電子帳票システム導入後にまずやること

電子帳票システム導入後にまずやること

帳票の棚卸し

帳票の電子化によって「ビル1棟分の帳票削減に成功した」といった話が話題になったことがあります。「数億円に及ぶコスト削減」「1年で莫大な投資を回収できる」と報道されることもあります。しかし、これほど大きな効果は、単純に帳票を電子化しただけでは得ることはできません。

大きな効果を得るには、まず、帳票数の削減が必要です。帳票を電子化するに先立って、まず帳票の棚卸しをして、不要な帳票を見極めるのです。特に製造業など、歴史の企業では、古く何世代も続く改善の産物として、ほとんど使わなくなったものを含む膨大な帳票を数百種類も用意してるケースが決して少なくありません。これらの帳票を棚卸しして、半分から数分の一にまで帳票の種類を削減できる例もあります。このような取組みを実施することで、電子帳票システムの投資コストを早期回収することも可能になります。

帳票の作成・編集

次に、継続して使用すると決定した帳票のレイアウト化を進めますが、できる限りデザインを踏襲するのが賢明です。既存の帳票をほぼそのとおりに再現できる機能をもつソリューションもあります。

製品によっては、メモ書きや承認印などのスタンプ、矩形や直線、チェック印などのマーカー、各種バーコード、社名ロゴなどのイメージデータの張り付け、何種類ものけい線、網掛けパターン、角丸めなどにも対応するものもあります。

日本企業の多くは帳票のデザインにこだわりがあります。機能と予算の許す限り対応しましょう。

導入体制の整備

システム構築と並行して、現場を巻き込むための導入体制を整備します。

■推進委員会の発足

現場に発言力のあるリーダーとメンバーを選任して、電子帳票推進委員会を発足させます。委員会の役割は現場への電子帳票の浸透です。情報システム部の担当者だけで現場に浸透させるのは無理があります。

帳票を電子化させることは、ワークフローに大きな影響を与えます。慣れ親しんできた企業文化を変えることにもなります。現場からの抵抗や反発を抑える必要があるので、委員会には現場に対して発言力のあるメンバーを揃えましょう。

■手順書の作成

新たなワークフローに合わせ、手順書を作成します。さほど複雑な手順書にはならないはずです。内容は、省力化できる、効率化できることを理解できるものにします。

ただし、PDFとは異なる専用の閲覧ツールが必要になる場合は、別のマニュアルを用意しておきます。また、場合によってはトレーニングも実施していきます。

さらに、禁止項目にも明確に触れておきます。ペーパーレスが大きな目的なので、「印刷しない」ということは徹底するようにします。帳票が電子的に配布されると、それをオフィスプリンタで印刷しようとする社員もいるので注意しましょう。

閲覧権限の設定

電子帳票は部門や種類ごとにフォルダで分類され、それぞれの各フォルダにアクセスして社員は帳票を閲覧します。そのため、フォルダごとあるいは帳票ごとの閲覧権限設定は、必須の事項です。これをせずに誰もがすべての権限を持っているままにしてしまうと、情報漏えいの危険性が一気に高まります。とりわけ、マイナンバーや個人情報の含まれる帳票は、一般社員に公開してはなりません。

また、閲覧は可能でも、ダウンロードやコピー、印刷については禁止が必要になる帳票もあります。それらを強制的に禁止するツールも用意されていますので、必要があれば導入します。また、併せてログ管理も必要となります。

従来、紙で配布されていた帳票は、手渡されてしまうとその後の追跡ができず、セキュリティの面で不安がありましたが、電子化することでセキュリティを強化することができます。これも電子帳票導入の大きなメリットです。

効果測定

運用が軌道に乗ったら効果測定を行うことをお勧めします。電子帳票システムは比較的効果測定が容易なソリューションです。不要になった大型印刷機の運用コスト、人件費、印刷用紙、インキク、人件費、仕分け・配布・郵送コスト、ファイリングの手間、保管コストなどの削減コストを洗い出します。

洗い出したものを導入効果として社内に公表するとともに、セキュリティが強化されたことやデータの二次利用ができるようになったことも効果として訴えます。そうすることで、電子帳票のよさを社内にしっかりと根付かせていけるのです。

このように電子帳票システムを適切に導入・運用して、コスト削減、業務効率化を実現していきましょう。