電子帳票システムとは
電子帳票システムとは、デジタル化された見積書や請求書などの帳票の一元管理や電子取引ができるツールのことです。単に帳票をシステム上で保管するのではなく、基幹システムや販売管理システムなどと連携して帳票データを活用できます。帳票の出力やメール送信機能も搭載されているので、エクセルデータをPDF化したり帳票を郵送したりなどの業務にかかる時間とコストが大幅に削減できるでしょう。
電子帳票システムの主な機能
電子帳票システムに搭載されている主な機能は以下のとおりです。
- ■帳票作成機能
- フォーマットやレイアウトを希望どおりに設定できるほか、業務システムと連携させて帳簿を自動作成できます。
- ■帳票管理機能
- 帳票の分類からグループごとの仕訳・自動取り込み・検索に対応。PDFやCSV、Excelなど、さまざまなフォーマットでの出力が可能です。
- ■帳票配信機能
- メール送信（ダウンロード式・添付）・FAX（クラウドシステム経由）・郵便代行（1通あたり150～300円程度）で帳票を配信。
- ■セキュリティ機能
- アクセス制限やユーザー認証を搭載。各操作のログも残せるため、改ざんなどのトラブル時にも役立ちます。
以下の記事では、電子帳票システムの機能についてより詳しく解説しています。興味がある方はあわせてご覧ください。
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電子帳票システムとは？機能・利用の注意点を徹底解説！ 続きを読む ≫
電子帳票システム導入のメリット・必要性
帳票を電子化すると、ペーパーレスでのコスト削減効果に加え、物理的な保管作業や場所が不要になり帳票管理の手間を削減できます。また、電子帳票システムで帳票を一元管理することで、データの検索がしやすく、他部署との情報共有も簡単になります。帳票はシステム上で管理され、バックアップ機能もあるため、万が一災害などがあってもデータを消失する可能性は低いでしょう。
さらに、帳票の作成からメール送信を自動化できるなど、業務を効率化できる点もメリットです。
帳票の閲覧や編集の権限は細かく設定できるので、内部統制にも効果的です。タイムスタンプ機能があれば帳票の改ざんもできません。さらに、「改正電子帳簿保存法」をはじめとした法律の要件を満たした製品であれば、申請書類の確認作業もスムーズになるでしょう。
参照：電子帳簿保存法関係｜国税庁
なお、電子帳票システムのメリットについて詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
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電子帳票システムを導入するメリットは？活用事例も解説！ 続きを読む ≫
ITトレンド編集部厳選！電子帳票システムを比較
まずは、ITトレンド編集部がおすすめする電子帳票システムを紹介します。気になる製品は緑色の「＋資料請求リストに追加」ボタンでカート追加し、後でまとめて資料請求も可能です。
《FILIST》のPOINT
- 全てのPDFファイルが管理可能！
- PDF内のデータを読み取って自動分割・自動リネームが可能！
- QRコードを利用し帳票・文書登録を効率的に＆整理を自動化！
株式会社イーバイピーが提供する「FILIST」は、あらゆる文書や帳票をPDF形式で電子化して管理するシステムです。独自のWeb Viewerがあるため、Adobe Readerなどを別途用意する必要がありません。PDF化されたデータは適したフォルダへ自動で振り分けられるほか、CSV出力機能や検索機能も搭載されているので、データの活用もしやすいでしょう。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
対象売上規模 |
すべての規模に対応 |
| 提供形態 |
パッケージソフト |
参考価格 |
1,100,000円（最小構成） |
| 業種 | 自動車、輸送機器 |
| 従業員規模 | 100名以上 250名未満 |
| FILISTのいい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| 様々な形式の帳票類を自動でpdf変換し指定のフォルダに仕分けてくれるというシンプルなシステムですが、電子書類だけでなくスキャナやFAXなどで雑に取り込んだものもきちんと仕分けて整理がなされるので手間が大幅に削減されました。 |
| 業種 | 素材 |
| 従業員規模 | 100名以上 250名未満 |
| FILISTの改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| データ上に手書きメモを付するような機能もあるが、面倒で結局あまり使っていない。手間を感じないようなやり方を検討してほしい。 |
《invoiceAgent》のPOINT
- 取引書類の発行・受取にかかる作業時間や郵送のコストを大幅削減
- 保管もクラウド上で。電子帳簿保存法・インボイス制度に対応
- 5つのAI OCRで受領書類をデータ化しシステム入力を効率化
