も運用負担の軽減につながります。
保存や検索がしやすいか
契約締結後の保管方法も重要です。文書名や取引先名、契約日、更新期限などで検索できるかを確認しましょう。契約更新日を見落とすと、自動更新や解約期限の管理に影響します。
電子帳簿保存法の対象となる電子取引データを扱う場合は、保存要件も確認が必要です。電子署名サービスだけで完結させるのか、文書管理システムと連携するのかも整理しておきましょう。
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中小企業が電子署名を導入する際の注意点
電子署名サービスは便利な一方で、導入前のルール整備が不足すると、現場で使われない恐れがあります。導入後に混乱しないよう、文書範囲や権限、取引先対応を確認しましょう。
対象文書を事前に決める
まず注意したいのは、電子署名の対象文書を広げすぎないことです。契約書や申込書、発注書、覚書など、どの文書から電子化するかを決めておきましょう。
最初は、利用頻度が高く、社内外の確認ルートが複雑すぎない文書から始めると運用を定着させやすくなります。全社展開は、運用ルールが固まってから段階的に進める方法が現実的です。
社内の権限管理を整える
電子署名サービスでは、契約書の作成や承認、送信、削除、閲覧などの権限を適切に分ける必要があります。誰でも送信できる状態では、誤送信や未承認契約のリスクが高まります。
中小企業では、管理者を少人数に絞り、部署ごとに利用範囲を設定すると運用しやすくなります。退職や異動時のアカウント停止ルールも、導入前に決めておきましょう。
取引先の合意を確認する
電子署名を利用するには、取引先が電子契約に対応できるかの確認も欠かせません。業界や取引慣行によっては、紙の契約書を希望される場合があります。
電子署名へ切り替える際は、事前案内文や署名手順を用意すると相手先の不安を減らせます。紙と電子を併用する期間を設けると、無理なく移行しやすいでしょう。
証跡の確認方法を把握する
電子署名サービスでは、署名者や署名日時、操作履歴、メールアドレス、タイムスタンプなどの情報が証跡として残ります。トラブル時にどの情報を確認できるかを把握しておきましょう。
導入前には、監査ログの出力形式や保存期間、締結済み文書のダウンロード方法も確認が必要です。証跡の内容を説明できる状態にしておくと、社内承認や取引先説明も進めやすくなります。
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中小企業が電子署名を活用するポイント
電子署名サービスを定着させるには、導入するだけでなく、社内ルールや契約書のひな形を整えることが大切です。現場が迷わず使える状態を作ることで、業務改善につながります。
契約業務の流れを見直す
電子署名を導入する前に、契約書の作成から承認、送付、保管までの流れを洗い出しましょう。紙の手順をそのまま電子化すると、不要な確認や二重管理が残る場合があります。
例えば、誰が契約書を作成し、誰が最終承認するのかを明確にします。業務フローを整理してから設定すれば、現場の混乱を抑えやすくなります。
テンプレートを整備する
よく使う契約書や申込書は、テンプレート化しておくと作成作業を効率化できます。入力項目や署名欄をあらかじめ設定しておけば、担当者ごとの記載ゆれも減らせます。
中小企業では、契約書を一から作る機会が多いと確認負担が増えます。定型文書から整備し、必要に応じて法務や専門家に確認してもらう運用が有効です。
契約更新の管理も組み込む
電子署名サービスを使う際は、締結時だけでなく契約更新の管理も考えましょう。契約期間や自動更新条項を見落とすと、不要な契約が継続する恐れがあります。
更新期限を管理できる機能や通知機能があれば、見直しのタイミングを把握しやすくなります。契約書の保管と期限管理をまとめて行うと、管理業務の属人化を防ぎやすくなります。
問い合わせ窓口を決める
導入直後は、署名依頼の送り方や取引先からの質問が現場に集中しがちです。社内の問い合わせ窓口を決め、よくある質問をまとめておくと、運用が安定しやすくなります。
取引先向けには、署名手順や推奨環境を簡潔に案内しましょう。営業担当者が説明しやすい資料を用意しておくと、電子署名への移行を進めやすくなります。
