ITトレンド編集部厳選！電子帳票システムのおすすめ８選
まずは、ITトレンド編集部おすすめの電子帳票システムを８製品紹介します。
FILIST SYSTEM の比較ポイント
- 全てのPDFファイルが管理可能！
- Adobe Readerが不要！！
- 高速な検索スピードを実現！！！
株式会社イーバイピーが提供する「FILIST SYSTEM」は、さまざまな帳票・文書をPDF形式で電子化するシステムです。独自のWeb Viewerがあるため、ほかのソフトをインストールする必要はありません。印刷だけでなく、検印や付箋を書類ごとに付加することができます。
「Contents EXpert/Digital Form」はNRIセキュアテクノロジーズ株式会社が提供しており、多様な帳票を電子化します。国内のさまざまなシステムと連携可能であり、自社の環境を変えずに帳票の電子化を実現します。
アクセスログや操作ログを出力するため、安心して管理できるでしょう。
JFEシステムズ株式会社が提供する「FileVolante」は、シンプルな構成のシステムでさまざまなシステムと連携しやすいです。膨大な量のデータを保有している企業でも、独自のデータベースを使っているため処理速度は落ちにくく大規模な運用もできます。
オプションが豊富であり、スモールスタートする場合も、順次機能を追加することも可能です。
「FiBridgeII」は、JFEシステムズ株式会社が提供しており、独自のデータベースを使うことで高速処理を実現します。帳票ページを指定するURLを発行できるため、社内で共有する際にも便利です。CSV形式に変換することで、表計算を行うシステムと連携できます。
『OCRデザイナー』 の比較ポイント
- スキャンした情報を自動的にデータ化！イメージ画像も保存！
- 連続OCR処理機能による、スピード化の実現！VAS情報にも対応可!
- 資料の保管場所削減、データ入力時間0へ！
株式会社ユニオンシンクが提供する「OCRデザイナー」を使うことで、ペーパーレスによるコスト削減が可能です。高精度なエンジンを搭載しており、手書き形式でもデータ化できます。ワークフローと自動連携することで、業務効率の向上が見込めます。
EdiGate/POST（エディゲートポスト） の比較ポイント
- 帳票業務の効率化、ペーパレス化を検討されている企業様
- 取引先とのEDI（電子化）を検討されている企業様
- 導入実績120社！
大興電子通信株式会社が提供する「EdiGate/POST」は、社内の帳票をPDF形式にすることでペーパーレスを進められるシステムです。納期回答機能・通信の暗号化・トレーサビリティといったように、機能が豊富です。
クラウド・オンプレミスのどちらにも対応しているため、自社に合った形態を選択できます。
株式会社三菱電機ビジネスシステムが提供する「e-image」は、帳票を電子化し適切に管理可能なシステムです。電子化した帳票は閲覧するだけでなく、仕分・保存・検索し出力できます。ノンプログラミングで印刷データを設計でき、導入や運用の負担も軽減可能です。
「ReportFiling」は、NECソリューションイノベータ株式会社が提供しているWeb帳票管理システムです。業務システム側の変更をせずにシステム構築できるため、短期間の導入が可能です。PDFの文字列もCSVデータに変換できるため、社内でデータ活用も行いやすいでしょう。
まだまだある！電子帳票システムのおすすめ11選
ほかにもおすすめの電子帳票システムを紹介します。
活文 Report Manager
株式会社日立ソリューションズが提供する「活文 Report Manager」は、データの活用を簡単にします。帳票を登録してから管理するまでの工程を自動化するため、管理業務の負担を大幅に削減できます。
タブレットでも参照できるため、外出先や現場でも帳票データの活用が可能です。
IOWebDOC
株式会社ワイ･エス･エスが提供する「IOWebDOC」は、大規模な電子帳票システムです。ユーザーの好きなタイミングでPDFを生成・出力するシステムであり、柔軟性が高く要望に合わせて開発できます。
今まで紙で用意していた帳票類を簡単にPDF化することが可能で、印刷費や人件費を削減できるでしょう。
電子帳票システム Pandora-AX
株式会社NTTデータビジネスブレインズが提供する「Pandora-AX」は、帳票を電子化するペーパーレスシステムです。
利用・アクセス制限や、権限の付与を行えるためセキュリティ強度が高いことが特徴です。例えば、ユーザーごとに権限を付与できるだけでなく、曜日や時間帯で利用時間の制限を行えます。
OZ Report
日本フォーシーエス株式会社が提供する「OZ Report」は、帳票以外にレポート作成ができる機能も搭載されたシステムです。デスクトップだけでなくモバイルデバイスにも対応しており、SAPなどのデータベースとも連携できます。
拡張性が優れており、自社に合ったシステムにカスタマイズすれば、業務効率も上がります。
Paples
日鉄日立システムエンジニアリング株式会社が提供する「Paples」は、帳票の設計から活用まで電子上で行えるシステムです。専用のデータベースを用意する必要はなく、サーバが１台あれば構築できます。
多言語の帳票も簡単に作成でき、タブレットにも対応しているため帳票を活用しやすいです。
Tradeshift Pay
「Tradeshift Pay」はトレードシフト社が提供しており、帳票に関する手作業のプロセスを自動化するシステムです。帳票を電子化する機能以外にチャットなどのコミュニケーション機能も充実しています。
業務のプロセスやルールを柔軟に変更するサポートができるため、効率化を図りやすいのが特徴です。
Create！Form