「invoiceAgent」はウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供する、AI OCR搭載の文書管理ソリューションです。４つのAI OCRエンジンから読み取る文書に適したものを選択でき、文書ファイルの取り込みや仕分けなどの作業も自動化できます。書類の自動削除設定も可能で、廃棄の手間がかかりません。電子帳簿保存法に対応し、JIIMAの「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」の認定製品です。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
対象売上規模 |
すべての規模に対応 |
| 提供形態 |
クラウド |
参考価格 |
初期費用20万円～ 月額1.5万円～ |
| 業種 | 機械、重電 |
| 従業員規模 | 500名以上 750名未満 |
| invoiceAgentのいい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ☆ ☆ 3 |
| 経理部門で請求書の封入及び郵送を行っていますが、このソリューション導入でやめることができます。郵送だけではなく、Webでの請求書公開なども行うことができます。 |
| 業種 | 卸売・小売業・商業（商社含む） |
| 従業員規模 | 50名以上 100名未満 |
| invoiceAgentの改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ☆ ☆ 3 |
| 一度保存するとファイルの中身はもちろんファイル名すら編集ができない。
ファイルの中身は仕方ないとしても、ファイル名は後からでも編集できるようにしてほしい。 |
《freee 会計》のPOINT
- 請求書発行や稟議・経費精算を電子で完結。請求書郵送は1通150円
- 売掛金や買掛金の消込や仕訳まで一気通貫で対応
- Salesforceやkintoneと連携すれば営業・経理間の重複作業を削減
「freee会計」はfreee株式会社が提供しており、帳票発行や経費精算、売掛金・買掛金の管理などを行います。フォームに沿って入力するだけで電子帳票を作成でき、テンプレートのカスタマイズにも対応しています。帳票データは「オンライン上で送付」もしくは「PDF化してメールで送信・郵送」、いずれかの方法で送付が可能。Salesforceやkintoneと連携すれば、帳票作成作業がより効率的に行えるでしょう。
| 対象従業員規模 |
10名以上 |
対象売上規模 |
すべての規模に対応 |
| 提供形態 |
クラウド / パッケージソフト / SaaS |
参考価格 |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 | 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア |
| 従業員規模 | 10名未満 |
| freee 会計のいい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| 会計処理がクラウドで統合管理できる点。
様々なテンプレートや会計帳票が豊富に準備されている点。
ネット口座やクレジットカードと自動連携できる点。
過去の取引内容を自動記憶させ、効率化できる点。
法改正などに合わせて、定期的にバージョンアップされる点 |
| 業種 | 放送・広告・出版・マスコミ |
| 従業員規模 | 10名未満 |
| freee 会計の改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
| あまり使わない項目や品目を、手動で削除できる機能があればもっと使いやすくなると思う。いつも使っている項目のみ表示されればシンプルだし、計上にも役立つと思う。 |
《EdiGate/POST》のPOINT
- 帳票業務の効率化、ペーパレス化を検討されている企業様
- 取引先とのEDI（電子化）を検討されている企業様
- 導入実績120社！
大興電子通信株式会社が提供する「EdiGate/POST」は、Web-EDIを可能にする自動帳票配付・データ交換システムです。見積依頼書や注文書、納品書、検収一覧表などをPDF化し、Web上で送受信できます。送受信はメールで通知されるので、閲覧漏れなどの人的ミスも防げるでしょう。利用者の操作履歴の確認も行えて安心です。
| 対象従業員規模 |
100名以上 |
対象売上規模 |
50億円以上 |
| 提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト |
参考価格 |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| EdiGate/POSTのいい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| 何百社とあるサプライヤー側に同じ体裁にて注文データを出し、その回答を受け取ることができる。バイヤー側は一つの画面で回答を確認できて手間がぐっと減った。 |
| 業種 | 電気、電子機器 |
