フォーム作成ツールの使いやすさを測る基準
フォーム作成ツールが使いやすいかどうかは、人によって感じ方が異なります。誰がどの場面で使うのかを先に整理すると、判断の軸が定まります。ここでは、操作、初期設定、サポートの3つの観点を表にまとめ、続けて詳しく見ていきましょう。
| 観点 | 確認すること | 確かめる方法 |
|---|---|---|
| 操作 | 項目の追加や並べ替えが画面上で完結するか | 編集画面のデモ |
| 初期設定 | 公開までに必要な設定の数と手順 | 無料トライアル |
| サポート | 問い合わせ窓口や設定の案内の範囲 | 資料やヒアリング |
担当者の経験で変わる使いやすさ
フォーム作成ツールの使いやすさは、利用する担当者の経験によって評価が分かれます。Webサイトの更新に慣れた担当者には軽く感じる操作でも、初めて触る担当者には難しく感じる場合があります。
そのため、製品の紹介文だけで判断せず、実際に使う担当者が試して確かめることが大切です。使う人の経験と、作るフォームの種類をあらかじめ書き出しておくと、比較の軸がぶれにくくなります。社内で共有すれば、候補を絞る際の合意も得やすくなります。
シンプルな製品に共通する特徴
とにかくシンプルな製品は、画面に並ぶ設定項目が絞られ、基本の操作だけでフォームを公開できる傾向があります。項目の種類が限られ、作成から公開までの流れが一本道になっている製品が該当します。
ただし、シンプルであることは、機能が限られていることの裏返しでもあります。条件分岐や自動返信メールが必要な場合は、基本の範囲で足りるかを確認しましょう。後から有料の追加機能が必要になる場合もあります。
評価基準を先に決める進め方
使いやすさは感覚で語られやすいため、評価の基準を先に決めておくと比較が進みます。例えば「初めての担当者が1時間以内にフォームを公開できるか」のように、場面と行動で表すと確認しやすくなります。
基準が決まれば、複数の製品に同じ作業を試して結果を並べられます。何を解決したいのかという導入の目的とあわせて整理すると、使いやすさの優先順位も明確にできます。基準は紙1枚にまとめ、関係者で共有しておきましょう。
初心者でも迷わない編集画面の見分け方
初心者が最初に触れるのは、フォームを組み立てる編集画面です。ここで迷わず操作できるかどうかが、使いやすさの印象を大きく左右します。操作の方法ごとに、確認したい点を紹介します。デモや無料トライアルで画面を見る際の参考にしてください。
ドラッグ&ドロップで項目を並べる操作
ドラッグ&ドロップとは、マウスで項目をつかんで画面上の好きな位置に動かす操作です。入力欄の追加や並べ替えを、設定画面を開かずに行える製品があります。パソコン操作に不慣れな担当者にも、直感的に伝わりやすい方法です。
確認したいのは、項目を追加した直後に見た目が画面へ反映されるか、操作を間違えたときに元に戻せるかです。項目の種類が選びやすく並んでいると、初心者でも迷いにくくなります。
テンプレートから作り始める方法
テンプレートとは、問い合わせや申込など用途別にあらかじめ項目が整えられたひな形です。ひな形を選んで必要な箇所だけを直せば、ゼロから設計する手間を減らせます。初めてフォームを作る担当者にとって、完成形を想像しやすい点も利点です。
用意されているひな形の用途が自社の業務に合うかは、製品によって異なります。自社で使いたいフォームに近いものがあるか、修正した内容を自社用のひな形として保存できるかも、比較の材料です。
プレビューで見た目を確かめる安心感
プレビュー機能があると、公開前に、回答者が目にする画面を確認できます。パソコンだけでなく、スマートフォンでの表示も切り替えて見られると、公開後の修正を減らせます。画面が見づらいフォームは、入力の途中で離脱される原因になりかねません。
入力欄の並びや必須項目の表示、送信後の完了画面まで試せるかも確認しましょう。テスト送信ができれば、通知メールが届くところまで事前に確かめられます。回答者の入力を想定し、全角や半角の混在も試しましょう。
初期設定が簡単なフォーム作成ツールの条件
初期設定が簡単かどうかは、導入直後の負担に直結します。公開までに必要な設定と、後回しにしてよい設定を分けて考えると、製品ごとの手間の差を比べられます。主な設定の流れは、次の4つです。それぞれの手間を、製品ごとに比べてみましょう。
- ■アカウントの準備
- 登録から利用開始までに必要な手続きと、承認の有無
- ■フォームの作成
- テンプレートや編集画面で入力項目を整える作業
- ■通知と自動返信
- 回答の受信先や、回答者への返信メールの設定
- ■公開方法
- URLの共有か、自社サイトへの埋め込みか
公開までに必要な設定の数の確認
