メールを利用する上での4つの課題
インターネット回線を経由して送受信されるメールは便利である反面、常に情報セキュリティ上のリスクにさらされています。
特に近年は不正アクセスなどの手口も高度化しているため、情報セキュリティ面のリスクは一層大きくなっているとも言えます。そのため、メールを業務利用する上では下記4つの課題を解決することに苦心するケースが多いのです。
- ●誤った相手にメール添付で業務データを送信してしまい、業務情報の流出が発生している
- ●メールや添付ファイルを暗号化した上で送信することを義務付けたが、手動で暗号化をしなければならず徹底できていない
- ●メールサーバに不正アクセスが発生した場合、メールや添付ファイルに含まれる情報を収奪される恐れがある
- ●移動中や客先でもメールを利用できるようにクラウドメールを導入しようと考えているが、セキュリティ面が懸念されるため導入に踏み切れない
こうしたメール利用における課題を解決するのが、メール暗号化システムです。なぜならメール暗号化システムは、メールのセキュリティ面を強化し上記4つの課題を解決することにつながるメリットを有しているからです。
メール暗号化システムの4つのメリット
ここからはメール暗号化システムが上に挙げた課題をどう解決するのか、具体的に解説していきます。
1. 添付ファイルの閲覧を制限できる
メール暗号化システムでは、テキストメッセージのみならず添付ファイルも暗号化できます。またシステムで暗号化されたファイルを復号する（元に戻す）にはパスワードを入力することが必要です。
つまり、万が一誤った宛先に業務情報の記載された添付ファイルを送信してしまった場合でも、相手先はファイルの中身を閲覧することはできないのです。
2. メールや添付ファイルを自動で暗号化できる
メール暗号化システムを利用すると、テキストメッセージや添付ファイルの暗号化処理や復号パスワードの発行が自動的に行うことができます。
そのためメール暗号化システムのユーザは通常のメール送信時と何ら変わらない方法で暗号化されたメールを送ることが可能です。これらの機能により社員に負担をかけることなく、メールのセキュリティレベル向上を期待できるのです。
3. 不正アクセスによる情報流出を防止できる
メール暗号化システム導入後、メールサーバには暗号化されたメールデータが蓄積されます。そのため、万が一メールサーバに対する不正アクセスが発生した場合であってもメールデータに含まれる機密情報の社外流出を防ぐことができます。
4. モバイル端末で送受信されるメールも暗号化できる
最近では、クラウドメールに対応しスマートフォンやタブレット向けのアプリとして提供されるメール暗号化システムも登場しています。
こうしたモバイル端末対応のメール暗号化システムでは、スマートフォンやタブレットで送受信されるメールも暗号化することが可能です。そのため、クラウドメールをより安全に利用することができるでしょう。
利便性を保ったまま課題を解決できるメール暗号化システム
今回ご紹介したようにメール暗号化システムは、メール暗号化処理やパスワードの発行を自動的に行うことで利便性を損なわず、メールの抱える情報セキュリティ上の課題を解決できるシステムです。ぜひこの機会に、社員への不要な負担を強いることなく情報セキュリティ課題を解決してはいかがでしょうか。
