フォーム作成ツールの課題解決につながる悩みの見分け方
導入の目的があいまいなままでは、機能の多さに目が向き、必要のない機能に費用をかける場合があります。まず現在の業務で困っている点を書き出し、機能と対応づけて整理しましょう。課題の大きさによって、優先して確認する機能も変わります。
| 課題 | 役立つ機能 | 確認する点 |
|---|---|---|
| 入力ミス、取りこぼし | 入力チェック、通知 | チェックの種類、通知先 |
| Excelとメールの管理 | 回答の一元管理 | 検索や絞り込みの方法 |
| 個人情報の不安 | 権限設定、暗号化 | 閲覧範囲、保存期間 |
| 集計の工数、属人化 | 自動集計、テンプレート | 出力形式、共有方法 |
Excelとメールでの受付に限界を感じる場面
Excelとメールで申込を受け付けていると、回答が複数のメールに分散し、転記の手間が生じます。担当者が不在のときに確認が遅れたり、転記の際に入力ミスが起きたりする場合もあります。件数の目安は会社ごとに異なるため、転記にかかる時間を記録して判断しましょう。
フォーム作成ツールなら、回答が1か所に蓄積され、一覧で確認できます。ステータスの管理や、担当者への自動通知ができる製品もあります。受付件数が増えて手作業に限界を感じたときが、検討を始める目安です。
紙の申込書をペーパーレス化する流れ
紙の申込書やアンケート用紙を使っていると、回収や入力、保管に手間がかかります。フォームに置き換えると、回答者が直接入力するため、データ化の作業を省けます。
ただし、紙に慣れた回答者のために、一定期間は紙も併用する場合があります。その際は、紙の回答を代理入力できる機能があると便利です。スマートフォンでも入力しやすい画面かどうか、紙の回答をデータ化する手順も、あわせて確認しておきましょう。
課題と機能を対応づけた整理
悩みが複数ある場合は、優先順位をつけて機能を選びます。取りこぼしが最も大きな問題なら通知機能、個人情報が気になるなら権限設定とセキュリティ機能が、優先して確認する項目です。整理の結果は、担当者や関係部門と共有しておくと、選定の理由を説明しやすくなります。
上の表のように、課題と機能、確認する点を並べると、比較の軸が見えてきます。必須の機能と、あれば便利な機能を分けて整理し、資料請求の際にベンダーへ質問する項目としても活用しましょう。
入力ミスや取りこぼしを減らす課題解決の機能
入力ミスと取りこぼしは、回答者側と受付側のどちらにも原因がある課題です。入力の段階で不備を減らす機能と、受け付けた後に見落としを減らす機能の両方を確認しましょう。どちらか一方だけでは、課題が残る場合があります。
入力チェックで不備を減らす
入力チェックは、メールアドレスの形式や電話番号の桁数、全角と半角の違いなどを、送信前に確認する機能です。誤った入力をその場で知らせるため、回答者が修正しやすくなります。回答者が入力しやすいよう、入力例を項目の近くに表示できるかも確認しましょう。
チェックできる内容は、製品によって異なります。住所の自動入力や、郵便番号からの補完に対応した製品もあります。自社のフォームで特に誤りが多い項目を洗い出し、その項目をチェックできるかを確認しましょう。
確認画面と必須項目で記入漏れを減らす
必須項目を設定すると、未入力のまま送信されることを防げます。送信前に入力内容を一覧で見られる確認画面があれば、回答者自身が誤りに気づく機会が増えます。確認画面から前の画面に戻って修正できるかも、使い勝手を左右する点です。
必須項目を増やしすぎると、入力の負担が大きくなり、途中でやめる回答者が増える場合があります。本当に必要な項目だけを必須にし、任意の項目とのバランスを取りましょう。項目の並べ方や、説明文の入れ方も見直す点です。
通知とステータス管理で対応漏れを減らす
問い合わせの取りこぼしは、受け付けた情報に気づかない、または対応が止まることで起きます。回答があったときに担当者へメールで通知する機能や、対応状況を管理する機能が役立ちます。
通知メールが迷惑メールとして扱われる場合もあるため、通知先の設定や、送信元の設定も確認しましょう。複数の担当者に通知を送ると、休暇中の見落としを減らせます。対応状況を一覧で確認できると、未対応の案件にも気づけます。
個人情報の取り扱いが不安なときの課題解決の進め方
フォームで取得する氏名や連絡先は個人情報にあたります。法令の基本を押さえたうえで、ツールの機能と社内の運用ルールの両面から、不安を減らしていきましょう。担当者だけで抱え込まず、法務部門や情報システム部門とも連携して進めることが大切です。
個人情報保護法の基本を押さえる
