フォーム作成ツールが使いにくいと感じる製品の特徴
使いにくいと感じる原因は、製品の仕様だけでなく、目的との相性にもあります。まず、使いにくさにつながりやすい特徴を表で整理し、契約前に確認する観点を押さえましょう。続けて、特徴ごとに詳しく見ていきます。
| 特徴 | 起こりやすい困りごと | 契約前に見る点 |
|---|---|---|
| 画面の階層が深い | 設定したい項目が見つからない | 編集画面のデモ |
| 設定項目が多い | 初期設定に時間がかかる | 公開までの手順 |
| 目的と機能がかみ合わない | 必要な機能が足りない、または使わない機能が多い | 用途と機能の対応 |
| サポートの範囲が限られる | 困ったときに解決まで時間がかかる | 窓口と対応時間 |
操作画面が分かりにくい製品の傾向
操作画面が分かりにくい製品では、メニューの階層が深く、目的の設定にたどり着くまで時間がかかる傾向があります。専門的な用語が多く、初めての担当者には意味が伝わりにくい場合もあります。
操作を間違えたときに元へ戻せるか、変更の内容を画面で確認できるかも、使いにくさに影響します。操作の流れが画面の順番と合っているかも見ておきたい点です。デモの画面を見る際は、実際に作る予定のフォームを想定して操作を確かめましょう。
目的とずれたツールを選ぶリスク
フォーム作成ツールには、問い合わせや申込の受付に向いた製品と、アンケートの集計に力を入れた製品があります。目的とずれた種類を選ぶと、機能が足りなかったり、不要な機能で画面が複雑になったりします。
似た名前のツールとの違いを理解したうえで選ぶと、導入後の食い違いを避けられます。自社の用途を先に書き出しておきましょう。類似のツールとの違いは、別の記事でも整理しているので、あわせて参考にしてください。
購入前に使いにくさを見抜く方法
使いにくさは、資料を読むだけでは分かりません。無料トライアルやデモの機会を使い、実際に使う担当者が、フォームの作成から公開、回答の確認までを一通り操作しましょう。
作業の途中で迷った箇所を記録しておくと、製品ごとの違いが比べやすくなります。迷った箇所が慣れで解消されるものか、画面の構成に原因があるのかも、見極めの材料です。
複数人で試すと、個人差も見えてきます。所要時間を測っておくと、製品間の比較にも使えます。
初期設定の難しさとつまずきやすい場面
導入直後の初期設定でつまずくと、ツール全体に使いにくい印象を持ちがちです。どのような場面で難しさを感じるのかを知っておくと、事前に備えられます。ここでは、場面と対処を順に紹介します。自社に近い場面から確認してみてください。
つまずきやすい初期設定の項目
初期設定でつまずきやすいのは、通知メールの送信元の設定、フォームの公開や自社サイトへの埋め込み、担当者ごとの権限の設定などです。メールの設定では、DNSの知識が求められる場合があります。担当者が不慣れだと、この部分で作業が止まりやすくなります。
これらは、専門的な知識を持つ担当者の協力が必要な場合もあります。初期設定のうち、自社で完結する作業と、他部署の協力が必要な作業を、先に洗い出しておきましょう。協力を頼む時期も、早めに調整しておくと安心です。
設定の負担が大きくなる要因
設定の負担が大きくなる要因は、製品側と利用者側の両方にあります。製品側では、手順の説明が少ない、設定画面が複数に分かれているといった点が挙げられます。画面の言葉が分かりにくい場合も、負担を増やします。
利用者側では、担当者がツールに不慣れである、社内の情報システム部門との調整に時間がかかるといった事情があります。どちらが原因かを切り分けると、対処の方向が定まります。提供会社に相談する際にも、整理した内容が役立ちます。
設定の負担を抑える進め方
設定の負担を抑えるには、公開までに必要な作業をチェックリストにして、順に進める方法が有効です。作業の担当者と期限を決めておくと、抜けや遅れを減らせます。完了した項目を記録すれば、進み具合も共有できます。
提供会社が初期設定の支援を用意している場合は、範囲と費用を確認しましょう。支援が無料か有料か、設定を代行してもらえるかで、導入時の負担は大きく変わります。支援を受けられる期間も、確認しておきましょう。
サポート対応が遅いと感じるときの確認点
サポートの対応が遅いと、操作で止まった作業が進まず、使いにくさを強く感じます。対応が遅く感じる理由と、契約前に確認したい条件を整理しましょう。確認したい項目は、次の4つです。表現や数字ではなく、実際の条件を聞くことが大切です。
