AI機能搭載のイベント管理システムを比較！AIの活用方法や運用のコツも紹介

ITトレンドがおすすめする製品・サービス

■AIを使う業務別

• AIでイベントのコンテンツ制作を支援する：Eventory

■開催形式別

• オンライン開催やハイブリッド開催：株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム、Eventory、eventos、PeatixBusiness、イベントレジスト
• 展示会などの対面開催：株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム、Eventory

イベント管理システムに搭載されるAI機能の種類

イベント管理システムのAIは、準備から開催後までの各段階で使われます。機能を大きく分けると、文章の生成、会話による対応、提案、分析の4種類があります。

案内文や告知文を作る文章生成

文章生成は、イベントの概要を入力すると、案内メールや告知ページの文面案を作る機能です。開催のたびに文面を一から作る手間を減らせる点が特徴です。

ただし、日時や会場、参加条件といった事実情報は人が確認する必要があります。複数のパターンの文面を出せるか、過去の文面を参考にできるかは、製品を比較するときの確認項目です。

参加者に答えるチャットボット

チャットボットは、会場の場所や持ち物、当日の流れなどの質問に自動で答える機能です。問い合わせ窓口の負担を減らす効果が期待できます。

回答の内容は、主催者が登録した情報をもとに作られる場合と、生成AIが自由に答える場合があります。誤った案内を防ぐには、回答できる範囲を限定できるかを確認しましょう。

参加者同士をつなぐマッチングと提案

マッチングは、参加者の関心や属性をもとに、会いたい相手やおすすめのセッションを提案する機能です。商談を目的とした展示会や交流会で使われます。

提案の精度は、登録された情報の量に左右されます。参加者が少ない小規模なイベントでは、提案の効果を実感しにくい場合もあります。申込時にどの項目を入力してもらうかを決めておくと、提案の質を高めやすくなります。

AI機能を比較するときのポイント

AI機能は名称が似ていても、できる範囲が製品ごとに異なります。イベント管理システムを比較する際に確認したい点を整理します。

対象業務の範囲と人が確認できる余地

まず、AIがどの業務に対応しているかを確認します。案内文の作成だけの製品もあれば、受付や分析まで広く対応する製品もあります。自社が負担に感じている業務に使えるかを基準にしましょう。使わない機能が多いと、費用に見合わない場合もあります。

あわせて、AIの出力を人が修正してから送れるかも重要です。確認なしで自動送信される設定では、誤りがそのまま参加者に届くおそれがあります。

参加者データの取り扱い

AI機能では、参加者の氏名や所属、アンケート回答などの情報を扱います。入力した情報がAIの学習に使われるか、保管場所や保管期間はどうなっているかを、提供会社に確認しましょう。

個人情報の扱いは、社内の規程にも関わります。情報システム部門や法務部門と事前に相談しておくと、導入後の見直しを避けられます。

日本語対応と運用の負担

日本語の文章生成や問い合わせ対応の品質は、製品によって差が出る場合があります。無料のデモや試用期間で、自社のイベントを想定した入力を試して確かめましょう。複数の担当者で結果を見比べると、評価のばらつきを抑えられます。

設定の手間も比較したい点です。初期設定をどこまで提供会社が支援するのか、AIの回答内容を修正する操作が分かりやすいかを確認してください。

集客から当日運営までのAIの活用方法

AIは、イベントの準備から当日までの複数の場面で活用できます。段階ごとの具体的な使い方を見ていきます。イベント管理システムによって対応する場面が異なるため、自社の運営の流れと照らして読んでください。

集客の案内文と配信の工夫

集客では、参加者の属性にあわせて案内文の言い回しを変える使い方があります。過去の参加者と似た関心を持つ人向けの文面を作れば、反応を見ながら改善できます。

配信の時間帯や頻度を提案する機能もあります。ただし、効果は開催内容や対象者によって異なるため、結果を記録して見直す運用が欠かせません。反応が良かった文面を残しておくと、次回の案内に使い回せます。

受付と当日の問い合わせ対応

当日は、受付の混雑や会場の場所に関する質問が集中します。チャットボットを参加者向けの画面に設置すると、スタッフが対応する問い合わせの数を減らせます。

よくある質問を事前に登録しておくと、回答の精度が安定します。開催のたびに内容を更新し、古い情報が残らないようにしましょう。日程や会場の変更があった場合は、すぐに反映できる運用が大切です。AIで答えにくい内容は、スタッフに引き継ぐ流れを決めておきましょう。

