イベント管理システムの運用を続けるには？開催ごとの作業と担当の決め方

ITトレンドがおすすめする製品・サービス

■運用の支援体制別

• 事務局業務や企画・運営を支援してもらえる：株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム、EXPOLINE、イベントレジスト
• 当日の参加者対応を任せられる窓口がある：イベントペイ
• 当日の人員派遣や受付代行を受けられる：Event Bundle、Q-PASS

■運用を効率化する機能別

• 過去のイベントをコピーして新しい開催を作れる：イベントクリエイト、イベントレジスト
• イベントの担当者ごとに権限を設定できる：Q-PASS、イベントレジスト

開催前から開催後までの運用の流れ

イベント管理システムの運用は、開催の時期ごとに作業の内容が変わります。時期ごとの作業を事前に整理しておくと、抜けや重複を防げます。

準備期に行う設定と確認

準備期には、イベントの登録、申込フォームの作成、案内メールの設定、受付方法の決定を行います。開催の日時、会場、定員、参加条件といった基本情報を、最初に確定しておくことが大切です。

設定が終わったら、テスト用のデータで申込から確認メールの受信までを試します。担当者以外の人にも確認してもらうと、見落としに気づきやすくなります。

当日に行う受付と状況の確認

当日は、受付を始める前に端末が動くか、通信が安定しているかを確認します。参加者の名簿が最新の状態か、欠席や追加の申込が反映されているかも、直前に見ておきましょう。

受付中は、来場の状況を確認しながら、混雑に応じてスタッフの配置を調整します。受付の対応で気づいた課題は、その場で記録しておくと、開催後の振り返りに役立ちます。

開催後に行うデータの整理と連絡

開催後は、来場者と欠席者の記録を確定し、お礼のメールやアンケートを配信します。参加者の情報を更新して、次回の案内に使える状態に整えます。

作業の漏れを防ぐため、開催後のチェックリストを用意しておくと便利です。いつまでに何を行うかを決めておくと、後回しにされにくくなります。

イベント管理システムの担当者と権限の分け方

運用に関わる人が増えるほど、誰が何をできるかの整理が重要です。権限の分け方で、運用の安全性と作業のしやすさが変わります。

主催者と受付スタッフの役割分担

主催者は設定やデータの管理を行い、受付スタッフは名簿を確認して来場を記録するだけにする、といった分担が考えられます。担当を分けると、設定の誤った変更を防ぎやすくなります。

役割ごとの作業範囲は、文書にして共有しましょう。担当が欠席した際に代わりを務める人も、あらかじめ決めておくと安心です。作業の分担表を作っておくと、全員が自分の役割を確認できます。

委託先や外部スタッフへの権限付与

受付の運営を外部の事業者に委託する場合は、閲覧できる情報の範囲を限定します。連絡先などの個人情報は、必要な担当者にだけ見せる設定にしましょう。

イベントの終了後は、外部スタッフの権限をすみやかに削除します。権限の付与と削除の日付を記録しておくと、あとから確認できます。

操作履歴と変更の記録の活用

誰がいつ設定を変更したかを確認できる履歴があると、誤った変更の原因を調べやすくなります。名簿の書き出しの記録が残る製品なら、情報の持ち出しも把握できます。

履歴は、トラブルが起きたときだけでなく、定期的に見直すと効果的です。想定していない操作がないかを、月に一度など決めて確認しましょう。

申込フォームとテンプレートの管理

開催のたびにフォームや案内文を一から作ると、作業の負担が大きくなり、品質にもばらつきが出ます。テンプレートの管理が運用の効率を左右します。

過去のイベントを再利用する仕組み

過去のイベントの設定をコピーして新しい開催を作れれば、フォームの項目や案内メールの文面を一から作る必要がありません。コピーできる範囲が、フォームだけか、メールや受付設定まで含むかは製品で異なります。

コピーしたあとは、日時や会場などの変更が漏れていないかを確認します。確認の項目を一覧にしておくと、担当者が替わっても同じ水準で点検できます。古い情報が残ったまま公開すると、参加者に誤った案内を送ってしまうおそれがあります。

フォームの項目とメール文面の見直し

開催を重ねるうちに、不要になった入力項目が残ることがあります。申込の離脱が多い項目や、実際に使っていない項目を、定期的に見直して整理しましょう。

案内メールの文面も、参加者からの問い合わせが多い点を反映して改善します。変更の履歴を残しておくと、効果の比較や引き継ぎに役立ちます。

メールの配信設定と配信履歴の管理

案内メールやリマインドメールは、配信の日時と対象者を設定して送ります。開催の何日前に送るか、申込済みの人だけに送るかといったルールを決め、テンプレートに組み込んでおくと、設定の漏れを防げます。

