電子帳票システムの基本機能
機能1 印刷帳票のデータ化、帳票定義
既存で使われているシステムの帳票活用をできる様にするため、OCRスキャンの利用で電子化されたデータに保存することができます。また、電子帳票システムで帳票定義を行ったあと帳票の骨格を作成しておき、既存システムからデータを抽出して、その帳票の骨格と合わせて電子化することも可能です。
機能2 帳票データの表示、印刷
機能1で電子化した帳票データは、電子帳票システムに保存されます。その保存された帳票を表示させたり、印刷することもできます。この機能により、ネットワークに接続されたモバイル機器からの内容確認など、情報共有ができます。
機能3 帳票データの検索、データ抽出、Excel連携
保存されている帳票は、数多く膨大な数になります。データの検索機能により、その中から意図する帳票を探し出すことができます。データ抽出機能は、帳票内の一部のデータを抽出することができるため、新たな帳票の起票への流用など、手間をかけずに効率よく業務を行うことができます。また、Excel連携も可能なため、参考資料として新たな帳票も作成することができます。
機能4 PDFデータへの変換
帳票表示・印刷は可能ですが、それにはシステムの権限が必要になります。そのような時はPDFデータの変換をすることにより、各部署へ配布などができるようになります。この機能により、改ざんされない帳票としても活用ができます。
機能5 ふせん、アンダーライン、検印
既存の帳票では、ふせんを貼ったり、アンダーラインを記載したり、承認帳票の場合は、検印もすることになります。帳票の電子化では、ふせん、アンダーライン、検印といった機能も利用することができるため、今までの使い方と同じ感覚でシステムを利用することができます。特に検印は、ワークフローシステムとの連携をすることにより、効率よく組織内の検査・承認を行うことができます。
機能6 記録媒体用データ作成
システムに保存されている企業の重要なデータが、システム機器の故障などにより失われることがあってはいません。記録媒体用データ作成機能は、CD-Rなどの記録媒体に帳票データを記録することができ、データのバックアップとして活用できます。
機能7 FAX出力、メール送信
帳票データを発注先業者など、社外に送付しなければならないこともあります。そのような場合、FAX出力、メール送信の機能により、わざわざ印刷後に捺印、郵送するなどといった手間をかけることがなく、手軽に間違いなく情報を伝達することができます。
機能8 暗号化、パスワード付与
企業の重要なデータのセキュリティ対策として、電子化された帳票の暗号化とパスワード付与をすることができます。この機能により、例えば、ノートPCを社外で紛失した際の情報漏えいを防ぐことができます。
電子帳票システムの導入を検討してはいかがですか？
電子帳票システムの8つの基本機能について、ご紹介しました。電子帳票システムは、単純にペーパーレスを行いコスト削減をするだけではありません。過去データの有効活用やバックアップの強化、セキュリティの強化も図ることができます。
是非この機会に、コスト低減と業務効率アップ、犯罪防止の面から、電子帳票システムの導入をご検討されてはいかがでしょう。
