フォーム作成ツールの費用を左右する料金体系
同じフォーム作成ツールでも、費用の決まり方は製品ごとに異なります。料金体系の種類を知っておくと、見積もりの内容を比較しやすくなり、自社の使い方にあうプランを選べます。まずは費用の決まり方を押さえましょう。
| 料金体系 | 特徴 | 向いているケース |
|---|---|---|
| 月額固定 | プランごとに利用できる範囲が決まっている | 利用量が安定している場合 |
| 従量課金 | 回答数などの利用量に応じて変わる | 時期によって回答数の差が大きい場合 |
| ユーザー数課金 | 管理画面を使う人数で決まる | 利用者が固定されている場合 |
月額固定と従量課金の違いを知る
月額固定は、プランごとにフォーム数や回答数、機能の範囲が決まっている料金体系です。毎月の費用が読みやすく、予算を組みやすい点が利点といえます。上限を超えると、上位のプランが必要になる場合があります。
従量課金は、回答数などの利用量に応じて費用が変わります。キャンペーンなどで一時的に回答が増える場合は、費用が想定を超えることもあります。上限の設定ができるか、超過時にどう扱われるかを確認しましょう。
初期費用と月額費用の内訳を確認する
費用には、導入時にかかる初期費用と、毎月かかる月額費用があります。製品によっては、初期費用が不要なものや、初期設定の支援が別料金になるものがあります。導入支援や研修が有料か無料かによって、初年度の総額は変わる場合があるのも注意点です。
見積もりを取る際は、初期費用、月額費用、オプション費用の内訳を分けて確認しましょう。どこまでが基本料金に含まれるかを明確にしておくと、比較の際に条件をそろえられます。契約期間の縛りがあるかも、聞いておきます。
クラウド型とインストール型の費用構造を比べる
クラウド型は、インターネット経由で利用する形態で、サーバの準備が不要です。月額費用が中心となり、導入までの期間も短い傾向があります。保守や更新はベンダー側が行う形態が中心です。
自社のサーバに構築するインストール型は、初期の構築費用がかかります。運用や保守の担当者の人件費、セキュリティ対策の費用も含めて考える必要があります。両者を比べる際は、数年間の総額でとらえると、判断しやすくなります。
フォーム作成ツールの費用の相場を調べる方法
費用の相場は、機能や利用規模によって幅が出るため、単純な平均では判断しにくい面があります。公開情報と見積もりを組み合わせて、自社の条件に近い費用を把握しましょう。相場を知る目的は、見積もりの妥当性を判断することにあります。
公開されている料金表の読み方
公式サイトで料金プランを公開している製品があります。プランごとに、利用できるフォーム数、回答数、ユーザー数、機能の範囲が異なる点に注目して読みましょう。フォーム数や回答数の上限を超えたときの扱いも、注記を読んで確かめましょう。
料金表に載っている金額は、税抜きか税込みか、年払いか月払いかで見え方が変わります。比較するときは、条件をそろえて計算し直すことが大切です。個別見積もりとされている場合は、問い合わせて確認します。
見積もりで確認したい項目
見積もりを依頼するときは、利用者数、フォーム数、月ごとの回答数の想定を伝えます。伝える情報が同じであれば、複数の製品の見積もりを比較しやすくなります。同じ条件で見積もりを取れば、製品間の差がどの項目で生じているかが分かるでしょう。
確認したいのは、基本料金に含まれる機能の範囲、サポートの内容、契約期間、更新時の料金です。特に更新時に料金が変わる場合があるため、契約前に聞いておきましょう。解約時の条件も、重要な確認項目です。
相場に幅が出る理由
フォーム作成ツールの費用に幅が出るのは、機能の範囲や利用規模、サポートの手厚さなどが製品ごとに異なるためです。個人向けの簡易なツールと、法人向けの高機能な製品では、費用の構造が違います。
相場を調べる際は、金額だけでなく、何が含まれているかを見ましょう。同じ金額でも、権限管理や承認フロー、サポートの有無によって、実際に使える機能が異なります。自社の必須条件を満たす範囲で比較することが重要です。
安さとコスパを判断する基準
安い製品がコスパの良い製品とは限りません。費用に対して、業務の負担がどれだけ減るのかを考えることで、自社にとっての費用対効果を判断しやすくなります。評価の基準を先に決めておきましょう。
無料プランで足りる範囲を見極める
無料プランは、費用をかけずに始められる点が利点です。ただし、フォームの数や回答数、使える機能、サポートの有無に制限がある場合があります。独自ドメインの利用や、ロゴの非表示が有料機能とされている場合もあります。
