導入前に確認したい電子帳票システムの基本機能

電子帳票システムの基本機能

1．フォーマット機能

電子帳票システムの最大の機能は、基幹系システムの業務アプリケーションなどから出力される帳票や書類、印刷データなどを電子データとして変換し、システムのデータベースなどに取り込んで一元管理する機能です。

電子データは社内で共有できる設定にすることが可能で、従来活用していたペーパーの帳票類と変わらないイメージでクライアントPC（社内ネットワークで社員が活用しているPC）の画面上に表示していくことが可能。導入直後も業務に支障をきたすことなく社内で活用する帳票や書類を平準化していくことができます。

統一されたフォーマットに基づく電子帳票は、社内の迅速な情報共有を促して照合や確認などの不要なワークフローの削減と業務効率化を推進します。社内業務のペーパーレス化が促進され印刷関連費や帳票保管関連費などの帳票管理コストの低減にもつながります。

2．ファイリング機能

社内で取り扱う帳票や書類をデータベース内にファイリングする電子帳票システムの機能は、顧客管理情報や経営指標などの各種業務管理データの検索性を大きく向上させます。

勘定項目別や月別・年度別などの複数の条件を組み合せた検索や複数帳票の同時検索など、システムが提供するさまざまな検索機能は情報活用のパフォーマンスを向上させます。

また、必要な情報を項目別・月別などの集計データとして二次加工や分析などに使ったり、データをグラフィカルな表や図にして表示する編集機能や分析機能を提供するシステムもあり、社内で共有する情報の価値を大きく向上させます。

3．システム連携機能

電子帳票システムは、基幹系システムや販売管理システムなど他のシステム、通信ネットワーク、プリンタやスキャナなどの周辺デバイスとの連携性に優れています。

帳票データを社内のネットワークを通して各部署に配信したり、プリンタやファクシミリなどの出力デバイスに帳票データを送信する機能もあります。さらに、配信する部署や帳票の種類ごとに分割して自動配信する機能を提供するシステムもあり、社内の帳票管理・配信業務を効率化させます。

また、ネットワーク回線を利用して帳票類をリアルタイムに社外に送信する機能は、印刷して郵送する従来の帳票配信業務のタイムラグと人的負担およびコストを大幅に改善します。

基幹系システムやBIツールから指標となる帳票データを読み込んで分析したり、スマートフォンやタブレットなどの携帯デバイスから帳票を閲覧・編集する機能を提供しているシステムもあり、ビジネスのプロセスをよりスピーディかつフレキシブルに改善するツールとしても活躍しています。

4．セキュリティ機能

2016年3月のスキャナ保存制度の規制緩和では、国税関連の書類提出にスキャナで保存した電子データの適用を認める代わりに、訂正や削除の履歴が残る適切なシステムでデータ保存することが条件として求められます。ITシステムも含めた内部統制を強化するセキュリティ機能は、より重視されることになりました。

帳票電子システムのセキュリティ機能と高度な検索性は、社内の情報活用による適切な管理により、情報漏えいリスクを軽減し、共有する情報の秘匿性と内部統制を強化します。

情報漏洩対策としての暗号化処理や、帳票にアクセスする権限者の設定・認証、帳票の印刷・コピー・送信などの操作への制限、アクセスログの管理やトレーサビリティの確保、バックアップデータの分散管理……。導入する製品のセキュリティ機能をチェックし、自社のセキュリティポリシーに適合するシステムを選ぶことができます。

5. インターフェース機能

電子帳票システム導入の際には、検索スピードやアクセスが集中した際のレスポンスなどのシステム自体のパフォーマンスと同時に、ITスキルを持たない社員の活用も考慮して、優れたインターフェースを持つシステムを導入することが求められます。

システムの中には、帳票データから派生するすべての業務（分類､明細抽出､Web処理、FAX･メール送信など）のデータ作成処理を自動化する機能や、外国人社員や海外拠点との情報共有を想定して、帳票やレポートを多国語で表示する機能を提供する製品もあります。自社の業務形態や情報統制方針に合わせたシステム、機能を活用することをお勧めします。