人事システム５つの基本機能！導入メリットも

人事システムの５つの機能

まず、人事システムの基本的な機能を解説していきます。

機能１　人事システムの中核をなす人事情報管理

人事システムでは、従業員の個別情報を蓄積できる機能を基本機能として搭載しています。ほとんどの人事システムでは、下記のような情報を一元管理できます。

• ■個人情報（生年月日、入社年度、職歴、配属先、職位など）
• ■スキル情報（保有しているスキルや公的資格、研修受講歴など）
• ■勤務状況（遅刻や欠勤の回数、病気や育児などによる休業歴など）

近年の人事情報管理ではマイナンバーも管理する必要があります。以下の記事でマイナンバーにおける人事システムの重要性について記載していますので、ぜひ参考にしてください。

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マイナンバーを人事システムで管理する重要性

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機能２　目標管理にもつながる人事評価

人事システムでは、人事評価も主要な機能の一つです。人事システム上では、業種や職種にそって作成された評価基準にもとづき、管理者が従業員を評価できます。

また、各従業員の現有スキルやポテンシャルに応じて目標値を設定できます。人事評価機能を有効活用することで、各従業員の目標管理を行いつつPDCAサイクルを適切に運用できるでしょう。

機能３　給与計算における負担軽減と業務効率化

人事部には勤怠管理や給与計算など、細かい計算が多く、手作業では入力や計算のミスも発生しがちです。こうした問題をクリアにし、人件費も大幅にカットできます。賞与や所得税の計算、年末調整の管理も簡単にできるだけでなく、法改正や税率変更などにも対応しています。

給与計算の備わった人事システムでできることは以下の通りです。

• ■月例給与や賞与の計算
• ■社会保険額や支払経費の算出
• ■給与明細書を発行
• ■給与支給額予測

機能４　人材育成・採用のための分析

人事システムの中には、人事基本機能や人事評価機能によって収集した情報を分析する機能を有しているものもあります。

分析機能を利用できる人事システムでは、散布図などの各種チャートで自社の人材についてレポートを作成できます。またこうした人材システムでの分析データを、新卒採用戦略など新たな人材採用に活用可能です。

機能５　「ヒト」の価値を最大化する人員配置

企業内では、日々多くのプロジェクトが並行稼働しています。そして、プロジェクトの進捗によってプロジェクトメンバーを増員あるいは削減したり、他プロジェクトとの入れ替えを行う必要性も生じます。

こうした人員配置の課題に応えるため、多くの人事システムでは人員配置機能を搭載しています。人員配置機能を組み込んだ人事システムでは、従業員の保有スキルや業務歴、各種分析データを参考にして各従業員を最適なプロジェクトや部署へと配置できます。

人事システムのメリット

人事システムを活用することで得られるメリットを見ていきましょう。

人事部の業務を効率化する

人事部の業務は従業員一人ひとりの給与計算から、勤怠管理、また新卒採用や人事異動など多岐に渡ります。また正確に行わなければ、従業員の満足度も低下し、ビジネスにも大きく影響するでしょう。人事システムを活用することでこれらの課題を解決し、効率的に業務を行えるのです。

人材配置を正確にかつ迅速に行える

人材配置にはさまざまなことがらに注意して行わなければいけません。その人の今まで行ってきたプロジェクトや、性格、特徴、交流関係まで判断基準になることもあるでしょう。人事システムではこれらの従業員の詳細を細かく管理している為、人材配置だけではなくタレントマネジメントも行えるのです。

法律改正にともなった労務業務も行える

人事システムでは法律改正にともなう大幅な制度の変更にも簡単に対応できます。そのため、労務担当者の業務を圧倒的に効率化し、従業員の為の新たな施策も作成しやすくなるでしょう。

人事システムのメリットについてさらに詳しく知りたい方は以下の記事で紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

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人事システムで効率的な人事管理を行おう

複雑で膨大な情報処理を完璧に行う必要があるからこそ、人事システムを活用して業務効率化することが大切です。例えばマイナンバーの対応を怠ると法律違反になったり、人事評価制度を充実させないと従業員の不満も増えたり、膨大な従業員情報を紙や直接パソコンに入力すると、ミスやセキュリティの問題が発生したりします。

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