フォーム作成ツールで発生する追加コストと隠れた費用の確認点

フォーム作成ツールで追加コストが生じやすい項目

フォーム作成ツールは、基本料金だけでは運用できない場合があります。どのような場面で追加の費用が生じるのかを先に把握しておくと、見積もりの比較がしやすくなります。主な項目を表に整理しました。自社の運用にあてはめながら、確認する順序を決めていきましょう。

基本料金に含まれる範囲を確認する

基本料金に何が含まれるかは、製品ごとに異なります。回答件数、フォーム数、利用できるアカウント数、データの保存期間などが、含まれる範囲として確認したい項目です。無料のプランから有料のプランへ移るときは、機能の違いも見ておきましょう。

見積もりに「一式」と書かれている場合は、内訳を聞いておきましょう。含まれる範囲が分からないままだと、運用を始めてから追加の請求に気づく場合があります。比較する製品ごとに、同じ観点で一覧にしておくと見落としを減らせます。

初期費用と月額費用の違いを整理する

費用には、契約時にかかる初期費用と、毎月かかる月額費用があります。初期費用が無料の製品でも、月額費用にその分が含まれている場合があるため、総額で比べることが大切です。契約期間も含めて見ると、実際の負担が分かります。

年額で支払う契約か、月ごとの契約かによっても、支払い方が異なります。支払いの周期と、途中でプランを変更できるかをあわせて確認しましょう。プランの変更時に、手数料が生じる製品もあるため注意が必要です。

見積もりの段階で追加項目を洗い出す

見積もりを依頼する際は、使いたい機能と運用の条件を伝えて、追加費用の可能性を質問しましょう。具体的には、回答件数の見込みや、連携したいシステム、デザインの要望を伝えます。追加費用が生じる条件を、あらかじめ引き出せます。

回答は書面で残してもらうと、契約後の認識の違いを減らせます。口頭での説明だけにせず、見積書や資料に条件を記載してもらうと安心です。担当者の変更があっても、確認した内容を引き継ぎやすくなります。

回答件数やフォーム数に応じた追加料金の考え方

回答件数やフォーム数に上限を設けている製品は、上限を超えたときの扱いで追加料金の有無が分かれます。ここでは、超過したときの考え方と、事前の見積もり方を紹介します。回答件数、フォーム数、利用の増える時期の3点から整理していきましょう。

回答件数の上限を超えたときの扱いを確認する

回答件数が上限を超えた場合の扱いは、製品によって異なります。自動的に追加料金が発生するもの、上位のプランへ移行を求められるもの、受付が止まるものなどが考えられます。同じ超過でも、対応が分かれる点に注意が必要です。

受付が止まる仕組みでは、申込の取りこぼしにつながる恐れがあります。上限を超えた月の料金と、通知の有無を、契約前に確認しておきましょう。上限に近づいた際に、知らせてもらえる機能があると運用しやすくなります。

フォーム数や公開数の制限を確認する

フォームの作成数や、同時に公開できる数に制限がある製品もあります。キャンペーンごとにフォームを作る企業では、制限を超えて追加の費用が生じる場合があります。公開数の数え方も、製品によって異なります。

過去に公開したフォームを残しておく場合は、保存できる数も確認項目です。不要なフォームを整理する運用で、上限内に収められるかも考えておきましょう。複製して使い回せるかも、費用の面で見ておきたい点です。

利用が増える時期の見込みを立てる

追加料金を避けるには、利用が増える時期をあらかじめ見積もることが有効です。年度末やキャンペーンの時期など、申込が集中する月の回答件数を予測しておきましょう。予測は、担当部署にも確認すると精度が上がります。

過去の問い合わせ件数や申込の実績が、見込みの手がかりです。平均だけでなく、回答が多い月の件数をもとに、プランの上限が足りるかを確かめてください。余裕を持たせたプラン選びが、追加料金の回避につながります。

