ITトレンド編集部厳選！電子帳票システムを比較
まずは、ITトレンド編集部おすすめの電子帳票システムを紹介します。
「Contents EXpert/Digital Form」はNRIセキュアテクノロジーズ株式会社が提供しており、マルチベンダーに対応した電子帳票システムです。ホストコンピュータや業務システムで生成された帳票データを適切なフォーマットに変換して一元管理します。Web上で帳票データを閲覧でき、さまざまな視点から検索が可能です。さらに帳票の閲覧や編集などの履歴も管理され、操作制限もできるのでセキュリティも安心です。
FILIST SYSTEM の比較ポイント
- 全てのPDFファイルが管理可能！
- Adobe Readerが不要！！
- 高速な検索スピードを実現！！！
株式会社イーバイピーが提供する「FILIST SYSTEM」は、あらゆる文書や帳票をPDF形式で電子化して管理するシステムです。独自のWeb Viewerがあるため、Adobe Readerなどを別途用意する必要がありません。PDF化されたデータは適したフォルダへ自動で振り分けられるほか、CSV出力機能や検索機能も搭載されているので、データの活用もしやすいでしょう。
『OCRデザイナー』 の比較ポイント
- スキャンした情報を自動的にデータ化！イメージ画像も保存！
- 連続OCR処理機能による、スピード化の実現！VAS情報にも対応可!
- 資料の保管場所削減、データ入力時間0へ！
株式会社ユニオンシンクが提供する「OCRデザイナー」は、手書きの資料や紙の文書を電子化するツールです。スキャナや複合機で文書を読み取って電子ファイル化し、それをOCRでテキスト化します。さらにデータの補正やCSV出力も可能です。同社のワークフローシステム「業務デザイナー」と連携し、データ管理を効率化することもできます。
日本ワムネット株式会社の「電子帳票配信自動化ソリューション」は、企業間ファイル転送共有サービス「GigaCC」と、RPAツール「WinActor」を融合したシステムです。帳票の発送業務を効率化したい企業におすすめです。事前に作成した送信リストに沿って電子帳票を送信するのでミスがなく、相手が受信したのか確認することもできます。
EdiGate/POST（エディゲートポスト） の比較ポイント
- 帳票業務の効率化、ペーパレス化を検討されている企業様
- 取引先とのEDI（電子化）を検討されている企業様
- 導入実績120社！
大興電子通信株式会社が提供する「EdiGate/POST」は、Web-EDIを実現する自動帳票配付・データ交換システムです。見積依頼書や注文書、納品書、検収一覧表をPDF化し、Web上で送受信できます。送受信はメールで通知され、操作履歴の確認も可能です。クラウドとオンプレミスのどちらにも対応しており、無料トライアルも実施しています。
「楽楽明細」 の比較ポイント
- 電子化で帳票発行・発送業務のムダを削減。
- 顧客に合わせた送付方法が選択可能。
- 簡単操作だから導入・運用がスムーズ。
「楽楽明細」は株式会社ラクスが提供しており、帳票の発行や送付作業を電子化するサービスです。送信者が行う作業は、CSV形式かPDF形式で帳票データをアップロードするだけです。送信方法は、Webからダウンロード、メール添付、郵送のどれかを選択できます。なお、オプションのAPI連携で既存システムから帳票データを取り込むことも可能です。
三菱電機ITソリューションズ株式会社（略称：MDSOL）が提供する「e-image」は、約1,600社での導入実績がある電子帳票システムです。帳票データの取り込みやフォルダへの振り分けを自動化します。FAX出力、CD-Rでの保存などが可能で、帳票データをさまざまな形で活用できます。重要文書の保管には欠かせない、アクセス制限やログ管理機能によりセキュリティも万全です。
OZ e-Form の比較ポイント
- 電子フォーム開発ソリューションでペーパーレス化の実現！
- いつでも、どこからでも、モバイル環境でフォーム作成可能です。
- モバイル機能で、初めからデジタル化した電⼦帳票を生成
「OZ e-Form」は、INTERLINE株式会社が提供する統合電子フォーム開発ソリューションです。自社仕様の帳票フォームを手軽に作成でき、モバイル環境で帳票データの入力や閲覧が可能になります。また、署名者認証やフォーム修正時のタイムスタンプなどでセキュリティも強化されています。
株式会社Hexabaseの「Hexabase」は、電子帳票システムの開発をサポートするサービスです。Hexabaseはバックエンド開発を担うので、フロントエンドエンジニアだけで電子帳票システムの開発が可能です。自社仕様のUIを開発でき、システム連携も容易になります。
株式会社カミナシが提供する「カミナシ」は、ペーパーレス化を推進するツールです。事前に業務マニュアルやルールを登録しておけば、作業ナビゲーションによって指示が出され、無駄なく作業を進められます。作業の記録や帳票のチェック、報告書の作成などはアプリ上で行うので紙は必要ありません。
「freee」はfreee株式会社が提供しており、帳票発行や経費精算、売掛金や買掛金の管理などを行います。フォームに沿って入力するだけで電子帳票を作成でき、フォームのカスタマイズにも対応しています。帳票データは、オンライン上で送付、PDF化してメールで送信、郵送、いずれかの方法で送付が可能です。Salesforceやkintoneと連携すれば、帳票作成がより簡単になります。
