フォーム作成ツールの連携エラーが起きる原因と確認点

フォーム作成ツールの連携でエラーが起きる仕組み

フォーム作成ツールの回答を他のシステムへ渡す連携には、いくつかの方式があります。方式ごとに起こりやすいエラーが異なるため、まず全体像を表で確認しておきましょう。自社で使う方式を想定しながら読み進めてください。

連携方式ごとに異なるエラーの傾向

API連携では、認証情報の期限切れや、呼び出しの上限に達することでエラーが起こる場合があります。Webhook（回答時に連携先へ自動通知する仕組み）は、受け取り側が一時的に応答できないと、通知が届かない場合があります。

ファイルでの受け渡しは、項目の並びや文字コードの違いが原因になりやすい方式です。自社が使う連携の方式を決めたうえで、その方式で起こり得るエラーを事前に把握しておきましょう。方式の選び方によって、日々の運用の負担も変わります。

原因の切り分けが必要な理由

連携のエラーは、製品側、設定や運用側、連携先側のいずれにも原因が潜んでいる可能性があります。片方のシステムだけを調べても、原因が見つからない場合があります。切り分けのために、両側の状況を確認しましょう。

連携の状態は、両方のシステムの履歴を見比べて確認しましょう。フォーム作成ツール側で送信済みと表示されていても、連携先で受け取れていないケースがあります。履歴を確認できる機能があるかも、製品選びの材料です。

連携を始める前に決めておく項目

連携を始める前に、フォームのどの項目を、連携先のどの項目へ渡すかを一覧にまとめます。項目の名前や入力の形式が異なると、データが欠けたり、拒否されたりする原因となります。

更新のルールも決めておきましょう。連携の担当者も、フォーム側と連携先側の両方で決めておくと確実です。

既存のデータを上書きするのか、新しく追加するのかで、重複登録の起こり方が変わります。課題の整理には、課題解決の観点でまとめた記事も参考になります。

MAツールとの連携で起こる不具合と対処

MAツール（マーケティング活動を自動化するツール）との連携は、フォームの回答をもとに見込み顧客の情報を登録する用途で使われます。項目の対応や重複の判定がずれると、不具合につながる場合があります。情報の流れから順に見ていき、確認したい点を整理しましょう。

MAツールへ渡される情報の流れ

フォームに入力された氏名やメールアドレスなどの情報は、連携によってMAツールの見込み顧客として登録されます。登録後は、メール配信や行動の記録に活用される流れです。フォームは、見込み顧客との最初の接点となります。

この流れのどこで止まっているのかを確認すると、原因を絞り込めます。フォームの回答は記録されているのに、MAツールに反映されていない場合は、連携の設定を確認しましょう。連携の履歴に、エラーの内容が残っている場合もあります。

項目の欠損や重複登録が起こる要因

一部の項目が欠ける要因には、項目の名前や形式の不一致、必須項目の未入力などがあります。MAツール側で受け付けない形式の値が含まれると、その項目だけ反映されない場合もあります。

選択肢の表記が異なる場合も、同様です。例えば、フォームの「法人」とMAツールの「会社」が一致しない場合です。

重複登録は、同じ人物を見分ける条件の設定に左右されます。メールアドレスで判定する場合は、入力ミスや表記ゆれによって、別の人物として登録されることもあります。

連携後に確認したい動作と同意の扱い

連携の設定が終わったら、テスト用の回答を送って、MAツールに正しく登録されるかを確かめます。項目の欠けや重複がないか、登録までの時間も記録しておきましょう。複数のパターンで試すと、見落としを減らせます。

メールの配信に関する同意の情報も、連携先へ引き継がれるかを確認します。個人情報保護法にもとづく利用目的の範囲で取り扱うため、社内の担当者と運用の方法を確認しておきましょう。同意の取得方法をフォームに明記しておくと安心です。

