電子帳票システムの選択4つのポイント

システム構築の目標を設定する

発注書、発注請書、納品書、請求書、伝票類、申請書、会議資料……、帳票はさまざまな種類があり、多くの業務フローで中心的な役割を果たしています。帳票電子化と一言でいってもいくつもの場面でのシステム化が考えられます。

現場も本社を中心に、支社・営業所、資材部門、工場・製造部門、出荷センター、取引先など、多岐にわたります。この影響範囲の幅広さに帳票電子化の特徴があります。

また、帳票電子化はさまざまなメリットを提供する特徴を持っています。コスト削減、省力化、省スペース化、省エネ化、ペーパーレス化、セキュリティ強化、業務フローの改善、問い合わせへのスピード対応、情報の二次活用など、これらも多くの数になります。これら対象とする帳票と現場、そして目的を明確にすることが、製品選択の最初のステップになります。

コンサルティング能力と導入実績を確認する

電子帳票システムの構築と運用にはさまざまなノウハウが必要です。 帳票は日本の企業文化に深く根付いており、見やすさにかけては大変高いレベルにあります。このことが、帳票の電子化に必ず抵抗勢力が現れる要因になっています。その抵抗勢力への対応ノウハウが求められます。

また、帳票の電子化には業務フローの変更が必須となり、これに抵抗する勢力も現れます。説得と習得には十分な手間と時間が必要で、これも覚悟しなければなりません。

これら抵抗が社内であれば強いリーダーシップで乗り切ることができますが、納品・請求書や発注書は取引先にまで影響を与えます。これには取引先はもちろん、営業担当や購買窓口も難色を示します。 さらに、帳票電子化は既存システムの変更が求められ、後に新規システムを構築する際にも影響を与えます。数年先までの影響範囲の棚卸しも必要です。

製品選択と並行して、これらノウハウをサービス提供事業者が確実に持っているかを確認しましょう。最も確かな指標となるのは構築実績です。同業他社でどれほどの実績を持っているかを確認してください。

負荷の偏らないシステム作り

帳票作成は大型システムでバッチ処理されてきただけあって、コンピュータ処理の大きな負荷となります。夜間に数十万ページや数百万ページの変換作業が求められることもあり、新システムがその負荷に耐えられるかどうかを確認してください。スケジュールどおりに終了しないと、通常業務に支障が出てしまいます。

また、電子化して保存された帳票データの、検索スピードのチェックも必要となります。数十万ページから瞬時に検索できるのか、多項目検索でのパフォーマンスも確認します。 さらに、運用を続けるうちに電子化する帳票が増加していくことも考慮しておいてください。

セキュリティ機能の確認と環境の整備

製品の基本的なセキュリティ機能にユーザ権限の設定があります。ユーザID＋パスワードで帳票利用権限を詳細に設定できるか、グループ単位での設定が可能かどうか確認します。 CD-RやUSB端末にコピー禁止の機能が設けられている製品もあります。アクセスログを蓄積できる製品にすることで、万一の事故があった際の証跡となります。

2016年3月にスキャナ保存制度の大幅な規制緩和がありましたが、条件としてITシステムも含めた内部統制の確立があります。規制を緩和する代わりに企業内での自主規制が強く求められているのです。

帳票電子化の目的は、コスト削減からセキュリティ強化へとシフトしつつあります。これを機会に全社的なセキュリティ環境を見直してみてはいかがでしょうか。コピー防止、アクセスコントロール、シンクライアント化、サイバー攻撃対策などの見直しや新規採用をご検討ください。

まとめ

電子帳票システムはさまざまなメリットを提供します。ここで紹介した４つの選定ポイントを参考に間違いのない製品とサービス提供事業者を選んで、大きなメリットを得てください。