問い合わせの受付が少なく、シンプルなフォームだけなら、無料プランで足りるケースもあります。一方、権限管理や承認、決済が必要な場合は、有料プランが候補です。必要な機能が制限の範囲に収まるかを確認しましょう。
コスパは削減できる工数と比べて考える
コスパを考えるときは、ツールの費用と、削減できる作業時間を比べます。転記や集計、メールの返信に、毎月どれだけの時間を使っているかを、概算で見積もりましょう。例えば転記に毎月何時間かかっているかを、担当者に聞き取って把握しましょう。
削減できる時間に担当者の人件費を掛けると、効果の目安になります。ただし、効果は運用の仕方によっても変わります。数字が確かでない場合は、無料トライアルで実際の作業時間を測ってみるのがよいでしょう。
費用を抑えた製品で不足しやすい機能を確認する
費用を抑えた製品では、権限管理、操作履歴、承認フロー、外部システムとの連携といった機能が限られる場合があります。導入時には問題なくても、運用が広がると不足が生じることがあります。
セキュリティ機能も確認したい点です。個人情報を扱う場合は、通信の暗号化やアクセス制限が、プランに含まれているかを見ましょう。将来必要になりそうな機能は、上位プランへの切り替えの条件もあわせて確認します。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でフォーム作成ツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
無料トライアルで費用対効果を確認する方法
無料トライアルは、契約前に使い勝手や機能を確かめられる機会です。期間が限られているため、確認する項目を決めてから始めると、費用対効果の判断に役立つ情報が得られます。担当者のスケジュールも、事前に調整しておきます。
期間と制限の内容を確認する
無料トライアルの期間は、製品によって異なります。また、トライアル中は、フォームの数、回答数、一部の機能に制限がかかる場合があります。申し込む前に、利用条件を確認し、実際に使いたい機能が試せる範囲かどうかに注目しましょう。
クレジットカードの登録が必要かどうかや、期間の終了後に自動で有料契約へ移行するかも、見ておきたい点です。自動で移行する場合は、解約の期限を管理しておかないと、意図しない費用が発生する恐れがあります。
試用で検証したい項目を決める
試用では、実際の業務で使うフォームを1つ作り、公開から回答の確認、集計、データの出力まで試しましょう。担当者の操作のしやすさや、作成にかかる時間も、記録しておきます。検証の項目は、事前に3～5点ほどに絞ると、期間内に確認を終えやすくなります。
複数の担当者で試し、権限設定や通知の動作も確認すると、運用の様子がわかります。外部システムとの連携が必要な場合は、その連携も試せるかを確認しましょう。試用の結果は、比較表にまとめておくと便利です。
終了後の移行や解約の手続きを確認する
トライアルで作成したフォームが、有料契約に切り替えた後も引き継がれるかを確認しましょう。引き継げない場合は、作り直しの手間が発生します。解約の申し出をウェブ上で行えるか、書面が必要かも、確認しておきましょう。
解約するときの手続きや、データの扱いも確認項目です。回答データを出力して保存できるか、アカウントを削除した後にデータがどうなるかを、事前に聞いておきます。契約の更新や解約の期限も、カレンダーに記録しておくと安心です。
従業員50名規模の年間費用を試算する手順
従業員50名規模の会社では、フォームを使う部署や担当者の人数によって、必要なプランが変わります。年間費用は、料金体系と利用量から計算できるため、手順を整理しておきましょう。公開されていない金額は、見積もりで確認します。
- ■利用規模の見立て
- 管理画面を使う人数、フォーム数、月の回答数を見積もる
- ■月額費用の確認
- 見積もった利用規模に対応するプランの月額を確認する
- ■年間費用の計算
- 月額に12か月を掛け、初期費用や年額の割引を反映する
利用規模を見立てる
最初に、管理画面を使う人数を決めます。従業員が50名でも、実際にフォームを作る人は数名という場合もあれば、全部署が使う場合もあります。この人数によって、ユーザー数課金の費用が変わります。
次に、公開するフォームの数と、月ごとの回答数を見積もります。過去のお問い合わせ件数やイベントの参加者数が目安です。繁忙期の回答数も考慮して余裕を持ったプランを検討し、上限に近づいたときの扱いも確認します。
年間費用を計算式で求める
