IT資産管理システムの基本的な機能は？

IT資産管理システムの基本機能

機能1.　台帳管理作成

IT資産管理システムの基本機能の一つが、台帳管理機能です。多岐にわたるIT資産を効率よく管理し、台帳の作成を支援します。

ハードウェアやソフトウェアに関する基本的な情報はもちろん、使用部門や使用者に関する情報なども入力して、IT資産の台帳を作成することができます。

Excelなどの汎用ソフトを使用する場合に比べて、専用フォーマットが用意されている分、効率的に入力・管理を行うことが可能になります。企業・組織のインベントリ対応をはじめ、基本的なIT資産管理をサポートする機能です。

機能2.　自動情報収集

台帳の管理・作成を行う上で、ネットワーク上に接続されたパソコン、サーバやルータ、プリンタなどのIT機器を自動的に検索し、ハードウェアやソフトウェアに関する情報を自動的に収集する機能です。 IT資産管理を行う上での基本情報を自動的に収集・入力できるので、管理部門・実務部門を問わず、作業負担を大幅に軽減できます。

管理するパソコンやサーバに専用ソフトをインストールして利用する「エージェント型」と、それが不要な「エージェントレス型」の製品があり、エージェント型はより詳細な情報収集に、エージェントレス型はより簡便な運用に適しています。

機能3.　ライセンス管理

ソフトウェアライセンスの適切な管理は、企業・組織のコンプライアンス上だけでなく、セキュリティリスクを軽減する上でも不可欠です。

ライセンス管理機能を使えば、OSやアプリケーションを利用可能なパソコン台数はもちろん、実際には使われていないライセンス数も把握できるため、無駄なライセンスを解約するなどしてコスト削減につなげることも可能です。

また、ウィルス対策ソフトやパターンファイルが最新でない機器の把握も容易になり、セキュリティの確保・向上にも役立ちます。

機能4.　ソフトウェア辞書

実際にIT資産管理を進めていくと、ソフトウェアの種類が膨大になり、管理が困難になる場合があります。そうした事態を防ぎ、ソフトウェア資産の管理を容易にするためのツールが「ソフトウェア辞書」です。

例えば、同じソフトウェアでも、製品名の表記やバージョンによる細かな違いまで管理するのは煩雑です。また、無償で提供されるいわゆるフリーソフトなども、どこまでが安全に利用できるか、個々に判断するのは容易ではありません。

そこで、各ソフトウェアの情報をソフトウェア辞書に登録しておき、必要に応じて最新情報と照合することで、管理の効率化が図れます。

機能5.　契約管理

企業・組織が利用しているIT資産には、本来の「資産」として所有する機器のほかに、リースやレンタルなど多様な導入形態の機器が含まれます。

資産であれば減価償却の管理が必要になりますし、リース・レンタルであれば契約内容を把握しておかなければなりません。

こうした管理を可視化・一元化することにより、例えば資産からリース・レンタルへの移行や、無駄なリース・レンタル契約の見直しなどを進めることができ、トータルコストの削減につなげることも可能になります。

機能6.　アラート機能

IT資産管理をセキュリティ対策につなげるために、重要になるのがアラート機能です。エンドユーザーの不適切な操作や、ネットワーク上の異常など、あらかじめ設定した条件に従って、自動送信メールなどによってアラート（警告）を発し、管理者の注意を促してくれます。

また、特に緊急度・危険度が高い場合には、自動的にネットワーク通信を遮断する機能を持つ製品もあります。管理者の注意を促すことに主眼を置いた製品と、ネットワーク遮断などによる被害防止に主眼を置いた製品があり、目的によって選択できます。

まとめ

以上、IT資産管理システムの基本機能についてまとめました。再度ニーズを洗い出し、どのような機能を求めているか、を整理しておきましょう。