人事システムとは？基礎からわかる入門編【最新製品比較あり】

人事システムとは

人事システムとは、勤怠管理、労務管理、給与計算、人事評価、採用、従業員満足度など人事に関わる情報を管理するシステムです。

人事システムの目的は？

人事システムは、多くの企業で導入されており、その活用の目的は人材活用による経営推進とシステム化による業務の効率化です。人事システムを導入することで、企業内の「人」にまつわる情報の把握と効果的な活用を可能にします。

人事システムの種類

人事システムは、以下のような人事情報を管理します。

基本情報

氏名、性別、住所、家族構成

労務情報

労働時間、給与

社内の経歴

入社、異動辞令、昇格、退職

人事評価

目標管理、MBO管理、360度評価など

スキル管理

資格、コンピテンシ－、研修情報

人事システムには、人事情報の管理・活用に特価した製品や、給与、採用、研修、評価、勤怠管理まで含めた、人事業務全体をカバーする総合パッケージもあります。さらにERP（統合業務システム）に含まれていることもあり、会計・生産・販売と共に人事モジュールが提供されていることもあります。

勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、業種や雇用体系に関わらず社員の出退勤の記録を管理するシステムです。残業・休日出勤などイレギュラーの業務を行った際の記録も管理でき、従業員の労働環境の把握・改善や給与計算業務の効率化を可能とします。勤怠管理システムの代表的な機能である打刻機能も製品によってさまざまで、PCやモバイルで打刻をできる製品や体認証を活用した打刻機能を搭載したシステムもあります。

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人事管理・労務管理システム

人事管理・労務管理システムとは、入社の手続きや、給与計算、各種申請などを行うことのできるシステムです。人事システムや勤怠管理システムと同様に取り扱われることもあります。

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給与計算システム

給与計算システムとは、勤怠データを活用し給与計算業務の効率化を実現するシステムです。残業代、所得税、年末調整の処理など人為的ミスが発生しやすい業務にも貢献します。職種や雇用体系が多様化してきている現在には、欠かすことの出来ないシステムと言えるでしょう。

最近では、給与明細をメールやクラウド上で配信する給与明細電子化システムと連携したシステムも増えています。

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人事評価システム

人事評価システムとは、社員の成果とそれに対する評価に関するデータを一元管理し、人材育成に活用したり、スキルに合わせた適切な人材配置を行うことを可能とします。また「コンピテンシー評価」「360度評価」「OKR」など多岐にわたる評価方法に対応しています。透明性の高い評価の実施により、評価される側の納得感が高まり、モチベーション向上にも繋がります。

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採用管理システム

採用管理システムとは、応募者の管理を行うシステムであり、応募者の募集から採用までのフローで発生する業務を効率化することできます。

少子高齢化やグローバル化による競争の激化で、人材採用はどの企業も大きな課題となっています。また、インターネットやスマホの普及により、応募者は気軽に企業に応募できるようになりました。その中でより良い人材を獲得するためには、採用活動をスピーディにこなす必要があります。採用活動の効率化にとって採用管理システムは非常に重要なシステムと言えるでしょう。

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タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントとは、社内の人材のスキルを管理し適材適所での配置を行ったり、後継者やリーダー育成を行ったりできるシステムです。企業競争が激しい今、効果的な人材活用が必須とされています。

採用、配置、評価、育成にまつわる人事データを一元管理できる機能も求められています。

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人事システム導入のメリット

人事システムのメリットの特長を解説します。

人事部門の業務の効率化

人事の業務は多岐に渡り、人事から総務、労務に関する幅広い業務を行なっています。そして、正確性はもちろん、これらの業務を迅速に処理する必要があります。人事システムを導入することで、人事に関する業務の効率化を図ることが可能です。

非正規雇用など、多様な人材管理の効率化

人事システムは非正規雇用社員など、多様な人材を効率的に管理することも可能です。 企業には、パートやアルバイト、派遣社員や契約社員といった多様な人材が多く勤務しています。彼らを一律的に管理することは難しいため、人事システムを活用することで、さまざまな雇用形態の人材を効率的に管理することができます。

