フォーム作成ツールの機能を3つの段階で整理する
機能の名前だけで比べると、どの業務に役立つのかが見えにくくなります。作る、受け付ける、活用するという流れで整理すると、自社に必要な機能を絞り込みやすくなります。あわせて、導入後に使わない機能に費用をかけていないかも確認できます。
| 段階 | 主な機能 | 確認する点 |
|---|---|---|
| 作る | ドラッグ操作、テンプレート、デザイン調整 | 専門知識なしで作れるか |
| 受け付ける | 入力チェック、条件分岐、自動返信、ファイル添付 | 回答者の負担を減らせるか |
| 活用する | 自動集計、グラフ化、データ出力 | 必要な形式で取り出せるか |
フォームを作る段階の機能
作る段階の機能は、画面上の操作でフォームの項目を追加し、並べ替える機能が中心です。ドラッグ操作に対応した画面なら、専門知識がなくても作成できる場合があります。作成した内容を公開前に確認できるプレビューの機能も、見ておきたい点です。
よく使うフォームのテンプレートや、デザインの調整機能も、作成の時間を短縮する要素です。複製して修正できる機能があれば、似たフォームを何度も作る場合に役立ちます。操作画面の見やすさは、無料トライアルで確かめましょう。
回答を受け付ける段階の機能
受け付ける段階では、回答者が迷わず入力できる工夫と、受付側が見落とさず把握できる仕組みが重要です。入力チェック、条件分岐、自動返信メール、ファイル添付などが、代表的な機能です。
アンケートツールは回答の収集が中心ですが、フォーム作成ツールは申込や問い合わせの受付後の管理まで備える製品があります。通知の設定や、対応状況の管理ができるかも、確認したい点です。自社の業務が回答の収集だけか、受付後の対応まで含むかで、必要な機能が変わります。
集計して活用する段階の機能
活用する段階では、集まった回答を集計し、グラフで確認し、他のシステムに渡す機能が使われます。自動集計があれば、Excelでの手作業を減らせます。
データ出力の形式や、出力できる項目の範囲は、製品によって異なります。CSVでの出力のほか、他のサービスとの連携機能を備えた製品もあります。回答データを誰がどのように使うのかを先に整理し、担当者の負担が大きい作業から順に、機能で減らせるかを確認します。
ドラッグ＆ドロップなど作成機能の確認点
作成機能は、日常的に使う機能であり、担当者の負担に直結します。操作の分かりやすさに加えて、見た目の調整やスマートフォンでの表示まで、確認しておきましょう。担当者が代わっても使える操作性かどうかも、比較する際のポイントです。
ドラッグ＆ドロップで項目を配置する
ドラッグ＆ドロップとは、部品をマウスで動かして画面上に配置する操作です。テキスト入力欄や選択肢などの部品を並べるだけで、フォームの形を作れます。
操作の分かりやすさは、実際に触って確かめるのが近道で、マニュアルを見ずに作成できるかも判断の目安になります。項目の並べ替えや複製、削除が直感的に行えるか、変更を元に戻せるかを見ましょう。複数の担当者が同時に編集する場合の扱いも、確認しておくと安心です。
テンプレートと部品の種類を確認する
テンプレートには、問い合わせ、イベント申込、資料請求、採用応募などがあります。自社が最初に作るフォームに近いテンプレートがあるかを確認しましょう。
入力欄の部品は、テキスト、選択肢、日付、住所、ファイル添付など、種類が製品ごとに異なります。部品の種類が多い製品では、複雑な項目にも対応できる場合があります。住所の郵便番号からの自動入力や、ふりがなの入力補助など、日本の入力に便利な部品の有無も見ておきたい点です。
スマートフォン表示とデザインを調整する
スマートフォンから入力する回答者が見込まれる場合は、画面の大きさに応じて表示が整うかが重要です。スマートフォンでの見え方を、作成画面で確認できる製品があります。
自社のサイトにあわせて、色やロゴ、フォントを調整できるかも比較したい点です。デザインの自由度が高い製品は、設定に手間がかかる場合もあります。ブランドの表記ルールがある会社は、事前に担当部署へ確認し、必要な調整の範囲を先に決めておきましょう。
入力チェックと条件分岐で回答しやすくする機能
回答者が迷わず正確に入力できるようにする機能は、取りこぼしや入力ミスを減らす効果が期待できます。チェックの種類と条件分岐の使い方を確認しましょう。あわせて、スパム対策の考え方も整理しておきます。
入力内容を自動でチェックする
入力内容の自動チェックは、バリデーションとも呼ばれ、送信前に入力の形式や条件を確認する機能です。メールアドレスの形式、電話番号の桁数、必須項目の未入力などを確かめます。チェックの内容を、フォームの用途ごとに変えられるかも、確認したい点です。
