IT資産管理とは？実施する理由や実施方法をわかりやすく解説！

IT資産管理とは

IT資産管理とは、ハードウェア・ソフトウェア・ライセンス（購入したソフトウェアの使用権）といった、IT資産の管理を指す言葉です。IT資産の棚卸しや台帳での管理を行うことで、セキュリティ対策やコンプライアンス対応、コスト削減が可能です。

ここでは、具体的にどのようなものを管理するのか解説します。

ハードウェアを管理する

パソコンやネットワーク、周辺機器などのハードウェアを管理します。IT資産管理の対象となる具体的なハードウェアは、以下のようなものです。

• ■パソコン
• ■サーバ
• ■USBメモリ
• ■スマートフォン
• ■プリンター
• ■モデム

ソフトウェアを管理する

ハードウェアにインストールされているソフトウェア全般を管理します。

ソフトウェアはバージョンアップなどで状況が目まぐるしく変化するため、効率的なIT資産管理を必要とします。なお、市販のパッケージソフトウェアを購入した場合には、再インストールに備えて、購入時に付いていたケースやメディアを保管しておきましょう。

IT資産管理の対象となる、代表的なソフトウェアは以下の通りです。

• ■WindowsなどのOS
• ■エクセルなどのOfficeアプリケーション

ライセンスを管理する

ライセンスはソフトウェアの使用権を管理します。

ソフトウェアには使用できるライセンス数が決まっており、インストールするハードウェア毎に異なったライセンスを設定するのが特徴です。そのため、ハードウェア毎にソフトウェアとライセンスを紐付けて管理する必要があります。

ライセンスがない状態での利用は、ライセンス違反となってしまいます。また、ライセンス数よりも多くの端末で利用することも違反の対象となるため注意が必要です。IT資産管理の対象となるライセンスは、以下の通りです。

• ■利用できる端末数
• ■インストールできる回数

IT資産管理を行う理由

次に、IT資産管理を行う理由について解説します。

IT資産を効率よく運用するため

IT資産管理が不十分だと、インストール回数が残っているのに新たなソフトウェアライセンスを購入しかねません。倉庫にパソコンが眠っているのに、新たにパソコンを購入する場合なども同様です。IT資産管理によって、余計なIT資産機器の購入を防げるでしょう。

また、ソフトウェアはバージョンごとに連携できるシステムが異なります。各ソフトウェアのライセンス状況を確認することで、システム連携をふまえた長期的な運用計画の立案が可能です。

さらに、ずさんなIT資産管理だとバージョンアップ後のソフトウェアと以前のバージョンを、別々のハードウェアにインストールしてしまう可能性があります。知らないうちにソフトウェアを不正使用している恐れもあるでしょう。多額の損害賠償を請求されることも。

IT資産管理を行えばハードウェアとソフトウェアライセンスとの紐付けが容易になるため、ライセンス違反の防止にも効果的です。

セキュリティを向上させるため

IT資産管理はうまく活用することで、動作妨害プログラムを早期に発見できます。例えば不正なソフトウェアをインストールしても、異常をすぐ発見でき、アンインストールすることが可能です。

IT資産管理ルールを徹底すれば、そもそも不正ソフトウェアがインストールされることも防げます。ウイルスが仕込まれていないソフトウェアでも、動作に不具合が生じれば早期の原因特定が可能です。

また、IT資産を一元管理すれば端末を適正化できます。従来のような個人任せのセキュリティ管理では、セキュリティ強度にバラつきがありました。しかし、IT資産管理による最新セキュリティソフトの一斉配布や、強制的なバージョンアップが可能になります。

IT資産管理を行う方法

ここでは、具体的にどのようにしてIT資産管理を行えばよいのかを紹介します。

Excelで台帳を作成して管理する

管理するIT資産が少ない時は、Excelを利用して台帳を作成し管理することも可能です。小規模だと不具合にも対応しやすいため、追加投資なしで管理できるでしょう。ただし管理するIT資産の数が増えてくると、各項目の管理や更新作業が難しくなります。そのため、人手不足となり、管理が行き届かなくなる可能性もあるため注意が必要です。

IT資産管理システムを導入する

手作業での管理が困難なら、IT資産管理システムを導入しましょう。IT資産管理システムは、無形・有形に関係なくすべてのIT資産を一元管理します。緊急性の高いセキュリティパッチを一斉配布することも可能で、管理効率が向上するでしょう。

また、IT資産を一元管理できれば、アクセスログや操作履歴などを辿れます。これにより不正アクセスされたとしても、該当の端末を隔離・管理できるようになります。稼働状況などを管理台帳で把握できるため、IT資産の棚卸業務効率化にも有効です。

クラウド版やフリーで使えるオープンソースなど、さまざま製品があるので、十分に比較検討してから選びましょう。

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IT資産管理システムを選ぶ基準

ここでは、IT資産管理をスムーズにするIT資産管理システムを選ぶ基準について解説します。

導入目的

IT資産管理システムの導入により何を実現したいかが、明確な基準となります。主な目的として挙げられるのは、セキュリティ強化かコンプライアンス・内部統制の強化です。もしくはその両方を目的とする場合もあります。

セキュリティ強化が目的であれば、ログ収集後に確認できればいいのかログをもとに監視・アラートするのかで変わってきます。コンプライアンス・内部統制の強化の場合は、主要ソフトウェアのインストール情報を収集できるかがポイントです。

収集精度

導入予定のIT資産管理システムが収集できる項目を、事前に確認しておくことも大切です。

例えば、機密情報の持ち出しを防止したいのであれば、ファイルへのアクセスログや編集履歴などを調べられるシステムがおすすめです。また、印刷の利用有無やメールへの添付記録などを確認できるシステムであるとよりよいでしょう。

連携機能

IT資産管理システムで収集したデータを活用できるツールとの連携も重要な基準です。

導入したIT資産管理システムを活かしきれていないケースも多いため、連携に関しては使い勝手と同様に重要視されるでしょう。

IT資産管理を適切に行い、運用効率と安全性を向上！

IT資産管理は、ハードウェア・ソフトウェア・ライセンスの一元管理が可能です。

一元管理することで、ソフトウェアの稼働状況やライセンス情報を効率的に把握できるでしょう。うまく運用できれば、ネットワークセキュリティの強化やコンプライアンスの遵守にもつながります。

IT資産管理システムなどを用いて、運用効率と安全性を向上させましょう。