人事システムの５つの機能
人事システムの基本的な機能は次のとおりです。それぞれ詳しくみていきましょう。
- １．人事システムの中核をなす人事情報管理
- ２．目標管理にもつながる人事評価
- ３．給与計算における負担軽減と業務効率化
- ４．人材育成・採用のための分析
- ５．「ヒト」の価値を最大化する人員配置
１．人事システムの中核をなす人事情報管理
人事システムでは、従業員の個別情報を蓄積できる機能が基本機能として搭載されています。ほとんどの人事システムでは、下記のような情報を一元管理できます。
- ■個人情報（生年月日・入社年度・職歴・配属先・職位など）
- ■スキル情報（保有しているスキルや公的資格、研修受講歴など）
- ■勤務状況（遅刻や欠勤の回数、病気や育児などによる休業歴など）
２．目標管理にもつながる人事評価
人事システムでは、人事評価も主要な機能の一つです。人事システム上では、業種や職種にそって作成された評価基準にもとづき、管理者が従業員を評価できます。
また、各従業員の現有スキルやポテンシャルに応じて目標値を設定できます。人事評価機能を有効活用することで、各従業員の目標管理を行いつつPDCAサイクルを適切に運用できるでしょう。
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３．給与計算における負担軽減と業務効率化
人事部には勤怠管理や給与計算など、細かい計算が多く、手作業では入力や計算のミスも発生しがちです。こうした問題をクリアにし、人件費も大幅にカットできます。賞与や所得税の計算、年末調整の管理も簡単にできるだけでなく、法改正や税率変更などにも対応しています。
給与計算の備わった人事システムでできることは以下のとおりです。
- ■月例給与や賞与の計算
- ■社会保険額や支払経費の算出
- ■給与明細書を発行
- ■給与支給額予測
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４．人材育成・採用のための分析
人事システムの中には、従業員情報や人事評価データを分析に活用できるものもあります。
分析機能を利用できる人事システムでは、散布図などの各種チャートで自社の人材についてレポートを作成できます。またこうした人材システムでの分析データを、新卒採用戦略など新たな人材採用に活用可能です。
５．「ヒト」の価値を最大化する人員配置
企業内では、日々多くのプロジェクトが並行稼働しています。そして、プロジェクトの進捗によってプロジェクトメンバーを増員あるいは削減したり、他プロジェクトとの入れ替えたりする必要性も生じるでしょう。
こうした人員配置の課題に応えるため、多くの人事システムでは人員配置機能を搭載しています。人員配置機能を組み込んだ人事システムでは、従業員の保有スキルや業務歴、各種分析データを参考にして各従業員を最適なプロジェクトや部署へと配置可能です。
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人事システムのメリット
人事システムを導入すれば、業務効率化やコスト削減が可能です。ここでは具体的なメリットを以下にまとめました。
- ■業務の効率化
- 人事部の業務は多岐に渡るだけでなく、細かい数字を扱う業務も多くあり正確性が求められます。システム化により人的ミスをなくし、定型業務を自動化すれば、コア業務にリソースを割けるようになるでしょう。
- ■正確で迅速な人材配置が可能
- 従業員のスキルや能力をシステムで管理するため、適切な人材配置が可能です。異動シミュレーションに対応した製品もあります。
- ■法改正に対応した労務管理が可能
- 人事システムでは法改正にともなう大幅な制度の変更にも簡単に対応できます。そのため、労務担当者の業務を圧倒的に効率化し、従業員のための新たな施策も作成しやすくなるでしょう。
人事システムの選び方
人事システムは製品により機能がさまざまなため、自社に適したものを慎重に選ばなければなりません。まずは、人事システムの導入により解決したい課題が何かを明確にしましょう。例えば、紙の書類を用いた手続きの効率性に課題を感じている場合は、入退社手続きや保険手続きなどの帳票データに多く対応したものを選ぶとよいです。また、チャットツールなどと連携できるシステムを選べば、進捗管理や催促などのやりとりもスムーズです。目的にあわせて必要な機能を洗い出したうえで、製品を比較しましょう。
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人事システムで効率的な人事管理を行おう
複雑で膨大な情報処理を完璧に行う必要があるからこそ、人事システムを活用して業務効率化することが大切です。例えばマイナンバーの対応を怠ると法律違反になったり、人事評価制度を充実させないと従業員の不満も増えたり、膨大な従業員情報を紙や直接パソコンに入力すると、ミスやセキュリティの問題が発生したりします。
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