適切な人材の活用と育成

人事システムは、従業員それぞれの保有資格やスキルなどといった情報が全てデータ化されています。そのデータを活用することで、適切な人材を適切な部署へ配置することができます。人事システムの導入により、企業の経営戦略に合った適切な人材を発掘し、登用、育成を図っていくことが可能なのです。

人事システムで注目の機能とは

人材管理は経営と密接に関係しています。そのため、経営環境や課題の変化につれ、求められる機能にも変化が出ています。それらを紹介していきます。

グローバル化への対応

人事システムには多言語対応が求められています。というのは、日本企業の取り巻く環境でグローバル化が進んでおり、海外からの人材採用が活発化しています。ですので、人材管理に活用される人事システムも多言語対応が必須となっています。

グループ経営への対応

マルチカンパニー制への対応も求められています。近年のグローバル化やIT化により企業競争は激しくなってきています。それに伴い、M＆Aやグループ内での事業部の統廃合を積極的に行う企業が増えており、人事システムにも会社と会社をまたいだ横断的な活用が求められます。

従業員研修の強化

従業員のスキル管理やeラーニングの機能が搭載されているシステムも求められています。人材は「人財」とも表現されるほど、企業の重要な資源であるため、各企業は教育・研修に注力しています。そんな背景から人事システムも従来の人材情報管理を行うだけではなく、従業員の教育や研修に注力する機能も増えてます。

人気の人事システムを比較しよう

ITトレンド編集部がおすすめする人事システムを紹介します。まずは最新の人気ランキングを見てみたい方は以下のページが便利です。

人事システム の製品を調べて比較

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ERP型大企業向け人事システム

まずは会計ソフトや予算管理ソフト、給与計算や人事データなどを総合して管理することのできるERP型の人事システムや、その一部として提供されている人事システムを紹介します。

非常に高機能で便利なERP型のシステムですが、導入時に初期費用がかかるため、長期的に導入を検討したい大企業向けのシステムが多いのが特徴です。オンプレミス型の製品が多く、自社のセキュリティポリシーに沿った運用ができるのもポイントです。

『OBIC7人事・総務向け統合ソリューション』は、幅広い人事の業務に対応し、人事総務の業務を最適化し、業務の効率をアップできるソリューションです。従業員100名以上の企業を対象としています。

「働き方改革」を包括的に支援し、法改正にも柔軟に対応可能です。自社の業務に合わせて最適なオプションを選択可能のため、自由にシステムの拡張ができます。

『POSITIVE』は、人事から人財マネジメントまでを網羅した統合システムです。

グローバル・グループ経営の大企業にも対応可能であり、全ての人財情報を一元管理かつ履歴管理を可能とします。グループ各社で人財や組織情報を可視化することで、費用や時間的コストを抑えつつ、グループ全体の人財マネジメントを行うことができます。

『スマートカンパニー』は、従業員500名以上の企業を対象としたシステムです。さまざまな機能が「モジュール」と呼ばれる機能ごとに実装されているため、企業に合わせて必要な機能を取捨選択して利用することが可能です。

人事評価システムや離職防止ツールとしてだけではなく、給与計算など必要な機能を組み合わせて利用することで、人材の可視化や人事労務業務の最適化を同時に行うことができます。

『Galileopt NX-Plus 人事大将』は、50名以上 5,000名未満の企業が対象の、人事や給与情報を一元管理できる人事システムです。

基本的な人事の管理項目以外に、フリーの項目が設けられていることも特長で、業務内容や組織にに合わせてカスタマイズして利用することができます。

採用管理や昇給・賞与シュミレーションなどのオプション機能も充実しており、自社にあった機能で運用できるのが人気です。

『SuperStream』は、従業員500名以上、売上高100億円以上の企業が対象の総合業務パッケージです。

給与管理システムと相互補完を行うことで、人事にまつわる情報をリアルタイムに一元管理が可能です。大企業にはかかせない退職金管理オプションなどをつけることも可能です。

一元化された情報を活用して、人材配置シュミレーションを行ったり、組織管理機能も充実しています。

人事評価・タレントマネジメントが特徴的な人事システム

次に、人事システムの中でも特に人事評価やタレントマネジメントの機能を重視したい企業向けのシステムを紹介します。

『カオナビ』は組織図に顔写真が並んだクラウド型の人材管理ツールです。ITトレンドのタレントマネジメントシステム、人事評価システム部門などの人気ランキングでも上位を獲得しています。

