イベント管理システムの乗り換えはいつ？開催日程から逆算する進め方

ITトレンドがおすすめする製品・サービス

■イベントの形式別

• 会場開催のセミナー・展示会：株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム、イベントレジスト、イベントクリエイト、Q-PASS
• オンライン・ハイブリッド開催：株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム、eventos、Eventory、イベントレジスト、Q-PASS
• 有料イベント・チケット販売：Eventory、EventRegistforHubSpot、イベントレジスト、UruPla-Reg、イベントペイ

■連携先別

• CRM・MAツールとのデータ連携：Eventory

■当日の受付方法別

• QRコードによる受付：株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム、イベントレジスト

イベント管理システムの乗り換えは開催日程で決める

イベント管理システムは、申込受付から当日の受付、開催後のフォローまでが1つの流れでつながっています。そのため、乗り換えの時期はシステムの契約更新日だけでなく、今後のイベントの開催日程と申込受付の期間を並べて決めることが大切です。

受付中のイベントは旧システムで完結させる

申込を受け付けているイベントは、開催後のアンケートやお礼メールの送信まで旧システムで終えるのが基本です。途中で新システムに移すと、申込者に届く案内メールの差出人や、受付用のQRコードが変わり、参加者が戸惑うおそれがあります。

開催後の参加実績やアンケート結果は、イベントが終わった時点でまとめて出力し、移行の対象に加えます。旧システムの契約終了日がイベントの開催直後に重なる場合は、データを出力するための期間を残せるかも確認しましょう。

切り替えに向く時期を見極める

新システムへの切り替えは、イベントの開催が少ない時期を選ぶと、準備と確認に時間を割きやすくなります。年間の開催予定を一覧にし、大型の展示会やカンファレンスの申込開始と、切り替えの作業が重ならないようにします。

新旧のシステムを並行して使う期間を設けると、旧システムで受付中のイベントを進めながら、新システムで次のイベントの準備を始められます。並行期間は両方の利用料がかかるため、契約期間と費用もあわせて検討しましょう。

参加者データを移すときの個人情報の扱い

イベント管理システムには、参加者の氏名や会社名、連絡先などの個人情報が蓄積されています。乗り換えで参加者データを移すときは、移す範囲を必要なものに絞り、利用目的や旧システムに残るデータの扱いまで確認することが大切です。

移行する参加者情報の範囲

参加者データは、すべてを移すのではなく、今後の案内や分析に使う範囲に絞ると、作業量と管理の負担を抑えられます。例えば、過去数年分の参加履歴と、案内メールの配信を希望している人の連絡先に限定する方法があります。

申込フォームの項目は、イベントごとに異なる場合が多いため、新システムの項目と対応づける表を作ります。同じ人が複数回申し込んでいる場合は、メールアドレスなどで重複を整理してから取り込むと、案内の重複送信を防ぎやすくなります。

利用目的と配信同意の確認

参加者の個人情報は、申込時に示した利用目的の範囲で扱う必要があります。乗り換えでデータの保管先が変わっても、申込フォームやプライバシーポリシーで案内した目的を超えて使わないことが前提です。

メールマガジンや次回イベントの案内を送る場合は、申込時に配信の同意を得ているか、配信停止を申し出た人の情報を新システムに引き継げるかを確認します。判断に迷う点は、社内の法務部門や個人情報の管理担当者に相談しましょう。

旧システムに残るデータの削除

移行が終わった後も、旧システムには参加者の個人情報が残っています。解約後にデータがいつ、どのように削除されるかは提供会社によって異なるため、利用規約や契約書で確認し、必要に応じて削除の手続きを依頼します。

あわせて、移行のために出力したCSVファイルが、担当者のパソコンや共有フォルダに残っていないかも確認します。作業用のファイルは保管場所と削除の期限を決めておき、作業後に削除したことを記録しておくと安心です。

イベント管理システムで作り直す申込フォームと受付

イベント管理システムを乗り換えると、申込フォームや自動送信メール、当日の受付方法を新システムで作り直す必要があります。参加者が直接触れる部分のため、旧システムと同じ流れを再現できるかを1つずつ確認します。

申込フォームと自動送信メールの再設計

申込フォームの入力項目、申込完了メール、開催前のリマインドメール、オンライン開催の視聴URLの案内など、参加者に届く情報を一覧にして新システムで設定します。文面は旧システムのものを流用できますが、差し込み項目の書き方はシステムによって異なります。

設定後は、社内の担当者がテスト用のアドレスで実際に申し込み、メールの届き方や表示の崩れを確認します。迷惑メールフォルダに振り分けられていないか、複数のメールサービスで受信を試すと、案内の届かない参加者を減らせます。