インフォテック株式会社が提供する「Create！Form」は、自社に合わせた帳票をデザインして出力できるツールです。マルチプラットフォームに対応しているため、どのような企業でも導入しやすく、さまざまなプログラム言語をサポートします。
大量の帳票も高速で印刷可能です。
OPROARTS
株式会社オプロが提供する「OPROARTS」は、帳票だけでなくさまざまなドキュメントを有効活用できるクラウド型フレームワークです。専用の高機能帳票サーバを利用しているため、高速な処理を行えます。
ほかにも、複雑なデータを自社の好きなデザインに文書化することも可能です。
biz-Stream
「biz-Stream」は、ブレインセラーズ・ドットコム株式会社が提供するWeb帳票ソリューションです。社内にあるさまざまなデータを、自社が望む形式のドキュメントへ瞬時に変換できます。
帳票のデザインも豊かな表現が可能であり、電子証明書による暗号化や電子署名にも対応可能です。
xoBlos
デジタル・インフォメーション・テクノロジー株式会社が提供する「xoBlos」は、エクセル業務を自動化します。通常、帳票を作成する際はエクセルを使ってドキュメント化します。xoBlosを使えば、ノンプログラミングで業務プロセスの自動化が可能です。
e-COOD
日商エレクトロニクス株式会社が提供する「e-COOD」は、ペーパーレスを万全なセキュリティ対策のもと実現します。今まで、紙ベースでしか対応できなかった「担当印」「承認印」にも対応可能です。
従来の定型業務もワンクリックのみで操作できるため、業務効率の向上に貢献します。
電子帳票システムの選定ポイント
電子帳票システムの種類は多くあるため、自社に最適なシステムを選ばなければなりません。では、どのようなポイントを意識して電子帳票システムを選べば良いか見ていきましょう。
自社の環境に合っているか
まずは、自社の環境に適しているシステムなのかどうかを確認しましょう。企業によって帳票データの取り扱いフォーマットは異なります。
例えば、CSVやエクセル、PDFのフォーマットに対応しているシステムは多いです。しかし、それ以外の形式でデータをやり取りしている場合は、事前に確認しなければ導入しても使えない可能性があります。
また、自社が課題に感じていることをカバーできる機能・サービスがあるか確認してください。帳票の場合は他部門で利用することも多いため、既存のシステムとの連携や、社内で共有できるかどうかも重要です。
検討しているシステムがどの程度対応できるのか、過去にどのような実績があるのかも確認しておくと良いでしょう。
データの処理・検索が素早く行えるか
企業によっては取引先の数が多く、比例して発行する帳票の量も増える場合があるでしょう。電子帳票システムで膨大な量のデータを処理するためには時間が必要です。
例えば、FAXの回線数が少ないシステムであれば、FAX配信に時間がかかる可能性があります。ほかにも、自動で帳票を作成できたとしても、処理能力が低ければ業務に影響が及んでしまいます。
当然、処理能力が高いシステムは高価であるため、自社で扱う帳票の量や業務量を考慮してシステムを検討してください。
十分なセキュリティ対策がされているか
帳票類は各企業の情報が詰まった重要な書類です。電子化することで便利になりますが、適切なセキュリティ対策を行わなければ情報漏えい事故を起こしかねません。
電子帳票を安全に取り扱うためにもセキュリティ対策がしっかりとしているシステムを選びましょう。
例えば、担当者以外は閲覧・ダウンロードができない「アクセス制御」機能や、操作した記録が残る「ログ管理」機能などが有効です。
また、データベースに保存されているファイルを自動的に暗号化するシステムもあります。このようなシステムであれば、不正アクセスによりデータが奪われても、内容の流出は抑えられるでしょう。
電子帳票システムの導入前後にやるべきことは？
電子帳票システムを適切に運用するためには何が必要なのか、導入前後にやるべきことを見ていきましょう。
導入前：費用対効果を算出する
システムの導入を決める前に必ずするべきことは費用対効果を算出することです。
帳票を電子化することでさまざまな費用の削減が期待できますが、場合によっては運用コストが増大する可能性もあります。今までになかった手間が増えてしまい、結果として費用対効果を得られなかった事例は少なくありません。
そのため、初期費用のみで比較、導入を判断するのではなく、運用費用を含めたトータルの金額を押さえることが大切です。
しかし、１つの部署で費用対効果が低い場合でも、企業全体で考えると導入効果が大きいこともあります。システムの導入によるプラスの面とマイナスの面をしっかり見極めることが大切です。
導入後：データのバックアップをとる
帳票の電子化によって業務負担は軽くなる反面、システム障害によりデータが一瞬で失われる可能性があります。特に国税関係書類は法律で７年～11年の保存期間が定められているため、データが消失すれば大きな問題になるでしょう。
クラウド型など外部のシステムであれば、10年後もサービス提供者が存続しているか分かりません。自社システムで運用する場合も、事故・災害などの万が一に備えてバックアップをとる必要があります。
電子帳票システムを比較し、自社に最適な製品を導入しよう！
電子帳票システムを選ぶときは、まず自社の環境にはどのような機能が必要なのか明確にしましょう。また、データの処理速度やセキュリティ対策の内容もチェックしなければなりません。
システムの導入前には費用対効果を算出し、導入したらデータのバックアップをとることも大切です。電子帳票システムを比較して、自社に適した製品を導入しましょう。
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