| 従業員規模 | 5,000名以上 |
| EdiGate/POSTの改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
| 使い勝手もよく、なるべくシンプルに設計されていると思いますが、少し見にくいところがありますので、デザイン面で改善されるとより使いやすいように思います。 |
《TOKIUM電子帳簿保存》のPOINT
- 月額1万円からできる電子帳簿保存法対応！
- ユーザー数問わず、データ容量も無制限に利用可能！
- 国税関係書類のデータ化は、３つのプランから選択可能！
「TOKIUM電子帳簿保存」は、株式会社TOKIUMが提供するさまざまな書類を代行受領し電子化する文書管理クラウドです。請求書や契約書などの国税関係書類を形式問わず受け取り、スキャンして電子保存ができます。99.9％の精度で書類を読み取りデータ化するため、入力ミスなどの削減が実現するでしょう。関連する書類データを紐づけし、スムーズな検索や閲覧も可能です。取引関係書類の原本は、ベンダーで10年間の代理保管ができます。
| 対象従業員規模 |
10名以上 |
対象売上規模 |
すべての規模に対応 |
| 提供形態 |
クラウド / SaaS / ASP / サービス |
参考価格 |
基本利用料１万円～ |
| 業種 | 放送・広告・出版・マスコミ |
| 従業員規模 | 10名以上 50名未満 |
| TOKIUM電子帳簿保存のいい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| PDF文書だけでなく様々な形式のファイルをクラウド保存できることが利点だと思う。とくに、検索機能を使うことで探したい単語が含まれたファイルを容易に検索できる。 |
| 業種 | 放送・広告・出版・マスコミ |
| 従業員規模 | 10名以上 50名未満 |
| TOKIUM電子帳簿保存の改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| ほかのクラウドサービスと比較して、大きい容量のファイルをアップロードするのにかかる時間が長かったため、改善してほしいが、実用に耐えないレベルの差ではない。 |
《sweeep Box》のPOINT
- 手軽にできる電帳法対応
- 本格的なビジネス文章管理
- 周辺システムとのシームレスな連携
freee株式会社が提供する「sweeep Box」は、AI-OCRで読み取りをするビジネス文書のクラウドサービスです。書類をアップロードするだけで、AIが受取から読み取り、保管まで実施します。メール添付書類も、受信すると書類が自動で保管されるため、ダウンロードや解凍、開封や移動の必要がありません。請求書や契約書などの国税関連書類においては、電子帳簿保存法の要件を満たした保存に対応しています。ワークフローなど他システムと連携すれば、受け渡しなど書類管理がさらに効率化するでしょう。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
対象売上規模 |
すべての規模に対応 |
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
参考価格 |
3,000円～ |
《OPTiM 電子帳簿保存》のPOINT
- AIが自動で請求書等をデータ化し、台帳作成の負担を軽減
- 電子帳簿保存法・インボイス制度の保存要件に対応
- 請求書・領収書・注文書など様々な取引情報をクラウドで一元管理
「OPTiM 電子帳簿保存」は、株式会社オプティムが提供するAIで帳票を自動でデータ化して、取引情報の一元管理ができるサービスです。請求書や領収書、注文書などの取引情報を電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した管理ができます。
書類データはアップロードするだけで、AIが保存要件に必要な取引年月日や金額などを管理台帳に自動登録が可能です。ユーザー数や保存期間・容量が無制限、初期費用や従量費用なしの定額料金で利用でき、AI解析精度を改善するサービスも無料で実施しています。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
対象売上規模 |
すべての規模に対応 |
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
参考価格 |
初期費用０円 月額9,980円 |
《DenHo》のPOINT
- AI-OCRが自動で分類・データ化し、データの手打ち入力が不要に
- 種類問わず全ての帳票で電⼦帳簿保存法の要件に対応可能
- 学習コストがかからず、操作が簡単で誰でもすぐに使いこなせる
株式会社インフォディオが提供する「DenHo」は、書類を自動で分類とデータ化するAI-OCRクラウドサービスです。紙文書のスキャンやスマホで撮影した書類をAIがテキストを認識し、データ化します。データ化した帳票は、自動で検索情報の抽出や分類が実施されます。タイムスタンプや入力期間、検索の要件を緩和できる、JIIMAスキャナ保存ソフト法的要件の認証も取得済みです。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
