ID管理システムが使いにくいと感じられる場面
使いにくさは立場によって現れ方が変わります。ここでは管理者、利用者、問い合わせ対応の3つの場面に分けて、具体的にどのような負担が生じるのかを見ていきます。
管理者側の画面操作での手間
アカウントを1件登録するために複数の画面を行き来する構成では、件数が増えるほど作業時間が伸びます。一括での登録や更新に対応していない場合、入社が重なる時期の負荷が高くなります。検索の条件が限られていて、目的のアカウントを見つけるまでに時間がかかるという声もあります。
評価する際は、1件あたりの登録に必要な画面数、一括処理の対応可否、検索できる条件の種類を具体的に確認してみてください。抽象的に操作性を尋ねるよりも、自社で頻繁に行う作業を挙げて、その手順を実際に見せてもらうほうが判断しやすくなります。
利用者側のログイン手順の負担
ログインのたびに複数の入力を求められる構成では、日常的に使う利用者の負担が増えます。特に、外出先から短時間だけ確認したい場面や、複数のサービスを行き来する業務では、手順の多さが実感されやすくなります。
負担を抑える手段としては、一定時間は再認証を求めない設定や、信頼できる端末を登録して手順を省略する機能があります。ただし、これらの設定は安全性との兼ねあいで決まるため、社内のセキュリティ方針を確認したうえで判断してください。どの設定が使えるかは製品によって異なるため、選定時の確認項目です。
問い合わせ対応にかかる工数
ログインできないという問い合わせが情報システム部門へ集まると、本来の業務に充てる時間が削られます。パスワードの再設定や多要素認証の再登録が管理者の手作業でしか行えない構成では、対応件数がそのまま工数に反映されます。
この負担を減らす方法として、利用者自身がパスワードを再設定できる仕組みが用意されている製品があります。本人確認の方法や、再設定できる範囲は製品ごとに異なるため、内容を確認しておきましょう。問い合わせの多い項目を社内のFAQとして整理しておくことも、対応時間の短縮につながります。
ID管理システムの初期設定でつまずきやすい箇所
導入直後は、決めることと設定することが同時に発生します。ここでは、想定より時間がかかりやすい3つの箇所を取り上げ、事前の備え方を整理します。
連携先ごとに設定項目が異なる
ID管理システムと各サービスをつなぐ設定は、サービスごとに手順や必要な情報が異なります。標準の手順書が用意されているサービスであれば進めやすい一方、一覧にないサービスでは個別に調べながら進める必要があります。
着手前に、連携する予定のサービスを一覧にし、それぞれの手順書が用意されているかを確認しておきましょう。手順書がない場合は、設定の支援を依頼できるか、費用が発生するかもあわせて聞いておくと計画が立てやすくなります。1件目の設定に時間をかけて手順を記録しておけば、2件目以降の作業を短縮できます。
権限の設計に時間がかかる
誰にどこまでのアクセスを認めるかという設計は、システムの操作以前に社内での合意が必要です。部署ごとに要望が異なる場合、調整だけで日数を要することがあります。設計が固まらないまま設定を進めると、後から作り直しになる可能性があります。
進め方としては、まず全社共通の基本となる権限を決め、部署固有の要件は例外として後から追加する方法があります。役職や職種の区分で権限の組み合わせを定義しておくと、人事異動のたびに個別で設定する手間を減らせます。設計の意図は資料に残し、変更時に参照できるようにしておきましょう。
既存データの整備が並行して必要になる
既存のアカウント情報に重複や表記のゆれがあると、取り込みの段階で修正が発生します。氏名の表記、部署名の新旧、メールアドレスの重複といった内容を確認する作業は、件数が多いほど時間がかかります。
この作業は情報システム部門だけでは判断できない項目もあるため、人事部門や各部署の協力が必要になります。プロジェクトの初期に着手し、確認を依頼する相手と期限を決めておくとよいでしょう。整備の状況によっては、稼働の予定日を見直す判断も必要になります。
