電子帳票システムのデメリット
電子帳票システム導入の主なデメリットを２つ紹介します。
膨大なコストや手間がかかる
請求書や見積書など、社内のさまざまな帳票書類を電子化しなくてはいけないため、電子帳票システム以外にも多くのコストがかかります。e文書法（2005年4月施行）などの法的要件を満たすための設備も必要です。
具体的には、高品質のスキャナー・記録用のデジカメなどのハードウェアはもちろんのこと、タイムスタンプ対応や検索性向上などに必要なソフトウェアへの投資が考えられます。電子化に関するノウハウがない場合は、システム管理者を育成することも必要でしょう。
ほかにも、電子化に向けた共通ルールの策定・周知、取引先との調整など、導入に向けた手間は膨大です。
システムダウンにより情報が消える可能性がある
電子帳票システムを運用しているクラウド業者が倒産したり、災害などでシステムがダウンしたりすると、電子保存されていたデータが一瞬で消えてしまう可能性があります。失った電子取引データが電子帳簿保存で定められた保存期間内であれば、データ復旧のためのコストも必要でしょう。
またデータの消失はなくとも、回線が途切れている間は必要なデータにアクセスできなくなり、業務に支障を来します。
e文書法や電子帳簿保存法について詳しく知りたい方は以下の記事も参考になります。
電子帳票システムが導入される理由
電子帳票システムが導入されるのは、上記のようなデメリットを補って余りあるメリットがあるからです。ここでは、電子帳票システムのメリットを紹介します。
- ■電子保存することで、物理的な保存スペースが不要
- ■他システムとの連携や自動入力機能などによる業務効率化
- ■電子取引によるペーパーレス化で、用紙・インク・印刷代などのコストを削減
- ■バックアップ機能により、データの紛失リスクを低減
- ■タイムスタンプやログ管理機能により、データの不正利用を防止
- ■膨大なデータ群の中から、必要なものを簡単に検索可能
- ■データを一元管理できるため、担当者の負担が軽減
- ■期限が到来したデータの自動廃棄に対応
メリットについて詳しく知りたい方は以下の記事も参考になります。
電子帳票システムの導入前にすべきこと
少しでもデメリットを減らすために、電子帳票システムの導入前にすべきことは何でしょうか。ここでは、電子帳票システムの導入時におけるポイントを紹介します。
システム導入の費用対効果を確認する
導入後の費用対効果を予測しましょう。導入前に目的とゴールを定めることで、より費用対効果を算出しやすくなります。
導入の際は、どのようなことができるシステムなのか、自社の課題を解決できるのか、確認しましょう。提供形態によっても費用が異なるため、導入により削減できるコストと導入費用を比較しましょう。導入により削減できるコストのほうが上回っていることが望ましいです。
データのバックアップをとる
バックアップを取っていれば、システムがダウンしても迅速にデータを復旧できます。バックアップの保存先には、国内の有名なクラウド事業者がおすすめです。信頼できる事業者にデータを預ければ、機密情報の紛失リスクも抑えられるでしょう。
デメリットとその対処を理解し電子帳票システムを導入しよう
電子帳票システムは、災害などの予期せぬ事態によりデータが消失する可能性があります。初めてシステムを導入する場合は、電子化までのコストや手間は膨大になるでしょう。
ただし、帳票の保存スペースが不要になり、コスト削減や業務効率の向上につながるなど、メリットが多いのも確かです。導入の際は費用対効果を考慮しましょう。バックアップ機能などを利用してセキュリティを高めることも大事です。
デメリットも考慮して、自社にあった電子帳票システムを導入してください。
