多彩なメリットを提供する電子帳票システム

帳票電子化の歴史

電子帳票システムが注目されるようになったのは1998年7月に施行された「電子帳簿保存法」からのことです。この法律によって、従来「紙」での保存が義務付けられていた帳簿書類を、一定の要件を満たすことによって「電子データ」として保存することが認められました。

2005年4月には「e-文書法（「e-文書通則法」「e-文書整備法」2004年12月公布）」の施行とともに電子帳簿保存法も改正（2005年4月施行）され、領収書など紙の書類もスキャニングした電子データとして保存することが認められるようになりました。スキャナ保存制度（2005年4月施行）の開始です。

同時期にメインフレームを知る世代が大量に第一線を退くことになり、レガシーマイグレーションが叫ばれるようになりました。メインフレームからオープンシステムへの移行が課題となり、まずは帳票の電子化からということで「帳票マイグレーション」が潮流となりました。

さらに、2016年3月にスキャナ保存制度の大幅な規制緩和があり、電子帳票システム全体がまた注目を集めるようになっています。

電子帳票システムの仕組み

電子帳票システムは極めてシンプルでわかりやすい構成となっています。搭載されている機能も複雑ではありません。

まず、入力部分と出力部分があります。入力するのは企業それぞれの業務システムのデータです。基幹システムや業務システムから帳票データを取り込み、電子データに変換・生成し、出力します。

出力部分がプリンタからストレージに変わります。紙の代わりに電子データとして保存し、パソコンのディスプレイから確認できるようになります。専用の帳票フォーマットや、PDF、CSVファイルに変換できます。

遠隔地にFAX配信することも可能です。発注書や請求書としてインターネットを介して、お客様にデータ転送することもできます。この配信機能も多くのシステムが備えています。 蓄積された帳票データの活用機能も用意されています。権限のある担当者が時間や金額など多彩な検索項目で抽出し分析できるようになっています。

電子帳票システムの多彩なメリット

電子帳票システムが注目されている理由に、システムの提供する多彩なメリットがあります。それらを紹介しましょう。

■大型プリンタの撤廃

多くの企業では最も大きなインパクトはコスト削減になるのではないでしょうか。条件にもよりますが、電子帳票システムを導入して、コストを半額から2割、3割まで削減可能なケースも想定できます。

たとえば、大きな要因として大型で高額なプリンタの撤廃が考えられます。かつて多くの大手企業がメインフレームを使用しており、このコンピュータには大型の専用プリンタが必要でした。数億円はする高価な設備で保守費用も高額でした。これが撤廃され、一気にコスト削減が可能となります。

大型プリンタが無くなれば専任の担当者もスペースも不要になります。電気料金も毎年の保守費用からも解放されます。

■配送業務の省力化

発注書、納品書、受領書、請求書など郵送していた各種帳票を電子化して配信できるようになります。これにより、業務の省力化、人材の最適配置、郵送費のコスト削減が可能になります。

■セキュリティ強化

ペーパーレス化はセキュリティ向上にも貢献します。紙のままでは管理に限界がありますが、電子化することで、厳重なアクセス管理が可能となり、内部統制の強化にもつながります。最近ではコスト削減よりもセキュリティ向上を目指す取り組みが見られます。

■帳票データを有効活用

取り込んだデータをCSVファイルやPDFに変換・外部出力してデータを二次活用することができます。たとえば、BIツールなどにデータ出力して、様々なデータ分析にも役立てることができます。

■ペーパーレス化

紙帳票を電子化すると同時に、多くの企業ではペーパーレス化にも取り組んでいます。会議にも専用のディスプレイあるいはタブレットを持ち込むことで、紙資料をなくすことができます。紙をなくすことで、保管や廃棄も不要となります。印刷するためのトナーやインキも不要となり、ペーパーレス化は環境保護にも役立っています。

さまざまなメリットを提供する帳票の電子化。検討してみてはいかがですか？