顔写真と従業員のデータを紐付けることで、驚くほど人材の発掘や管理が行いやすくなります。人材に関するデータが一元管理されることで、人事の業務を効率化でき、最適な適材適所の人員配置を行うことが可能です。

クラウドで利用するため導入費用はかからず、最短１日でサービスを利用できるのもポイントです。

『タレントパレット』は「最新人事システム」として、人材に関するデータをあらゆる面から見える化を可能にするシステムです。採用管理・選考管理システムとしても人気があります。

人材データを科学的に分析し、適材適所への配置を可能にします。

『サイダス』はタレントマネジメントの機能に特に定評のあるクラウドシステムです。

顔写真とスキル、経歴を把握することができ、目的に応じて最適な人材を検索することが可能です。さまざまなアプリケーションと連携することで、より精度の高いデータを利用することができます。

『あしたのクラウドHR』は、人事評価の機能が特に人気のシステムです。

提供会社の株式会社あしたのチームは、中小企業やベンチャー企業の人事評価制度のコンサルティングや運用支援で確かな実績があります。そのノウハウを凝縮したシステムのため、より実践的な人事システムと言えるでしょう。

クラウド型の総合人事システム

続いて、人事にまつまる情報を一元管理し、労務管理や給与計算のシステムとしても利用したいという企業の方にはぜひみていただきたいシステムを紹介します。

『サイレコ』は、人事のさまざまな情報を蓄積し、戦略的な人事運営のサポートが可能です。基幹系のシステムではカバーしにくい、人事戦略に役立つマネジメント機能が充実していることが特長の一つです。

多拠点に事業所がある企業でも、クラウド型の『サイレコ』なら、情報のやり取りをリアルタイムで安全におこなうことが可能です。

『人事労務freee』は、数人の規模から数百人の規模の会社でもうまく活用できるのが特長で、まさにクラウドのメリットを活かしたシステムです。

残業代や有休の計算など毎月の給与計算の機能が充実しているだけでなく、年末調整の計算なども基本的な機能として搭載されているので、人事総務の「担当者の強い味方となってくれるでしょう。

『ヒトマワリ』は、人材にまつわるデータの管理と活用にフォーカスしたシステムです。蓄積された人事データはBIを活用して、経営や人事戦略に役立つデータとして利用することが可能です。

毎月カスターサクセスマネージャーが導入企業に訪問し、運用まのフォローアップを行ってくれるサポートがあるので、人事戦略に悩みがある企業も安心して利用できます。

『HRMOS CORE』は、あらゆる人事データを一元管理できる機能とマニュアル不要で操作できる簡単さの両方を持ち合わせたシステムです。

人事システムは、人事担当者だけでなく従業員が利用する機会も多いので、使いやすさは非常に重要なポイントです。さまざまな業種での導入実績があるため、気になる方はぜひ問い合わせを行ってほしいシステムです。

特に人事労務管理の機能が充実したシステム

非常に多機能なものが多い人事システムですが、まずは労務管理の機能を重視して選びたいという方におすすめのシステムを紹介します。オプションや関連製品と組み合わせて活用することもできるので、長期的にはすべてのデータを一元管理したいと考えている方も安心して導入できます。

『SmartHR』は、特に労務の手続きなどをペーパレス化し、効率化したい企業におすすめの労務管理システムです。内定者や従業員からの書類の提出も簡単に電子申請化できることで、ミスや紛失の心配もなくなります。

また、必要情報のみ表示した「カスタム名簿」を作成できるので特定の人やグループに限定して共有するなど、個人情報の保護の観点からもリスクを減らせるシステムです。システム自体のセキュリティも複数設けられているので、ぜひ一度確認いただきたいポイントです。

『 jinjer（ジンジャー）労務』は、入退社の管理を完全にシステム化できるシステムです。入退社に関する手続きはテンプレート化されているため、不慣れな担当者でも『 jinjer（ジンジャー）労務』を使うことでミスや漏れなく手続きを行うことができます。

また、テンプレートは自社に合わせてカスタマイズできるので複雑な雇用形態の企業でもストレスなく活用できるでしょう。１ユーザー200円～利用できるのも人気の理由です。