QRコード受付と当日の機材

会場開催のイベントでは、当日の受付方法も見直しの対象です。QRコードを読み取って受付をする場合、新システムで使える読み取りアプリや機材、名札の印刷方法が旧システムと異なることがあります。

受付のスタッフが新しい手順に慣れていないと、開場直後に受付で列ができる場合があります。受付端末の台数や通信環境をあわせて準備し、通信が不安定な場合に参加者名簿で受付する代替手順も決めておきましょう。

有料イベントの決済方法

参加費を集める有料イベントでは、新システムで使える決済方法を確認します。クレジットカードや請求書払いなど、対応する方法はシステムや決済代行会社との契約によって異なり、決済手数料の負担も変わる場合があります。

旧システムで決済したイベントの返金や領収書の再発行は、旧システム側で対応するのが基本です。開催後の返金対応が終わるまで、旧システムの管理画面にアクセスできる状態を保てるかを確認しておきましょう。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でイベント管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

乗り換えで見直すCRM連携と開催後の分析

イベント管理システムで集めた参加者の情報は、開催後の営業活動やマーケティングにも生かせます。乗り換えを機に、CRMやMAツールとの連携と、イベントの効果を測る集計方法を見直しましょう。

CRMやMAツールへの参加者データ連携

CRMと呼ばれる顧客管理システムや、MAツールと呼ばれるマーケティング支援ツールと連携している場合は、連携の方式を確認します。参加者情報を自動で送る方式と、CSVファイルで定期的に取り込む方式があり、新システムで同じ方式を使えるとは限りません。連携できる項目の数や、データが反映されるまでの時間も製品によって異なります。

連携の設定を変えると、参加者が既存の顧客と別人として重複登録されることがあります。どの項目で同じ人と判断するかを決め、テスト用のデータで連携を試してから本番に切り替えると、顧客データの重複を防ぎやすくなります。

アンケートと参加実績の集計方法

申込数と来場数の比率や、アンケートの満足度、商談につながった件数など、社内で報告している指標を新システムで集計できるかを確認します。集計の項目や計算方法が変わると、過去のイベントと比べにくくなるためです。

旧システムで集計した過去の実績は、表計算ソフトの形式で保管し、新システムの数値と並べて比べられるようにします。指標の計算方法を手順書に残しておくと、担当者が替わっても同じ基準で効果を振り返れます。

最初のイベントで新システムを試す運用

新しいイベント管理システムでいきなり大型のイベントを運営すると、想定外の不具合に対応しきれない場合があります。最初は小規模なイベントで試し、運営チーム全体で手順を固めてから、本格的に使い始めると安心です。

小規模イベントでの試験運用

社内向けの説明会や、参加者の少ないセミナーなど、影響の小さいイベントから新システムを使い始めると、申込から開催後のフォローまでの流れを一通り確認できます。問題が起きても、参加者への影響を小さく抑えられます。

試験運用では、申込のキャンセルや参加者情報の変更、当日の飛び入り参加といった例外的な操作も試します。気づいた点を記録し、提供会社のサポート窓口へ問い合わせる際の資料として活用しましょう。

運営チームの役割分担と手順書

イベントの運営は、マーケティング部門や営業部門、当日の受付スタッフなど、複数の人が関わります。新システムの操作を特定の担当者だけが把握している状態だと、担当者の不在時にイベントの準備が滞るおそれがあります。

申込フォームの作成、メールの配信、当日の受付、データの出力といった作業ごとに担当者と代わりの担当者を決め、手順書を共有します。試験運用で見つかった注意点も手順書に反映し、次のイベントの準備に生かしましょう。

乗り換え先を探すイベント管理システム一覧

この記事で紹介するイベント管理システムを、対応するイベントの形式や受付・決済の機能がわかるように表にまとめました。次に開催するイベントの形式にあわせて、新システムの候補を絞り込む際に活用してください。

次回の開催から切り替えたいイベント管理システム

会場開催の受付やハイブリッド開催のデータ管理、有料イベントの決済など、乗り換えで作り直す業務を支えるイベント管理システムを紹介します。並行稼働の期間や旧システムのデータの扱いは提供会社によって異なるため、開催予定を伝えたうえで資料や問い合わせで確認しましょう。

株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム

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製品・サービスのPOINT

1. リアル・オンラインを組み合わせたハイブリッド形式の開催も対応
2. 多くの実績と様々なイベントで培ったノウハウでサポート
3. 豊富な機能で会期前から会期後までの業務を効率化

まとめ

イベント管理システムの乗り換えは、受付中のイベントを旧システムで完結させ、開催日程から逆算して切り替え時期を決めることが大切です。参加者データは移す範囲と利用目的を確認し、申込フォームや受付、決済、CRMとの連携を新システムで再現できるかを確かめましょう。自社のイベントの形式や連携先にあう製品を比べるために、イベント管理システムの資料請求を活用してください。