人事システムとは？基礎からわかる入門編

人事システムとは

人事システムとは、人材情報管理システムとも言いかえることができ、企業で働く中での「勤怠」「給与計算」「人材評価」「採用」といった情報を集約・管理し、企業経営活動の推進を目的に活用されるシステムです。人事システムを導入することで、会社内の「人」にまつわるリソースの把握・効果的な活用を可能にします。もちろん、勤怠管理や給与計算の業務効率化に大きく貢献しますが、効果的な経営戦略に貢献する、「戦略人事システム」も普及してきています。

以下では、いわゆる「人事・給与システム」にあたる勤怠管理システム、給与計算システムを「戦略人事システム」にあたる人事評価システム、採用管理システムを紹介していきます。

人事システムの種類

人事システムは、氏名、性別、住所、資格、家族構成、職歴、入社、異動辞令、昇格、退職などの一連の人事・異動情報の管理、さらには人材配置、人材評価給与計算、給与制度など、人事に関わる業務にも対応するなど一般的には多様な場面で活用されるシステムです。

人事システムには、このような人事情報の管理・活用に特価した専用の製品もありますが、給与、採用、研修、評価、勤怠管理まで含めた、人事業務全体をカバーする総合パッケージもあります。さらにERP（統合業務システム）に含まれていることもあり、会計・生産・販売と共に人事モジュールが提供されていることもあります。

勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、業種や雇用体系に関わらず社員の出退勤の記録を管理するシステムです。残業・休日出勤などイレギュラーの業務を行った際の記録も管理でき、従業員の労働環境の把握・改善や給与計算業務の効率化を可能とします。勤怠管理システムの代表的な機能である打刻機能も製品によってさまざまで、PCやモバイルで打刻をできる製品もあれば、生体認証を活用した打刻機能を搭載したシステムもあります。勤怠管理システムを活用する際は、自社にあった機能があるかを注目して選定すると良いでしょう。

▼勤怠管理システムについて詳細を知りたい方はこちらの記事へ
参考記事：【比較表あり】勤怠管理システム 比較ランキング！機能・クラウド/オンプレ・価格で紹介

給与計算システム

給与計算システムとは、勤怠管理システムとの連携の上で活用し、給与計算業務の効率化を実現するシステムです。所得税・年末調整の処理など人為的ミスが発生しやすい業務にも対応しているので、人為的ミス削減にも貢献します。職種や雇用体系が多様化してきている現在には、欠かすことの出来ないシステムと言えるでしょう。

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人事評価システム

人事評価システムとは、社員の成果・それに対する評価に関するデータを一元管理でき、人材育成に活用したり、スキルに合わせた適切な人材配置を行うことを可能とします。また、評価手法は多岐にあり、「コンピテンシー評価」「360度評価」などがあり、透明性の高い評価実施を可能とします。それにより、評価される側の納得感が高まり、モチベーション向上にも繋がります。

採用管理システム

採用管理システムとは、応募者の管理を行うシステムであり、応募者の応募から採用までのフローの中で発生する業務を効率化することできます。

少子高齢化やグローバル化により、人材採用はどの企業も大きな課題となっています。また、インターネットやスマホの普及により、場所を選ばず応募者は企業に応募できるようになりました。その中でより良い人材を獲得するためには、採用活動の中で発生する業務をスピーディにこなす必要があります。ですので、採用管理システムは企業にとって重要なシステムと言えるでしょう。

人事（人事情報管理）システム導入のメリット

人事システム導入にはいくつかのメリットがあります。その特長を解説していきます。

人事部門の業務の効率化

人事システムを導入することで以下の業務の効率化を期待できます。

人事に関する業務の効率化

人事の業務は多岐に渡り、人事から総務、労務に関する幅広い業務を行なっています。そして、正確性はもちろん、これらの業務を迅速に処理する必要があります。人事システムを導入することで、人事に関する業務の効率化を図ることが可能です。

非正規雇用など、多様な人材管理の効率化

人事システムは非正規雇用社員など、多様な人材を効率的に管理することも可能です。 企業には、パートやアルバイト、派遣社員や契約社員といった多様な人材が多く勤務しています。彼らを一律的に管理することは難しいため、人事システムを活用することで、さまざまな雇用形態の人材を効率的に管理することができます。