AUTO帳票EX の比較ポイント
- 20年以上の実績のある帳票類をFAX/Eメールで送信するASPサービス
- 帳票のFAX送信業務を効率化し、コスト低減を実現します
日本テレネット株式会社の「AUTO帳票EX」は、帳票をFAXまたはメールで送信するASP型サービスです。テキスト連携タイプとイメージ連携タイプの２種類は提供されています。前者は帳票のテキストデータをフォーマットに反映させて送信し、後者は帳票ファイルをWordやExcel、PowerPoint、PDFなどの形式で送信できます。
「Create!Form」は、インフォテック株式会社が提供する帳票ツールです。帳票のフォーマットは自由にデザインでき、単票や連続帳票、複合帳票にも対応します。PDFやExcel、Word形式の既存帳票を取り込むことも可能です。印刷やファイル出力の速度がスピーディーである点も魅力です。
伝票@Tovas の比較ポイント
- コスト削減と業務効率の向上を同時に実現
- CSVファイルをブラウザからアップロードするだけで帳票生成
- クラウドサービスだから最低限のコストでスピーディーに導入
コクヨ株式会社が提供する「伝票@Tovas」は、クラウド上で帳票作成や帳票配信を自動で行うサービスです。CSVファイルをアップロードすればフォーマットにデータが反映され、自動的に帳票が作成されます。その後、FAX送信またはファイル送信する帳票を自動で仕分けて配信できます。
FNX e-帳票FAXサービス の比較ポイント
- 800社以上の導入実績！豊富なサービス利用実績
- 年中無休のサポート体制
- 堅牢なシステムと高水準のサービスレベル
「FNX e-帳票FAXサービス」は、株式会社ネクスウェイが提供するクラウド型FAX配信サービスです。帳票のFAX配信配信に特化しており、8,000社以上の導入実績があります。配信能力が高く、スピーディーな配信が可能です。24時間365日の監視体制で、バックアップも行っているので安心して利用できます。
「FiBridgeII」は、JFEシステムズ株式会社が提供しており、独自のデータベースを使うことで高速処理を実現します。帳票ページを指定するURLを発行できるため、社内で共有する際にも便利です。CSV形式に変換することで、表計算を行うシステムと連携できます。
JFEシステムズ株式会社が提供する「FileVolante」は、シンプルな構成のシステムでさまざまなシステムと連携しやすいです。膨大な量のデータを保有している企業でも、独自のデータベースを使っているため処理速度は落ちにくく大規模な運用もできますオプションが豊富であり、スモールスタートする場合も、順次機能を追加することも可能です。
「ReportFiling」は、NECソリューションイノベータ株式会社が提供しているWeb帳票管理システムです。業務システム側の変更をせずにシステム構築できるため、短期間の導入が可能です。PDFの文字列もCSVデータに変換できるため、社内でデータ活用も行いやすいでしょう。
まだまだある！人気の電子帳票システム
ほかにも複数の電子帳票システムがあるので簡単に紹介します。
活文 Report Manager
株式会社日立ソリューションズが提供する「活文 Report Manager」は、帳票の保管庫として使える電子帳票システムです。電子帳簿保存法に対応し、データ保存の品質が高いことを示すJIIMA認証を取得しています。出力された帳票は自動でシステム上に保管されます。自動仕分けや検索機能などが搭載されており、管理効率が上がるでしょう。
Pandora-AX
株式会社NTTデータビジネスブレインズが提供する「Pandora-AX」は、ペーパーレスを実現する電子帳票システムです。電子帳票の保管や検索、印刷など電子帳票システムの基本機能を搭載しています。閲覧や印刷、検索、二次加工など各作業ごとに権限設定することができるので、内部統制にも効果的です。
Paples
日鉄日立システムエンジニアリング株式会社が提供する「Paples」は、300社以上で導入実績がある電子帳票システムです。帳票の作成と出力、上位システムから取り込んだ帳票の電子保存が可能です。多言語の帳票も簡単に作成でき、タブレットにも対応しています。
e-COOD
日商エレクトロニクス株式会社が提供する「e-COOD」は、ペーパーレスを万全なセキュリティ対策のもと実現します。今まで、紙ベースでしか対応できなかった「担当印」「承認印」にも対応可能です。従来の定型業務もワンクリックのみで操作できるため、業務効率の向上に貢献します。
FiBridgeII
JFEシステムズ株式会社が提供する「FiBridgeII」は、12年連続シェアNO.１を獲得している電子帳票システムです。帳票データの変換や検索の性能が高く、高速で処理します。また、セキュリティ対策も万全で、帳票データの閲覧や操作の権限を細かく設定できます。
FileVolante
「FileVolante」もJFEシステムズ株式会社が提供しており、こちらはオープンシステム向けの電子帳票システムです。オープンシステムから出力されたPDF形式の帳票データを保管します。アクセス制限やデータの暗号化など、セキュリティ機能も搭載されています。
