ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■データの管理機能別
- 申込時にプライバシーポリシーへの同意を取得できる：Event Bundle
- アンケートや参加行動をまとめて蓄積できる：株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム、Eventory、Event Cloud Mix、Event Bundle、Q-PASS、Airmesse
- ■データの連携先別
参加者データベースに蓄積される情報
イベント管理システムには、申込から開催後までに発生するさまざまな情報が蓄積されます。どのような情報があり、何に使えるのかを整理します。
申込時に集める基本情報
申込時に集める基本情報には、氏名、会社名、部署、役職、メールアドレス、電話番号などがあります。これらは、案内の連絡や名簿の作成、受付の確認に使います。
項目を増やしすぎると、申込の途中で入力をやめる人が増える場合があります。分析や営業のフォローで使う項目だけを残し、必須と任意を分けて設計しましょう。
参加の履歴と当日の行動記録
受付の記録からは、実際に来場したかどうかが分かります。申込だけで来なかった人と、参加した人を区別して管理すると、開催後のフォローの内容を変えられます。
セッションごとの出席や、展示ブースの訪問といった行動の記録を残せる製品もあります。どこまで記録できるかは、イベントの形式や使う機器にも左右されます。
アンケートの回答と属性の紐づけ
アンケートの回答を、参加者の情報と結びつけて蓄積すると、関心のあるテーマごとに参加者を分けられます。満足度の高かった人に次回の案内を優先して送る、といった使い方もできます。
匿名で回答を集める設計にした場合は、個人との紐づけはできません。分析の目的にあわせて、記名式と匿名式のどちらにするかを決めておきましょう。
重複や表記ゆれを防ぐ名寄せ
名寄せとは、同じ人物や同じ会社の情報が複数に分かれて登録されている状態を、一つにまとめる作業です。名寄せができていないと、集計や連絡の精度が下がります。
同じ人物の重複登録が生じる原因
同じ人が、別のメールアドレスで申し込んだり、複数のイベントでそれぞれ登録したりすると、重複したデータが生まれます。受付で現地登録をした場合にも、事前の申込と二重になるケースがあります。
重複が残ると、同じ人に案内が何通も届いたり、参加者数が実際より多く集計されたりします。重複の発生を防ぐ仕組みがあるかを、製品の比較時に確認しましょう。
会社名や部署名の表記ゆれの整理
「株式会社」の有無や、全角と半角の違いで、同じ会社が別のデータとして扱われる場合があります。会社単位で参加状況を見たいときに、集計が正しく行えなくなります。
入力の際に候補から選ばせる、登録後にルールで表記をそろえるといった方法があります。自動での統合が可能か、手作業で確認して統合する画面があるかも確認が必要です。
統合の判断基準と誤統合への備え
名寄せでは、メールアドレスや氏名、会社名の一致をもとに、同一人物かを判断します。条件を広げすぎると、別人のデータを誤って一つにまとめてしまうおそれがあります。
統合した記録を残し、必要なときに元に戻せるかを確認しましょう。判断に迷う事例は、担当者が目視で確認するルールを決めておくと、誤りを減らせます。
同意情報と個人情報を管理するデータベースの設計
参加者のデータには個人情報が含まれます。イベント管理システムのデータベースでは、同意の記録や取り扱いの履歴を適切に残すことが重要です。
メール配信の同意と拒否の記録
イベントの申込時に、今後の案内メールの配信に同意したかどうかを記録しておきます。同意の有無、取得した日時、取得した方法を残しておくと、配信の可否を判断できます。
配信を停止したいという連絡を受けたときに、すぐにデータへ反映できる仕組みも必要です。複数のイベントのデータで、同じ人の配信設定がそろっているかも確認しましょう。
データの閲覧権限と持ち出しの制限
名簿を見られる担当者を、役割ごとに絞ると、情報の漏えいを防ぎやすくなります。例えば、受付のスタッフには当日の参加者の名前だけを見せ、連絡先は非表示にする設定があります。
データの書き出しを許可する担当者も、限定しておきましょう。書き出した記録が残る製品なら、あとから経緯を確認できます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でイベント管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
イベント管理システムで過去の履歴を横断して使う
データベースの強みは、複数のイベントのデータを重ねて見られる点です。蓄積したデータを企画や営業に生かす方法を紹介します。
リピート参加者の傾向の把握
複数回参加している人を抽出すると、継続して関心を持ってくれている層が分かります。どのテーマや形式のイベントでリピートが多いのかを比べると、企画の方向性を考える材料となります。
集計の単位を人にするか、会社にするかで、見える結果は異なります。名寄せが整っているほど、正確な傾向をつかみやすくなります。
来場しなかった申込者へのフォロー
申込をしたのに来場しなかった人には、当日の資料や録画を送るといったフォローが考えられます。申込と来場の記録が別々に残っていれば、対象者を絞り込みやすくなります。
理由の分からない欠席に、一律で同じ連絡を送ると、受け取る側に不要な印象を与える場合があります。申込時の関心項目を参考に、内容を調整しましょう。
開催ごとの成果の比較と共有
申込数、来場率、アンケートの満足度を、開催ごとに並べて比べると、改善すべき点が見えてきます。集計の方法をそろえておかないと、単純な比較ができなくなります。
集計した結果は、営業や広報など、イベントに関わる部署と共有しましょう。見やすい形式で書き出せるか、定期的なレポートを自動で作れるかを確認しておきます。
イベント管理システムのデータを他システムとつなぐ
イベントで集めたデータは、顧客管理や営業の仕組みとつなぐことで、成果につながりやすくなります。連携の方法と注意点を確認しましょう。
顧客管理システムとの連携
参加者の情報を顧客管理システムに送ると、営業担当者が過去のイベント参加の履歴を見ながら連絡できます。連携の頻度が、リアルタイムなのか、1日ごとなのかは、製品によって異なります。