隠れコストになりやすい改修費と容量の追加費

基本料金には含まれず、後から気づく費用が隠れコストです。独自デザインへの改修費や、添付ファイルの容量追加費などが例として挙げられます。次の項目を、契約前に確認しましょう。見積もりの段階で質問すれば、契約後の想定外の請求を減らせます。

■独自デザインの改修

自社サイトにあわせた見た目に整えるための作業費

■添付ファイルの容量

画像や書類を受け取る際の、保存容量の上限と追加費

■メールの送信数

通知や自動返信の送信数の上限と、超過時の扱い

■連携オプション

外部のシステムとつなぐ機能の利用料

■サポートの追加メニュー

初期設定の支援や、作業代行などの別料金

独自デザインへの改修費を確認する

標準のデザインでは自社サイトの雰囲気とあわない場合、見た目を整える作業が必要です。提供会社に依頼すると、作業費が別に発生するケースがあります。修正を依頼するたびに費用がかかる契約もあるため、回数の扱いも確認が必要です。

自社で調整できる範囲と、提供会社に依頼する範囲を分けて考えましょう。画面の色や文字の変更だけで済むのか、専門的な知識が必要なのかで、費用は変わります。見積もりを依頼する前に、希望する見た目をまとめておくと話が進みます。

添付ファイルの容量追加費を確認する

履歴書や見積書など、ファイルを添付して受け取るフォームでは、保存容量が不足する場合があります。容量を超えると、追加の料金が発生する製品もあります。画像や動画を受け取る場合は、特に注意が必要です。

1回に添付できるファイルの大きさと、全体の保存容量の両方を見ておきましょう。保存期間が過ぎたファイルがどう扱われるかも、運用に関わる確認項目です。ファイルが大きいと、通知メールへの添付が制限される場合もあります。

オプション機能とサポートの別料金を確認する

決済機能や外部システムとの連携、詳細なアクセス制限などは、オプション扱いの製品があります。標準で使える機能と、追加で契約する機能の線引きを確認しましょう。自社が必要とする機能が標準に含まれるかを、機能一覧で見ておきます。

導入時の設定支援や、運用の相談もメニューが分かれている場合があります。必要な支援を伝えて、基本料金に含まれるか、別料金かを明確にしておくと安心です。サポートの範囲は、導入後の運用のしやすさにも関わります。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でフォーム作成ツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

アカウントや拠点の追加と解約時に生じる追加コスト

導入後に利用者が増えたり、契約をやめたりする場面でも、追加コストが生じる場合があります。契約前に、追加と解約の条件を契約書や見積もりで確かめておきましょう。アカウントの追加と解約について、順に見ていきます。

アカウントや拠点の追加料金を確認する

担当者のアカウントを増やすと、人数に応じて料金が加算される製品があります。拠点や部署ごとに契約が必要な場合もあるため、追加の単位を確認しましょう。人数が増えたときの料金の増え方は、製品ごとの違いが出やすい部分です。

閲覧のみの担当者にも、同じ料金がかかるのかは製品によって異なります。将来の利用者数を見込んで、増えたときの総額を試算しておくと安心です。拠点を追加した際の初期設定に、費用がかかるかも聞いておきましょう。

解約時の違約金と最低利用期間を確認する

契約には、最低利用期間が定められている場合があります。期間内に解約すると、残りの期間分の料金や違約金が発生する契約もあるため、契約書や利用規約で確かめましょう。契約の形態によって、条件は大きく異なります。

自動更新の設定や、解約の申し出の期限も大切な確認項目です。期限を過ぎると翌年度分の料金が生じることもあります。

解約の連絡方法が、書面のみの場合もあるため注意が必要です。更新日をカレンダーに記録しておくと、見落としを減らせます。

解約後のデータの取り出しと削除を確認する

解約する際は、回答データを書き出して保管するか、削除するかを決める必要があります。データの書き出しに費用がかかる製品や、解約後に取り出せなくなる製品もあります。解約を決めたら、早めに書き出しの方法を確認しましょう。