公開までには、アカウントの準備、フォームの作成、通知の設定、公開方法の選択といった作業が必要です。製品によって、これらが1つの画面で完結するものと、複数の画面にまたがるものがあります。
特にサイトへの埋め込みは、自社サイトの更新担当者の協力が必要な場合があります。URLの共有だけで足りるかを先に決めておくと、準備の手間を見積もれます。設定項目の数は、無料トライアルで数えてみるのも一案です。
通知メールと自動返信メールの設定手順
通知メールは、回答があったことを担当者へ知らせるメールです。自動返信メールは、回答者に受付を知らせるために自動で送るメールで、送信元のアドレスや文面を設定します。
送信元に自社のドメインを使う場合は、DNSの設定が必要になる製品もあります。この作業は情報システム部門の協力が要るため、手順の案内があるかを確認しましょう。迷惑メールと判定されるかは、複数の設定に左右されるため、導入後の送信テストも欠かせません。
公開前に確認する個人情報の取り扱い
氏名やメールアドレスを集めるフォームでは、個人情報保護法にもとづき、取得にあたって利用目的を回答者に通知または公表する必要があります。プライバシーポリシーへのリンクや同意のチェック欄を、手軽に追加できると便利です。
閲覧できる担当者の範囲や、回答データの保存場所の設定も、公開前に決めておきたい点です。個人情報の取り扱いは自社の規程にあわせて確認し、不明な点は提供会社に問い合わせましょう。法務の担当者がいる場合は、事前に相談しておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でフォーム作成ツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
サポート体制の確認点と見極め方
操作が簡単な製品でも、設定で迷う場面は起こります。そのときに頼れるサポートの内容は、使いやすさを支える要素です。「手厚い」と感じるかどうかは、サポートの範囲を具体的に確かめて判断しましょう。ここでは、確認の観点を3つ紹介します。
サポートの範囲を区別して確認する
サポートと一口にいっても、マニュアルの提供、問い合わせ窓口、設定方法の案内、初期設定の支援、設定作業の代行では中身が異なります。どこまでが基本料金に含まれるかを、項目ごとに聞きましょう。範囲があいまいなままだと、導入後の期待とずれが生じます。
確認できない内容は、「相談できる窓口がある」といった表現にとどめて判断するのが安全です。導入時に支援を受けたい場合は、有料の別メニューかどうかも、見積もりの段階で確かめておきます。
問い合わせ手段と対応時間を比べる
問い合わせの手段には、メール、チャット、電話などがあります。フォームの公開前など急ぎの場面では、受付の時間帯と、回答までの目安をあらかじめ把握しておくと安心です。休日や夜間の対応の有無も確認項目です。
契約するプランによって、利用できる手段や対応時間が変わる製品もあります。自社が困りやすい月末や公開直前の時間帯に連絡できるか、回答の方法が自社の業務にあうかを確認しましょう。問い合わせの履歴を残せるかも、あわせて見ておくと安心です。
自己解決を助ける情報を探す
問い合わせの前に自分で確認できる材料があると、担当者の負担が減ります。操作マニュアルや動画、よくある質問のページが用意されているかを見ておきましょう。
公開されている範囲なら、契約前でも確認できます。ヘルプの更新が新しいかも見ておくと安心です。
検索しやすく、画面の写真つきで手順が説明されていると、初心者でも作業を進めやすくなります。事前に資料を読み、疑問点がどのくらい解消できるかを試してみてください。
使いやすい製品を選ぶための試し方
使いやすいかどうかは、実際に触れて確かめるのが確実です。無料トライアルやデモを活用して、自社の業務に近い作業を試す手順を整理します。試す内容と記録の取り方を押さえておくと、比較が進みます。まず、トライアルで確認する作業から見ていきましょう。
無料トライアルで試す作業を決める
トライアルでは、実際に使う予定のフォームを1つ作ってみるのが効果的です。項目の追加、必須設定、通知メール、公開、回答の確認、データの書き出しまで、一連の流れを試しましょう。
試す作業を事前に決めておけば、複数の製品を同じ条件で比べられます。トライアルの期間や、利用できる機能の範囲が本契約と異なる場合があるため、あわせて確認しておくと安心です。本契約後に機能が足りないと気づく失敗を避けられます。
複数の担当者の感想をそろえて比べる
操作の感じ方は人によって異なるため、できれば2名以上で試すのがおすすめです。初心者の担当者と、操作に慣れた担当者の両方が使ってみると、評価の偏りを避けられます。部署が異なる担当者に頼むのも一案です。