SFAやCRMとの連携エラーの主な種類と原因

営業支援のSFAや顧客管理のCRMとの連携では、取引先や担当者の情報を扱うため、エラーが営業の業務に影響する場合があります。起こり得る主なエラーは、次の4つです。エラーの種類を知っておくと、問い合わせの際にも状況を伝えやすくなります。

■認証エラー

連携に使う認証情報の期限切れや、権限の不足で接続できない状態

■同期の停止

設定の変更や連携先の仕様変更で、データの受け渡しが止まる状態

■データ反映の遅延

回答が連携先に届くまでに時間がかかる状態

■一部処理の失敗

複数の項目のうち、一部だけが登録されない状態

認証エラーと権限不足への対処

認証エラーは、連携用のアカウントのパスワード変更や、認証情報の有効期限が切れた場合などに起こります。連携に使っている担当者が異動や退職をすると、突然接続できなくなる場合もあります。個人のアカウントでの連携は、避けたほうが安全です。

連携用の専用アカウントを用意し、管理者を複数人で共有しておくと、運用が安定します。権限が必要な範囲に足りているかも、あわせて確認しておきましょう。エラーが出た際の連絡先も、決めておくと安心です。

同期の停止とデータ反映の遅延

同期が止まる要因には、連携先の項目の追加や削除、設定の変更があります。連携先のサービスが更新された結果、従来の設定が使えなくなる場合も考えられます。更新の案内を定期的に確認する担当者を決めておきましょう。

反映が遅れる場合は、連携の処理が一定の間隔で実行される仕組みかどうかを確認します。リアルタイムで反映されるのか、一定の時間をおいて反映されるのかは、製品によって異なります。営業の対応が遅れないよう、反映の目安を把握しておきましょう。

取引先や担当者の紐づけと重複への注意

SFAやCRMでは、フォームの回答を既存の取引先や担当者と紐づけて管理します。会社名の表記が異なると、別の取引先として登録され、重複が生じる場合があります。株式会社の表記や、全角と半角の違いが影響する例もあります。

紐づけの条件は、連携前に営業の担当者と確認しておきましょう。重複を見つけた際に整理する担当者と手順も、あらかじめ決めておくと混乱を避けられます。月に一度など、定期的な点検の機会を設けるのも一案です。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でフォーム作成ツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

APIの呼び出し回数の制限とエラー

API連携には、一定の時間内に呼び出せる回数の上限が設けられている場合があります。上限に達すると、処理が失敗したり、遅れたりするため、事前の確認が欠かせません。制限の考え方と、備え方を整理します。連携の設計を考える際の参考にしてください。

呼び出し回数の制限の考え方

API連携の制限とは、一定の時間や1日あたりに、システムへ出せる要求の回数を決めたものです。製品やプランによって、制限の有無や数値が異なります。公開されていない場合は、問い合わせで確認しましょう。

制限に達したときの動作も、製品ごとに違います。エラーとして処理が止まるのか、自動で時間をおいて再実行されるのかを、提供会社に確認しておきましょう。再実行されない場合は、手動で送り直す作業が必要です。

上限に達しやすい場面の想定

キャンペーンで回答が短時間に集中したときや、過去の回答を一括で連携先へ移すときは、呼び出しが増えます。エラー時の再試行が重なって、上限に達する場合もあります。想定外の呼び出しが増える場面を、あらかじめ洗い出しておきましょう。

複数のシステムを同じ連携の経路でつないでいる場合は、合計の回数が影響します。連携の数が増えたときに、上限が足りるかも見込んでおきましょう。将来の利用の拡大も想定しておくと、後の見直しが減ります。

上限を踏まえた連携の設計

上限を避けるには、回答を一定の件数ごとにまとめて送る方法や、実行の間隔を調整する方法があります。リアルタイムの連携が必要なのか、定期的な連携で足りるのかも、判断のポイントです。業務の内容に応じて、反映の速さを決めましょう。

