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人事システム５つの基本機能

機能１．人事システムの中核をなす人事情報管理

人事システムでは、従業員の個別情報を蓄積できる機能を基本機能として搭載しています。ほとんどの人事システムでは、各従業員に関する下記のような情報を集約することが可能です。

• ・個人情報（生年月日、入社年度、職歴、配属先、職位など）
• ・スキル情報（保有しているスキルや公的資格、研修受講歴など）
• ・勤務状況（遅刻や欠勤の回数、病気や育児などによる休業歴など）

機能２．目標管理にもつながる人事評価

人事システムでは、人事評価機能も主要な機能のひとつです。人事システム上では、業種や職種にしたがって作成された評価基準にもとづき、管理者が従業員を評価することができます。 また、各従業員の現有スキルやポテンシャルに応じて目標値を設定することも可能です。人事評価機能を有効活用することで、各従業員の目標管理を行いつつPDCAサイクルを適切に運用することが可能です。

機能３．蓄積した情報を活用するための分析

人事システムは、従業員の個人情報や評価に関する情報を蓄積できるだけではありません。人事システムの中には、人事基本機能や人事評価機能によって収集した情報を分析する機能を有しているものもあるのです。

分析機能を利用できる人事システムでは、散布図などの各種チャートで自社の人材についてレポートを作成することができます。またこうした人材システムでの分析データを、新卒採用戦略など新たな人材採用に活用することも可能です。

機能４．「ヒト」の価値を最大化する要員配置

企業内では、日々多くのプロジェクトが並行稼働しています。そして、プロジェクトの進捗によってプロジェクトメンバーを増員あるいは削減したり、他プロジェクトとの入れ替えを行う必要性も生じます。

こうした人材配置の課題に応えるため、多くの人事システムでは要員配置機能を搭載しています。要員配置機能を組み込んだ人事システムでは、従業員の保有スキルや業務歴、各種分析データを参考にして各従業員を最適なプロジェクトや部署へと配置することが可能です。

機能５．経理にかかわる負担の権限にも貢献する給与計算

人材管理では、従業員に対する給与も適切に管理されなければなりません。そして、従業員に支払われる給与は従業員の在籍期間や経歴、保有スキルといった人事情報と密接に結びついています。そのため、人事システムの一機能として給与計算を搭載している製品も存在します。

給与計算の備わった人事システムでは、月例給与や賞与、社会保険額や支払経費などを管理することができます。また、給与明細書を発行できる人事システムもあります。さらに、各種人事情報から今後の昇給予測や給与支給額予測といったシミュレーションを行うことのできる給与機能を備えた人事システムも登場しています。

まとめ　～ マイナンバーも対応　最新人事システムは多様化へ ～

最新の人事システムでは、マイナンバー制度へ対応した製品も登場。また大半の人事システムでは、社会保障や税務関連の法改正への対応も行っています。

さらに近年、クラウドサービスとして提供される人事システムも注目を集めています。クラウド型のシステムは低コストで導入できるだけでなく、法改正などが行われた場合にも迅速にアップデートを行うことができるため今後さらに普及すると予想されます。

また、労務管理機能に特化した人事システムも登場しています。社会保険の手続きの自動化や手間のかかる年金事務所へのWeb申請に対応する機能などがクラウドで提供されます。このように人事システムは多機能化、あるいは特定業務に特化して、使いやすさと業務効率化を増しています。

多様化する人事給与システムを適性に選定するために、ここで紹介した基本機能だけではなく、詳しい機能一覧などの製品資料を取り寄せて、しっかりと比較検討してください。