感想は自由記述だけでなく、迷った箇所や所要時間などを同じ書式で記録しましょう。記録をもとに話し合えば、使いやすさの判断を社内で共有できます。結果を一覧にしておくと、後から経緯を説明するときにも役立ちます。
導入後の運用まで見据えて判断する
導入後は、担当者の交代やフォームの増加も起こります。フォームの複製、担当者ごとの権限設定、作成履歴の確認といった運用の機能が、使いやすさに影響する場合があります。導入前に、運用を担当する人数も想定しておきましょう。
最初の1本が作りやすいことに加え、フォームが増えたときに管理しやすいかを想像してみましょう。フォームの数が増えると、整理や検索の手間が課題になりやすい傾向があります。製品ごとの違いを整理するには、比較の観点をまとめた記事も参考になります。
操作の分かりやすさに着目したフォーム作成ツール
初心者でも迷いにくい編集画面やひな形、画面操作を軸に、製品ページで特徴を確認できる製品を紹介します。
WiLL Form
- 専用エディターを使用し初心者でも簡単操作でフォーム作成が可能
- PCとスマホの表示を自動的に切り替えるレスポンシブデザイン
- SSL対応・AWS採用のため多くの個人情報を扱うフォームでも安心
株式会社サパナが提供する「WiLL Form」は、プログラムの知識や複雑な操作を必要とせず、応募フォームを作成できるクラウド型のウェブフォーム作成システムです。専用のエディターを使うため、初めて担当する人でも、画面上でフォームを組み立てられます。テンプレート登録や、通知メール・自動返信メールの設定にも対応しており、公開までの準備を一つの製品で進められます。PCとスマートフォンの表示を自動で切り替えるレスポンシブデザインにも対応しています。
コラボフォーム
- Excelで作った申込書を見た目そのままWebフォーム化
- 入力内容が社内ワークフローに連携され、転記や再入力が不要に
- 申込書や申請書類をかんたん操作でペーパーレス化
株式会社コラボスタイルが提供する「コラボフォーム」は、社内のワークフローとつながるWebフォーム作成ツールです。Excelで作った申込書を見た目そのままにWebフォーム化できるため、普段使っている書式を活かしてフォームを作り始められます。FAXや郵送で受け付けている申込書や申請書類を、簡単な操作でペーパーレス化する用途にも使えます。通知メール・自動返信メールに加え、マイページオプションを使うと申請後の履歴管理もできます。
フォームメーラー （SATORI株式会社）
- プログラミング不要で初心者も簡単にフォーム・LPを作成可能。
- セキュリティ・モバイル対応が充実。
- チーム管理、独自ドメイン、決済機能を備え、柔軟に利用可能。
Jotform （Jotform Inc.）
- 豊富なテンプレートで専門知識不要のフォーム構築。
- 多言語対応や条件分岐など高度なフォーム機能で柔軟に対応。
- データ活用機能充実、業務効率化を支援。
Qubo （株式会社アーティス）
- 直感的な操作でＷｅｂフォームを簡単作成
- 公開期間や回答制限の設定が可能
- 自動返信や多言語対応など実務向け機能を提供。
フォーム作成ツールに関するよくある質問
フォーム作成ツールの使いやすさについてよくある質問と回答をまとめました。
- ■Q1：無料トライアルでは何を試せば判断できますか？
- A：実際に使う予定のフォームを1つ作り、公開から回答の確認、データの書き出しまで通して試しましょう。迷った箇所と所要時間を記録しておくと、複数の製品を同じ基準で比べられます。
- ■Q2：プログラミングの知識がなくても使えますか？
- A：画面操作でフォームを作れる製品が提供されています。ただし、デザインの細かな調整やサイトへの埋め込みでは、専門の知識が必要な場合があります。自社で対応できる範囲を事前に確認しましょう。
- ■Q3：シンプルな製品で後から機能が足りなくなりますか？
- A：条件分岐や自動返信メール、外部システムとの連携が、上位のプランに限られる場合があります。将来使う可能性のある機能を洗い出し、現在のプランで使えるかを確認しましょう。
- ■Q4：サポートが手厚いかは、どう見分けますか？
- A：問い合わせ窓口、設定方法の案内、初期設定の支援など、サポートの範囲を項目ごとに確認します。受付時間や回答までの目安、基本料金に含まれるかもあわせて聞きましょう。
まとめ
フォーム作成ツールの使いやすさは、操作のシンプルさ、初期設定の手間、サポートの範囲の3つで確かめられます。感覚で判断せず、誰がどの作業を何分で行えるかという基準を決め、無料トライアルで試すことが大切です。使いやすい製品の条件は担当者の経験や用途で変わるため、複数の製品の資料を請求して比較してみてください。