対象売上規模 |
すべての規模に対応 |
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
参考価格 |
初期費用100,000円 月額9,000円～ |
《SATSAVE》のPOINT
- 取引先は無償で利用可能！帳票の受け渡しをSATSAVE上で
- ワークフロー機能で送信前・保管前のチェックを厳重に！
- 利用機能制限や参照範囲制限などセキュリティも万全！
「SATSAVE」は、アイテック阪急阪神株式会社が提供する無料プランのある電子帳簿システムです。すべてのプランでユーザー数無制限の利用ができるため、大規模の企業にもおすすめです。ワークフロー機能が搭載され、紙やハンコを使用せずに申請や承認ができます。取引先は無償でシステムを利用できるため、取引の効率化が実現するでしょう。ユーザー登録範囲や書類の参照範囲も設定し、不正な情報流出を防止できます。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
対象売上規模 |
すべての規模に対応 |
| 提供形態 |
SaaS / ASP / クラウド |
参考価格 |
無料プラン０円 有料プラン月額5,000円～ |
《快速サーチャーGX》のPOINT
- マルチテナント機能で複数の企業・組織の帳票を管理可能
- あらゆる形式の帳票に対応
- 帳票登録時に自動で通知メールを配信
株式会社インテックの「快速サーチャーGX」は、高速の検索を得意とする電子帳票システムです。一元管理された帳票をWebブラウザ上で閲覧する際、速やかに目的の帳票が探し出せるでしょう。複数の企業や組織の帳票を管理できるマルチテナント機能も搭載。電子帳簿保存法に対応し、（公社）日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」でも認定された製品です。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
対象売上規模 |
すべての規模に対応 |
| 提供形態 |
オンプレミス / クラウド / SaaS / ASP |
参考価格 |
月額35,000円～
初期費用200,000円 |
| 業種 | 自動車、輸送機器 |
| 従業員規模 | 500名以上 750名未満 |
| 快速サーチャーGXのいい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ☆ ☆ 3 |
| 今までは、見れなかった帳票が、見れるようになったので、助かっています。例えば計画を作るために使用しています。 |
| 業種 | 自動車、輸送機器 |
| 従業員規模 | 500名以上 750名未満 |
| 快速サーチャーGXの改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ☆ ☆ 3 |
| 反応が遅いので、もう少しサクサク動くようにしてもらいたいです。
またCSVやエクセルデータに出力できるようにして欲しいです。 |
《FNX e-帳票FAXサービス》のPOINT
- 800社以上の導入実績！豊富なサービス利用実績
- 年中無休のサポート体制
- 堅牢なシステムと高水準のサービスレベル
「FNX e-帳票FAXサービス」は、株式会社ネクスウェイが提供するクラウド型FAX配信サービスです。帳票のFAX配信に特化しており、800社以上の導入実績があります。高度な通信技術によりスピーディーな自動配信を実現し、さまざまなシステムとの連携も可能です。24時間365日の監視体制で、バックアップも行っているのではじめてでも安心して利用できるでしょう。
| 対象従業員規模 |
50名以上 |
対象売上規模 |
50億円以上 |
| 提供形態 |
クラウド / SaaS / ASP / サービス |
参考価格 |
月額10,000円～
初期費用０円 |
| 業種 | 卸売・小売業・商業（商社含む） |
| 従業員規模 | 250名以上 500名未満 |
| FNX e-帳票FAXサービスのいい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
| FAX送信エラー時に、FAX送信者にエラー通知メールを自動的に送信することができ、送信漏れが発生することがない点が良い。送信したFAXの帳票イメージをweb画面にて確認することができる点が良い。 |
| 業種 | 卸売・小売業・商業（商社含む） |
| 従業員規模 | 100名以上 250名未満 |
| FNX e-帳票FAXサービスの改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ☆ ☆ 3 |
| 配信ステータスの管理はweb上でできて便利であるが、不達時のアラートについて、メール配信はあるが内容がすこし分かりづらい。 |
《OCRデザイナー》のPOINT
- スキャンした情報を自動的にデータ化！イメージ画像も保存！
- 連続OCR処理機能による、スピード化の実現！VAS情報にも対応可!
