電子帳票システムのメリット
まずは、電子帳票システムの利用にはどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。
業務にかかる時間を減らせる
帳票業務にはデータを基にエクセルなどで帳票を作成し、印刷・封入・発送する手間がかかります。取引先が少数であれば、従来のアナログな手法でも対応できるでしょう。しかし、帳票業務は取引先の数に比例して増えていき、膨大な作業量になります。
そこで電子帳票システムを使えば、元データと連携して帳票を作成し、メールやFAXで送信するところまで自動化できます。そのため、データ入力・封入・郵送といった作業を省略できるでしょう。さらにクラウド型のシステムであれば、時間や場所を気にせずに業務を行えます。
コストカットが実現する
業務効率が向上することで人件費などの削減効果が期待できますが、それだけではありません。紙の帳票を郵送するためには、紙代・インク代・封筒代・郵送料が必要です。
電子帳票システムを使えば、帳票をペーパーレス化することにより、さまざまなコストを削減できます。また、今まで紙の帳票を保管していたスペースを削減できるメリットもあります。
安全性を強化できる
帳票を電子化することで、紙の帳票の紛失や不正持ち出しを予防することが可能です。実際に電子帳票システムには、厳重なアクセス管理ができる機能があり、担当者以外の操作を防ぎます。
また、閲覧や印刷といった操作のログも残せるため、トラブル時の原因追究や不正利用の対策になるでしょう。タイムスタンプを利用することで、改ざんをできなくすることも可能です。
保存期間が経過し不要になった帳票を廃棄する場合も、運搬や業者への委託が不要になるため、情報漏えい対策になります。
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電子帳票システムの活用事例
電子帳票システムを導入した企業がどのように活用したのか、事例を見ていきましょう。
大型プリンターが不要になり運用コストを大幅にカット
取引先が多いと、その分大型のプリンターが必要になります。家庭用のプリンターと違い、大量の帳票を素早く印刷することが求められるからです。
このような大型プリンターは、購入するモデルにもよりますが１台100万円以上します。また、業務用のプリンターの場合、インクカートリッジの価格も高く、１万円から２万円前後することも少なくありません。
電子帳票システムを活用すれば、大型プリンターを導入する必要がなくなり機械や、消耗品を削減できます。そのことにより、帳票業務に必要だった費用を大幅にカットすることができました。
ファイルを用いてスムーズな情報共有を実現
従来は、作成したファイルのやり取りは社内でもメールが中心でした。しかし、やり取りする担当者が多いと送信ミスが発生しやすくなります。
そこで、電子帳票システムのメールを使わずに共有できる仕組みを利用することで、業務がもっとスムーズになります。また、アクセス権限を細かく設定することで、外部のユーザーとも安全に情報を共有できます。
電子帳票システムのメリットを理解し、導入を検討しよう
電子帳票システムは、帳票の作成や管理をシステム化することで従来手作業で行っていた業務を自動化し、効率化を図れるメリットがあります。また、ペーパーレス化することで、紙代・インク代・封筒代・送料といったコストの削減も期待できます。ほかにもアクセス制限を行えるため、紙で管理するより安全性が高くなることも特徴です。
電子帳票システムのメリットを理解して、導入を前向きに検討しましょう。
