コクヨ株式会社が提供する「伝票@Tovas」は、クラウド上で帳票の作成や配信を自動で行うサービスです。CSVファイルをブラウザからアップロードすればフォーマットにデータが反映され、自動的に帳票がPDF作成されます。その後、FAX送信またはファイル送信する帳票が自動で仕分けされるので、作業時間が大幅に短縮できるでしょう。クラウドサービスなので、スピーディーに導入できるのも魅力です。
「FNX e-帳票FAXサービス」は、株式会社ネクスウェイが提供するクラウド型FAX配信サービスです。帳票のFAX配信に特化しており、800社以上の導入実績があります。高度な通信技術によりスピーディーな自動配信が可能で、さまざまなシステムとの連携も可能。24時間365日の監視体制で、バックアップも行っているので初めてでも安心して利用できるでしょう。
| 対象従業員規模 | 50名以上 | 対象売上規模 | 50億円以上 |
| 提供形態 | クラウド / SaaS / ASP / サービス | 参考価格 | 10,000円～※テキスト入力タイプ（スタンダードプラン） |
AUTO帳票EX の比較ポイント
- メールやFTP、Web-APIでデータを送信
- 他サービスとの連携でもっと便利に
- 専任スタッフによる丁寧な導入サポートあり
日本テレネット株式会社の「AUTO帳票EX」は、帳票をFAXまたはメールで送信するASP型サービスです。テキスト連携タイプとイメージ連携タイプの２種類が提供されています。前者は帳票のテキストデータを帳票フォーマットに反映させて送信し、後者は帳票ファイルをWordやExcel、PowerPoint、PDFなどの形式で送信できます。
株式会社日立製作所の帳票認識サービス の比較ポイント
- 非定型・手書きなどさまざまな帳票の取り扱い業務に適用可能
- 確信度スコアで誤登録リスクを回避、帳票業務の自動化率を向上
- クラウド型サービスで特定期間に集中する業務にも柔軟に対応
株式会社日立製作所の「帳票認識サービス」は、クラウド型AI-OCRです。定型・非定型帳票、活字や手書き文字のほか、二次元コードも読み取りが可能です。読み取った帳票は自動で仕分けされます。万が一、OCRで識別できない場合は人がチェックを行うのでミスがなくなるでしょう。
まだまだある！人気の電子帳票システム
ほかにも複数の電子帳票システムがあるので、簡単にご紹介します。
Pandora-AX
株式会社NTTデータビジネスブレインズが提供する「Pandora-AX」は、ペーパーレスを可能にする電子帳票システム。電子帳票の保管や検索、印刷など電子帳票システムの基本機能を搭載しています。閲覧や印刷、検索、二次加工など作業ごとに権限設定ができるので、内部統制にも効果的でしょう。
FiBridgeII
JFEシステムズ株式会社が提供する「FiBridgeII」は、14年連続シェアNo.１を獲得している電子帳票システム。帳票データの変換や検索の性能が高く、高速で処理します。またセキュリティ対策も万全で、帳票データの閲覧や操作などの権限を細かく設定できます。
FileVolante
「FileVolante」もJFEシステムズ株式会社が提供しており、こちらはオープンシステム向けの電子帳票システムです。オープンシステムから出力されたPDF形式の帳票データを保管します。アクセス制限やデータの暗号化などセキュリティ機能も搭載されており、安心して活用できるでしょう。
そもそも電子帳票システムとは？
電子帳票システムとは、デジタル化された見積書や請求書などの帳票を一元管理するツールのことです。単に帳票をシステム上で保管するのではなく、基幹システムや販売管理システムなどと連携して帳票データを活用できます。帳票の出力やメール送信機能も搭載されているので、業務にかかる時間が大幅に短縮できるでしょう。
電子帳票システム導入のメリット
帳票が電子化されるため、ペーパーレスという観点でのコスト削減効果は大きいでしょう。紙の帳票と違い、保管場所もとりません。また電子帳票システムで帳票を一元管理することで、データの検索がしやすく、他部署との情報共有も簡単になります。帳票はシステム上で管理され、バックアップ機能もあるため、万が一災害などがあってもデータを消失する可能性は低いでしょう。
帳票の閲覧や編集の権限は細かく設定できるので、内部統制にも効果的です。タイムスタンプ機能があれば、帳票の改ざんもできません。さらに、「電子帳簿保存法」をはじめとした法律の要件を満たした製品であれば、申請書類の確認作業もスムーズになるでしょう。
