ID管理システムの導入が失敗と受け止められる場面
導入したこと自体は完了していても、現場の実感としてうまくいっていないと受け止められる状況があります。ここでは、導入後に相談として挙がりやすい3つの場面を取り上げ、何が起きているのかを整理します。
アカウント管理の属人化が残る
ID管理システムを入れれば属人化が解消するとは限りません。システムは操作の受け皿ですが、どの申請を誰が承認するか、例外をどこまで認めるかという判断は、依然として人が行います。判断基準が明文化されていなければ、特定の担当者に問い合わせが集まる状況は変わりにくくなります。
また、設定作業そのものが1人に集中しているケースもあります。管理者権限を持つ人が1人だけだと、その担当者が不在のときに何も進まなくなります。権限を持つ人を複数にし、承認基準を一覧化して共有することで、システムの導入効果を運用面にも広げられます。
期待した工数削減に届かない
導入前に見込んでいた作業時間の削減に届かない場合、削減対象として想定していた作業と、実際に自動化できた範囲がずれている可能性があります。例えば、アカウントの作成は自動化できても、部署ごとの個別権限の付与は手作業のまま残るという状況です。
この差は、導入前にどの作業を何件、どのくらいの時間で行っているかを測っていないと見えにくくなります。導入前に主要な作業の件数と所要時間を記録しておき、導入後に同じ基準で比べると、どこに手作業が残っているかを特定できます。残った作業は次の改善対象として扱うとよいでしょう。
従来の手順が併用され続ける
新しいシステムを導入しても、現場で従来のメール依頼や紙の申請書が使われ続けることがあります。両方の経路が並行すると、システム側に記録が残らない処理が発生し、履歴を確認しても実態がつかめない状態になります。
併用が続く背景には、周知の不足だけでなく、新しい手順のほうが入力項目が多く手間に感じられることや、例外的な依頼の受け口が用意されていないことも関係します。移行の期限を決めて旧経路を段階的に閉じるとともに、入力項目を必要最小限に見直すと、切り替えが進みやすくなります。
個別アカウント管理からの移行でつまずく原因
サービスごとに個別で管理してきたアカウントをID管理システムへ集約する作業は、導入プロジェクトのなかでも手戻りが起きやすい工程です。ここでは移行の段階でつまずきやすい原因を3つ見ていきます。
移行前のデータ整備が不足している
移行元のアカウント情報に表記のゆれや重複があると、取り込み時にエラーが出たり、別人として登録されたりする場合があります。氏名の姓名間のスペースの有無、部署名の旧称と新称の混在、退職者が残ったままの一覧といった状態が典型です。
移行前に、社員番号のような一意の値を軸にしてデータを突きあわせ、重複や欠損を洗い出す作業を行っておくと、取り込み後の修正を減らせます。整備には想定より時間がかかることがあるため、プロジェクトの初期に着手し、人事部門にも確認を依頼できる体制を組んでおくとよいでしょう。
連携対象システムの洗い出しが漏れる
ID管理システムに集約する対象を決める際、情報システム部門が把握していないサービスが社内で使われていることがあります。部門が個別に契約したクラウドサービスは一覧に載らず、移行後も個別管理のまま残ってしまう場合があります。
洗い出しの方法としては、経理部門の支払い履歴からサービス契約を確認する、各部門へ利用中のサービスを申告してもらうといった手段があります。すべてを同時に集約する必要はなく、利用者数や扱う情報の重要度を見て順番を決め、対象外としたサービスも記録に残しておくと、後から追加する際の判断材料です。
移行スケジュールに余裕がない
期末や年度替わりにあわせて稼働日を先に決めると、データ整備や検証の期間が圧縮される場合があります。検証が足りないまま切り替えると、初日にログインできない利用者が出て、問い合わせ対応に追われる事態も起こり得ます。
スケジュールを組むときは、一部の部署から先に切り替える段階的な進め方も検討してみてください。先行部署で出た課題を反映してから全社展開すれば、影響範囲を抑えられます。あわせて、切り替え後に問題が起きた場合に元へ戻す手順も決めておくと、判断が早くなります。
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導入後も退職者アカウントの削除漏れが減らない理由
削除漏れを防ぐことを目的にID管理システムを導入しても、期待どおりに減らない場合があります。原因はシステム側の機能だけでなく、情報の伝わり方や運用の範囲にも関係します。
退職情報が届かない連絡経路の問題
