帳票の電子化で現場の悩み・課題は解決できる！

電子帳票システムで解決できる現場の悩み

以下、代表的な４つの「悩み」をできるだけ具体的な現場の状況を想定して紹介します。

悩み①　報告書作成が残業を増やしている

建設業の現場監督や営業職など、昼間は事務所以外の現場で業務を行っているというワークスタイルの方に多いのが「事務所に戻ってからの報告書作成が面倒」という悩みです。

その悩みで想定される建設業のケースでは、現場で手書きで作成した帳票や撮影した写真を提出用の書式にまとめる必要がありました。従業員は負担も大きく、現場作業終了後の作業となることから、残業を増やす元となっていました。

電子帳票システムには、こうした現場での作業も視野に入れたものが多くあります。この企業では、スマホやタブレットなどの携帯端末を使って、現場で直接帳票にデータを入力、システムに転送できるシステムを導入しました。

現場作業終了後、事務所に戻って報告業務を行う必要がないため、従業員の負担を軽減すると同時に残業代も削減されます。また、報告書提出が遅れるといったトラブルもなくなるでしょう。

悩み②　必要な情報を探し出すのに時間を費やしている

顧客から毎日受け取る注文書や請求書などは企業規模によっては大量となり、その保管と整理に頭を悩ませている企業は多いようです。

日に数百枚をFAXで受信する注文書のファイリングに悩んでいる中小企業のケースを考えてみます。社内からの問合せも多い注文書は、いつでも閲覧できる状態にしておく必要があるため、時間をかけて毎日顧客ごとのファイルに分けて綴じてきました。こうした作業は時間がかかるうえ、当月分以外のファイルは倉庫に保管し、問合せを受けるたびに担当者が倉庫に赴く必要がありました。

FAXで受信した注文書も、スキャンすることでイメージデータとして文書化することができます。FAX番号を顧客IDとして保管することで、システムが自動判別してそれぞれのデータを顧客ごとのフォルダに時系列で保管するのです。

これにより、受け取った注文書の原本を顧客ごとにファイリングする必要がなくなりました。問合せを受けた際にも、デスクでPCを操作するだけで当該の注文書のデータを参照することができ、クイックレスポンスが可能となったのです。

悩み③　稟議プロセスに時間がかかりすぎて、顧客を待たせてしまっている

契約などに関わる社内稟議プロセスに時間がかかりすぎて、取引先や顧客を待たせてしまっているというケースでも、電子帳票システムが大きく役立ちます。

例えば、融資を行う金融機関のケースを想定してみましょう。この機関では、融資稟議書の作成や申請を効率化して、スピード感ある融資を行うべきと考えられてきました。社内での稟議プロセスに時間がかかりすぎて、融資を待たせてしまっていたのです。

そこで、決算書など顧客の融資関連情報の電子化に取り組みました。社内稟議書と合わせて電子化を行うことで、稟議から決裁への手続きをスピードアップすることが可能になりました。社内で情報共有できるほか、検索効率が向上し、決裁判断が早くくだせるように。また、稟議書の作成に際して、過去の稟議書を閲覧したいという社内の要望にも応えるシステムになりました。

悩み④　場所と人材が不足していて、帳票の適切な保管が難しい

企業には毎日発行される帳票を、適宜仕分けし、ファイリングして倉庫に運搬、正しく保管することが求められています。重要書類を紛失してしまうといった失態は、企業にとって大きなイメージダウンにつながります。

前任者の退職後、事務スタッフの確保に苦労してきた企業のケースを想定します。この企業では、数週間分の帳票が未整理のままオフィスの隅の段ボールに詰め込まれていました。経営者やスタッフは、日々の業務に追われて帳票の整理にまで手がまわらなかったのです。

詰め込まれた書類のなかには重要な機密書類も含まれており、来客も多いオフィスでのセキュリティの問題は誰もが気になっていました。

この企業が選んだ電子帳票システムには、優れた認証機能が備わっていて、ユーザーごとにアクセス権限を設定することができます。もうオフィスの隅で重要書類がさらされているということもなくなるのです。アクセスログも管理できるので、「誰が」「いつ」「どの」帳票に「どんな」操作を行ったかをひと目で確認することができるようになりました。

帳票に関するさまざまな課題を解決する電子帳票システム。帳票を電子化することで、業務の効率化や顧客満足度の向上につながる例も多く見られます。導入によって得られるメリットを考えてシステム導入を検討してみてください。