経費精算システム

電子帳簿保存法対応。紙を回す不自由から解放されます ECOAS経費・旅費精算

ECOAS経費・旅費精算システムは、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムです。経費の精算業務をペーパーレス化するだけでなく、そのフローが正式な税務処理として認められます。2009年にリリースしてから5万ユーザーに利用されています。

経費申請者は、外出先からでも、海外出張先からでもスマホ申請が可能です。経費承認者も、紙のやり取りや押印の手間なしにシステムの流れに従って申請を処理できます。拠点間の経費のやり取りにも対応しているので、経費の精算に関わる全ての人の業務の手間を大幅に削減することが可能です。

●電子帳簿保存法の要件をクリアしている
電子帳簿保存法に精通している税理士と協力し、そのノウハウがECOASに組み込まれています。そのため電子帳簿保存法に対応したペーパーレスの経費精算で、次のような業務効率化を実現します。
・用紙代プリンター関連コスト削減
・保存スペースの削減
・人件費、労力の削減

●申請者の手間やコストを削減
経費を申請する社員や部署担当者は、経費申請用紙への貼り付けや捺印が不要になります。上長に承認の捺印をもらったり、経理部門へ発送したりする手間やコストも無くなります。

●経理部門の業務効率化
経理部門は申請書受領までのリードタイムを短縮できます。社内からの問い合わせや税務監査の際に書類を探す手間も削減されます。書類のファイリングの労力や人件費も削減できます。

●紙の書類を長期間保管する必要がない
スキャンによってPDF化された領収書にはタイムスタンプが押され、申請ワークフローにのります。会計データは会計システムに取り込まれ、PDFは文書管理システムに保管されます。このフローによって、紙の領収書を定期監査後に破棄することが可能になります。
このようにECOAS経費･旅費精算は、業務効率化を推進する強力なワークフロー機能等を備えた経費･旅費精算ソリューションです。

●幅広い生産業務に対応
個人の立替金精算や生協所による支払いを含めた経費精算に対応します。また、国内・海外の旅費精算や近距離の交通費精算もカバーします。旅費規程に則ったチェック機能があるので、ケアレスミスがなくなり精算業務を効率化します。

●NTTの次世代システム基盤intra-mart®上に構築されている
ECOASは単体で優れた機能をもつだけでなく、システム基盤が提供する文書管理機能やワークフロー機能を含めた、包括的な機能を提供します。

【導入事例】
経理部門の経費精算業務に要する時間がほぼ半減
（日産グループの専門商社）
これまで紙を回覧して行っていた業務がワークフロー上で行われるようになったので、
・ペーパーレス化を実現した
・書類を送る手間が削減した
・上長が不在のときの承認が迅速化した
などの効果がありました。

証憑書類チェックは外部に委託していますが、スキャンしたデータをオンラインで確認できるので、大幅に省力化しました。
海外からの清算要求も即時確認できるので、支払いまでにかかる時間が短縮しています。
また、ECOASは「駅すぱあと」に連携しているので、経路・交通費を調べる手間がかからなく、定期券の区間を除外して旅費を算出できるのも便利です。
とくに、紙で手続きしてそれをコンピュータ上でも承認するという二重の手間がなくなったのが大きいです。