電子帳票システムのデメリットとは？導入前の必要事項も一挙解説！

電子帳票システムのデメリット

電子帳票システムの導入の２つのデメリットを紹介します。

膨大なコストがかかる

社内の様々なデータを電子化しなくてはいけないため、導入コストがかかります。e文書法（2005年4月施行）などの法的要件を満たすめの設備も必要です。

具体的には高品質のスキャナー・記録用のデジカメなどのハードウェアはもちろんのこと、タイムスタンプや検索性向上などのソフトウェアなどへの投資も必要になります。電子化に関するノウハウがない場合は、システム管理者を育成することも必要でしょう。

他にも電子化に向けた共通ルールの策定・周知など、導入に向けたコストは膨大です。

システムダウンにより情報が消える可能性がある

電子帳票システムを運用しているクラウド業者が倒産したり、災害などでシステムがダウンしたりすると、保存されていたデータが一瞬で消えてしまう可能性があります。それが法律で定められた期間内のデータなら、復旧のためのコストが必要になることもあります。

またデータの消失はなくとも、回線が途切れている間は必要なデータにアクセスできなくなり、業務に支障をきたします。

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電子帳票システムが導入される理由

電子帳票システムが導入されるのは、上記のようなデメリットを補って余りあるメリットがあるからです。ここでは、電子帳票システムのメリットを紹介します。

• ■物理的な保存スペースが要らない
• ■他システムとの連携や自動入力機能などによって、業務を効率化
• ■用紙、インク、印刷代などの、コストを削減
• ■バックアップ機能により、データの紛失リスクを減らせる
• ■タイムスタンプやログ管理機能により、データの不正利用を防げる
• ■膨大なデータ群の中から、必要なものを簡単に検索可能
• ■データを一元管理できるため、担当者の負担が軽減
• ■期限が到来したデータを、必要に応じて自動廃棄できる

メリットについて詳しく知りたい方は以下の記事も参考になります。

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電子帳票システムの導入前に確認すべきこと

少しでもデメリットを減らすために、電子帳票システムの導入前にすべきことは何でしょうか。ここでは、電子帳票システムの導入時におけるポイントを紹介します。

システム導入の費用対効果を確認する

導入後の費用対効果を予測しましょう。導入前に目的とゴールを定めることで、より費用対効果を算出しやすくなります。

導入の際は、どのようなことができるシステムなのか、自社の課題を解決できるのか、確認しましょう。提供形態によっても費用が異なるため、導入により削減できるコストと導入費用を比較しましょう。導入により削減できるコストのほうが上回っていることが望ましいです。

データのバックアップをとる

バックアップを取っていれば、システムがダウンしても迅速にデータを復旧できます。バックアップの保存先には、国内の有名なクラウド事業者がおすすめです。信頼できる事業者にデータを預ければ、機密情報の紛失リスクも抑えられるでしょう。

デメリットとその対処を理解し電子帳票システムを導入しよう

電子帳票システムは災害などの予期せぬ事態によりデータが消失する可能性があります。

初めてシステムを導入する場合は、電子化までのコストも膨大になるでしょう。ただし保存スペースが必要ないなど、メリットが多いのも確かです。導入の際は費用対効果を考慮しましょう。バックアップ機能などを利用してセキュリティを高めることも大事です。

デメリットの部分も考慮して、自社に合った電子帳票システムを導入してください。