- ■問い合わせの手段
- メール、チャット、電話のうち、利用できるもの
- ■受付の時間
- 平日のみか、休日や夜間も対応するか
- ■回答までの目安
- 最初の返信までにかかる時間の目安
- ■プランによる違い
- 契約するプランで、対応の優先度や手段が変わるか
対応が遅く感じる理由
サポートの対応が遅く感じる理由には、問い合わせが集中している時間帯や、受付時間外の問い合わせがあります。契約しているプランによって、対応の優先度が異なる場合もあります。急ぎの問い合わせが必要な場面を、事前に想定しておきましょう。
問い合わせの内容が分かりにくく、確認のやり取りが増えて時間がかかるケースも考えられます。提供会社側だけでなく、問い合わせ方にも工夫の余地があります。次の項目で、伝え方のポイントを紹介します。
問い合わせの質を高める伝え方
解決までの時間を短くするには、状況を具体的に伝えることが大切です。いつ、どの画面で、どの操作をしたときに、どのような表示が出たのかをまとめましょう。
画面の写真や、再現の手順を添えると、確認のやり取りを減らせます。ブラウザの種類や、使用している端末の情報も役立ちます。
同じ問い合わせを繰り返さないよう、履歴も残しましょう。影響が出ている範囲や、急ぎの度合いもあわせて伝えると、対応の優先度を判断してもらいやすくなります。
契約前に聞いておく対応の条件
契約前には、上の項目を提供会社に質問し、回答を記録しておきましょう。回答までの目安は、約束ではなく目標として示される場合もあるため、表現を確認します。対応の範囲が、基本料金に含まれるかも聞いておきましょう。
導入時の問い合わせの窓口と、運用開始後の窓口が異なる場合もあります。担当者が変わったときの引き継ぎの仕組みも、聞いておくと安心です。サポートに関する資料が公開されていれば、事前に読んでおきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でフォーム作成ツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
スマホで使うときの制限と使いにくさ
スマートフォンでの利用には、管理者が使う場合と、回答者が入力する場合の2つがあります。それぞれで制限や使いにくさが生じる場合があるため、分けて確認しましょう。自社の利用場面に近いほうから見てください。
管理画面をスマホで使う場合の制限
管理画面がスマートフォンに対応していても、パソコンと同じ操作ができるとは限りません。画面が小さいため、フォームの編集が難しく、回答の確認や通知の受け取りに限られる製品もあります。
外出先で回答を確認したい場合は、スマートフォン用の画面や専用のアプリがあるかを確かめましょう。どの操作ができるかを、機能の一覧で見ておくと安心です。スマートフォンの通知が、業務の連絡に役立つ場合もあります。
回答者がスマホで入力するときの使いにくさ
回答者がスマートフォンで入力する場面もあるため、入力のしやすさが回答の完了率に影響します。入力欄が小さい、項目が長い、選択肢が押しにくいといった点が、離脱の原因になります。
電話番号の欄で数字用のキーボードが表示されるかなど、細かな配慮も大切です。項目を必要最小限に絞ることで、スマートフォンでの負担を減らせます。
住所の自動入力が使えるかも、確認しておきたい点です。入力の手間を減らす機能は、完了率の向上も期待できます。
スマホでの表示を確かめる方法
スマートフォンでの表示は、プレビュー機能とあわせて、実際の端末で確かめるのが確実です。機種やOS、ブラウザによって見え方が異なる場合があるため、複数の環境で試しましょう。画面を横向きにした場合の表示も確かめます。
自社サイトにフォームを埋め込む場合は、サイト側の設定によって表示が変わることもあります。公開前に、サイトに埋め込んだ状態でも表示を確認しておきましょう。表示が崩れる場合は、提供会社の案内を確認します。
フォーム作成ツールが使いにくい状態を避ける選定と運用
使いにくさは、選ぶ段階と使い始めた後の運用の両方で減らせます。製品を選ぶときの確認項目と、導入後の工夫を整理しました。段階ごとの確認事項は、次の表のとおりです。自社の状況にあてはめて活用してください。
| 段階 | 確認すること |
|---|---|
| 選定 | 使う担当者による操作の試用、目的にあった機能の有無 |
| 契約前 | サポートの窓口と対応時間、初期設定の支援の範囲 |