そもそも電子帳票システムとは？
電子帳票システムとは、デジタル化された見積書や請求書などの帳票を一元管理するツールのことです。単に帳票をシステム上で保管するのではなく、基幹システムや販売管理システムと連携して帳票データを活用できます。帳票の出力やメール送信機能も搭載されています。
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電子帳票システムの導入メリット
帳票が電子化されるのでペーパーレスによるコスト削減効果は大きいでしょう。また、電子帳票システムで帳票を一元管理することで、データの検索がしやすく、他部署との情報共有も簡単になります。
帳票の閲覧や編集の権限は細かく設定できるので、内部統制にも効果的です。タイムスタンプ機能により、帳票の改ざんも防げます。
さらに、帳票はシステム上で管理され、バックアップ機能もあるため、万が一災害などがあってもデータを消失する可能性は低いでしょう。
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電子帳票システムの選定ポイント
電子帳票システムの種類は多くあるため、最適なシステムを選ばなければなりません。では、どのようなポイントを意識して電子帳票システムを選べば良いか見ていきましょう。
自社の環境に合っているか
まずは、自社の環境に適しているシステムなのかどうかを確認しましょう。企業によって帳票データの取り扱いフォーマットは異なります。大半の電子帳票システムは、CSVやエクセル、PDFのフォーマットに対応しています。しかし、それ以外の形式でデータをやり取りしている場合は、事前に確認しなければ導入しても使えない可能性があります。
また、「帳票作成を自動化したい」「帳票配信を効率化したい」「帳票保管を行いたい」など目的に応じた機能が搭載されているか確認しましょう。そのほか、帳票データを他部署でも利用する場合は、既存システムと連携ができると良いでしょう。
データの処理や検索が素早く行えるか
企業によっては取引先の数が多く、それに比例して発行する帳票量も増えるでしょう。電子帳票システムで膨大な量のデータを処理するためにはそれなりの処理能力が必要です。
例えば、FAXの回線数が少ないシステムであれば、FAX配信に時間がかかる可能性があります。ほかにも、自動で帳票を作成できたとしても処理能力が低ければ、作業がスムーズに進まず業務に影響が及んでしまいます。
当然、処理能力が高いシステムは高価であるため、自社で扱う帳票の量や業務量を考慮してシステムを検討してください。
十分なセキュリティ対策がされているか
帳票類は各企業の情報が詰まった重要な書類です。電子化することで便利になりますが、適切なセキュリティ対策を行わなければ情報漏えい事故を起こしかねません。
電子帳票を安全に取り扱うために、セキュリティ対策がしっかりとしているシステムを選びましょう。他社での導入実績も確認しておくと安心です。
担当者以外は閲覧やダウンロードができない「アクセス制御」機能や、操作した記録が残る「ログ管理」機能などが搭載されたシステムが良いでしょう。
また、データベースに保存されているファイルを自動的に暗号化するシステムもあります。このようなシステムであれば、不正アクセスによりデータが奪われても、内容の流出は防げるでしょう。
電子帳票システムの導入前後にやるべきことは？
電子帳票システムを適切に運用するためには何が必要なのか、導入前後にやるべきことを見ていきましょう。
導入前：費用対効果を算出する
システムの導入を決める前に費用対効果を算出しましょう。
帳票を電子化することでさまざまな費用の削減が期待できますが、場合によっては運用コストが増大する可能性もあります。今までになかった手間が増えてしまい、結果として費用対効果を得られなかった事例は少なくありません。
そのため、初期費用のみで比較したり導入を判断したりするのではなく、運用費用を含めたトータルの金額で判断しましょう。
なお、１つの部署でみると費用対効果が低い場合でも、企業全体で考えると導入効果が大きいこともあります。システムの導入によるプラスの面とマイナスの面をしっかり見極めることが大切です。
導入後：データのバックアップをとる
帳票の電子化によって業務負担は軽くなる反面、システム障害によりデータが一瞬で失われる可能性があります。帳票の多くは法律で７年の保存期間が定められているため、データが消失すれば大きな問題になるでしょう。
クラウド型など外部のシステムであれば、10年後もサービス提供者が存続しているか分かりません。自社システムで運用する場合も、事故や災害などの万が一に備えてバックアップをとる必要があります。
電子帳票システムを比較し、最適な製品を導入しよう
電子帳票システムを選ぶときは、まず自社の環境にはどのような機能が必要なのか明確にしましょう。また、データの処理速度やセキュリティ対策の内容もチェックしなければなりません。
システムの導入前には費用対効果を算出し、導入したらデータのバックアップをとることも大切です。電子帳票システムを比較して、自社に適した製品を導入しましょう。
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