- 資料の保管場所削減、データ入力時間0へ！
株式会社ユニオンシンクが提供する「OCRデザイナー」は、手書きの資料や紙の文書を電子化するツールです。スキャナや複合機で文書を読み取って電子ファイル化したうえで、OCRでテキスト化します。さらにデータの補正やCSV出力も可能です。同社のワークフローシステム「業務デザイナー」と連携すれば、データ管理をより効率化できるでしょう。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
対象売上規模 |
すべての規模に対応 |
| 提供形態 |
オンプレミス / パッケージソフト |
参考価格 |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 | 医療 |
| 従業員規模 | 1,000名以上 5,000名未満 |
| OCRデザイナーのいい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| 資料の電子化により、資料保管場所のスペースの確保につながりました。また高い精度でのOCR機能のため検索も有用です。 |
| 業種 | 医療 |
| 従業員規模 | 1,000名以上 5,000名未満 |
| OCRデザイナーの改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| 現在のOCR機能でも充分ですが、グローバル化にむけて多国籍言語のOCR機能の精度機能も付随してくださるとありがたいです。 |
《活文 Report Manager》のPOINT
- 帳票の保存や廃棄を自動化する機能を多数搭載
- 税務コンサルトにより短期間で電子帳簿保存法へ対応
- 運用支援「基幹系プリントソリューション」も提供
株式会社日立ソリューションズが提供する「活文 Report Manager」は、帳簿の保存・分類・管理を自動化する電子帳票システムです。電子帳簿保存法にも対応し、要件にあった書類が一括管理できます。事前に帳票の保管期間を設定すれば、満期で自動廃棄されるため、廃棄の手間も省けるでしょう。帳票運用の開発から保管まで支援するソリューションも提供しており安心です。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
対象売上規模 |
すべての規模に対応 |
| 提供形態 |
オンプレミス |
参考価格 |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 | 金融・証券・保険 |
| 従業員規模 | 100名以上 250名未満 |
| 活文 Report Managerのいい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| 伝票などの業務帳票から統計データ帳票まで数百種類の帳票を電子上で一元管理しています。検索・仕分けして出力できるため、各部署へ関連帳票のみを配布する際にも便利です。 |
| 業種 | 卸売・小売業・商業（商社含む） |
| 従業員規模 | 1,000名以上 5,000名未満 |
| 活文 Report Managerの改善してほしい点 |
|---|
| ★ ★ ★ ★ ★ 5 |
| タブレットなど扱うデバイスによっては若干UIが見にくい感じになります。また外部ソフトとの連携がよりスムーズになると使い勝手が向上します。 |
Pandora-AX
株式会社NTTデータビジネスブレインズが提供する「Pandora-AX」は、ペーパーレスを可能にする電子帳票システムです。電子帳票の保管や検索、印刷など電子帳票システムの基本機能を搭載しています。閲覧や印刷、検索、二次加工など作業ごとに権限設定ができるので、内部統制にも効果的でしょう。
FiBridgeII
JFEシステムズ株式会社が提供する「FiBridgeII」は、15年連続シェアNo.１を獲得する電子帳票システムです。帳票データの変換や検索の性能が高く、高速で処理します。またセキュリティ対策も万全で、帳票データの閲覧や操作などの権限を細かく設定できます。
FileVolante
「FiBridgeII」に続き、「FileVolante」もJFEシステムズ株式会社が提供するオープンシステム向けの電子帳票システムです。オープンシステムから出力されたPDF形式の帳票データを保管します。アクセス制限やデータの暗号化などセキュリティ機能も搭載されており、安心して活用できるでしょう。
