ステップ１.帳票の棚卸し
帳票電子化によって「ビル１棟分の帳票削減に成功した」といった話が話題になったことがあります。「数億円に及ぶコスト削減」「１年で莫大な投資を回収できる」と報道されることもあります。しかし、これほど大きな効果は、単純に帳票を電子化しただけでは得ることはできません。
大きな効果を得るには、まず帳票数の削減が必要です。帳票を電子化するに先立って帳票の棚卸しをして、不要な帳票を見極めましょう。
特に製造業など、ほとんど使わなくなったものを含む膨大な帳票を数百種類も用意してるケースが少なくありません。これらの帳票を棚卸しして、半分から数分の一にまで帳票の種類を削減できる例もあります。
このような取組みを実施することで、電子帳票システムの投資コストを早期回収することも可能になります。
ステップ２.帳票作成・編集
次に、帳票のレイアウト化を行いましょう。既存の帳票を再現できる機能をもつソリューションもあります。できるかぎり既存のフォーマットにしたほうが、現場の混乱が少なく浸透しやすいでしょう。
製品によっては、メモ書きや承認印などのスタンプ、マーカー、各種バーコード、社名ロゴのイメージデータの張り付けなどにも対応するものもあります。日本企業の多くは帳票のデザインにこだわりがあります。機能と予算の許す限り対応しましょう。
ステップ３.導入体制の整備
システム構築と並行して、現場を巻き込むための導入体制を整備します。
推進委員会の発足
現場に発言力のあるリーダーとメンバーを選任して、電子帳票推進委員会を発足させます。帳票を電子化させることは、ワークフローに大きな影響を与えます。慣れ親しんできた企業文化を変えることにもなります。現場からの協力を得るため、委員会には現場に対して発言力のあるメンバーを揃えましょう。
手順書の作成
新たなワークフローに合わせ、現場の人に向けた手順書を作成します。また、場合によってはトレーニングも実施しましょう。
帳票を電子化する目的やメリットを丁寧に伝える内容にすることが重要です。
ステップ４.閲覧権限の設定
電子帳票は部門や種類ごとのフォルダに分類可能です。フォルダごとあるいは帳票ごとに閲覧権限設定を行うようにしましょう。とりわけ、マイナンバーや個人情報の含まれる帳票は、一般社員に公開してはなりません。
また、閲覧は可能でも、ダウンロードやコピー、印刷については禁止が必要になる帳票もあります。それらを強制的に禁止するツールも用意されていますので、必要があれば導入します。
従来、紙で配布されていた帳票は、手渡されてしまうとその後の追跡ができず、セキュリティの面で不安がありましたが、電子化することでセキュリティを強化することができます。これも電子帳票システム導入の大きなメリットです。
ステップ５.効果測定
運用が軌道に乗ったら効果測定を行うことをおすすめします。電子帳票システムは比較的効果測定が容易なソリューションです。ペーパーレス化によって不要になった大型印刷機の運用コスト、人件費、印刷用紙、インク、仕分け・配布・郵送コスト、ファイリングの手間、保管コストなどの削減コストを洗い出します。
洗い出したものを導入効果として社内に公表するとともに、セキュリティが強化されたことやデータの二次利用ができるようになったことも共有しましょう。電子帳票のよさを社内にしっかりと根付かせていけます。
計画的な導入で電子帳票システムを活用しよう
電子帳票システムの導入を成功させ、活用するためには、事前の準備と導入後の効果測定が重要です。また、紙の請求書や契約書を郵送やFAX送信で行っていた取引先には、電子帳票システムのメリットについて説明し、電子取引への理解を得ることが重要です。適切に導入を行い、コスト削減や業務効率化を実現していきましょう。