ID管理システムがアカウントを停止するには、退職したという情報が何らかの形で伝わる必要があります。人事システムとの連携が組まれていない場合、担当者が手作業で入力するまで状態は変わりません。連絡が口頭やメールで行われていると、伝達の抜けが起こる余地が残ります。
対応としては、人事システムの退職登録をきっかけに処理が動く連携を組めるかをベンダーへ確認する方法があります。連携が難しい場合でも、退職手続きのチェックリストにアカウント停止の項目を入れ、完了確認を人事と情報システムの双方で行う運用にすれば、抜けに気づきやすくなります。
システム外で発行されたアカウントの存在
ID管理システムを通さずに、各サービスの管理画面から直接発行されたアカウントは、集約された一覧に現れないことがあります。導入前から存在していたアカウントや、緊急対応で個別に作られたアカウントがこれにあたります。
こうしたアカウントを見つけるには、各サービス側のアカウント一覧を定期的に取得し、ID管理システムの登録内容と突きあわせる作業が必要です。あわせて、個別発行を行った場合はID管理システムへ登録するというルールを決め、緊急時の手順にも組み込んでおくと、管理の外に置かれるアカウントを減らせます。
アカウント数が多い環境で起こる認証や処理の遅れ
利用者数が多い環境では、認証やアカウント処理に時間がかかると感じられる場面があります。原因は単一とは限らないため、どこで時間がかかっているかを切り分ける考え方を押さえておきましょう。
アカウント数の増加が処理時間に影響する
登録されているアカウントやグループの数が増えると、権限の判定や一括処理にかかる時間が伸びる場合があります。特に、全ユーザーを対象とした棚卸し用の一覧出力や、組織変更にともなう一括更新では、件数の影響を受けやすくなります。
製品を選ぶ段階では、自社で想定する利用者数やグループ数を伝え、同程度の規模での稼働実績があるかを確認しておくとよいでしょう。処理性能は構成や設定によっても変わるため、公開資料の数値だけで判断せず、検証環境で自社に近いデータ量を用いて確かめる方法も検討してみてください。
連携先の応答が認証全体を遅らせる
認証の遅れは、ID管理システム側だけの問題とは限りません。連携先のクラウドサービスや社内のディレクトリサーバの応答、ネットワーク経路の状況など、複数の要素が関わります。特定の時間帯だけ遅いという場合は、経路上の混雑が影響している可能性もあります。
切り分けのためには、どのサービスへのログインで遅いのか、特定の拠点だけで起きているのか、時間帯に偏りがあるのかを記録することから始めます。整理した情報をもとにベンダーや社内のネットワーク担当へ相談すると、原因の特定が進みやすくなります。ログを取得できる設定になっているかも確認しておきましょう。
同時アクセスの集中で待ち時間が伸びる
始業時刻の直後など、多くの利用者が一度にログインする時間帯は、処理が集中して待ち時間が伸びることがあります。全社共通の始業時刻がある組織では、この傾向が現れやすくなります。
製品の検討時には、同時接続数の上限や、上限に達した場合の動作について確認しておくとよいでしょう。あわせて、認証状態を一定時間保持する設定を使えるかどうかも、再認証の回数を抑える手段として確認項目です。実際の負荷は環境によって異なるため、稼働後も定期的に状況を見る体制を整えておくと安心です。
ID管理システムの導入失敗を避ける準備
導入前の段階でできる備えは複数あります。ここでは、要件の整理と検証の進め方という2つの観点から、事前に押さえておきたい内容をまとめます。
要件の優先順位づけと関係部門の合意
導入時にすべての要望を満たそうとすると、設定が複雑になり、運用の負荷が上がる場合があります。まずは解決したい課題を挙げ、必ず満たしたい要件と、あれば望ましい要件に分けて整理しておくと、製品選定と設定の判断がしやすくなります。
整理の際は、下記のように場面ごとの確認項目を表にまとめておくと、関係部門との認識あわせにも使えます。人事部門や各事業部の担当者にも早い段階で内容を共有し、運用開始後の役割分担まで含めて合意しておくとよいでしょう。
| 確認する場面 | 整理しておきたい内容 |
|---|---|
| アカウント発行 | 申請者と承認者、発行までの目標日数を決める |
| 権限の付与 | 部署や役職ごとの権限の組み合わせを定義する |
| 停止と削除 | 停止から削除までの期間と、実施する担当を決める |
| 棚卸し | 実施頻度と確認者、記録の残し方を決める |
検証環境での事前確認と支援範囲の把握