ITトレンドでは、さまざまな電子帳票システムを取り扱っています。「ひとまず最新の人気製品から検討してみたい」という方はこちらのランキングも参考にしてください。
電子帳票システムの比較・選定ポイント
電子帳票システムは、さまざまなベンダーから多くの製品が出ています。その中から自社に最適なシステムを選ぶために、どのようなポイントに着目して選べばよいのか見ていきましょう。
自社の課題を解決する機能があるか
まずは、自社の課題を解決できる電子帳票システムかを確認しましょう。「帳票作成を自動化したい」「帳票配信を効率化したい」「帳票保管を行いたい」など帳票管理の課題を解決できる機能が搭載されているか比較することが重要です。帳票データを複数の部署で利用する場合は、既存システムとの連携部分など共通して利用できるかも確認しておくとよいでしょう。
また、企業によって帳票データの取り扱いフォーマットは異なります。大半の電子帳票システムはCSVやエクセル、PDFのフォーマットに対応していますが、それ以外の形式でデータをやり取りしている場合、事前に確認しなければ導入しても使えない可能性があります。
データの処理や検索が素早く行えるか
取引先の数に比例して発行する帳票の量も増えるでしょう。電子帳票システムで発行、配信、管理したい帳票データの量に対応できるシステムかを確認することが重要です。
例えばFAXの回線数が少ないシステムであれば、配信完了までに長時間かかるかもしれません。また自動で帳票を作成できたとしても、処理能力が低ければ作業がスムーズに進まず思うように業務効率化が実現しない可能性があります。自社で扱う帳票の量や業務の量を考慮してシステムを検討するとよいでしょう。
十分なセキュリティ対策がなされているか
帳票データは各企業の情報が詰まった重要な書類です。電子保存することで便利になる一方で、セキュリティ対策を適切に行わなければ情報漏えいなどの大事故につながる可能性もあります。
電子帳票システムで安全に帳票管理を行うためには、各社のセキュリティ対策が万全かどうか製品を比較・検討するとよいでしょう。担当者以外は閲覧やダウンロードができない「アクセス制御機能」や、操作した記録が残る「ログ管理機能」などが搭載されたシステムなど、セキュリティ機能が自社の求めるものに合っている製品を導入すると安心です。
また、データベースに保存されているファイルを自動的に暗号化するシステムもあります。このようなシステムであれば、不正アクセスによりデータが奪われても、内容の流出は防げるでしょう。
電子帳票システムの導入前後にやるべきことは
電子帳票システムの適切な運用には何が必要なのか、導入前後にやるべきことを見ていきましょう。
導入前：費用対効果を算出する
電子帳票システムの導入を決める前に、まず費用対効果を算出しましょう。
帳票を電子化することで費用の削減が期待できますが、場合によっては運用コストが増大する可能性もあります。今までになかったフローや手順に時間やリソースを要し、結果として費用対効果を得られなかった事例もあります。そのため、初期費用など導入時のコストのみで判断せず、運用にかかるランニングコスト、そして享受できる削減効果を含め総合的に判断をすることが大切です。
なお、一つの部署でみると費用対効果が低い場合でも、企業全体で考えると導入効果は大きいかもしれません。システムの導入によるプラス面とマイナス面をしっかりと見極めましょう。
導入後：データのバックアップをとる
帳票の電子化によって業務負担が軽くなる反面、システム障害などにより帳票データが一瞬で失われる可能性もあります。帳票の多くは法律で７年の保存期間が定められているため、データが消失すれば大きな問題になるでしょう。回避するには、データのバックアップが常に行われているかをしっかり確認する必要があります。
自社システムで運用する場合でも、事故や災害などの万が一に備えてバックアップをとりましょう。
電子帳票システムを比較し最適な製品を導入しよう
電子帳票システムを選ぶときは、まず自社の環境にはどのような機能が必要なのかを明確にしましょう。また、データの処理速度やセキュリティ対策の内容もチェックしなければなりません。
システムの導入前には費用対効果を算出し、導入後にはデータのバックアップをとることも大切です。まずは気になる製品の資料請求をしてみて、電子帳票システムについて詳しく知り、自社に適した製品を検討することからはじめてみましょう。
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