個人情報が含まれる回答は、不要になった時点で適切に削除することが望まれます。削除の手順と、削除したことの証明を受けられるかを確認しておきましょう。書き出したデータの保管場所と、閲覧できる担当者も決めておく必要があります。

3年間の総コストを見積もる考え方

導入の費用を判断するには、初年度だけでなく、数年間の総コストで見ることが大切です。ここでは、3年間を目安にして、総コストを見積もる手順を整理します。費用の項目を表にまとめたので、見積もりの確認に活用してください。

総コストに含める項目を洗い出す

総コストには、上の表のとおり、導入時の費用、毎月の費用、状況に応じて生じる費用を含めます。見積もりに載っている金額だけでなく、運用の中で発生しうる費用も加えて考えましょう。社内の稟議では、この考え方が根拠になります。

将来の利用の変化も織り込みます。回答件数やアカウント数が増える場合に、どの時点で上位のプランが必要になるかを想定すると、現実に近い総額を把握できます。見込みが変わった場合は、数字を更新して見直しましょう。

同じ条件で複数の製品を見積もる

製品を比べるときは、回答件数やアカウント数、必要な機能を同じ条件にそろえて見積もりを依頼しましょう。条件が異なると、金額の違いが製品によるものか、条件によるものか判断できません。項目ごとに金額を並べて比較すると、差の理由が分かります。

契約の更新時に料金が改定される場合もあるため、更新後の料金の扱いも質問しましょう。3年間の見積もりを一覧にまとめると、社内での稟議にも使いやすくなります。

担当者の運用工数も費用として考える

ツールの料金だけでなく、担当者がフォームの作成や集計に費やす時間も、実質的な費用です。操作が分かりやすい製品は、この工数を抑えられる可能性があります。工数は、担当者の時間単価に置き換えると金額の目安になります。

手作業での転記や集計が残ると、料金が安くても人件費が増える場合があります。料金の比較とあわせて、運用の手間も評価に加えましょう。集計やグラフ化を自動で行えるかも、工数を左右する要素です。

作成の外注コストを抑えたい場合の製品

改修や外部への依頼にかかる費用が気になる場合に、製品ページの特徴から絞り込める製品を紹介します。料金は各社に確認してください。

WiLL Form

株式会社サパナ

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《WiLL Form》のPOINT

1. 専用エディターを使用し初心者でも簡単操作でフォーム作成が可能
2. PCとスマホの表示を自動的に切り替えるレスポンシブデザイン
3. SSL対応・AWS採用のため多くの個人情報を扱うフォームでも安心

フォーム作成ツールに関するよくある質問

フォーム作成ツールの追加コストについてよくある質問と回答をまとめました。

■Q1：回答件数が上限を超えると自動で追加料金がかかりますか？

A：製品によって、追加料金が発生する、上位プランへの移行を求められる、受付が止まるなど扱いが異なります。超過時の料金と通知の有無を、契約前に確認しましょう。

■Q2：見積もりに載らない費用は、どう見つければよいですか？

A：独自デザインの改修、添付ファイルの容量、メールの送信数、連携オプション、サポートの追加メニューについて質問しましょう。回答は見積書など書面で残してもらうと安心です。

■Q3：解約するときに違約金は発生しますか？

A：最低利用期間が定められ、期間内の解約で料金が生じる契約があります。自動更新や解約の申し出の期限もあわせて、契約書や利用規約で確認しましょう。

■Q4：複数年の総コストを比べるコツはありますか？

A：回答件数やアカウント数などの条件をそろえて、複数の製品に見積もりを依頼します。更新時の料金改定や、運用にかかる担当者の工数も含めて比べましょう。

まとめ

フォーム作成ツールの追加コストは、回答件数やフォーム数の超過、独自デザインの改修費、添付ファイルの容量追加費、アカウントの追加、解約時の違約金などで生じる場合があります。基本料金の範囲を確認し、同じ条件で3年間の総コストを比べることが大切です。複数の製品の資料を請求して、見積もりを比較してみてください。