IT資産管理システム導入から運用までの簡単手順

IT資産管理システムの運用開始までの簡単ステップ

ステップ１．IT資産管理システムの初期設定

まずは、IT資産管理ソフトを管理サーバへインストールしましょう。簡単なものであれば30分程度でインストール完了です。

次に、マスターデータを作成し、インベントリの情報の収集開始です。 IT資産管理システムのインベントリ情報収集機能を使って、社内ネットワーク内の全てのPCのスペックやソフトウェア情報を自動的に収集します。社内ネットワークに接続されていない、持ち出し用PCやタブレットなどについても漏れなく情報収集することが可能です。

シンプルなIT資産管理システムはここまでで初期設定完了。 運用を開始できます。

これまで膨大な時間と労力がかかっていたシステムの初期設定ですが、クライアントPC（管理される側のPC）にインストールする必要のない、エージェントレス型のソフトを導入することで解決されます。エージェントレス型のソフトはクライアントPCのスペックや環境に依存することがないため、インストール時にクライアントPCがどんな状況であっても影響はありません。

従来のシステム導入では、全てのクライアントPCをストップさせるための時間調整や社内アナウンスに苦労したり、インストール時に発生するクライアントPCのトラブル処理に悩まされていました。エージェントレス型であればそれらの手間を削減することが可能です。

ステップ２．IT資産管理システム導入後の社内周知

IT資産管理システム導入後、システムを正しく効果的に運用するためには利用者への教育、啓蒙活動が重要です。

■ポイント1　どんな目的でシステムを導入したかを具体的に告知

導入目的は

• ・IT資産管理にかかるコスト削減のため
• ・フリーソフトの不正インストールによる外部への情報漏洩を防ぐセキュリティ管理のため
• ・ライセンス契約違反による損害賠償を防ぐコンプライアンス遵守のため

など、企業によってさまざまです。

システム導入の告知だけでなく、導入目的も具体的な事例を交えて、利用者に納得してもらえる形で明示してください。過去に起こった他社の事件や、システムを導入することで得ることができる利用者のメリットなどを補足するとソフト使用の必要性が喚起され、更に効果的です。

■ポイント2　根気よく継続した啓蒙活動を

グループウェアの掲示板を使ってのリリース、社内説明会の開催、メール配信などのような方法でも構いません。重要なのは、導入時だけではなく、定期的に継続した啓蒙活動をしていくことが、社内周知の肝となります。

■ポイント3　IT資産管理システムの付属機能を使って利用者とコミュニケーションを

メール配信機能やアンケート機能などを活用していきましょう。メール配信機能は、クライアントPCのデスクトップに表示されますので、わざわざメーラーを起動する手間なく、閲覧することができます。メーラーでの開封漏れによる、見逃しも回避できます。

アンケート機能を使用し、定期的に利用者から必要情報を収集することは、利用者がライセンス管理を意識するきっかけになります。結果、購入時の申請漏れがなくなったり、コスト管理への意識が生まれていきます。

具体的にどういった情報を発信すればいいのかわからない場合は、導入ソフト提供事業者に導入後の運用について相談してみるのもひとつの方法です。

ステップ３　IT資産管理システムと連携しておくべきシステムとデータ

人事システムと経費システムは、連携させておくとメリットのあるシステムの一例です。 人的オペレーションによる管理漏れを防ぎ、システムへの入力作業の二度手間・三度手間を解消します。

●人事システム

社員の属性（社員・派遣社員）や所属部署、事業所、役職などを組み合わせたデータをIT資産管理システムと連携させることで、イントラの閲覧権限などのセキュリティ管理をすることができます。人事異動の際には、新しい人事情報に沿って、IT 機器にセキュリティが適用され、退職時に発生するIT機器の在庫戻しの管理漏れを防ぐことも可能です。

●経費システム

従来、各部署で社員が行っていた棚卸業務には、現地調査、データ入力など膨大な時間と手間がかかっていました。IT資産管理システムと連携させることで、インベントリ情報収集機能によって社内の全てのIT機器は自動収集されますので、棚卸管理業務にかかる人的なコストの削減と、ソフトウェアのような無形資産のチェック漏れを防止します。

まとめ

IT 資産管理システムを導入することで、人事部や経理部の業務効率化にも繋がります。他部署でもメリットがあることをアナウンスすることで、よりスムーズな社内周知と、利用者への教育、啓蒙活動にも相乗効果を果たすことでしょう。