電子帳票システムとは
まずは、電子帳票システムとはどのようなものか見ていきましょう。
帳票作成や管理を効率化するシステム
電子帳票システムとは、企業間でやり取りする帳票の作成から管理までを電子化し、効率化を図るシステムのことです。
従来は見積書や請求書をエクセルなどで作成し、印刷して郵送していました。しかし、この方法だと帳票を印刷して郵送する手間がかかり、取引先の数が多いとコストも膨大になってしまいます。
電子帳票システムを使えば、企業情報や申込み内容などのデータから自動で帳票の作成が可能です。また、電子データで企業間のやり取りも行えるようになれば、紙の帳票を管理する必要がなくなります。
帳票類の電子化を認める法律の登場により普及している
帳票の電子化に関する法律の規制緩和が行われたことで、事情が大きく変わっています。
もともと見積書や請求書などは紙で保存することが原則でした。そこで、1998年7月に国税関係書類の電子化を認める「電子帳簿保存法」が制定され、2005年4月には電子化されたファイルの電子保存を認める「e-文書法」が施行されました。
この２つの法律により、ルールを守れば、紙で保存していた帳票類を電子化・電子保存することが可能になったのです。このような法律の影響により、適切に帳票類を電子化できるシステムのニーズは高まっています。
電子帳票システムの機能
電子帳票システムを使うと、具体的にどのようなことができるのでしょうか。ここからは電子帳票システムの機能を紹介していきます。
帳票の一括管理機能
従来は業務システムから出力された帳票や紙の状態の帳票などは、バラバラのフォーマットで管理しなければなりませんでした。そこで、電子帳票システムを使えば帳票を一括で管理でき、紙の帳票から電子帳票まで、さまざまな形式の帳票を取り込めます。
また、管理するだけでなく、業務システムから出力されたデータの取り込みも自動化します。ほかにもシステムによっては、保存期間を設定することで、指定した期間が過ぎた帳票を自動的に削除することも可能です。
管理している帳票データはシステムを通して社内で共有できるため、部署間で行われる承認工程もスムーズに行えます。
このように管理に関する業務を自動化することで、大幅な効率化を推進できるでしょう。
データの検索機能
帳票を紙の状態で管理していると、大量の書類の中から該当する帳票を手作業で探さなければなりません。
そこで電子帳票システムの検索機能を使えば、必要な帳票を瞬時に探すことが可能です。勘定科目や年月日、企業名といった各帳票に含まれる情報を利用するため検索性は非常に高いでしょう。そのため、業務効率の向上に大きく貢献します。
このデータ検索機能と一括管理機能を活用することで、データの収集や分析など二次利用も行いやすくなります。このことにより、社内の帳票データを有効活用し情報の価値を高められるでしょう。
セキュリティ機能
各帳票書類には企業の重要な情報が多く含まれているため、適切に管理しなければなりません。仮に帳票を電子化しておりシステムを利用せずに管理する場合、情報漏えいや誤操作によるデータ紛失に注意する必要があります。
電子帳票システムにはセキュリティ管理機能が備わっており、データを安全に管理できます。例えば、アクセスできるユーザーや操作できる機能を制限して誤操作を防ぐことが可能です。
自動バックアップ機能によってデータの紛失対策ができるだけでなく、各操作のログも残せるため、トラブルの際も原因を追究できます。
帳票を電子化するためには、訂正・削除といった操作の履歴を記録しなければなりません。電子帳票システムは、セキュリティ対策と同時にこのような電子化の条件を満たしているのです。
外部システムとの連携機能
電子帳票システムは、すでに使っている販売管理システムなどの業務システムと連携可能です。例えば、見積書や請求書のデータをCSV形式で取り込み、希望するフォーマットの帳票へと変換できます。
もし電子帳票システムを使わず、手動で取り込むと大きな手間がかかってしまうでしょう。このようにデータを連携することで業務を効率化できます。
ほかにも通信ネットワークやプリンターとも連携できるため、業務の一部を自動化できるでしょう。例えば、帳票データを社内ネットワークを使って各部署に配信したり、印刷を自動化したりできます。そのため、帳票の電子化に対応していない取引先がいても安心です。
電子帳票システムの注意点
最後に、適切に運用するためにも電子帳票システムの注意点を見ていきましょう。
データを適切に管理しなければならない
電子帳票システムを利用する場合も、電子帳簿保存法とe-文書法が定める方法で帳票を管理しなければなりません。
例えば、帳票を電子化する際には、帳票が存在していたことを証明するタイムスタンプが必要です。タイムスタンプはコンピューター上で定義された時刻を指すもので、内容の改ざんを防止する役割があります。
ほかにも、必要なときに必要な帳票を検索できるように、ファイル名の設定やフォルダの管理も必要になるでしょう。
電子帳票システムは帳票に関するすべての業務を自動化できるわけではないため、注意してください。
回線が切れると書類が読み込めない
電子帳票システムはシステム上で管理するため、システムがダウンしてしまうと業務を行えません。また、クラウド型のシステムであれば、ネットワーク環境がないところではシステム自体を利用できないでしょう。
ほかにも、スキャンする機器とシステムを繋ぐ回線が切れてしまった場合も、書類を読み込めません。
このように電子化・システムを活用する際のデメリットを把握しておきましょう。また、帳票は種類によって保存する期間が決まっています。クラウド型のシステムなど、外部の環境に帳票を保管する場合は、念のため自社内にバックアップを取っておくと安心できます。
導入コストが大きい
電子帳票システムは法律が定める要件を満たす必要があるため、非常に複雑なシステムです。
そのため自社で開発するのは難しく、システムを導入する場合も膨大な金額が必要になります。実際に数百万円ほどかかることも珍しくありません。また、紙の帳票をスキャンして電子化する作業にも、人件費などのコストが必要です。
システムの導入費用以上の効果を期待できないこともあるため、導入前に費用対効果を計算しましょう。また、オンプレミス型のシステムよりも、クラウド型の方が導入費用は抑えられます。
電子帳票システムを理解し、自社で導入検討しましょう
電子帳票システムを活用すれば、帳票の電子化に対応できるだけでなく業務効率も向上します。
例えば、社内に存在するバラバラなフォーマットの帳票も一括で管理し、必要なときに検索も可能です。また、セキュリティ機能を搭載しているため、不正利用や情報漏えいを防げます。
電子帳票システムの特徴を押さえて、自社に適したシステムの導入を検討しましょう。
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