IT資産管理システムが使いにくくなる主な原因
IT資産管理システムの使いにくさは、システム側の要因と運用側の要因が複合して生じることが多いです。
UIの複雑さと学習コストが高くて定着しない
IT資産管理システムが「使いにくい」と感じられる最大の原因の一つが、UIの複雑さと学習コストの高さです。機能が多いシステムほどメニュー階層が深くなり、よく使う機能にたどり着くまでの操作ステップが多くなります。特に情報システム部門以外の「一般担当者」が資産の確認・更新を行う場面では、シンプルなUIでないと操作ミスや入力漏れが発生しやすいです。
改善策として、１．よく使う機能へのショートカット・ブックマーク設定を活用する、２．管理画面のホームダッシュボードを「よく使う機能へのクイックアクセス」としてカスタマイズする（カスタマイズ機能がある製品の場合）、３．一般担当者向けに操作マニュアルと動画を作成して研修を実施する、４．棚卸し専用のシンプルなモバイルアプリがある製品ではモバイルアプリを活用する、が挙げられます。ベンダーに「よく使う操作のショートカット設定方法」を問い合わせることで解決できる場合もあります。
棚卸し作業が手間で現場負担が大きすぎる
IT資産の棚卸しは定期的に実施する必要がありますが、「現物確認のたびに管理画面へのログイン・検索・更新が面倒」「スマートフォンで確認できず現場に戻って入力している」「棚卸し結果のExcel提出と管理システムの更新が二重作業になっている」という問題が使いにくさの原因になります。
棚卸し作業の改善策として、１．QRコード・バーコードリーダー機能の活用（スマートフォンやハンディスキャナーで資産のQRコードを読み取って即時確認・更新できる機能）、２．モバイルアプリ対応（現場でスマートフォンから直接資産確認・更新できる機能）、３．棚卸しリストの印刷・Excel出力機能を使ったオフライン棚卸しの後からインポート、４．ネットワーク接続されている機器は自動検知機能で棚卸し負担を軽減する、が有効です。現在利用しているシステムにQRコード・モバイル対応機能があるかを確認して、未活用の機能を活用することが改善の近道です。
必要なレポートを出力できず分析作業が非効率
IT資産管理システムを活用した分析・報告業務で「必要な切り口でのレポートが標準機能で出力できない」「グラフの種類が少なくて経営報告に使える形式にならない」「CSVエクスポートはできるが加工に時間がかかる」という問題は、システムの価値を低下させます。
レポート機能の改善策として、１．標準レポートのパラメーター設定（フィルター・集計単位・期間）を見直して目的に近いレポートを生成できないか確認する、２．カスタムレポート作成機能がある場合はベンダーに設定方法を教えてもらう、３．CSVエクスポートをExcelのピボットテーブルと組み合わせることで分析作業を効率化する、４．BIツール（Power BI・Tableau等）との連携機能がある製品ではBI連携を活用する、が挙げられます。標準機能での改善が難しい場合はカスタマイズ開発費用についてベンダーに相談しましょう。
使いにくさが改善しない場合の乗り換え検討ポイント
設定変更や機能活用で改善しない使いにくさが続く場合は、システムの乗り換えも選択肢の一つです。
乗り換えを検討するタイミングと判断基準
IT資産管理システムの乗り換えを検討すべきタイミングと判断基準として、１．現場からの「使いにくい」という声が改善策を講じても6ヵ月以上解消しない、２．ベンダーへの問い合わせから必要な機能の追加ロードマップが示されない（機能開発の優先度が低い）、３．管理対象の規模拡大（デバイス台数・拠点数）に対してシステムのパフォーマンスや機能が追いつかない、４．費用対効果の観点で現状システムの月額コストに対して得られる業務効率化の価値が低い、５．競合製品のトライアルで大幅な使いやすさの差を実感した、が目安になります。
乗り換えには初期費用・データ移行工数・再習得コストが発生するため、「現システムの問題を解決するコスト」と「乗り換えコスト」を比較した上で判断しましょう。
乗り換え先の選定で重視すべき使いやすさの評価方法
乗り換え先のIT資産管理システムを選定する際、使いやすさを適切に評価するための方法として、１．無料トライアルを実際に業務で使うユーザー（情報システム担当者・一般担当者・管理者）に試用させて評価する、２．よく使う業務フロー（デバイス追加・棚卸し・ライセンス確認・レポート出力）を実際に操作して作業時間と操作ステップ数を計測する、３．現場ユーザーへのアンケートで「迷った操作」「わかりにくかった点」を収集する、４．UI/UXの改善実績（バージョンアップごとの改善内容）をリリースノートで確認する、が有効です。
導入実績が豊富でユーザーレビュー数の多い製品は、実際の使いやすさに関するフィードバックが蓄積されており、改善が進みやすい傾向があります。第三者レビューサイトやIT資産管理システムの比較サイトでの操作性評価も参考にしましょう。
乗り換え時のデータ移行を失敗しないための準備
IT資産管理システムの乗り換えで最も注意が必要なのはデータ移行です。
移行を失敗しないための準備として、１．現システムからのデータエクスポート方法と対応フォーマット（CSV・XML・JSON）を事前に確認する、２．新システムへのインポート機能と対応フォーマットを確認して移行マッピング（現システムの項目→新システムの項目の対応表）を作成する、３．サンプルデータ（100件程度）での試験移行を先行実施して件数・内容の一致を確認する、４．現システムと新システムの並行稼働期間を設けてデータの整合性を検証する、５．移行後のデータ検証（資産件数・ライセンス数・ユーザー数の照合）を実施する、が重要です。
新システムのベンダーが提供するデータ移行支援サービスを活用することで、移行リスクを大幅に軽減できます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品と比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でIT資産管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
ITトレンドで比較できるIT資産管理システム
操作性・棚卸し機能・レポート出力の使いやすさに定評のあるIT資産管理システムを比較できます。各製品の無料トライアルや資料を取り寄せて、現場に定着する使いやすいシステムを選んでください。
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クラウド型のIT資産管理・セキュリティ管理システムです。PCのインベントリ収集・操作ログ監視・ソフトウェアの自動配布を一元管理し、セキュリティ対策を強化します。
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まとめ
IT資産管理システムの使いにくさは、UIの複雑さ・棚卸し作業の手間・レポート機能の不足の3つが主な原因です。ショートカット活用・モバイル機能活用・カスタムレポートの設定変更など、まず現システムの機能を最大限活用する改善策を試みましょう。改善が難しい場合は、複数ユーザーでのトライアル評価を経て乗り換えを検討してください。データ移行の事前準備を徹底することで、乗り換えリスクを最小化できます。