なお、電子帳票システムのメリットについて詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
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watch_later 2019.11.28
電子帳票システムを導入するメリットは？活用事例も解説！
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参照：電子帳簿保存法関係｜国税庁
電子帳票システムの選定ポイント
電子帳票システムは、さまざまなベンダーから多くの製品が出ています。その中から自社に最適なシステムを選ばなければなりません。では、どのようなポイントを意識して選べばよいのか見ていきましょう。
自社の環境にあっているか
まずは、自社の環境に適しているかを確認しましょう。企業によって帳票データの取り扱いフォーマットは異なります。大半の電子帳票システムはCSVやエクセル、PDFのフォーマットに対応していますが、それ以外の形式でデータをやり取りしている場合、事前に確認しなければ導入しても使えない可能性があります。
また、「帳票作成を自動化したい」「帳票配信を効率化したい」「帳票保管を行いたい」などの目的に応じた機能が搭載されているかも確認しましょう。そのほか、帳票データを他部署でも利用する場合は、既存システムとの連携もできるとよいでしょう。
データの処理や検索が素早く行えるか
企業によっては取引先の数が多く、それに比例して発行する帳票の量も増えるでしょう。電子帳票システムで膨大なデータを処理するには、それなりの処理能力が必要です。
例えばFAXの回線数が少ないシステムであれば、配信完了までに長時間かかるかもしれません。また自動で帳票を作成できたとしても、処理能力が低ければ作業がスムーズに進まず、業務に影響が及ぶでしょう。
当然、処理能力が高いシステムは高価なので、自社で扱う帳票の量や業務量を考慮してシステムを検討してください。
十分なセキュリティ対策がなされているか
帳票類は各企業の情報が詰まった重要な書類です。電子化することで便利になりますが、セキュリティ対策を適切に行わなければ、情報漏えいなどの大事故につながる可能性もあるでしょう。
電子帳票を安全に取り扱うためには、セキュリティ対策が万全なシステムを選ぶ必要があります。加えて、他社での導入実績も確認しておくと安心です。
ほかにも担当者以外は閲覧やダウンロードができない「アクセス制御」機能や、操作した記録が残る「ログ管理」機能などが搭載されたシステムがよいでしょう。
また、データベースに保存されているファイルを自動的に暗号化するシステムもあります。このようなシステムであれば、不正アクセスによりデータが奪われても、内容の流出は防げるでしょう。
電子帳票システムの導入前後にやるべきことは？
電子帳票システムの適切な運用には何が必要なのか、導入前後にやるべきことを見ていきましょう。
導入前：費用対効果を算出する
システムの導入を決める前に、まず費用対効果を算出します。
帳票を電子化することでさまざまな費用の削減が期待できますが、場合によっては運用コストが増大する可能性もあります。今までになかった手間が増えてしまい、結果として費用対効果を得られなかった事例は少なくありません。
そのため、初期費用のみで比較したり導入を判断したりするのではなく、運用費用を含めたトータルの金額で判断しましょう。
なお、１つの部署でみると費用対効果が低い場合でも、企業全体で考えると導入効果は大きいかもしれません。システムの導入によるプラスの面とマイナスの面をしっかり見極めることが大切です。
導入後：データのバックアップをとる
帳票の電子化によって業務負担が軽くなる反面、システム障害などによりデータが一瞬で失われる可能性は否定できません。帳票の多くは法律で７年の保存期間が定められているため、データが消失すれば大きな問題になるでしょう。それを回避するには、データのバックアップが常に行われているかをしっかり確認する必要があります。
自社システムで運用する場合でも、事故や災害などの万が一に備えてバックアップをとりましょう。
電子帳票システムを比較し、最適な製品を導入しよう
電子帳票システムを選ぶときは、まず自社の環境にはどのような機能が必要なのかを明確にしましょう。また、データの処理速度やセキュリティ対策の内容もチェックしなければなりません。
システムの導入前には費用対効果を算出し、導入後にはデータのバックアップをとることも大切です。電子帳票システムを比較して、自社に適した製品を導入しましょう。
