人事システム５つの基本機能！導入メリットも

人事システムの５つの機能

人事システムの基本的機能を紹介していきます。導入後にしっかり活用するためにも理解を深めていきましょう。

機能１　人事システムの中核をなす人事情報管理

人事システムでは、従業員の個別情報を蓄積できる機能を基本機能として搭載しています。ほとんどの人事システムでは、下記のような情報を一元管理することが可能です。

• ■個人情報（生年月日、入社年度、職歴、配属先、職位など）
• ■スキル情報（保有しているスキルや公的資格、研修受講歴など）
• ■勤務状況（遅刻や欠勤の回数、病気や育児などによる休業歴など）

近年の人事情報管理ではマイナンバーも管理する必要があります。以下の記事でマイナンバーにおける人事システムの重要性について記載していますので、是非参考にして下さい。

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機能２　目標管理にもつながる人事評価

人事システムでは、人事評価機能も主要な機能の一つです。人事システム上では、業種や職種にしたがって作成された評価基準にもとづき、管理者が従業員を評価することができます。

また、各従業員の現有スキルやポテンシャルに応じて目標値を設定することも可能です。人事評価機能を有効活用することで、各従業員の目標管理を行いつつPDCAサイクルを適切に運用することが可能です。

機能３　蓄積した情報を活用するための分析

人事システムの中には、人事基本機能や人事評価機能によって収集した情報を分析する機能を有しているものもあります。

分析機能を利用できる人事システムでは、散布図などの各種チャートで自社の人材についてレポートを作成することができます。またこうした人材システムでの分析データを、新卒採用戦略など新たな人材採用に活用することも可能です。

機能４　「ヒト」の価値を最大化する要員配置

企業内では、日々多くのプロジェクトが並行稼働しています。そして、プロジェクトの進捗によってプロジェクトメンバーを増員あるいは削減したり、他プロジェクトとの入れ替えを行う必要性も生じます。

こうした人材配置の課題に応えるため、多くの人事システムでは要員配置機能を搭載しています。要員配置機能を組み込んだ人事システムでは、従業員の保有スキルや業務歴、各種分析データを参考にして各従業員を最適なプロジェクトや部署へと配置することが可能です。

機能５　経理にかかわる負担の軽減に貢献する給与計算

人材管理では、従業員に対する給与も適切に管理されなければなりません。そして、従業員に支払われる給与は従業員の在籍期間や経歴、保有スキルといった人事情報と密接に結びついています。そのため、人事システムの一機能として給与計算を搭載している製品も存在します。

給与計算の備わった人事システムでできることを以下で紹介します。

• ■月例給与や賞与の計算
• ■社会保険額や支払経費の算出
• ■給与明細書を発行
• ■給与支給額予測

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人事システムのメリット

人事システムの機能について紹介してきましたが、ではこの機能を活用することでどんなメリットを得ることができるでしょうか。早速人事システムのメリットを見ていきましょう。

人事部の業務を効率化する

人事部の業務は従業員一人一人の給与計算から、勤怠管理、また新卒採用や人事移動など多岐に渡ります。また正確に行わなければ、従業員の満足度も低下し、ビジネスにも大きく影響するでしょう。人事システムを活用することでこれらの課題を解決し、効率的に業務を行えるのです。

人材配置を正確にかつ迅速に行える

人材配置には様々なことがらに注意しながら行わなければいけません。その人の今まで行ってきたプロジェクトや、性格、特徴、交流関係まで判断基準になることもあるでしょう。人事システムではこれらの従業員の詳細を細かく管理している為、人材配置だけではなくタレントマネジメントも行えるのです。

法律改正にともなった労務業も行える

人事システムでは法律改正にともなって行われる大幅な制度の変更にも簡単に対応することができます。そのため、人事部門の特に労務を担当している人の業務を圧倒的に効率化し、従業員の為の新たな施策も作成しやすくなるでしょう。

人事システムのメリットについてもっと詳しく知りたい方は以下の記事で紹介していますので、是非参考にしてください。

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人事システムで効率的な人事管理を行おう

マイナンバーの対応を怠ると法律違反になりますし、人事評価制度を充実させないと従業員の不満も増えるでしょう。また、膨大な従業員情報を紙や直接パソコンに入力すると、ミスも増えセキュリティのも問題が発生します。

複雑で膨大な情報処理を完璧に行う必要があるからこそ、人事システムを活用して業務効率化しましょう。まずは製品の資料請求をして実際に資料を見てみることをおすすめします。

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