プランの上限が足りない場合は、上位のプランや追加の契約が必要になる場合があります。費用が生じるかも含めて、契約前に提供会社へ確認しておきましょう。上限の見直しが可能かどうかも、聞いておくと安心です。

スプレッドシートと連携しても手作業が残るケース

Googleスプレッドシートなどのクラウドの表計算サービスと連携すると、回答を自動で一覧に追加できます。ただし、運用の仕方によっては手作業が残る場合があります。残りやすい場面を、表にまとめました。自社の運用にあてはめて確認してみましょう。

自動で反映される範囲と残る作業

連携で自動化できるのは、回答の内容を表の行として追加する作業が中心です。回答の整形や分類、重複の削除、別のシステムへの転記は、手作業として残る場合があります。担当者への割り振りも、その一例です。

自社の業務で残る作業を洗い出し、どこまで自動化したいのかを決めましょう。作業の頻度が高いものから優先すると、効果を実感しやすくなります。製品によっては、関数やスクリプトなどの追加設定で補う運用が必要な場合があります。

項目の変更で列がずれる問題

フォームの項目を追加、削除、並べ替えすると、表計算のシートの列と対応がずれる場合があります。ずれたまま回答が追加されると、集計の式や参照が崩れる原因となります。気づかずに運用を続けると、修正の手間が大きくなります。

項目を変更する際は、事前にシートの構成を確認し、必要なら新しいシートを用意しましょう。変更の履歴を共有する運用ルールがあると、手戻りを避けられます。フォームの担当者と、シートの担当者が異なる場合は、特に有効です。

運用ルールによる手作業の削減

手作業を減らすには、入力の形式をそろえる、連携用のシートを集計用と分ける、といった運用の工夫が有効です。連携用のシートは直接編集せず、別のシートから参照する形が安全です。集計用のシートを分けることで、列のずれの影響も受けにくくなります。

シートの編集権限を持つ担当者も限定しましょう。誤って連携先のデータを書き換えると、連携が止まる場合があるため、権限の設計もあわせて行いましょう。

連携先へのデータ受け渡しに着目した製品

回答を社内の業務や他のシステムへ渡す際の、転記の手間に関わる製品を紹介します。

コラボフォーム

株式会社コラボスタイル

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《コラボフォーム》のPOINT

1. Excelで作った申込書を見た目そのままWebフォーム化
2. 入力内容が社内ワークフローに連携され、転記や再入力が不要に
3. 申込書や申請書類をかんたん操作でペーパーレス化

フォーム作成ツールに関するよくある質問

フォーム作成ツールの連携のエラーについてよくある質問と回答をまとめました。

■Q1：MAツール連携で一部の項目だけ反映されないのはなぜですか？

A：項目の名前や形式の不一致、選択肢の表記の違い、必須項目の未入力などが考えられます。項目の対応表を作り、テスト用の回答で反映を確認しましょう。

■Q2：SFAやCRMとの連携が止まったら何を確認しますか？

A：認証情報の期限切れや権限の不足、連携先の設定変更を確認しましょう。連携に使うアカウントが特定の個人に依存していないかも、見直したい点です。

■Q3：APIの呼び出し回数の上限に達するとどうなりますか？

A：処理が失敗する、遅れて実行される、再実行されないなど、動作は製品によって異なります。上限と超過時の動作、プランによる違いを提供会社に確認しましょう。

■Q4：スプレッドシート連携でも手作業が残るのはなぜですか？

A：回答の整形や重複の削除、別システムへの転記は、連携だけでは自動化されない場合があります。項目を変更すると列がずれることもあるため、変更時の確認手順を決めておきましょう。

まとめ

フォーム作成ツールの連携エラーは、認証の期限切れ、項目の不一致、同期の停止、APIの呼び出し回数の上限、シートの構成の変化など、複数の要因で起こる場合があります。連携前に項目の対応や更新のルールを決め、テスト用の回答で動作を確かめることが大切です。複数の製品の資料を請求して、連携の仕様を比較してみてください。