IT資産管理とは？必要性やIT資産管理ツールの活用メリットを解説

IT資産管理とは

IT資産管理とは、ハードウェア情報・ソフトウェア情報・購入したソフトウェアの使用権であるライセンス情報など、ITに関する企業の資産を管理することです。業務に必要な設備やオフィスなどの不動産と同等に、IT資産も企業にとっての重要な資産であるため、適切な管理が必要です。近年では、セキュリティ管理やコスト削減、コンプライアンス強化などの観点からIT資産管理を実施する企業が増えています。

IT資産とは

そもそもIT資産とは、企業が所有・管理するパソコンやタブレット、サーバなどのハードウェアをはじめ、OSやクラウドサービス、ライセンスなどのIT関連の資産を指します。これらは、業務の効率化や事業の安定運営に必要不可欠な資産です。

IT資産の管理対象

IT資産管理の対象となるのは、ハードウェア情報・ソフトウェア情報・ライセンス情報です。具体的な管理対象は以下のとおりです。

ライセンスにおいては、ハードウェアごとにソフトウェアとライセンス情報を紐付けて管理する必要があります。ライセンスがない状態での利用は、ライセンス違反にあたります。また、ライセンス数よりも多くの端末で利用することも違反の対象となるため注意しましょう。

IT資産管理の必要性

リモートワークやハイブリッドワークの普及により、社外からのアクセスも増加しました。それにともない、無許可のソフトウェアやクラウドサービスを利用するなどのセキュリティリスクが拡大しています。また、パソコンやモバイル端末の紛失・盗難リスクも増加し、企業は遠隔でもIT資産を一元管理できる仕組みの導入が求められています。

さらに、国内外でデータ保護やIT資産管理に関する法規制が強化されています。EUのGDPR（一般データ保護規則）や日本の改正個人情報保護法では、企業にデータやソフトウェアの利用状況を適切に管理することを義務付けています。

参考：General Data Protection Regulation (GDPR)｜intersoftConsulting Services AG
参考：令和２年改正個人情報保護法　特集 ｜個人情報保護委員会

IT資産管理の目的

なぜ、IT資産管理が必要とされているのでしょうか。ここでは、IT資産管理を行う目的について解説します。

無駄なコストを削減させるため

IT資産管理が不十分であれば、インストール回数が残っているにもかかわらず新たなソフトウェアライセンスを購入するケースもあります。また倉庫の在庫数を適切に把握できていないために、新たにパソコンを購入することもあるかもしれません。企業が保有しているソフトウェアやハードウェアのIT資産を適切かつ正確に把握して管理することで、余計なIT機器の購入を防ぎ、コストを削減できるでしょう。

コンプライアンスを遵守するため

外部のソフトウェアを利用する際、契約したライセンスの数を超えてインストールできる場合もあり、意図せず契約や著作権法に違反する可能性もあります。このような状況を避けるためには、日頃からIT資産管理を実施し、ソフトウェアの保有ライセンス数とインストール数が合致しているかを確認することが重要です。

セキュリティを向上させるため

IT資産の管理では、ライセンス数やハードウェア数だけでなく、バージョンも管理します。そのため、セキュリティリスクのあるハードウェアの更新タイミングも把握しやすく、常に最新バージョンを維持できます。これによって、脆弱性を突いたマルウェアなどの攻撃を受けにくくなり、情報セキュリティの強化にもつながります。

IT資産管理ツールとは

IT資産管理ツールとは、企業におけるIT資産の保有状況や利用状況を可視化し、適切かつ効率的に管理するためのツールです。情報資産管理ソフトとも呼ばれ、IT資産全般の管理やメンテナンス、操作ログ管理や情報漏えい対策を目的としています。

IT資産管理ツールには、利用できるソフトを制限してセキュリティ強化したり、利用状況を把握したりする機能が備わっています。これによりライセンス契約の見直しや複数拠点のIT資産を一括管理できます。