年間費用は、初期費用に、月額費用の12か月分、オプション費用を足して計算します。年額で支払うと割引になる製品もあるため、月払いと年払いの両方で試算しましょう。消費税の扱いも、そろえて比較します。
従量課金の場合は、想定する回答数で試算し、増えた場合の費用も確認します。複数年の契約が前提かどうかも、確認が必要です。海外製品は請求通貨も見ておき、計算に使った前提条件は記録に残しておきます。
稟議資料に載せる費用を整理する
社内で承認を得るには、費用だけでなく、導入の目的と期待する効果も伝えます。削減できる作業時間や、取りこぼしの減少など、現在の課題と結びつけて説明しましょう。費用は、初年度と2年目以降に分けて示すと、承認する側が判断しやすくなります。
複数の製品を比較した結果も添えると、選定の根拠が明確になります。見積書は、条件をそろえて取得しておきましょう。契約更新時に費用が変わる可能性がある点も、資料に記載しておくと安心です。
制作や転記の手間を減らすフォーム作成ツール
外部への制作依頼や転記作業など、運用にかかる手間の削減に関わる特徴をもとに取り上げます。料金は各社の資料で確認しましょう。
WiLL Form
- 専用エディターを使用し初心者でも簡単操作でフォーム作成が可能
- PCとスマホの表示を自動的に切り替えるレスポンシブデザイン
- SSL対応・AWS採用のため多くの個人情報を扱うフォームでも安心
株式会社サパナが提供する「WiLL Form」は、お申し込みフォームの作成に特化した、クラウド型のフォーム作成システムです。専用エディターで作成でき、データベースや通知メールの作成も簡単な操作で行えます。製品ページでは、制作会社やプログラマーに依頼する手間やコストが不要になるとされており、フォームの作成と運用を担当者自身で進められます。外部への制作依頼を減らしたい場合に検討でき、必要な機能の範囲や契約条件は資料請求の際に確認しましょう。
コラボフォーム
- Excelで作った申込書を見た目そのままWebフォーム化
- 入力内容が社内ワークフローに連携され、転記や再入力が不要に
- 申込書や申請書類をかんたん操作でペーパーレス化
株式会社コラボスタイルが提供する「コラボフォーム」は、社内のワークフローとつながるWebフォーム作成ツールです。受け付けた申込書や申請書の内容を、転記や再入力、データ加工の作業なしに社内ワークフローへ連携でき、入力作業にかかる手間の削減が期待できます。FAXや郵送で受け付けている書類のペーパーレス化にも対応しており、紙の回収や保管にかかる作業を見直したい場合の選択肢です。削減できる作業時間を見積もる際の材料にもなります。
ヘルプドッグフォーム （noco株式会社）
- 誰でも簡単にフォームを作成し、最短30秒で公開可能
- EFO標準搭載で離脱率改善とコンバージョン向上
- 特定IPやフリーメールをブロックし悪質な営業フォームを防止
formzu （フォームズ株式会社）
- 専門知識不要、短時間でフォーム作成・公開可能。
- 無料プランで充実機能を利用可。
- 商用利用に適した機能を有料プランで提供。
フォーム作成ツールに関するよくある質問
フォーム作成ツールの費用についてよくある質問と回答をまとめました。
- ■Q1：年払いと月払いでは、どちらが費用面で有利ですか？
- A：年払いで割引になる製品もありますが、途中で解約した場合の返金条件や契約期間の縛りが異なります。両方の条件で総額を試算し、自社の利用の見通しとあわせて判断しましょう。
- ■Q2：回答数が想定より増えた場合、費用はどう変わりますか？
- A：従量課金の製品では、回答数に応じて費用が増える場合があります。上限を超えたときの扱い、上位プランへの切り替え条件を、見積もりの段階で確認しておきましょう。
- ■Q3：見積もりを比較するとき、金額のほかに何を見ればよいですか？
- A：含まれる機能の範囲、サポートの内容、契約期間、更新時の料金、解約の条件などを確認しましょう。同じ条件で見積もりを依頼すると、製品間の差が分かりやすくなります。
- ■Q4：導入後の費用対効果は、どのように確かめればよいですか？
- A：導入前に転記や集計にかかっていた作業時間を記録し、導入後と比べる方法があります。取りこぼしの減少など、金額に表しにくい効果も、あわせて振り返りましょう。
まとめ
フォーム作成ツールの費用は、月額固定や従量課金などの料金体系と、利用者数、フォーム数、回答数によって変わります。相場は金額だけで比べず、含まれる機能の範囲を見ることが大切です。コスパは削減できる工数とあわせて考え、無料トライアルで確認します。条件をそろえて見積もりを取るため、複数の製品の資料を請求して比較してみてください。