個人情報保護法では、個人情報を取得する際に、利用目的をできるだけ特定することが求められています。取得時には、利用目的を本人に通知するか、公表する必要があります。
フォームでは、入力欄の近くにプライバシーポリシーへのリンクや、利用目的を記載する方法があります。法令の解釈は個別の状況で異なるため、不明点は社内の法務部門や専門家に相談してください。ツールが法令順守を保証するわけではない点にも注意が必要です。
ツールのセキュリティ機能を確認する
確認したいのは、通信の暗号化、アクセス権限の設定、操作履歴の記録、データの保管場所などです。回答データを閲覧できる人を限定できると、社内での情報漏えいのリスクを下げられます。
第三者による認証の取得状況や、事業者が公開しているセキュリティの方針も、確認の材料です。ただし、認証があるから安全とは限らず、運用の仕方によってもリスクは変わります。自社の運用ルールとあわせて判断しましょう。
保存期間と削除の運用を決める
取得した個人情報は、利用目的が済んだ後も無期限に保管し続けないことが望ましいとされています。フォームごとに保存期間を決め、期間を過ぎた回答を削除する運用が必要です。削除の実施日をカレンダーに登録するなど、担当者が替わっても続けられる形にします。
ツール側で、保存期間を設定したり、回答を一括で削除したりできるかを確認しましょう。削除したデータが、バックアップにどれだけ残るかも、ベンダーに質問できます。削除の担当者と時期も、あらかじめ決めておきます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でフォーム作成ツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
作成と集計の工数を減らす課題解決の方法
フォームの作成や回答の集計に時間がかかると、本来の業務を圧迫します。作業そのものを減らす機能と、担当者に依存しない運用の工夫を組み合わせて、継続できる形を目指しましょう。作業の洗い出しから始めると、効果の大きい対策を選びやすくなります。
テンプレートで作成の時間を短縮する
ドラッグ操作で項目を並べられる画面や、よく使うフォームのテンプレートがあると、作成の時間を短縮できます。同じ種類のフォームを繰り返し作る場合は、複製して修正する方法が便利です。
項目の追加や並べ替えを簡単に行えるかは、実際に試して確かめる方法があります。無料トライアルがあれば、担当者が1つのフォームを作成してみましょう。操作に迷う箇所がないか、マニュアルを見ずに作れるかも、判断の材料になります。
自動集計とデータ出力で転記を減らす
回答を自動で集計し、グラフで表示する機能があれば、Excelへの転記や集計の手間を減らせます。集計結果をCSVなどの形式で出力できると、他のシステムや資料に活用しやすくなります。
集計の項目や出力する項目を自社で選べるかは、製品ごとに異なります。出力した文字コードによっては、Excelで開いたときに文字化けする場合があります。出力形式の種類とあわせて、実際のデータで試しておくと安心です。
手順の共有で属人化を解消する
フォームの作成や運用が特定の担当者に依存していると、不在時に業務が止まります。設定の内容や運用手順を文書に残し、複数人が操作できる状態にしておくことが、属人化の解消につながります。
担当者ごとのアカウントを発行できる製品なら、操作履歴で誰が何を変更したかを確認できます。アカウントの共有は避け、権限も役割に応じて設定しましょう。新任の担当者が使い方を学べるよう、更新の担当者も決めた簡単な手順書を用意しておきます。
フォーム運用を内製にするか外部委託にするかの判断
フォームの作成と運用は、自社で行う内製と、制作会社などへの外部委託から選べます。費用、スピード、社内に残るノウハウなどを比べて、自社にあう進め方を考えましょう。どちらを選ぶ場合も、引き継ぎやすい形で記録を残すことが、将来の運用を支えます。
内製が向く場合の条件
内製が向くのは、フォームの修正や追加が頻繁にあり、すぐに対応したい場合です。操作が簡単なフォーム作成ツールなら、専門知識がなくても作成でき、外部へ依頼する時間も省けます。修正の頻度が月に数回以上あるかどうかが、内製を選ぶ一つの目安になります。
運用のノウハウが社内に蓄積されるのも、内製の利点です。ただし、担当者の確保と教育が必要で、担当者が不在のときに対応が止まる可能性があります。複数人が操作できる体制を整えることが前提です。
外部委託が向く場合の条件