サポートの対応時間に差が出る理由
問い合わせへの回答が遅いと感じる場面には、受付の方法や内容の切り分けが関わります。契約前に確認しておける項目を押さえておきましょう。
サポートの受付方法と対応時間帯の違い
サポートの受付は、メールやWebフォームのみの製品と、電話やチャットにも対応する製品があります。受付の時間帯も、平日の日中に限られる場合と、時間を延長したプランが用意されている場合に分かれます。
自社での利用時間帯と受け付けの時間帯が合っていないと、対応の開始が翌営業日になることがあります。海外拠点がある場合は、その地域の時間帯での対応可否も確認したい内容です。回答までの目安時間が示されているか、優先度によって対応が変わるかも、契約前に聞いておくとよいでしょう。
問い合わせ内容による切り分けの時間
連携先のサービスや社内のネットワークが関わる事象では、ID管理システムのベンダーだけで原因を特定できない場合があります。両方の提供元での確認が必要になると、回答までに時間を要することがあります。
問い合わせの際に、発生日時や対象の範囲、エラーの文言、直前の設定変更を整理して伝えると、確認の往復を減らせます。ログの取得方法を事前に把握しておくことも有効です。どこまでがサポートの対象範囲かは契約時に確認し、範囲外の対応を依頼する場合の窓口も聞いておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でID管理の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
スマートフォンでの認証に関わる制約
スマートフォンを使った認証を導入する場合、端末の条件や社内の運用方針が制約になることがあります。事前に確認しておきたい点を整理します。
端末やOSの条件が定められている
認証アプリには、動作対象となる基本ソフトのバージョンが定められています。古い端末を使い続けている利用者がいる場合、対象外となって認証アプリを使えないことがあります。導入前に、社内で使われている端末の状況を把握しておく必要があります。
あわせて、アプリ以外の認証方式が用意されているかも確認しておきましょう。ショートメッセージや電子メールで受け取る方式、専用の機器を使う方式に対応していれば、端末の条件を満たさない利用者への対応ができます。方式ごとに費用が異なる場合もあるため、内容を確かめておくとよいでしょう。
業務用端末の管理方針が制約になる
個人の端末に業務用のアプリを入れることを認めていない組織では、認証アプリの利用そのものが難しい場合があります。逆に、業務用の端末を配布している場合でも、アプリの追加に承認が必要な運用であれば、導入までに手続きの時間がかかります。
この点は情報システム部門だけで決められないことがあるため、社内の規程を管理する部署にも早めに確認してください。端末を使わない認証方式を選ぶ、あるいは業務用端末を配布する範囲を見直すといった選択肢もあります。運用の実現性まで含めて方式を決めると、導入後の混乱を抑えられます。
導入前に使い勝手を確かめる方法
使い勝手は資料だけでは判断しにくいため、実際に触れて確かめる機会を作ることが有効です。ここでは確認の進め方をまとめます。
試用環境での操作確認
無料トライアルやデモ環境が用意されている製品では、実際の画面を操作して手順を確かめられます。確認する際は、自社で頻繁に行う作業を選び、その一連の流れを最初から最後まで試してみてください。部分的な操作だけでは、画面の行き来にかかる手間が見えにくくなります。
確認は情報システム部門だけでなく、実際に申請や承認を行う部署の担当者にも参加してもらうとよいでしょう。立場によって気になる点が異なるため、複数の視点から評価すると判断の精度が上がります。試用の期間や利用できる機能の範囲は事前に確認しておきましょう。
評価する項目の事前整理
操作した印象だけで判断すると、担当者ごとに評価が分かれます。確認する項目をあらかじめ決めて記録すると、複数の製品を同じ基準で並べられます。下記の項目を目安に、自社の状況にあわせて追加してみてください。
