IT資産管理とは？必要性やIT資産管理ツールの活用メリットを解説

IT資産管理とは

IT資産管理とは、ハードウェア情報・ソフトウェア情報・購入したソフトウェアの使用権であるライセンス情報など、ITに関する企業の資産を管理することです。業務に必要な設備やオフィス等の不動産と同等に、IT資産も企業にとっての重要な資産であるため、適切な管理が必要です。

近年では、セキュリティ管理やコスト削減、コンプライアンス強化などの観点からIT資産管理を実施する企業が増えています。

IT資産管理の管理対象

IT資産管理の対象となるのは、ハードウェア情報・ソフトウェア情報・ライセンス情報です。具体的にどのような資産が管理の対象となるのか紹介します。

ハードウェア

パソコンやネットワーク、周辺機器などがハードウェアにあたります。これらは、IT資産管理台帳への記載対象となるハードウェアの一例です。以下に具体例をあげます。

• ●パソコン
• ●サーバ
• ●USBメモリ
• ●スマートフォン
• ●プリンター
• ●モデム

ソフトウェア

ソフトウェアは、ハードウェアにインストールされています。バージョンアップなどで状況が目まぐるしく変化するため、効率的なソフトウェア管理が必要です。

なお、市販のパッケージソフトウェアを購入した場合には、再インストールに備えて、購入時に付いていたケースやメディアを保管しておきましょう。ソフトウェア資産管理の対象となる、代表的なソフトウェアは以下の通りです。

• ●WindowsなどのOS
• ●エクセルなどのOfficeアプリケーション

ライセンス

ライセンスとは、ソフトウェアの使用権のことです。ソフトウェアには使用できるライセンス数が決まっており、インストールするハードウェアごとに異なったライセンスを設定するのが特徴です。そのため、ハードウェアごとにソフトウェアとライセンス情報を紐付けて管理する必要があります。

ライセンスがない状態での利用は、ライセンス違反にあたります。また、ライセンス数よりも多くの端末で利用することも違反の対象となるため注意が必要です。IT資産管理の対象となるライセンスは、以下の通りです。

• ●利用できる端末数
• ●インストールできる回数

IT資産管理の必要性

なぜ、IT資産管理が必要とされているのでしょうか。ここでは、IT資産管理を行う目的について解説します。

無駄なコストを削減させるため

IT資産管理が不十分だと、インストール回数が残っているのに新たなソフトウェアライセンスを購入したり、倉庫に在庫があるのに新たにパソコンを購入したりしてしまうかもしれません。企業が保有しているソフトウェアやハードウェアのIT資産を適切かつ正確に把握して管理することで、余計なIT機器の購入を防ぎ、コストを削減できるでしょう。

コンプライアンスを遵守するため

外部のソフトウェアを利用する際に、契約したライセンスの数を超えてインストールできてしまう場合もあり、知らない間に契約や著作権法に違反している可能性もあります。このような状況を避けるためには、IT資産管理を実施して、ソフトウェアの保有ライセンス数とインストール数が合致しているかを日頃から確認することが重要です。

セキュリティを向上させるため

IT資産の管理では、ライセンス数やハードウェア数だけでなく、バージョンも管理します。そのため、セキュリティリスクのあるハードウェアの更新タイミングも把握しやすく、常に最新のバージョンを維持できます。バージョンを最新の状態にしておくことで、脆弱性を突いたマルウェアなどの攻撃を受けにくくなり、情報セキュリティの強化にも繋がります。

IT資産管理ツールとは

IT資産管理システムとは、企業におけるIT資産の保有状況や利用状況を可視化し、適切かつ効率的に管理するためのツールです。情報資産管理ソフトとも呼ばれ、IT資産全般の管理やメンテナンス、操作ログ管理や情報漏えい対策を目的としています。

IT資産管理ツールには、利用できるソフトを制限してセキュリティ強化したり、利用状況を把握してライセンス契約を見直したり、クラウドで複数拠点のIT資産を一括管理するなどさまざまな機能が提供されています。これらの機能を活用することで、IT資産管理業務の工数削減が可能です。

