【2022年版】電子帳票システムを徹底比較！メリットや選び方も解説

2021年「電子帳票システム」年間資料請求数ランキング第１位

株式会社イーバイピーが提供する「FILIST」は、あらゆる文書や帳票をPDF形式で電子化して管理するシステムです。独自のWeb Viewerがあるため、Adobe Readerなどを別途用意する必要がありません。PDF化されたデータは適したフォルダへ自動で振り分けられるほか、CSV出力機能や検索機能も搭載されているので、データの活用もしやすいでしょう。

2021年「電子帳票システム」年間資料請求数ランキング第２位

「Contents EXpert/Digital Form」はNRIセキュアテクノロジーズ株式会社提供の、マルチベンダーに対応した電子帳票システムです。ホストコンピュータや業務システムで生成された帳票データを適切なフォーマットに変換して一元管理します。Web上で帳票データを閲覧でき、あらゆる検索も可能。帳票の閲覧や編集履歴を管理し、操作制限もできるのでセキュリティ面も安心です。

※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。

2021年「電子帳票システム」年間資料請求数ランキング第３位

「楽楽明細」は株式会社ラクスが提供しており、帳票の発行や送付作業を電子化するサービスです。送信者が行う作業は、CSV形式かPDF形式で帳票データをアップロードするだけ。送信方法はWebからのダウンロード、メール添付、郵送、FAXのいずれかを選択できます。なおオプションのAPI連携を活用すれば、既存システムからの帳票データの取り込みも可能です。

2021年「電子帳票システム」年間資料請求数ランキング第４位

株式会社ユニオンシンクが提供する「OCRデザイナー」は、手書きの資料や紙の文書を電子化するツールです。スキャナや複合機で文書を読み取って電子ファイル化したうえで、OCRでテキスト化します。さらにデータの補正やCSV出力も可能です。同社のワークフローシステム「業務デザイナー」と連携すれば、データ管理をより効率化できるでしょう。

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2021年「電子帳票システム」年間資料請求数ランキング第５位

「ナビエクスプレス」は、NTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社が提供する電子帳票ソリューションです。請求書や領収書、給与明細などの帳票をデータ化し、日時指定のうえ、自動配信が可能。作業時間の短縮や人件費・郵送コストの削減に一役買うでしょう。メール配信の場合は明細書ごとにパスワードを付与するので、セキュリティ面も安心です。

2021年「電子帳票システム」年間資料請求数ランキング第６位

大興電子通信株式会社が提供する「EdiGate/POST」は、Web-EDIを可能にする自動帳票配付・データ交換システムです。見積依頼書や注文書、納品書、検収一覧表などをPDF化し、Web上で送受信できます。送受信はメールで通知されるので、閲覧漏れなどの人的ミスも防げるでしょう。利用者の操作履歴の確認も行えて安心です。

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「ウイングアーク1st株式会社のSPA」は、AI OCR搭載の文書管理ソリューションです。４つのAI OCRエンジンから読み取る文書に適したものを選択でき、文書ファイルの取り込みや仕分けなどの作業も自動化できます。書類の自動削除設定も可能で、廃棄の手間がかかりません。電子帳簿保存法に対応し、JIIMAの「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」の認定製品です。

「会計 freee」はfreee株式会社が提供しており、帳票発行や経費精算、売掛金・買掛金の管理などを行います。フォームに沿って入力するだけで電子帳票を作成でき、テンプレートのカスタマイズにも対応しています。帳票データは「オンライン上で送付」もしくは「PDF化してメールで送信・郵送」、いずれかの方法で送付が可能。Salesforceやkintoneと連携すれば、帳票作成作業がより効率的に行えるでしょう。

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株式会社日立製作所が提供する「株式会社日立製作所の帳票認識サービス」は、AI技術による高精度なOCRエンジンを複数搭載した帳票認識サービスです。定型・非定型帳票、活字から手書き文字、二次元コードまで幅広く対応します。AI-OCRの認識度を独自アルゴリズムを用いて、「確信度」というスコアで提供。確信度「中」や「低」については人のチェックを行い、確信度「高」については自動登録のみを行うなど、帳票業務を自動化し、誤登録リスクを回避します。

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株式会社日立ソリューションズが提供する「活文 Report Manager」は、帳簿の保存・分類・管理を自動化する電子帳票システムです。電子帳簿保存法にも対応し、要件にあった書類が一括管理できます。事前に帳票の保管期間を設定すれば、満期で自動廃棄されるため、廃棄の手間も省けるでしょう。帳票運用の開発から保管まで支援するソリューションも提供しており安心です。

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「Paples」は、日鉄日立システムエンジニアリング株式会社が提供する電子帳票システムです。帳票作成からデータの取り込み・保存・出力まで簡単操作で行えます。ERPや業務システム、帳票設計ツールなどさまざまなツールとの連携も可能。タイムスタンプや権限設定機能もあり、コンプライアンスの観点からも安心して利用できます。導入・運用ソリューションも豊富で、法令対応や帳票開発など、さまざまなサポートがある点も魅力でしょう。

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株式会社インテックの「快速サーチャーGX」は、高速の検索を得意とする電子帳票システムです。一元管理された帳票をWebブラウザ上で閲覧する際、速やかに目的の帳票が探し出せるでしょう。複数の企業や組織の帳票を管理できるマルチテナント機能も搭載。電子帳簿保存法に対応し、（公社）日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」でも認定された製品です。

コクヨ株式会社が提供する「伝票@Tovas」は、クラウド上で帳票の作成や配信を自動で行うサービスです。CSVファイルをブラウザからアップロードすればフォーマットにデータが反映され、自動的に帳票がPDF作成されます。その後、FAX送信またはファイル送信する帳票が自動で仕分けされるので、作業時間が大幅に短縮できるでしょう。クラウドサービスなので、スピーディーに導入できるのも魅力です。

