海外宛メールに添付するファイルはZIP暗号化すべき？
日本ではメールにファイルを添付する際、ZIP暗号化するのが一般的です。しかし、海外ではどうなのでしょうか。
海外ではZIPファイル送信は主流でない
添付ファイルをZIP暗号化するのは日本独特の習慣です。むしろ、海外ではZIPファイルは不審に見られ、受信拒否されることも少なくありません。
日本では、プライバシーマーク取得時にZIP暗号化を指導されます。実際に多くの企業が採用しているため、その流れに合わせて導入している企業もあるでしょう。
ところが、ZIP暗号化のセキュリティ対策としての有効性には疑問が残ります。この方法は、圧縮したファイルと解凍用のパスワードを別々に送信するものです。しかし、ファイルを添付したメールが盗み見られるのなら、パスワードを記したメールもその可能性が高いでしょう。
このような理由から、海外ではZIPファイル送信はあまり用いられていません。
海外へファイル送信する際はWebダウンロードを活用
現在、世界中でWebダウンロードが活用されるようになってきています。Webダウンロードとは、権限のある者のみが入れる場所をWeb上に設け、そこでファイルを共有する仕組みです。ファイルをメールに添付するより安全性が高いのが特徴です。
一方、メール本体を暗号化するPGPやS/MIMEといった方法を採用している企業もあるでしょう。しかし、理解や操作が比較的難しいためか、主流にはなっていません。やはり、海外へファイルを送信する際は、Webダウンロードを利用したほうがよいでしょう。
Webダウンロードの仕組み
通常のメール送信でWebダウンロードを利用できるソフトも出ています。そこでは以下のような流れになります。
- １．ファイルを添付したメールを送信
- ２．メールサーバ上でメールとファイルが切り離される
- ３．ファイルのみサーバ上に保存される
- ４．WebダウンロードURLが記載されたメールが受信者に届く
- ５．メール受信者はファイル保存場所にアクセスし、ファイルをダウンロードする
Webダウンロードにおいてサーバ上に保存されたファイルは送信者の管理下にあるのが特徴です。ファイルの削除やロック、ダウンロード回数の確認などもできます。
Webダウンロードのメリット
Webダウンロードを用いる方法は、メールに添付したファイルを直接受信者まで送るよりも安全性が高いのがメリットです。
メール添付のまま受信者に届くファイルは、受信者が削除するまでメールボックスに残ることになります。そのため、メールボックスに第三者が侵入した際、ファイルを覗き見られる可能性が高くなるでしょう。
Webダウンロードであれば、ファイルはサーバ上に保存されています。それは送信者の管理下にあるため、いつでも削除可能です。
送信先やファイルの内容を間違っても、サーバにアクセスするURLの無効化などをすれば、ファイルをダウンロードされずに済むといったメリットもあります。
日本における添付ファイル暗号化の変化
日本における添付ファイル暗号化の習慣は、どのように変化しているのでしょうか。
ZIP暗号化をやめたい企業が多数
ZIP暗号化に際しメール送信されるパスワードを、通信回路上で盗むのはフリーソフトでも可能です。有料のソフトに至ってはメール分類機能まで備えており、簡単に添付ファイルやパスワードを探し出せます。
そのようなセキュリティー上の脆弱さに加えて、手間がかかるのもZIP暗号化の難点です。メール送信のたびにZIP暗号化作業をするのを面倒に感じている人も多いでしょう。
このようにZIP暗号化は安全性や利便性が低いため、日本でもやめたい企業が少なくありません。しかし、一度習慣として根付いたものを改めるのは難しいため、惰性で使っているケースが多いようです。
暗号化ツールを使う企業の増加
メールに添付したファイルを自動で暗号化するツールも出ています。これを使えば、メールを送信するたびに手動で暗号化を行う必要がありません。
また、ツールの中には送信保留や送信時承認機能など、誤送信による情報流出を防ぐ機能を備えたものもあります。このようなツールを活用することで、添付ファイル暗号化の際の利便性と安全性を同時に高められるでしょう。
一方、Webダウンロードの採用も増えており、また端末認証を導入している企業も少なくありません。端末認証とは、承認を受けた端末以外ではファイルを開けないようにすることです。
これにより、受信者が受け取ったファイルが他へ漏洩しても、第三者が開けないようにできます。パスワードロックの場合はファイルとパスワードが同時に流出してファイルを見られるリスクがありますが、端末認証なら問題ありません。
添付ファイル送信時にはWebダウンロードを活用しよう！
海外ではZIP暗号化は一般的ではなく、受信拒否されることも多いです。そのため、海外にファイルを送信する際はメール添付ではなく、Webダウンロードを活用しましょう。
Webダウンロードは、サーバ上にファイルを設置し、権限を持つユーザーのみがそれをダウンロードできる仕組みです。送信者が管理しやすく、安全性も高い方法です。
以上を踏まえ、適切な方法でファイルを送信しましょう。