適切なタレント活用・育成

人事システムの導入により、人材育成に関する以下の業務にも活用可能です。

タレントマネジメントにも活用可能

タレントマネジメントとは、企業の経営戦略に合った適切な人材を発掘し、登用、育成を図っていく取組み全般を指します。

人事システムにはタレントマネジメント機能を備えたシステムもあり、この機能を活用することで優秀な人材を効果的に企業に登用することが可能です。

適材適所に人材を配置可能

企業にとって人材を適材適所に配置することは、経営の観点から見ても非常に重要です。

人事システムは、従業員それぞれの保有資格やスキルなどといった情報が全てデータ化されています。そのデータを活用することで、適切な人材を適切な部署へ配置することができます。

中長期的な人材開発も可能

人事システムの導入は人材育成の面からも非常に有効だといえます。

人事システムには、人材育成のデータ管理を行うことが可能なシステムもあります。各従業員のスキルや目標、実績などデータを管理することが可能であり、そのデータを活用して、企業の目指す人材へと成長を促していくこともできます。

人事（人事情報管理）システムに求められる機能とは

人材管理は経営と密接に関係しています。そのため、経営環境や課題の変化につれ、求められる機能にも変化が出ています。それらを紹介していきます。

グローバル化への対応

人事システムには多言語対応が求められています。というのは、日本企業の取り巻く環境でグローバル化が進んでおり、海外からの人材採用が活発化しています。ですので、人材管理に活用される人事システムも多言語対応が必須となっています。

グループ経営への対応

マルチカンパニー制への対応も求められています。近年のグローバル化やIT化により企業競争は激しくなってきています。それに伴い、M＆Aやグループ内での事業部の統廃合を積極的に行う企業が増えており、人事システムにも会社と会社をまたいだ横断的な活用が求められます。

従業員研修の強化

従業員のスキル管理やeラーニングの機能が搭載されているシステムも求められています。人材は「人財」とも表現されるほど、企業の重要な資源であるため、各企業は教育・研修に注力しています。そんな背景から人事システムも従来の人材情報管理を行うだけではなく、従業員の教育や研修に注力する機能が求められています。

タレントマネジメント

タレントマネジメントを行うことのできるシステムが求められています。企業競争が激しい今、効果的な人材活用が必須とされています。人事システムで行われている人材情報の管理は、タレントマネジメントの仕組みのフローの一部であり、採用、配置、評価、育成にまつわる人事データも管理できる機能も求められています。

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人事（人事情報管理）システムのマイナンバー制度への影響

人事システムは主に数百人以上の規模の企業に導入されており、小規模の事務所や店舗、工場などでは導入が進んでいませんでした。Excelなどによる手作業で、従業員情報を十分に管理できるとされていました。

この常識が覆されたのが、マイナンバー制度の施行です。マイナンバーは日本人全員に配布される個人番号です。すべての企業は従業員のマイナンバーを収集し、廃棄するまで厳重な管理が義務づけられています。

人事システムに単純にマイナンバーを加えるのであれば、データベース項目を1つ追加するだけで対応できます。しかし、マイナンバーを登録しているシステムへのアクセス権の設定やアクセスログの取得などの、セキュリティ機能が求められます。管理方法によっては、廃棄の証跡も必要となります。こうなるとExcelでは限界があります。

2015年10月からマイナンバーが通知され、企業はマイナンバーを収集するとともに、管理体制を2016年1月までに完成させなければなりません。個人情報保護法やJ-SOXと異なり、マイナンバー制度は例外なくすべての企業が対象となります。

最新バージョンのパッケージであれば、アクセス権限やログ管理の機能に標準あるいはオプションで対応しています。マイナンバー制度の施行によって、多くの企業が人事システムの導入を真剣に考えるようになりました。

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人事システムの導入検討や見直しを！

マイナンバー制度の施行以降、人事システムは大きな転換期となりました。

人事システムの刷新あるいは新規導入を検討するには必須と言える時代となっております。もし少しでも関心をお持ちいただけたのであれば、以下の記事で人事システムの製品比較をしてみることをオススメします。かゆいところに手が届く最新の人事システムの機能をぜひ見比べてみてくださいね。