イベント管理システムは内製できる？申込から受付まで自作の範囲を整理

ITトレンドがおすすめする製品・サービス

■内製との組み合わせ方別

• 申込から分析までを製品でまとめて任せる：株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム、Eventory
• 自社の仕組みや既存システムと連携して使う：Eventory、イベントレジスト
• 当日の受付だけを製品で補う：Event Bundle、Q-PASS、Doorkeeper

■自社で作る負担が大きい機能別

• QRコードを使った受付機能：Event Bundle、Q-PASS、イベントレジスト、Doorkeeper
• 参加費のオンライン決済機能：イベントペイ、UruPla-Reg、Event Bundle、Q-PASS、Doorkeeper
• 大量のメールを配信する機能：イベントクリエイト、Doorkeeper

イベント管理システムを内製する場合の機能範囲

イベント管理システムといっても、含まれる機能は複数あります。内製を考える際は、どの機能が必要かを先に洗い出すことが出発点です。

イベント運営の流れから見る必要な機能

イベントの運営は、企画、集客、申込、参加者への連絡、当日の受付、開催後のフォローという流れで進みます。それぞれの段階で、申込フォーム、名簿、メール配信、受付、アンケートといった機能が必要です。

開催の形式によっても必要な機能は変わります。オンライン開催なら配信ツールとの連携、対面なら受付の仕組みが欠かせません。まず必須の機能を絞り込みましょう。あわせて、あると便利な機能は後回しにする判断も大切です。

表計算ソフトやフォーム作成ツールで済む範囲

参加者が数十人規模のセミナーなら、無料のフォーム作成ツールと表計算ソフトで運営できる場合があります。申込の受付と名簿の作成、案内メールの送信程度なら、新たに開発する必要はありません。

ただし、参加者が増えると、手作業による確認の漏れや二重の対応が生じやすくなります。内製の前に、既存のツールでどこまで対応できるかを確かめましょう。有料プランの機能で足りるかを調べるだけでも、開発の要否を判断できます。

内製に向く条件と向かない条件

独自の申込条件があり、既存の製品では対応できない場合は、内製を検討する理由の一つです。開発や保守を担える技術者が社内にいることも、前提の条件です。

一方で、開催の頻度が低く、担当者が頻繁に交代する場合は、内製の仕組みを維持することが負担になりがちです。維持にかかる人手まで含めて判断しましょう。開催の予定が数年先まで見えているかも、目安の一つといえます。

イベント管理システムで自作しやすい機能と手間のかかる機能

機能によって、作る難しさと維持の負担は大きく異なります。内製に向く機能と、製品の利用を検討したい機能を分けて考えましょう。

申込フォームと参加者名簿

申込フォームと名簿は、比較的内製しやすい機能です。多くの開催で必要となるため、最初に着手する対象にもなります。入力項目を決めてデータベースに保存する仕組みで、基本的な開発の知識があれば作れる場合があります。

ただし、重複した申込の整理や、定員の管理、キャンセル待ちへの対応を作り込むと、手間が増えます。入力ミスやスパムの申込を防ぐ仕組みも考慮が必要です。迷惑な自動申込の対策として、入力確認の仕組みを入れる場合もあります。

QRコード受付とチェックイン

QRコードによる受付は、参加者ごとのコードの発行、読み取り、来場の記録を一連で作る必要があります。読み取りの速度や、スマートフォンの機種の違いによる動作の差を確かめる作業も生じます。

当日に不具合が出ると、受付が滞って参加者に迷惑がかかります。事前のリハーサルと、紙の名簿による代替手順を準備しておきましょう。受付の担当者にも、操作の手順を事前に伝えておく必要があります。

決済とメール配信の仕組み

参加費の決済は、決済事業者のサービスとの連携が必要で、カード情報の取り扱いにも厳しい基準があります。自社で処理を抱えず、外部の決済サービスを組み込む方法があります。

大量のメール配信も、届きやすさの設定が必要です。送信元の認証や、配信停止の処理を適切に行わないと、迷惑メールとして扱われる場合があります。届かなかった宛先を確認する仕組みも、あわせて作る必要があります。

内製で負う個人情報とセキュリティの責任

内製したイベント管理システムでは、個人情報の管理責任を自社で負います。製品を使う場合との違いを理解しておきましょう。

個人情報の保管と漏えいへの備え

参加者の氏名や連絡先を預かる以上、アクセス権限の設定、通信の暗号化、保管するデータの管理が求められます。設定の不備があると、情報が外部から見られてしまう事故につながるおそれがあります。

