ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■乗り換え先に求める条件別
乗り換え前に洗い出すフォームの棚卸し
フォーム作成ツールの乗り換えは、作り直す対象の把握から始まります。数や用途、掲載先を一覧にしておくと、移行の範囲と優先順位が決めやすくなります。
フォームの数と用途を一覧にする
最初に、公開中と休止中のフォームを分けて一覧にします。問い合わせ、資料請求、セミナー申込、社内申請、アンケートなど、用途ごとに整理すると、移行の優先度が見えてきます。
作成者や更新担当者も記録しておきましょう。担当者の異動でフォームの存在が把握されていないケースもあるため、部署をまたいで確認することが大切です。
掲載先と埋め込み方法を確認する
フォームは自社サイトへの埋め込み、独立したURL、メール文面内のリンク、二次元コードなど、複数の場所で使われている場合があります。掲載先を一つずつ確認し、切り替え時に差し替える箇所を洗い出します。
広告の遷移先やパンフレットに印刷されたURLも対象です。紙媒体のように後から直せないものは、旧URLを残す期間を長めに見ておく必要があります。
乗り換えのきっかけを整理する
乗り換えの理由は、料金体系の変更、回答数の上限、連携できる外部サービスの不足、運用ルールとの不一致など、会社によって異なります。きっかけを言葉にしておくと、乗り換え先に求める条件がぶれにくくなります。
既存ツールで解決できる課題が含まれていないかも、あわせて確認しましょう。設定の見直しで済む場合は、乗り換えを急がない判断もあります。
フォーム作成ツールの回答データと個人情報の引き継ぎ
フォームに蓄積された回答は、個人情報を含む場合がある資産です。移行するデータの範囲と形式、保管期間を決めてから作業に入ります。
書き出せるデータの範囲と形式の確認
旧ツールから回答を書き出せる形式は、CSVなど製品によって異なります。添付ファイルや画像が含まれる回答、フォームごとの項目定義まで取り出せるかは、移行前に確認しておきたい点です。
書き出したデータの項目名は、新ツール側の項目名と対応表を作ると取り込みの作業がスムーズです。文字コードや日付の書式の違いで、取り込み時に文字化けや日付の誤変換が起きる場合もあります。
個人情報の保管期間と削除の扱い
回答データには氏名や連絡先が含まれるため、旧ツールに残すデータと削除するデータを決めておきます。個人情報保護法に沿った社内ルールを確認し、不明な点は法務部門や情報システム部門に相談しましょう。
解約後のデータ保持期間は契約によって異なります。解約前にバックアップを取り、旧ツール上の削除方法と時期を確認しておくと安心です。
過去の回答を参照し続ける方法
移行後も、過去の回答を見返す場面は残ります。新ツールに取り込むか、旧ツールの画面を一定期間残すか、書き出したファイルを社内の共有場所に保管するかを決めておきます。
取り込む場合は、回答日時や受付番号が引き継がれるかが確認点です。問い合わせ履歴との照合に使う番号は、変わると追跡しにくくなるため、事前に対応表を作っておきましょう。
フォーム作成ツールを替えるときのURLと埋め込みの切り替え
切り替え作業で最も影響が大きいのが、公開中フォームの入り口です。フォームの受付を止めない順番で作業を進めます。
旧URLの扱いを決める
ツールを替えると、フォームのURLも変わる場合があります。独自ドメインでフォームを公開できるツールなら、URLを維持できる場合もあります。維持できない場合は、旧URLから新URLへ案内する方法を用意します。
旧URLを残せる期間は契約終了日に左右されます。外部に掲載済みのリンクが多い場合は、解約日を逆算して切り替えの計画を立てましょう。
切り替え作業の順番を決める
全フォームを一度に切り替えず、影響の小さい社内用や休止中のフォームから試す方法が堅実です。新ツールで送信テストを行い、通知メールや自動返信が届くことを確認してから、問い合わせなど重要なフォームへ進めます。
切り替えは、受付件数の少ない時間帯に行うと影響を小さくできます。作業の担当者と確認者を分けておくと、見落としを減らせます。
スマートフォンでの表示と入力の確認
切り替え後は、スマートフォンでの表示と入力のしやすさも確認します。入力欄の幅、必須項目の表示、確認画面への遷移は、ツールによって見え方が異なります。
実機で送信テストを行い、エラーメッセージが分かりやすく表示されるかも見ておきましょう。入力途中で離脱する人が増えていないか、移行後の数週間は送信数の推移を見守ると安心です。
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外部連携と通知設定の再構築
フォーム作成ツールの価値は、回答を受けた後の処理にもあります。通知や連携の設定は画面上で目立ちにくく、移行で抜けやすい部分です。
通知先と自動返信メールの再設定
回答があったときの通知先、自動返信メールの文面、差出人名は、旧ツールの設定を画面で控えておきます。新ツールで同じ内容を再現し、複数のメールサービスで受信できるかを確認しましょう。
迷惑メールに振り分けられる場合は、送信ドメインの設定が影響することがあります。原因が複数考えられるため、情報システム部門やベンダーに相談すると原因を切り分けやすくなります。
顧客管理や表計算との連携を確認する
回答を顧客管理システムや表計算ソフトへ自動で渡している場合は、連携の仕組みも作り直しが必要です。連携できるサービスの種類と、項目の対応づけの方法を新ツールで確認します。
連携が止まった場合に管理者へ通知されるか、失敗した分を再実行できるかも見ておきたい点です。移行直後は件数を目視で照合すると、取りこぼしに早く気づけます。
誤送信や迷惑投稿への備えを引き継ぐ
旧ツールで設定していた迷惑投稿への対策も、移行で抜けやすい項目です。CAPTCHAや入力制限、投稿元の制限などの設定を控え、新ツールで同等の対策が取れるかを確認します。