- ■アカウント登録にかかる手順
- 1件あたりの画面数と入力項目の数、一括での登録に対応しているか
- ■権限変更の操作
- 適用中の権限を一覧で確認できるか、変更の履歴が残るか
- ■利用者側のログイン手順
- 認証の回数と、再認証を求められる間隔を設定できるか
- ■問い合わせ対応の負荷
- 利用者自身でパスワードを再設定できるか、その本人確認の方法
操作の負担を確かめたいID管理システム
管理画面の分かりやすさや初期設定の手順は、試用やデモで確かめておきたい部分です。使い勝手を比べたい製品を紹介します。
ジョーシス
- バラバラだったSaaS・デバイスを一元化管理し、管理工数を削減
- 入退社時のアカウント発行・削除を自動化し、業務の効率化を実現
- シャドーITや削除漏れアカウントを検知し、ITセキュリティを向上
ジョーシス株式会社が提供する「ジョーシス」は、社内のクラウドサービスと端末を一元管理するクラウドサービスです。利用状況を可視化できるため、使われていない契約の見直しにも活用できます。アカウントの発行と削除を短い操作で行える点は、手続きの件数が多い環境での材料になります。
GMOトラスト・ログイン
- 社内システム、業務アプリ、複数SaaSのIDを効率的に一元管理
- シングルサインオンで情報漏えいのリスクを減らし、利便性も向上
- 迅速に多要素認証を導入し、セキュリティを強化
GMOグローバルサイン株式会社が提供する「GMOトラスト・ログイン」は、シングルサインオンとID管理を行うクラウドサービスです。複数のサービスへのログインを一度の認証でまとめられ、利用者の登録や停止を管理画面から扱えます。利用者側の画面がどう見えるかも、導入前に確認しておきたい項目です。
SeciossLink（セシオスリンク）
- シングルサインオンであらゆるサービスに連携
- IDの一元管理で業務効率化
- FIDO認証や証明書認証などの多要素認証で認証を強化
株式会社セシオスが提供する「SeciossLink（セシオスリンク）」は、クラウド型のID管理およびシングルサインオンのサービスです。利用者の情報を集約して管理し、複数のサービスへのログインをまとめられます。日常的に行う登録や権限の変更にかかる手数は、試用の機会に確かめておくと比較しやすくなります。
Microsoft Entra ID （日本マイクロソフト株式会社）
- ゼロトラストでアクセスを条件付き制御。
- SSOなどでUXを簡素化しセキュリティを強化。
- クラウド・オンプレミスを包括し大規模環境にも対応可能。
ID管理システムの使い勝手に関するFAQ
ID管理システムの使い勝手についてよくある質問と回答をまとめました。
- Q1： 初期設定にはどのくらいの期間がかかりますか？
- 連携するサービスの数や既存データの状態によって幅があります。権限設計の社内調整に時間を要する場合もあるため、候補製品のベンダーへ同程度の構成での事例を確認してみてください。
- Q2： 専門知識がなくても設定できますか？
- 画面上の操作で完結する範囲と、技術的な知識が必要な範囲に分かれます。連携の設定は前者に含まれないこともあるため、支援を依頼できる範囲と費用を確認しておきましょう。
- Q3： サポートの対応時間は確認できますか？
- 受付の方法と時間帯、回答までの目安は契約前に確認できる項目です。海外拠点がある場合は、その地域での対応可否もあわせて聞いておくことをおすすめします。
- Q4： スマートフォンを持たない従業員がいる場合はどうすればよいですか？
- 専用の機器を使う方式や、電子メールで受け取る方式に対応している製品があります。対応している認証方式と、方式ごとの費用を確認したうえで検討してください。
まとめ
ID管理システムの使いにくさは、管理者の操作手順、利用者のログインの負担、初期設定の項目数、サポートの受付方法といった複数の要素から生じます。導入前に自社で頻繁に行う作業を挙げ、試用環境で同じ基準で確かめると、比較の精度が上がります。評価項目を整理したうえで複数の製品を比べたい方は、資料請求を活用してください。