セキュリティの専門知識がない場合は、情報システム部門や専門事業者に確認を依頼しましょう。公開前に脆弱性の診断を受ける方法もあります。診断の費用や所要の期間も、開発の計画に含めておきましょう。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でイベント管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

同意の取得と削除への対応

個人情報を集める際には、利用目的を示し、必要に応じて同意を得る仕組みが必要です。開催後の案内を送る場合は、配信に同意した人だけに送る管理も求められます。

本人から削除の依頼があったときに、データベースから削除できるかも確認しておきます。個人情報の取り扱いについては、法務部門にも確認しましょう。プライバシーポリシーの記載内容も、実際の運用にあわせて見直しが必要です。

イベント開催直前の障害に備える保守体制

イベントは日程が決まっているため、障害が起きても簡単には開催を延期できません。内製では、障害への対応も自社で担う必要があります。

申込集中時の負荷への対応

告知の直後や締め切り前には、アクセスが一時的に集中します。サーバーの処理能力が足りないと、申込画面が表示されない、申込が完了しないといった不具合が生じる場合があります。

クラウドのサーバーを使い、アクセスの増減に応じて処理能力を調整する方法もあります。事前に負荷をかけた試験を行い、どの程度まで耐えられるかを確認しましょう。試験は本番と同じ環境で行うと、結果を判断しやすくなります。

障害の検知と復旧の手順

障害が起きたときに、誰がどのように気づくかを決めておく必要があります。監視の仕組みがないと、参加者からの連絡で初めて気づく事態になりかねません。通知を受け取る担当者も、複数人にしておくと安心です。

復旧の手順を文書にし、バックアップからデータを戻す訓練も行っておきましょう。開催期間中は、対応できる担当者が連絡のつく状態を保つことも大切です。

担当者が異動しても続く引き継ぎの設計

内製のシステムは、作った担当者に知識が偏りがちです。異動や退職があっても使い続けられるように、引き継ぎの仕組みを整えます。

仕様書と運用手順書の整備

システムの構成、データの項目、設定の方法を文書に残しておくと、後任の担当者が内容を理解しやすくなります。開発の際に作る仕様書は、変更のたびに更新することが大切です。

運用の手順書には、開催ごとの作業の流れと、トラブル時の連絡先を記載します。画面の写真を入れると、初めての担当者にも分かりやすくなります。作成後は、実際に別の人が手順どおりに操作できるかを試してみましょう。

特定の担当者に頼らない体制づくり

開発や運用を1人に任せると、その人が不在の際に対応できなくなります。複数人で作業を分担し、定期的に情報を共有する体制が望ましいです。

使っているプログラムの更新や、ライブラリの保守も継続して必要です。更新を怠ると、セキュリティ上の問題が残るおそれがあります。

内製とパッケージ製品の併用という選択

全面的に内製するか、全面的に製品に任せるかの二択ではありません。機能ごとに、自社で作る部分と製品を使う部分を分ける方法があります。

機能ごとの切り分けの考え方

自社の独自性が出る部分は内製し、一般的な機能は製品に任せる考え方があります。例えば、申込の条件確認は自社で作り、受付と決済は製品の機能を使う、といった分け方です。独自の要件が少ない機能ほど、製品への切り替えを検討しやすくなります。

切り分けた機能同士をつなぐ連携の作業が必要になる点には注意しましょう。製品がAPIを提供しているかどうかも、確認したい項目です。

内製のコストと製品利用の比較の方法

内製の費用には、開発の人件費だけでなく、保守や障害対応、セキュリティ対策の費用も含まれます。数年間の総額で、製品の利用料と比べると判断しやすくなります。

担当者の稼働時間も、費用として換算しましょう。複数の製品から見積もりを取り、機能や費用の内訳を比べて判断するとよいでしょう。

内製の補完に使えるイベント管理システムの特徴一覧

受付・決済・メール配信など、自作で負担が大きい機能を製品で補う場合に比べやすいよう、9製品を一覧にしました。

内製でつまずく機能を補うイベント管理システム

内製でつまずきやすい受付、決済、メール配信などの機能を、製品で補う観点から紹介します。

株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム

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製品・サービスのPOINT

1. リアル・オンラインを組み合わせたハイブリッド形式の開催も対応
2. 多くの実績と様々なイベントで培ったノウハウでサポート
3. 豊富な機能で会期前から会期後までの業務を効率化

まとめ

イベント管理システムの内製は、申込フォームと名簿など範囲を絞れば現実的ですが、受付や決済、個人情報の管理まで含めると負担が大きくなります。保守体制と引き継ぎの設計も欠かせません。機能ごとに内製と製品を使い分ける方法もあるため、まず資料請求して製品の機能を比較してみてください。