連携する項目の範囲も確認が必要です。同意の情報までは連携されない場合、顧客管理側で配信の可否を判断できなくなるおそれがあります。
マーケティングオートメーションとの連携
マーケティングオートメーションと連携すると、参加の有無や関心のテーマに応じた自動のメール配信を行えます。イベントの参加を、見込み客の評価に反映する使い方もあります。
連携の設定には、システムの知識が必要な場合があります。提供会社の設定支援の範囲や、自社の担当者で対応できるかも、事前に確認しておきましょう。
連携のエラーに気づく仕組み
システム間のデータのやり取りは、認証の期限切れや項目の変更などで、一部が反映されない場合があります。エラーが起きたときに通知が届くか、失敗した記録を確認できるかを調べておきましょう。
反映されなかったデータを再送する手順も、確認しておきたい点です。連携が止まっていることに気づかないまま運用を続けると、営業のフォローが遅れるおそれがあります。
データの保管期間と削除の考え方
データは長く残せば有用な反面、個人情報の管理の負担も増えます。保管の期間と削除のルールを事前に決めておくことが大切です。
保管期間の設定と運用ルール
イベント終了後に参加者データを保管する期間は、利用目的や社内の規程にもとづいて決めます。目的が済んだデータを、そのまま残し続けることは望ましくありません。
期間が過ぎたデータを自動で削除または非表示にできる製品もあります。手動で削除する場合は、担当者と実施の時期を決めておきましょう。
データの書き出しと提供会社の変更への備え
将来、別の製品へ移ることも想定して、データを書き出せる形式を確認しておきます。CSVなどで全項目を書き出せるか、履歴やアンケートも含まれるかは製品ごとに異なります。
契約を終えたあと、提供会社のサーバーにデータが残るのかも重要な点です。削除を依頼したときの手順と、完了の確認方法を聞いておくと安心です。
参加者データを扱うイベント管理システムの特徴一覧
参加者の情報や行動履歴を蓄積し、他のシステムへ連携できる8製品を並べて確認できます。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| 株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム | 属性情報と行動履歴から、リアルとオンラインのデータを一元管理 |
| Eventory | 参加者の行動データを可視化。GDPR対応・ISO27001取得の環境で管理 |
| イベントクリエイト | 申込内容を自動で蓄積。多くのデータをCSVで取り込み・書き出し可能 |
| Event Cloud Mix | 行動履歴を含む参加者・出展社の情報を一元管理。アクセス制御つき |
| Event Bundle | 申込者管理とQRコードでの参加者トラッキング。同意書の取得にも対応 |
| Q-PASS | 来場者情報をリアルタイムで集計し、CSVで出力できる |
| Airmesse | 来場者管理に加えて行動ログを収集。オンライン展示会向け |
| Doorkeeper | 参加者データを一元管理。QRコード受付やメール配信も |
参加者データを蓄積できるイベント管理システムの紹介
申込情報の蓄積、行動履歴の取得、他システムへの書き出しといった、データベースとしての使いやすさに着目して紹介します。
株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム
- リアル・オンラインを組み合わせたハイブリッド形式の開催も対応
- 多くの実績と様々なイベントで培ったノウハウでサポート
- 豊富な機能で会期前から会期後までの業務を効率化
「株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム」は、リアルとオンラインのイベントで取得したデータを同じプラットフォームで管理できます。参加者の属性情報と行動履歴から細かなデータを作成・抽出でき、オンラインのセッションや展示会の結果もマーケティングデータとして活用できます。出展者から提出される書類も一元管理できるため、開催ごとに分かれがちな情報をまとめて蓄積したい場合の候補です。
Eventory （株式会社Collective Path）
- 発券手数料0円で収益最大化
- 参加者の行動データを可視化し商談へ繋げる
- サポート満足度96.6%で初心者も安心
イベントクリエイト （ソーシャルワイヤー株式会社）
- 簡単操作のため学習コストがかからない
- 自社サイトにマッチする告知用ページを作成可能
- 来場受付時には担当者に自動で通知メールを送信
Event Cloud Mix （株式会社ティーケーピー）
- 3,000件以上のノウハウを駆使した誰でも使えるシステム！
- イベント担当者の確認作業負担を大幅軽減し生産性向上！
- 厳選された100以上の機能でイベントを成功に導く！
Event Bundle （株式会社VividWorks）
- 受付の省力化・無人化を実現する独自の受付用スマホアプリ
- システムに精通したスタッフの派遣を受けられる独自サービスも
- システムによるイベント運用だけでなく充実の企画運営支援が可能
Q-PASS （株式会社コプロシステム）
- 最短3日でWEB申込フォームが完成！即時に紙からの脱却を実現！
- 効果的なオンラインセミナーで営業活動を効率化！
- 人的支援も行いイベントをトータルサポート！
Airmesse （セキュアロジック株式会社）
- 3D、実写、混在など希望スタイルで展示空間を制作。
- テンプレートブースで短納期のオンライン展示会を作成。
- 来場者管理、行動ログ、Web会議連携を提供。
Doorkeeper （Doorkeeper株式会社）
- QRコード受付や事前決済など、イベント運営を効率化。
- 自動イベント通知とメールマーケティングで集客をサポート。
- 月額・年会費のサブスク機能で資金調達が可能。
まとめ
イベント管理システムのデータベースは、申込や来場、アンケートの情報を蓄積し、次のイベントやフォローに生かす基盤です。名寄せ、同意情報の管理、他システムとの連携、保管期間のルールを事前に決めておくと、データを安全に活用できます。まずは資料請求して、データの管理機能を製品ごとに比べてみてください。