| 導入後 | テンプレートの整備、命名ルール、マニュアルの共有 |
実際に使う担当者による試用
使いにくさの感じ方は人によって異なるため、実際に使う担当者が試すことが重要です。操作に慣れた担当者だけでなく、初めて使う担当者の意見も取り入れましょう。感想は、同じ書式で記録しておくと比べやすくなります。
試す内容は、フォームの作成、公開、回答の確認、データの書き出しなど、実際の業務に近い作業にします。複数の製品で同じ作業を試し、結果を比べると判断しやすくなります。製品ごとの機能の違いは、比較の観点を整理したうえで確かめましょう。
導入後に使いにくさを減らす運用
導入後は、よく使うフォームをテンプレートにして保存すると、作成の手間を減らせます。フォームの名前の付け方や、管理するフォルダの分け方を決めておくと、数が増えても探しやすくなります。
操作の手順を簡単なマニュアルにまとめ、担当者の間で共有しましょう。担当者が交代しても、同じ水準で運用を続けられます。
画面の写真を入れると、初めての担当者にも伝わりやすくなります。よくある疑問と答えも、マニュアルに加えておくと便利です。
改善しないときに見直す目安
工夫しても使いにくさが解消しない場合は、製品が自社の目的にあっているかを見直します。運用の改善で対処できる問題と、製品の仕様による問題を分けて考えることが大切です。
切り分けには、困りごとの記録が役立ちます。記録は、提供会社との相談や社内の説明にも使えます。
乗り換えを検討する際は、契約の期間や解約の条件、データの書き出し方法を確認しておきましょう。移行にかかる作業や費用も含めて、判断しましょう。
初期設定や画面操作の負担を抑えたい場合の製品
ノーコードでの作成や、スマートフォン表示への対応など、使いにくさにつながりやすい点に関わる製品を紹介します。
WiLL Form
- 専用エディターを使用し初心者でも簡単操作でフォーム作成が可能
- PCとスマホの表示を自動的に切り替えるレスポンシブデザイン
- SSL対応・AWS採用のため多くの個人情報を扱うフォームでも安心
株式会社サパナが提供する「WiLL Form」は、専用のエディターで、プログラムの知識がなくても応募フォームを作成できるクラウド型のシステムです。PCとスマートフォンの表示を自動で切り替えるレスポンシブデザインに対応しており、スマートフォン専用のフォームを別に作る手間を省けます。テンプレート登録や通知メールの設定にも対応しています。制作会社やプログラマーに依頼せず、担当者自身で作成と運用を行える点も特徴です。
Qubo （株式会社アーティス）
- 直感的な操作でＷｅｂフォームを簡単作成
- 公開期間や回答制限の設定が可能
- 自動返信や多言語対応など実務向け機能を提供。
formzu （フォームズ株式会社）
- 専門知識不要、短時間でフォーム作成・公開可能。
- 無料プランで充実機能を利用可。
- 商用利用に適した機能を有料プランで提供。
フォーム作成ツールに関するよくある質問
フォーム作成ツールの使いにくさについてよくある質問と回答をまとめました。
- ■Q1：使いにくい製品には、どのような特徴がありますか？
- A：メニューの階層が深い、専門用語が多い、操作を元に戻せないといった特徴が挙げられます。目的とずれた種類を選んだ場合も、機能の過不足で使いにくく感じる場合があります。
- ■Q2：初期設定が難しいと感じたら、どう進めればよいですか？
- A：公開までの作業をチェックリストにし、担当者と期限を決めて進めましょう。通知メールの送信元の設定など専門知識が必要な作業は、他部署や提供会社の支援を早めに確認します。
- ■Q3：サポートの返答が遅いと感じたときはどうしますか？
- A：発生した日時、操作内容、画面の表示、再現の手順を具体的に伝えると、確認のやり取りを減らせます。契約前に、受付時間やプランごとの対応の違いを聞いておくことも大切です。
- ■Q4：スマートフォンで使うとき、制限はありますか？
- A：管理画面では、編集が難しく回答の確認に限られる製品があります。回答者の入力画面は、入力欄の大きさや項目数が完了率に影響するため、実機で表示を確かめましょう。
まとめ
フォーム作成ツールが使いにくいと感じる原因は、操作画面、初期設定、サポート対応、スマートフォン対応の4つで確かめられます。製品の仕様だけでなく、目的との相性や運用の工夫も関わります。無料トライアルで実際に使う担当者が試し、サポートの条件を確認したうえで、複数の製品の資料を請求して比較してみてください。