本番稼働の前に、検証環境で自社のデータを使って動作を確かめられるかを確認しておきましょう。無料トライアルや試用環境が用意されている製品では、実際の申請の流れを一通り試すことで、想定と異なる動きに気づける場合があります。
あわせて、ベンダーの支援がどこまでの範囲かも確認したい項目です。マニュアルの提供、問い合わせ窓口での案内、初期設定の支援、設定作業の代行では内容が異なります。自社に専任の担当者がいない場合は、支援の範囲と費用を確認したうえで比較検討を進めてください。
既存環境からの移行を見込んだID管理システム
個別に管理していたアカウントをまとめる場合、既存の情報をどう引き継ぐかが要点になります。移行の進め方まで含めて相談したい製品を集めました。
Secioss Identity Manager Enterprise（SIME）
- 複数のシステムに散在するIDを一元管理
- パスワードポリシーの管理も可能
- あらゆるサービス・システムと連携できる
株式会社セシオスが提供する「Secioss Identity Manager Enterprise（SIME）」は、社内の利用者情報を集約して管理するID管理製品です。人事情報などをもとにアカウントを作成し、対象のシステムへ反映する仕組みを備えています。複数の場所で個別に管理していたアカウントを一つの基盤へ集める構成を検討する際の材料になります。対象システムへの反映方法は事前に確認しましょう。
Gluegent Gate（グルージェント ゲート）
- 連携サービスとのシングルサインオン設定で利便性を向上
- 連携サービスのIDを一元管理することで管理者の負荷を軽減
- 多要素認証、アクセス制限をサービスごとに自由に組み合わせ可能
サイオステクノロジー株式会社が提供する「Gluegent Gate（グルージェント ゲート）」は、シングルサインオンとID管理を行うクラウドサービスです。複数のサービスへのログインを一度の認証でまとめられるほか、接続元や利用者の条件に応じたアクセスの制御にも対応します。個別のログインからの切り替えを段階的に進めたい場合の選択肢になります。
Keyspider
- クラウドID管理と効率化を実施し、変化に対応できるシステム運用
- “引継ぎ期間”を想定した対応が可能
- 組織情報に紐づけ、各システムの権限付与が自動的に行える。
株式会社アクシオが提供する「Keyspider」は、クラウド型のID管理サービスです。人事情報をもとにアカウントを作成し、連携先へ反映する仕組みを備えています。退職や異動の情報を起点に停止の処理を進められるため、対応の漏れを減らす仕組みとして検討できます。
WebSAM SECUREMASTER （日本電気株式会社）
- 国産なので、日本企業特有の業務スタイルに対応します
- 内部統制強化の支援に繋がる機能で管理者負担が軽減します
- 主要システムとの連携のためのテンプレートを標準で用意
ID管理システムの導入に関するFAQ
ID管理システムの導入についてよくある質問と回答をまとめました。
- Q1： 導入までにどのくらいの期間がかかりますか？
- 対象システムの数やデータ整備の状況によって幅があります。既存アカウントの重複や表記のゆれが多い場合は、整備だけで数週間かかることもあります。候補製品のベンダーへ、同程度の規模での導入事例を確認してみてください。
- Q2： 既存のアカウントはそのまま移行できますか？
- 製品によって取り込みの方式が異なります。CSVでの一括登録に対応するものや、既存のディレクトリサービスから同期できるものがあります。移行前にデータの整備が必要になる点は共通するため、早めに着手することをおすすめします。
- Q3： 導入後も手作業は残りますか？
- 連携できていないサービスの権限付与や、例外的な申請の判断は手作業として残る場合があります。どの作業を自動化したいのかを事前に挙げ、対応可否をベンダーへ確認しておくと、導入後のずれを抑えられます。
- Q4： 小規模な組織でも導入する意味はありますか？
- 利用しているクラウドサービスが複数ある場合は、規模が小さくても管理の手間を減らせる可能性があります。ただし費用対効果は状況によって異なるため、現在の作業時間と費用を比べたうえで判断してください。
まとめ
ID管理システムの導入がうまく進まない要因は、製品の性能だけでなく、移行前のデータ整備や対象システムの洗い出し、社内の連絡経路といった準備段階にも関わっています。属人化や削除漏れは、承認基準の明文化や人事側との手順の統一によって改善が期待できます。自社の規模や運用体制にあう製品を比較検討したい方は、資料請求を活用してください。