契約書運用向け電子署名サービスを比較
ここからは、ITトレンドに掲載されている電子署名関連サービスを紹介します。まずは、契約書や申込書など、一般的な文書の署名依頼に活用しやすい製品です。送信方法や証跡、既存アプリとの連携も比較しましょう。
Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名）
- 世界中で160万社以上の組織・団体と10億人超のユーザーが利用
- 900以上のプレビルド・インテグレーション
- 世界標準のセキュリティとコンプライアンス管理でリスクを軽減
ドキュサイン・ジャパン株式会社が提供する「Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名）」は、契約書や申込書などの電子署名に活用できるサービスです。社外の取引先へ署名依頼を送り、締結状況をオンラインで確認したい中小企業に向いています。紙の郵送や押印作業を減らし、契約手続きを標準化したい場合に検討しやすい製品です。
AcrobatSign （アドビ株式会社）
- AIアシスタントで文書の要約・質問回答がワンクリックで可能
- 法的電子サインをデバイス問わず送受信
- 既存アプリとスムーズに連携可能
証跡管理向け電子署名サービスを比較
契約書だけでなく、電子文書の存在時刻や長期保存を重視する場合は、タイムスタンプや検証機能に注目しましょう。電子帳簿保存法対応や文書の信頼性確保を重視する企業に適しています。
スティータイムスタンプ （株式会社AKUODIGITAL）
- 総務大臣認定タイムスタンプ利用
- PDF変換不要で全ファイル形式に対応
- 14日間無料トライアルあり
iTrust電子処方箋管理サービス向け署名共通モジュール （サイバートラスト株式会社）
- HPKIカードに対応
- 厚労省ガイドライン準拠の電子署名・タイムスタンプ付与
- XML文書の電子署名規格XAdESに対応
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中小企業の電子署名に関するFAQ
中小企業が電子署名サービスを検討する際は、法的な有効性や取引先対応、費用、運用範囲に関する疑問が生じやすいです。よくある質問を確認し、導入前の不安を整理しましょう。
- Q１：電子署名サービスは中小企業でも使えますか？
- 中小企業でも利用できます。契約書や申込書の件数が少ない場合でも、郵送や押印、保管の手間を減らしたい企業には検討しやすい仕組みです。まずは利用頻度の高い文書から始めると、社内に定着しやすくなります。
- Q２：電子署名と電子契約は同じですか？
- 電子署名は、電子文書に署名を付与して本人性や改ざん防止を確認しやすくする技術や仕組みです。電子契約は、契約締結を電子文書で行う運用全体を指します。電子契約のなかで電子署名が使われると考えると理解しやすいでしょう。
- Q３：取引先が電子署名に慣れていない場合はどうすればよいですか？
- 署名手順を事前に案内し、問い合わせ先を明確にしましょう。相手先の登録有無やスマートフォン対応のしやすさも重要です。紙の契約書を希望する取引先がいる場合は、一定期間は紙と電子を併用する方法もあります。
- Q４：無料プランだけで運用できますか？
- 契約件数が少なく、機能要件が限定的であれば、無料プランやトライアルで操作感を確認する方法があります。ただし、送信数や保管容量、監査ログ、承認フロー、サポート体制に制限がある場合もあります。本格運用では、有料プランを含めて比較しましょう。
- Q５：電子署名サービス導入前に準備することは何ですか？
- 対象文書や承認者、送信権限、保管方法、取引先への案内方法を決めておくことが大切です。あわせて、契約書テンプレートや文書名のルールを整備すると、導入後の検索や更新管理がスムーズになります。
まとめ
電子署名サービスは、中小企業の契約書作成や押印、郵送、保管の負担を減らし、契約業務のスピード向上に役立ちます。選定時は、取引先の使いやすさや署名方式、承認フロー、保存や検索機能を比較しましょう。自社にあう製品を見極めたい方は、ITトレンドで電子署名サービスを比較し、必要な製品の資料請求を活用してください。