確認できる内容は、製品によって異なります。半角と全角の統一や、確認用のメールアドレスの再入力、文字数の上限なども、確認したい点です。エラーメッセージを自社の言葉に変更できるかも、見ておきましょう。
回答に応じた条件分岐を使い分ける
条件分岐とは、前の質問の回答に応じて、次に表示する項目を変える機能です。例えば法人と個人で入力項目を切り替えると、回答者は関係のある項目だけを入力できます。
分岐の条件を増やしすぎると、設定が複雑になり、確認の手間が増えます。分岐の流れを一覧で確認できるか、テスト用に入力して試せるかも、比較の材料です。公開前に各分岐を試す時間も見込み、最初は単純な分岐から始めるのが無難です。
スパム対策と送信前の確認を設定する
公開しているフォームには、プログラムによる大量の不正な送信が行われる場合があります。画像認証やロボット判定など、スパムの送信を減らす機能を備えた製品があります。
対策を強くしすぎると、正当な回答者の入力が負担になる場合があります。送信前に内容を確認できる確認画面もあわせて設定し、回答者の使いやすさとのバランスを考えましょう。対策で不正な送信を減らせても、ゼロにできるとは限らない点にも留意が必要です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でフォーム作成ツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
自動返信メールと通知の機能
回答があったときに、回答者と担当者の双方へメールを送る機能は、受付業務の基本です。文面の設定や宛先の指定、メール送信に関する設定を確認しましょう。メールは顧客との最初の接点にもなるため、文面の質も大切です。
回答者へ送る自動返信メールを設定する
自動返信メールは、フォームを送信した回答者に、受付の完了を知らせる機能です。回答者は送信が完了したことを確認でき、安心して手続きを進められます。
確認したい点は、件名と本文を自由に編集できるか、回答内容を本文に差し込めるかです。署名や問い合わせ先を入れられるか、HTML形式で送れるかも、確認項目です。法令にもとづく表示が必要なメールを送る場合は、その内容も文面に含めます。
担当者へ送る通知の宛先を設定する
担当者への通知は、回答があったことを知らせ、対応の遅れを減らす機能です。宛先を複数設定できると、担当者が不在でも、ほかの担当者が気づけます。
回答の内容によって通知先を変える設定ができる製品もあります。例えば、問い合わせの種類ごとに担当部署へ振り分け、担当者の変更に備えて宛先の管理者も決めておきましょう。通知メールに回答の全文を含めるかは、個人情報の取り扱いの観点から、運用ルールで決めておきましょう。
メール送信に関する設定を確認する
自動返信メールが回答者に届くかは、製品の設定だけでなく、送信ドメイン認証などの設定や、受信側の判定にも左右されます。迷惑メールとして扱われる場合もあります。
導入時には、自社や複数のメールサービスのアドレスで、受信できるかを試しましょう。迷惑メールのフォルダに入っていないかや、差出人の表示、返信の可否も確認します。設定に不安がある場合は、情報システム部門やベンダーに相談してください。
集計とファイル添付の機能
回答を集計して判断に使うには、集計とデータの取り出しの機能が欠かせません。また、申込書類などを受け付ける場合は、ファイル添付の対応範囲も重要です。集計の結果を誰が見るのかも、あわせて考えておきましょう。
回答を自動で集計しグラフ化する
自動集計は、選択式の回答の件数や割合を、自動で表やグラフにする機能です。回答が増えるたびに画面に反映される製品なら、状況をすぐ確認できます。グラフの種類が円や棒など、何に対応しているかも、製品によって異なる点です。
確認したいのは、集計の軸を自社で選べるか、期間で絞り込めるかです。自由記述の回答は、集計の対象外となる場合があります。レポートをPDFや画像で共有できるか、関係者に集計画面をそのまま共有できるかも、比較の材料になります。
ファイル添付を受け付ける
ファイル添付は、申込書類や資料、画像を、フォームから受け付ける機能です。メールに添付してもらう手間を減らし、回答と書類を1か所で管理できます。添付できるファイルの種類を、PDFや画像などに限定できるかも、確認しましょう。
ファイルの種類やサイズの上限、保存期間は、製品ごとに異なります。ウイルスなどの不正なファイルへの対策が行われているかも、ベンダーに確認しましょう。個人情報を含むファイルは、閲覧できる人を限定する設定が必要です。
データ出力の形式を確認する
回答データをCSVなどで出力できると、Excelや他のシステムで加工できます。出力できる項目の範囲や、期間の指定、文字コードの種類を確認しましょう。出力の履歴が残るかも、誰がデータを取り出したかを確認する際の材料になります。