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「FNX e-帳票FAXサービス」は、株式会社ネクスウェイが提供するクラウド型FAX配信サービスです。帳票のFAX配信に特化しており、800社以上の導入実績があります。高度な通信技術によりスピーディーな自動配信を実現し、さまざまなシステムとの連携も可能です。24時間365日の監視体制で、バックアップも行っているのではじめてでも安心して利用できるでしょう。

Pandora-AX

株式会社NTTデータビジネスブレインズが提供する「Pandora-AX」は、ペーパーレスを可能にする電子帳票システムです。電子帳票の保管や検索、印刷など電子帳票システムの基本機能を搭載しています。閲覧や印刷、検索、二次加工など作業ごとに権限設定ができるので、内部統制にも効果的でしょう。

FiBridgeII

JFEシステムズ株式会社が提供する「FiBridgeII」は、14年連続シェアNo.１を獲得する電子帳票システムです。帳票データの変換や検索の性能が高く、高速で処理します。またセキュリティ対策も万全で、帳票データの閲覧や操作などの権限を細かく設定できます。

FileVolante

「FiBridgeII」に続き、「FileVolante」もJFEシステムズ株式会社が提供するオープンシステム向けの電子帳票システムです。オープンシステムから出力されたPDF形式の帳票データを保管します。アクセス制限やデータの暗号化などセキュリティ機能も搭載されており、安心して活用できるでしょう。

カテゴリー数・製品数業界最大級のITトレンドでは、さまざまな電子帳票システムを取り扱っています。「ひとまず最新の人気製品から検討してみたい」という方はこちらのランキングも参考にしてください。製品はすべて無料で資料請求できます。

電子帳票システムの選定ポイント

電子帳票システムは、さまざまなベンダーから多くの製品が出ています。その中から自社に最適なシステムを選ばなければなりません。どのようなポイントを意識して選べばよいのか見ていきましょう。

自社の環境にあっているか

まずは、自社の環境に適しているかを確認しましょう。企業によって帳票データの取り扱いフォーマットは異なります。大半の電子帳票システムはCSVやエクセル、PDFのフォーマットに対応していますが、それ以外の形式でデータをやり取りしている場合、事前に確認しなければ導入しても使えない可能性があります。

また、「帳票作成を自動化したい」「帳票配信を効率化したい」「帳票保管を行いたい」などの目的に応じた機能が搭載されているかも確認しましょう。そのほか、帳票データを他部署でも利用する場合は、既存システムとの連携もできるとよいでしょう。

データの処理や検索が素早く行えるか

企業によっては取引先の数が多く、それに比例して発行する帳票の量も増えるでしょう。電子帳票システムで膨大なデータを処理するには、それなりの処理能力が必要です。

例えばFAXの回線数が少ないシステムであれば、配信完了までに長時間かかるかもしれません。また自動で帳票を作成できたとしても、処理能力が低ければ作業がスムーズに進まず、業務に影響が及ぶでしょう。

当然、処理能力が高いシステムは高価なので、自社で扱う帳票の量や業務量を考慮してシステムを検討してください。

十分なセキュリティ対策がなされているか

帳票類は各企業の情報が詰まった重要な書類です。電子化することで便利になる一方で、セキュリティ対策を適切に行わなければ、情報漏えいなどの大事故につながる可能性もあるでしょう。

電子帳票を安全に取り扱うためには、セキュリティ対策が万全なシステムを選ぶ必要があります。加えて、他社での導入実績も確認しておくと安心です。

ほかにも担当者以外は閲覧やダウンロードができない「アクセス制御」機能や、操作した記録が残る「ログ管理」機能などが搭載されたシステムがよいでしょう。

また、データベースに保存されているファイルを自動的に暗号化するシステムもあります。このようなシステムであれば、不正アクセスによりデータが奪われても、内容の流出は防げるでしょう。

電子帳票システムの導入前後にやるべきことは？

電子帳票システムの適切な運用には何が必要なのか、導入前後にやるべきことを見ていきましょう。

導入前：費用対効果を算出する

システムの導入を決める前に、まず費用対効果を算出します。

帳票を電子化することでさまざまな費用の削減が期待できますが、場合によっては運用コストが増大する可能性もあります。今までになかった手間が増えてしまい、結果として費用対効果を得られなかった事例は少なくありません。そのため、初期費用のみで比較したり導入を判断したりするのではなく、運用費用を含めたトータルの金額で判断しましょう。

なお、一つの部署でみると費用対効果が低い場合でも、企業全体で考えると導入効果は大きいかもしれません。システムの導入によるプラス面とマイナス面をしっかり見極めることが大切です。

導入後：データのバックアップをとる

帳票の電子化によって業務負担が軽くなる反面、システム障害などによりデータが一瞬で失われる可能性は否定できません。帳票の多くは法律で７年の保存期間が定められているため、データが消失すれば大きな問題になるでしょう。回避するには、データのバックアップが常に行われているかをしっかり確認する必要があります。

自社システムで運用する場合でも、事故や災害などの万が一に備えてバックアップをとりましょう。

電子帳票システムを比較し、最適な製品を導入しよう

電子帳票システムを選ぶときは、まず自社の環境にはどのような機能が必要なのかを明確にしましょう。また、データの処理速度やセキュリティ対策の内容もチェックしなければなりません。

システムの導入前には費用対効果を算出し、導入後にはデータのバックアップをとることも大切です。電子帳票システムを比較して、自社に適した製品を導入しましょう。