ID管理とは？メリットからクラウドID管理まで分かりやすく解説

ID管理とは

現在では多くのシステムを使う際に、ユーザーのアカウントを登録し、そのIDとパスワードを使って認証を行います。

しかし、アカウント数が多くなれば管理は煩雑になるでしょう。ID管理とは、社員などの利用者のIDやパスワードといったアカウント情報を適切に管理することです。

パスワードを自分で覚える必要がないため、手作業でログイン情報を管理するよりも効率化を図れます。また、ID管理では役職などのユーザー情報に基づいて、アクセスや閲覧制限を設定することが可能です。

ID管理の問題点

つづいて、ツールを使わずにID管理を行う際の問題点について見ていきましょう。

IDの量が多いと管理が困難

近年では、クラウドシステムを使う機会が増えており、便利に業務を行えますが、同時に複数のIDを管理しなければなりません。実際に今ではメールなどのシステムもクラウド化しており、利用するためにはID・パスワードの入力が必要です。

また、新年度など人事異動や新しい社員が入社するようなタイミングだと、ID管理の担当者の負担は膨大になります。ID管理の作業量は、IDの量に比例して増えるため、手作業で管理しているとどうしても時間がかかります。

そうなれば、入力ミスなどが増えて業務で使うシステムにログインできなくなるでしょう。

IDの棚卸が煩雑

適切にIDを管理するためには、IDの棚卸を実施する必要があります。IDの棚卸とは退職者のIDやテストIDなど、本来利用できないアカウント情報を精査することです。

例えば、退職者のIDが使える状態であれば、外部からシステムにログインできてしまいます。場合によっては大規模な情報漏えいに繋がるでしょう。そのため、年に数回棚卸を実施する必要があります。

しかし、IDの棚卸は負荷が大きな業務であり、さまざまな問題があります。例えば、手作業でID管理をしていればミスが生じやすく業務に影響するでしょう。また、全部署にコミュニケーションを取って確認するだけでも膨大な時間がかかります。

セキュリティに不安が残る

ID管理は、専用のツールを使わずに実施する場合、エクセルを利用するケースが多いです。しかし、エクセルを使うとセキュリティ上のリスクが発生するため注意しなければなりません。

例えば、IDを管理しているエクセルファイルがサイバー攻撃などに遭うと、すべてのログイン情報・ファイル情報が流出してしまいます。もし情報漏えいしてしまえば、全IDとパスワードを変更しなければなりません。

そのため、基本的にパスワードを管理しているエクセルファイルを暗号化する必要があります。しかし、今度はエクセルファイルのパスワードを管理する手間が発生するでしょう。また、ファイルにアクセス・閲覧制限を設けていなければ、内部不正が発生することもあります。

ID管理システム（統合ID管理システム）とは

最後に、以上の課題を解決できる「ID管理システム」とはどのようなものか見ていきましょう。

ID管理を効率化するシステム

ID管理システムを利用すれば、ユーザー情報を一元管理し効率化を図れます。例えば、ユーザー情報に変更があった場合でも一括で変更を行い、その結果を連携システムと同期します。システムを使って管理することで、今まで膨大に発生していた作業を削減できるでしょう。

以下ではID管理システムの主な機能を２点紹介します。

IDを一元管理できる

ID管理システムには中央管理サーバが存在し、そこですべての情報を一元管理します。エクセルで管理していてID管理の担当者が複数人いるケースでは、ファイルをその都度共有する必要がありました。

この場合、誰が最新のファイルを持っているか把握できなくなることがあります。そこでID管理システムを利用すれば、担当者は常に最新のデータを扱うことが可能です。

セキュリティを強化できる

ID管理システムはユーザー情報を管理しやすく、既存の人事システムなどと連携できるものもあります。

このようなシステムを使えば、退職者のアカウントを自動で削除することが可能です。そうすれば、退職者による不正利用を防げるでしょう。同時に異動者のID変更なども行いやすくなります。

ほかにもユーザーごとにシステムへのアクセス制限や閲覧制限をかけることで、内部不正を予防できます。

ID管理システムでは、操作したログが残るため誰が何をしたのかも把握します。社内の不正を把握できるだけでなく、監査時にも証拠として提示することが可能です。

クラウドシステムが主流になってきている

このID管理システムは、近年ではクラウド型が主流になっており「IDaaS」と呼ばれています。IDaaSは「Identity as a Service」の略です。

業務システムのクラウド化が進んでいることもあり、親和性が高いIDaaSが使われる機会が増えています。利用するシステムが増えても、各システムとしっかり連携を行い効率的な管理が可能です。

課題を踏まえ、ID管理システムの導入を検討しましょう！

ID管理とは従業員が利用するIDやパスワードなどのアカウント情報を管理することです。しかし、利用するシステムが多くなると管理が煩雑になり、業務時間が膨張してしまいます。また、情報漏えいの不安も残ります。

効率的に管理したいのであれば、ID管理システムの導入がおすすめです。情報を一元管理し既存システムと連携することでスムーズに業務を行えます。ID管理の課題を踏まえて、システムの導入を検討しましょう。