文字コードが合わないと、Excelで開いたときに文字化けする場合があります。出力したデータの取り扱いルールも決めておくと安心です。個人情報を含むデータは、保管場所と削除の時期を、あらかじめ定めておきましょう。
機能で比較したいフォーム作成ツールの製品
入力チェックや自動返信メール、データ管理など、本文で取り上げた機能に関わる特徴をもとに取り上げます。対応範囲は製品ごとに異なります。
WiLL Form
- 専用エディターを使用し初心者でも簡単操作でフォーム作成が可能
- PCとスマホの表示を自動的に切り替えるレスポンシブデザイン
- SSL対応・AWS採用のため多くの個人情報を扱うフォームでも安心
株式会社サパナが提供する「WiLL Form」は、お申し込みフォームの作成に特化した、クラウド型のフォーム作成システムです。専用エディターで作成でき、テンプレート登録、入力内容のバリデーション設定、通知メールや自動返信メール、データの集計や管理に対応しています。PCとスマートフォンの表示を自動で切り替えるレスポンシブデザインにも対応しており、作成から受付、確認までの機能をまとめて確認したい場合に向いています。
コラボフォーム
- Excelで作った申込書を見た目そのままWebフォーム化
- 入力内容が社内ワークフローに連携され、転記や再入力が不要に
- 申込書や申請書類をかんたん操作でペーパーレス化
株式会社コラボスタイルが提供する「コラボフォーム」は、社内のワークフローとつながるWebフォーム作成ツールです。Excelで作った申込書を見た目そのままにWebフォーム化でき、通知メールや自動返信メール、フォームの埋め込み、データ管理に対応しています。受け付けた入力内容は社内の関係者へ回覧でき、受付後の確認や承認まで含めた機能を比較したい場合に検討できます。入力チェックの対応範囲は、あらかじめ個別に確認しましょう。
ムビ活コレクト
- ノーコードで項目やデザインを自由に動画投稿フォーム生成
- フォーム応募者はURLアクセスのみ、ログイン不要で投稿
- 動画、画像を審査員画面で採点・コメント、平均点を自動集計
インフォームシステム株式会社が提供する「ムビ活コレクト」は、動画や画像を集めるコンテストやオーディション向けの、クラウド型の投稿フォーム作成サービスです。ノーコードで項目やデザインを自由に設定でき、通知メールや自動返信メールにも対応しています。審査員の画面で採点とコメントを入力でき、平均点は自動で集計されます。用途は投稿イベントに特化しているため、フォームの形式や審査の流れが自社の目的にあう場合に比較対象となります。
Jotform （Jotform Inc.）
- 豊富なテンプレートで専門知識不要のフォーム構築。
- 多言語対応や条件分岐など高度なフォーム機能で柔軟に対応。
- データ活用機能充実、業務効率化を支援。
フォームメーラー （SATORI株式会社）
- プログラミング不要で初心者も簡単にフォーム・LPを作成可能。
- セキュリティ・モバイル対応が充実。
- チーム管理、独自ドメイン、決済機能を備え、柔軟に利用可能。
formzu （フォームズ株式会社）
- 専門知識不要、短時間でフォーム作成・公開可能。
- 無料プランで充実機能を利用可。
- 商用利用に適した機能を有料プランで提供。
フォーム作成ツールに関するよくある質問
フォーム作成ツールの機能についてよくある質問と回答をまとめました。
- ■Q1：無料プランでも、条件分岐や自動返信メールは使えますか？
- A：製品やプランによって異なります。無料プランでは、機能の一部が使えない場合があるため、必要な機能が含まれているかを、料金表や資料で確認しましょう。
- ■Q2：入力項目は、どのくらいに絞ればよいですか？
- A：目的に必要な項目に絞り、必須項目も最小限にするのが基本です。項目が多いと、途中でやめる回答者が増える場合があります。後から別の方法で聞ける項目は、省くことも検討しましょう。
- ■Q3：フォームの内容を途中で変更すると、過去の回答に影響しますか？
- A：製品によっては、項目の削除や変更で、過去の回答の表示や集計が変わる場合があります。変更前に回答データを出力して保存し、変更の影響を確認してから作業しましょう。
- ■Q4：ファイルを添付してもらう場合、個人情報の面で注意することはありますか？
- A：添付されたファイルに個人情報が含まれる場合があります。閲覧できる人を限定し、保存期間を決めて、不要になったら削除する運用が必要です。取得の目的は、フォームでも示しておきましょう。
まとめ
フォーム作成ツールの機能は、作る、受け付ける、活用するの3段階で整理できます。作成ではドラッグ操作とテンプレート、受付では入力チェックや条件分岐、自動返信、ファイル添付、活用では自動集計とデータ出力が主な機能です。製品ごとに対応の範囲が異なるため、自社に必要な機能を書き出し、複数の製品の資料を請求して比較してみてください。