申込フォームとプログラムづくりの支援

申込フォームの項目案や、セッションの構成案をAIに作らせる使い方もあります。過去のイベントの情報を読み込ませると、参加者が選びやすいプログラムの並べ方を提案する製品もあります。

提案はあくまで下書きです。講演者の都合や会場の設備といった条件は、人が確認して調整する必要があります。フォーム項目が増えすぎると申込の離脱につながるため、必要な項目に絞りましょう。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でイベント管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

開催後の分析にAIを活用する方法

イベントの成果は、開催後のデータから読み取れます。AIによる分析が役立つ場面と、結果の見方を確認します。

アンケートの自由記述の要約

アンケートの自由記述は、件数が多いと読むだけで時間がかかります。AIで意見を分類して要約すると、参加者の満足点や改善点を短時間で把握できます。

要約の結果は、元の回答と照らして確認することが大切です。少数でも重要な意見が埋もれていないかを、担当者が見直しましょう。

参加行動の分析と次回への反映

セッションごとの参加状況や滞在時間を分析すると、関心の高かったテーマが見えてきます。次回のプログラムづくりや、参加者への個別のフォローに生かせます。

分析の結果は、営業部門などと共有してはじめて成果につながります。分析の画面が見やすいか、データを書き出せるかも確認しましょう。顧客管理システムなどとデータを連携できるかも、比較時に見ておきたい点です。

参加者へのフォローメールの作成

開催後は、お礼のメールや資料の送付など、参加者へのフォローが欠かせません。AIを使うと、参加したセッションや回答内容に応じた文面の案を、短時間で作成できます。

配信の対象を、参加の有無や関心の高さで絞り込む場合にも役立ちます。送信前には、個人情報の取り扱いに関する同意を得ているかを確認し、担当者が文面を見直しましょう。

イベント管理システムのAI機能を運用するコツ

AI機能は導入しただけでは成果につながりません。誤りを防ぎ、効果を高めるための運用のコツを紹介します。

人の確認を挟む手順づくり

AIが作った文面や回答は、公開や送信の前に担当者が確認する手順を決めます。誤字や事実の誤りだけでなく、表現が主催者の方針にあっているかも確認の対象です。

確認の担当者が1人だと、不在時に作業が止まります。複数人で確認できる体制を整え、チェックの観点を一覧にしておくと続けやすくなります。

効果の測定と見直しの習慣

AIを使った前後で、作業時間や申込率、問い合わせの件数がどう変わったかを記録します。数値で比べると、機能が役立っているかを判断しやすくなります。

開催のたびに振り返りの場を設け、うまくいかなかった点を設定やルールに反映しましょう。担当者が変わっても、記録が残っていれば運用を引き継げます。

利用ルールと権限の整理

AI機能を誰がどこまで使えるかを決めておくと、トラブルを防げます。文面の作成は全員に認め、送信や公開の権限は特定の担当者に限る、といった分け方が考えられます。

入力してはいけない情報の範囲も、文書にして共有しましょう。外部の委託スタッフが関わる場合は、利用の条件を契約書や運用の手引きに明記しておくと安心です。

AIと開催形式で見るイベント管理システム一覧

AIによるコンテンツ制作に対応する製品と、ハイブリッド開催に使える製品の特徴を比べられます。

AIとハイブリッド開催から選ぶイベント管理システム

AIを使ったコンテンツ制作に対応するEventoryを含め、ハイブリッド開催にも使える製品を紹介します。AIの活用範囲は製品ごとに異なるため、資料で確認しながら比べてください。

株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム

株式会社シャノン

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製品・サービスのPOINT

1. リアル・オンラインを組み合わせたハイブリッド形式の開催も対応
2. 多くの実績と様々なイベントで培ったノウハウでサポート
3. 豊富な機能で会期前から会期後までの業務を効率化

まとめ

イベント管理システムのAI機能は、文章生成、問い合わせ対応、マッチング、分析など、準備から開催後までの作業を支援します。比較するときは、対応する業務の範囲、人が確認できる余地、参加者データの取り扱いを確認しましょう。運用では、人の確認と効果の測定が欠かせません。まず資料請求して、AI機能を比較してみてください。