同等の対策が取れない状態で公開すると、迷惑な投稿が増えて通知が埋もれるおそれがあります。公開前に送信テストを重ねて、通常の問い合わせが届くことも確認しましょう。
並行運用から旧ツール解約までの手順
切り替え後すぐに旧ツールを解約すると、不具合が起きたときに戻れません。並行して動かす期間と、解約の判断基準を決めておきます。
並行運用の期間と確認項目
並行運用の期間は、フォームの回答頻度によって変わります。月次の申込が多い場合は、1か月以上の運用で一巡させると、締め処理を含めた確認ができます。
確認項目は、回答の到達、通知の受信、連携先への反映、入力画面の表示の4点を軸にします。担当者が変わっても確認できるよう、チェックリストにまとめておきましょう。
切り戻しの手順と解約のタイミング
不具合が見つかったときに旧フォームへ戻せるよう、旧ツールの契約は更新日と解約手続きの期限を確認して維持します。自動更新の契約では、解約の申し出期限を過ぎないよう注意が必要です。
解約の前には、回答データのバックアップ、アカウント削除の方法、利用者への周知を済ませます。社内の関係者へ切り替えの完了を知らせると、問い合わせの混乱を防げます。
社内の利用者への周知と操作説明
フォームを作る人や回答を確認する人が増えるほど、周知の手間が大きくなります。切り替えの日程、新しいログイン方法、旧ツールの利用終了日を一斉に案内し、問い合わせ窓口も伝えます。
操作が変わる部分は、画面の写真つきの手順書にまとめると定着しやすくなります。権限の割り当ても移行時に見直し、不要になったアカウントを残さないようにしましょう。
乗り換え先に検討したいフォーム作成ツール比較
フォームの引き継ぎや連携の再設定を踏まえ、乗り換え先として確認したい製品をまとめました。公開時の設定や連携先、管理のしかたを一覧で見比べられます。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| WiLL Form | 応募フォームやLPを専用エディターで作成。独自ドメインに対応 |
| コラボフォーム | ExcelやPDFの申込書をWebフォーム化し、社内ワークフローへ連携 |
| formrun | 問い合わせフォームと対応状況の管理を一体化。Slack等へ通知 |
| フォームブリッジ | kintone連携のWebフォーム作成ツール。マウス操作のみで作成 |
| AskOne | B2B向けの入力フォーム。Salesforce等の外部サービスと連携 |
| フォームメーラー | クラウド型のフォーム・LP作成サービス。チーム管理に対応 |
| formstack | ノーコードでフォームを作成し、送信データを他システムへ連携 |
連携先と公開方法で絞る乗り換え先の候補
乗り換えでは、回答の送り先や公開のしかたを引き継げるかが決め手です。連携先、社内の承認、公開ドメインの観点から候補を紹介します。
WiLL Form
- 専用エディターを使用し初心者でも簡単操作でフォーム作成が可能
- PCとスマホの表示を自動的に切り替えるレスポンシブデザイン
- SSL対応・AWS採用のため多くの個人情報を扱うフォームでも安心
株式会社サパナが提供する「WiLL Form」は、応募フォームやランディングページの作成に特化したクラウド型のフォーム作成システムです。専用エディターで作成でき、PCとスマートフォンの表示を自動で切り替えるレスポンシブデザインに対応しています。独自ドメインやGoogleアナリティクス連携にも対応しており、公開URLや計測設定を切り替える際の確認項目を整理しやすい製品です。
コラボフォーム
- Excelで作った申込書を見た目そのままWebフォーム化
- 入力内容が社内ワークフローに連携され、転記や再入力が不要に
- 申込書や申請書類をかんたん操作でペーパーレス化
株式会社コラボスタイルが提供する「コラボフォーム」は、社内のワークフローとつながるWebフォーム作成ツールです。社外とやり取りしているExcelやPDF形式の申込書を、見た目そのままにWebフォーム化できます。受け付けた内容は転記や再入力なしで社内ワークフローへ連携できるため、確認や承認を伴う申請業務のフォームを乗り換える場合の候補です。
formrun （株式会社ベーシック）
- 問合せ対応における一連の流れを効率化！
- 問合せフォームの作成時間を大幅削減！
- 外部機能との連携で更に便利！
フォームブリッジ （トヨクモ株式会社）
- フォームはコース問わず無制限に作成可能
- 条件分岐やステップフォームで回答率を改善
- マジックリンク/Google/Microsoftアカウント認証に対応
AskOne （ナインアウト株式会社）
- 名刺を撮影するだけで顧客情報を抽出・データ入力
- Salesforce等、各種外部サービスとリアルタイム連携
- 23種の質問タイプと分岐でフォーム構築
フォームメーラー （SATORI株式会社）
- プログラミング不要で初心者も簡単にフォーム・LPを作成可能。
- セキュリティ・モバイル対応が充実。
- チーム管理、独自ドメイン、決済機能を備え、柔軟に利用可能。
formstack （Formstack,LLC）
- ドラッグ＆ドロップ操作でノーコードのオンラインフォーム作成。
- 送信データを自動で他システム・ワークフローに連携。
- 支払い受付や登録、アンケートなど多用途フォームに対応。
まとめ
フォーム作成ツールの乗り換えは、フォームの棚卸し、回答データの引き継ぎ、URLの切り替え、連携の再設定、並行運用の順に進めると、受付を止めずに移行できます。乗り換え先は、自社の連携先や運用ルールにあうかを軸に比較することが大切です。複数製品に資料請求して、移行時の支援内容や費用、旧ツールの解約条件もあわせて確認しましょう。