『ジョブカン労務管理』は、HR系システムとして人気の『ジョブカン』シリーズの労務管理システムです。他に勤怠管理・ワークフロー・経費精算・採用管理・給与計算などの機能から、必要なものをクラウドで追加していくことができます。

入社の手続きのタスクを管理できるToDoリストなど、長年人事総務の担当者のサポートの実績のある『ジョブカン』ならではの便利な機能はぜひ一度見てみる価値のあるシステムです。

人事システム の製品を調べて比較

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人事システムの選び方

人事システムを選ぶ際には４つの選定ポイントがあります。導入に失敗しないようにポイントをチェックしておきましょう。

導入目的に合っているか

人事システムにはさまざまなタイプがあります。目的と合致しないシステムを導入してしまうと、上手く活用されず使われなくなってしまう可能性があります。

人事部門や経営部門だけでなく、全社的に人事に関する課題を整理しておくと、優先度がつけやすくなります。例えば以下のような目的が挙げられるでしょう。

人材育成や業務評価を効率化

人事システムを導入することで、従業員個人のスキルや実績、目標管理、研修管理などといったデータを蓄積し、管理が可能です。離職の増加や、人事評価への不満などがある場合は優先度が高くなるでしょう。

タレントマネジメント業務の分析

人事システムは経営戦略の面においても非常に重要視されています。優秀な人材の発掘や育成は、企業にとっては経営を左右するため、大切な取組みの一つです。

タレントマネジメントの機能を活用することで、人材データを客観的に分析し、把握することで従業員の適性や能力を企業経営に活かすことが可能です。後継者の不足や、人材配置に悩んでいる企業は重視したいポイントです。

労務管理や給与計算を効率化

人事システムを導入することで、勤怠情報の管理や、給与の控除の計算などのミスを減らし効率化することができます。

データを活用することでムダを削減できるので、人件費の削減などにつなげることもできるでしょう。

提供形態が自社にあっているか

人事システムの提供形態によって導入にかかる期間やコスト、導入後の保守や運用コストに大きな違いがあります。

提供形態の違いをよく理解し、人事や情報システム担当者と話し合いを重ね、自社に合った提供形態を選択する必要があります。

サポート体制は十分か

人事システムは導入することがゴールではありません。導入後、自社の目的に合うようさまざまな設定が必要であり、うまくシステムが稼働し、従業員が問題なく使いこなせるかが重要です。

ベンダーからのサポートはあるのか、操作についてのサポートは対応してくれるのか、事前に確認しておくことが大切です。

使いやすいシステムか

人事システムを導入しても、わずかでも操作性に違和感を感じてしまうと、システムを活用しなくなってしまい、結局エクセルと併用したり他のシステムに入れ替えないといけなくなってしまう可能性が高くなります。

人事システムを導入する前には無料体験を利用し、さまざまな製品を比較することで、使いやすいシステムかどうか事前に確認することが大切です。

人事システムでマイナンバー管理も可能

人事システムは主に数百人以上の規模の企業に導入されており、小規模の事務所や店舗、工場などでは導入が進んでいませんでした。Excelなどによる手作業で、従業員情報を十分に管理できるとされていました。

この常識が覆されたのが、マイナンバー制度の施行です。マイナンバーは日本人全員に配布される個人番号です。すべての企業は従業員のマイナンバーを収集し、廃棄するまで厳重な管理が義務づけられています。

マイナンバーの管理は、マイナンバーを登録しているシステムへのアクセス権の設定やアクセスログの取得などのセキュリティ機能が求められます。管理方法によっては、廃棄の証跡も必要となります。

人事システムの中には、マイナンバー管理対策としてアクセス権限やログ管理の機能に標準あるいはオプションで対応していているものがあります。人事情報全般の管理の見直しを検討している企業は、マイナンバーの管理の方法も忘れずにチェックしておきましょう。

人事システムの導入検討や見直しを！

マイナンバー制度の施行以降、人事システムは大きな転換期となりました。また、企業の競争力を上げるために、大手企業だけでなく中小企業も人事システムの刷新あるいは新規導入を検討するには必須と言える時代となっています。ぜひ最新の人事システムの機能をぜひ見比べてみてくださいね。