IT資産管理システムには、クラウド版やオンプレミス版、無料で使えるオープンソースなど、さまざまな製品があるので、十分にIT資産管理ツール比較をしてから選びましょう。なお、以下の記事ではおすすめのIT資産管理ツールを紹介しています。提供形態や参考価格、従業員規模などから製品を比較しているので、製品を検討する際はぜひ参考にしてください。

IT資産管理ツールのメリット

IT資産管理ツールを活用すると、どのようなメリットが得られるのか具体的に解説します。

管理業務の効率化

IT資産管理ツールを導入すると、自動でインベントリ情報の収集や資産管理台帳の登録・管理を行えます。そのため管理工数を大幅に削減でき、効率化が実現します。

また、利用しているOSやソフトウェアを更新する際、一斉アップデート指示が可能です。更新が必要なパソコンを探し出したり、１台ずつ更新作業を行ったりする手間が省け、作業全体の効率も向上します。

コンプライアンス・内部統制の強化

IT資産管理ツールでは、企業にインストールされているハードウェアやソフトウェアの情報を一元管理するため、総括した監視が可能です。

社内で使用されている有料ライセンスの数などのインストール情報から、利用期限が切れてしまったOSや不具合のあるソフトウェアなどを自動で検出し通知するため、コンプライアンスの強化につながります。また、アクセスログや操作ログも確認できるため、機密データをコピーして社外に持ち出すなどの法令違反行為の抑止にも有効です。

脆弱性対策

マルウェアやサイバー攻撃などの被害を防ぐためには、使用しているOSやソフトウェアを常に最新の状態に保つことが重要です。しかし、ソフトの更新処理を社員それぞれに任せてしまうと、実行漏れが起きる可能性もあるでしょう。

IT資産管理ツールでは、ソフトウェアやハードウェアを一元管理しているので同時更新や更新作業の進捗管理が可能です。アップデートが確実に実行されているか確認でき、的確な脆弱性対策が行えます。

なお、IT資産管理ツールの導入を検討したい方は、以下のボタンより具体的な製品の資料請求ができるので、ぜひご利用ください。

IT資産管理システムを選ぶ基準

ここでは、IT資産管理をスムーズにするIT資産管理システムを選ぶ基準について解説します。

導入目的

IT資産管理システムの導入により何を実現したいのかを明確にし、あらかじめ必要な機能を洗い出しておきましょう。主な導入目的として挙げられるのは、セキュリティ強化かコンプライアンス・内部統制の強化です。もしくはその両方を目的とする場合もあります。

セキュリティ強化が目的の場合には、パソコン操作のログ収集機能や利用制限機能、セキュリティパッチ機能などが搭載されている製品がおすすめです。コンプライアンス・内部統制の強化が目的の場合は、主要ソフトウェアのインストール情報を収集できるかがポイントです。

収集精度

導入予定のIT資産管理システムが収集できる項目を事前に確認しておくことも大切です。例えば、機密情報の持ち出しを防止したいのであれば、ファイルへのアクセスログや編集履歴などを調べられるシステムがおすすめです。また、印刷の利用有無やメールへの添付記録などを確認できるシステムだとよりよいでしょう。

複数のデバイスやOSを管理できるか

企業には、MacやWindowsなどのようにさまざまなOSが利用されています。IT資産管理ツールによっては、対応しているOSがMacかWindowsのどちらか一方であったり、OSによって利用できる機能の範囲が異なったりするケースもあります。

また、管理できるデバイスも製品によって異なり、パソコン機器の管理にのみ対応しているものや、タブレットやスマホなどのマルチデバイスの管理に対応しているものもあります。そのため、ツールを選ぶ場合には自社のもつデバイスやOSに対応したツールを選択することが重要です。

まとめ

IT資産管理ツールには、IT資産情報の自動収集機能や一括管理機能などが搭載されており、IT資産管理の大幅な工数削減が実現します。しかし、製品によってIT資産情報の収集精度や管理できるデバイス、搭載機能などが異なるため、自社の導入目的と照らし合わせたうえで複数の製品を比較・検討することが大切です。

以下のボタンからIT資産管理ツールの資料請求ができるので、対応機能や価格など詳細情報をもとに製品をじっくり見比べ、自社に最適な製品を導入しましょう。