IT資産管理ツールには、クラウド版やオンプレミス版、無料で使えるオープンソースなど、さまざまな製品があります。以下の記事ではおすすめのIT資産管理ツールを紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

IT資産管理ツールのメリット

IT資産管理ツールを活用すると、どのようなメリットが得られるのか具体的に解説します。

管理業務の効率化

IT資産管理ツールを導入すると、自動でインベントリ情報の収集や資産管理台帳の登録・管理を行えます。そのため管理工数を大幅に削減でき、効率化が実現します。

また、利用しているOSやソフトウェアを更新する際、一斉アップデート指示が可能です。更新が必要なパソコンを探し出したり、１台ずつ更新作業を行ったりする手間が省け、作業全体の効率も向上します。

コンプライアンス・内部統制の強化

IT資産管理ツールでは、企業にインストールされているハードウェアやソフトウェアの情報を一元管理するため、総括した監視が可能です。

有料ライセンス数のインストール情報から、利用期限切れのOSや不具合のあるソフトウェアを自動で検出し通知するため、コンプライアンス強化につながります。また、アクセスログや操作ログも確認できるため、機密データをコピーして社外に持ち出すなどの法令違反行為の抑止にも有効です。

脆弱性対策

マルウェアやサイバー攻撃などの被害を防ぐためには、使用しているOSやソフトウェアを常に最新の状態に保つことが重要です。しかし、ソフトの更新処理を社員に一任すると、実行漏れが起こる可能性もあるでしょう。

IT資産管理ツールを活用すれば、各端末のセキュリティ状態をリアルタイムで監視し、脆弱性のあるソフトウェアや未適用のセキュリティパッチを即座に更新できます。これにより、的確な脆弱性対策が実現します。

IT資産管理ツールの導入を検討したい方は、以下のボタンより具体的な製品の資料請求ができるので、ぜひご利用ください。

IT資産管理システムを選ぶ基準

ここでは、IT資産管理をスムーズにするIT資産管理システムを選ぶ基準について解説します。

導入目的

IT資産管理システムの導入により何を実現したいのかを明確にし、あらかじめ必要な機能を洗い出しておきましょう。主な導入目的として挙げられるのは、セキュリティ強化やコンプライアンス・内部統制の強化です。もしくはその両方を目的とする場合もあります。

セキュリティ強化が目的の場合には、パソコン操作のログ収集機能や利用制限機能、セキュリティパッチ機能などが搭載されている製品がおすすめです。コンプライアンス・内部統制の強化が目的の場合は、主要ソフトウェアのインストール情報を収集できるかがポイントです。

収集精度

導入予定のIT資産管理システムが収集できる項目を事前に確認しておくことも大切です。例えば、機密情報の持ち出しを防止したい場合、ファイルへのアクセスログや編集履歴などを調べられるシステムがおすすめです。また、印刷の利用状況やメールへの添付記録などを確認できるシステムを選ぶことで、情報漏えいリスクを効果的に抑制できます。

複数のデバイスやOSを管理できるか

企業には、MacやWindowsなどのようにさまざまなOSが利用されています。IT資産管理ツールによっては、対応OSがMacかWindowsのどちらか一方であったり、OSによって利用できる機能の範囲が異なったりするケースもあります。

また、管理できるデバイスも製品によって異なり、パソコン機器のみ対応のものや、タブレット・スマートフォンなどのマルチデバイスの管理に対応しているものもあります。そのため、ツールを選ぶ場合には自社のもつデバイスやOSに対応したものを選択しましょう。

まとめ

IT資産管理ツールには、IT資産情報の自動収集機能や一括管理機能などが搭載されており、IT資産管理の大幅な工数削減が実現します。しかし、製品によってIT資産情報の収集精度や管理できるデバイス、搭載機能などが異なるため、自社の導入目的と照らし合わせたうえで複数の製品を比較・検討することが大切です。

以下のボタンからIT資産管理ツールの資料請求ができるので、対応機能や価格など詳細情報をもとに製品をじっくり見比べ、自社に最適な製品を導入しましょう。