外部委託が向くのは、デザインや外部システムとの連携など、専門的な作業が必要な場合です。社内に担当者が確保できない場合や、立ち上げを短期間で終えたい場合も、選択肢になります。委託先を選ぶ際は、過去の制作例や対応できる範囲を、事前に見せてもらいましょう。
委託する場合は、修正の依頼にかかる期間と費用、作成後の運用を誰が担うかを確認しましょう。委託先が独自に作ったフォームでは、後から自社で修正できない場合もあります。引き渡しの条件も、契約前に確かめておきます。
内製と外部委託の組み合わせ方
内製と外部委託は、どちらか一方に決める必要はありません。初期の設計や複雑な連携の設定は外部に任せ、日々の修正や回答の確認は自社で行う、といった役割分担も考えられます。
この場合は、外部が作成した設定を、自社の担当者が理解できるように引き継ぐことが大切です。設定の内容を文書に残してもらうとよいでしょう。運用の状況に応じて、役割分担を見直す機会を、半年ごとなど時期を決めて設けておきます。
紙やExcelでの受付を見直すフォーム作成ツール
FAXや郵送、Excelで行っている受付の手間を減らす観点から、課題に関わる特徴をもとに取り上げます。
コラボフォーム
- Excelで作った申込書を見た目そのままWebフォーム化
- 入力内容が社内ワークフローに連携され、転記や再入力が不要に
- 申込書や申請書類をかんたん操作でペーパーレス化
株式会社コラボスタイルが提供する「コラボフォーム」は、社内のワークフローとつながるWebフォーム作成ツールです。FAXや郵送で受け付けている申込書や申請書類を、かんたんな操作でペーパーレス化できます。社外とやり取りしているExcelやPDF形式の書類を、見た目そのままにWebフォーム化することも可能です。受け付けた内容は転記や再入力なしで社内ワークフローへ連携されるため、手作業による入力ミスの削減が期待できます。
WiLL Form
- 専用エディターを使用し初心者でも簡単操作でフォーム作成が可能
- PCとスマホの表示を自動的に切り替えるレスポンシブデザイン
- SSL対応・AWS採用のため多くの個人情報を扱うフォームでも安心
株式会社サパナが提供する「WiLL Form」は、お申し込みフォームの作成に特化した、クラウド型のフォーム作成システムです。入力内容を確認するバリデーション設定や、通知メール、自動返信メールに対応しており、申し込みの状況は管理画面でリアルタイムに確認できます。制作会社やプログラマーに依頼せず、担当者自身でフォームを作成して運用できるため、外部への依頼に頼る状況を見直したい場合や、入力内容の不備や取りこぼしを減らしたい場合に検討できます。
フォームメーラー （SATORI株式会社）
- プログラミング不要で初心者も簡単にフォーム・LPを作成可能。
- セキュリティ・モバイル対応が充実。
- チーム管理、独自ドメイン、決済機能を備え、柔軟に利用可能。
formrun （株式会社ベーシック）
- 問合せ対応における一連の流れを効率化！
- 問合せフォームの作成時間を大幅削減！
- 外部機能との連携で更に便利！
フォーム作成ツールに関するよくある質問
フォーム作成ツールの課題解決についてよくある質問と回答をまとめました。
- ■Q1：フォームに切り替えたら、紙の申込書は不要になりますか？
- A：回答者によっては、紙を希望する場合があります。一定期間は併用し、紙の回答をフォームに代理入力する流れを決めておくと、データを一か所にまとめられます。
- ■Q2：通知メールの見落としで、問い合わせの対応が漏れないか心配です。
- A：通知先を複数の担当者に設定し、対応状況を管理できる製品を選ぶと、見落としを減らせる場合があります。未対応の案件を一覧で定期的に確認する運用も有効です。
- ■Q3：個人情報を取得するフォームには、何を記載すべきですか？
- A：個人情報保護法では、利用目的をできるだけ特定し、本人に通知または公表することが求められています。入力欄の近くにプライバシーポリシーへのリンクを置く方法があります。詳細は法務部門や専門家に確認してください。
- ■Q4：導入したのに現場で使われない場合は、どうすればよいですか？
- A：まず現場の困りごとを聞き、使われない理由を整理しましょう。手順書の整備や、よく使うフォームのテンプレート化、小さな業務からの活用が、定着の助けになる場合があります。
まとめ
フォーム作成ツールの課題解決は、悩みを書き出し、必要な機能と対応づけることから始まります。入力ミスや取りこぼしには入力チェックや通知、個人情報の不安には権限設定や保存期間の管理、工数や属人化にはテンプレートと手順の共有が役立ちます。内製と外部委託も含め、自社の体制にあう製品を見つけるため、複数の資料を請求して比較してみてください。