配信したあとは、送信の履歴とエラーの有無を確認します。宛先の誤りで届かなかったメールが残っていると、参加者への連絡が行き届かない場合があります。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でイベント管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

イベント管理システムの当日トラブルへの対応手順

当日のトラブルは、開催そのものに影響します。起こりうる事態と対応の手順を、事前に決めておくことが大切です。

受付が混み合ったときの対応

開始の直前に来場者が集中すると、受付に行列ができます。受付の窓口を増やす、事前に参加者へ受付用のQRコードを送っておくなどの対策が有効です。

名簿に見つからない来場者への対応も、手順を決めておきましょう。申込の確認メールの提示を求める、現地で新規に登録するなどの方法があります。

システムや通信の不具合への備え

システムが表示されない、読み取りが反応しないといった不具合が起きる場合があります。紙の名簿、予備の端末、別の通信回線を準備しておくと、受付を止めずに済みます。

不具合の連絡先として、提供会社のサポート窓口の時間帯を確認しておきます。連絡する際に伝える情報も、あらかじめ整理しておくと対応が早まります。

トラブルの記録と再発防止

当日に起きた事象は、発生した時刻、内容、対応した内容を記録しておきます。記録がないと、同じトラブルが次の開催でも繰り返される場合があります。

開催後の振り返りで、原因を複数の観点から整理しましょう。設定の不備、通信環境、スタッフの手順の理解など、一つの要因に決めつけないことが大切です。

開催後のデータ整理と振り返りの進め方

開催後の作業を後回しにすると、データが古くなり、次の企画に生かしにくくなります。整理と振り返りを運用に組み込みましょう。

参加者データの更新と整理

当日に追加された参加者や、変更のあった連絡先を名簿に反映します。重複した登録や表記の違いも、この機会に整理しておくと、次回の案内が正確に届きます。

不要になったデータの削除も、運用の一環です。削除の作業は、担当者の判断だけで行わず、手順を決めて実施します。保管期間のルールを決め、期間が過ぎたデータを定期的に確認して削除しましょう。

数値による振り返りと次回への反映

申込数、来場率、アンケートの満足度などを開催ごとに記録します。同じ指標で比べられるよう、集計の方法を毎回そろえておくことが重要です。

振り返りの結果は、運用の手順や設定の改善に反映します。担当者が交代しても、記録が残っていれば同じ水準で運用を続けられます。

運用の負担を減らす体制づくり

担当者の頑張りだけに頼る運用は、長続きしません。ルールと支援体制を整え、誰が担当しても同じように運用できる状態を目指しましょう。

運用マニュアルと引き継ぎの整備

運用マニュアルには、開催ごとの作業手順、設定の方法、トラブル時の対応を記載します。画面の写真や具体的な入力例を加えると、初めての担当者でも理解しやすくなります。

担当者が交代するときには、実際の画面を見ながら引き継ぐ時間を設けましょう。複数人で運用を担当し、情報を共有しておくことも有効です。

提供会社の支援の活用

提供会社の支援は、マニュアルの閲覧、問い合わせ窓口、設定の案内、運用の相談など、内容がさまざまです。自社の運用の負担が大きい部分を、どの支援で補えるかを確認しましょう。

担当者向けの研修や、定期的な活用の相談会を開いている提供会社もあります。サポートの範囲と対応の時間帯を、契約前に聞いておくと安心です。

運用を支える機能・体制別の製品一覧

運用の支援体制や、開催ごとの作業を軽くする機能に着目して、8製品をまとめました。

運営体制を支えるイベント管理システムの紹介

担当者が替わっても回しやすいよう、サポートの範囲と運用を軽くする機能の両面から紹介します。

株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム

株式会社シャノン

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製品・サービスのPOINT

1. リアル・オンラインを組み合わせたハイブリッド形式の開催も対応
2. 多くの実績と様々なイベントで培ったノウハウでサポート
3. 豊富な機能で会期前から会期後までの業務を効率化

まとめ

イベント管理システムの運用を続けるには、開催前から開催後までの作業の流れ、担当者と権限の分け方、フォームのテンプレート管理、当日のトラブル対応を決めておくことが大切です。運用マニュアルや提供会社の支援も活用し、担当者が代わっても続けられる体制を整えましょう。まず資料請求して、運用の支援体制を比較してみてください。