基礎からわかる「人事システム」入門

人事システムの種類

人事システムは、氏名、性別、住所、資格、家族構成、職歴、入社、異動辞令、昇格、退職などの一連の人事・異動情報を管理します。さらに、人材配置、給与計算、給与制度など、人事に関わる業務にも対応するシステムもあります。

ITシステムとしては最も古くから使われている種類の1つです。人事は企業固有の風土や文化に対応する必要があるため、当初は企業ごとにオリジナルのシステムが開発されていました。やがてパッケージ化されるようになり、現在ではクラウド（SaaS）として提供されることも多くなっています。

人事システムには人事情報専用の製品もありますが、給与、採用、研修、評価、勤怠管理まで含めた、人事業務全体をカバーする総合パッケージもあります。さらにERP（統合業務システム）に含まれていることもあり、会計・生産・販売と共に人事モジュールが提供されます。

人事データベースを一本化して、人事・経理・経費・給与などで一元的に活用できるメリットがあります。ERPでは必要に応じて業務モジュールを追加できる製品もあります。

マイナンバー制度のインパクト

人事システムは主に数百人以上の規模の企業に導入されており、小規模の事務所や店舗、工場などでは導入が進んでいませんでした。Excelなどによる手作業で、従業員情報を十分に管理できるとされていました。

この常識が覆されたのが、マイナンバー制度の施行です。マイナンバーは日本人全員に配布される個人番号です。すべての企業は従業員のマイナンバーを収集し、廃棄するまで厳重な管理が義務づけられています。

人事システムに単純にマイナンバーを加えるのであれば、データベース項目を1つ追加するだけで対応できます。しかし、マイナンバーを登録しているシステムへのアクセス権の設定やアクセスログの取得などの、セキュリティ機能が求められます。管理方法によっては、廃棄の証跡も必要となります。こうなるとExcelでは限界があります。

2015年10月からマイナンバーが通知され、企業はマイナンバーを収集するとともに、管理体制を2016年1月までに完成させなければなりません。個人情報保護法やJ-SOXと異なり、マイナンバー制度は例外なくすべての企業が対象となります。

最新バージョンのパッケージであれば、アクセス権限やログ管理の機能に標準あるいはオプションで対応しています。マイナンバー制度の施行によって、多くの企業が人事システムの導入を真剣に考えるようになりました。

人事課題を解決する主な機能

人事管理は経営と密接に関係しています。そのため、経営環境や課題の変化につれ、求められる機能にも変化が出ています。それらを紹介しましょう。

■グローバル化への対応

グローバル化は規模の大小を問わず、日本企業の共通する課題となっています。海外へ進出したり、海外からの人材受け入れが必須になっています。人事システムにおいては多言語対応が求められます。

■グループ経営への対応

M&Aやグループ内での事業部の統廃合が活発化しています。人事システムもこれを想定し、マルチカンパニー制に対応できるかどうかが問われています。

■従業員研修の強化

人材は「人財」とも表現されるほど、企業の重要な資源であり、各企業は教育・研修に注力しています。人事システムにもスキル管理やeラーニングを機能として用意している種類が登場しています。

■タレントマネジメント

タレントマネジメントを人事システムの機能として搭載する傾向があります。従来Excelなど手作業で行われてきましたが、システム化することで正確で効率的な管理が可能となっています。

まとめ ～マイナンバー制度施行で人事システムは転換期に～

マイナンバー制度の施行により、人事システムは大きな転換期となっています。人事システムもこのタイミングに合わせて最新バージョンが投入されています。ここでも紹介したように数年前の状況とは大きく変わってきています。

人事システムの刷新あるいは新規導入を検討するには最良のタイミングとなっています。もし少しでも関心をお持ちいただけたのであれば、早速資料請求をしてみてください。かゆいところに手が届く最新の人事システムの機能をぜひ見比べてみてくださいね。