人事部とは？仕事内容一覧・役割・必要なスキルをわかりやすく解説

人事部とは？企業における役割

人事部とは、企業で働く「人材」に関する業務を担当する部署です。採用や教育・研修、人事評価、人員配置、人事制度の企画・運用などを通じて、従業員が能力を発揮できる環境を整えます。

企業によっては、勤怠管理や給与計算、社会保険の手続きなどの労務業務も人事部が担当します。特に中小企業では、人事と労務、総務などを一つの部署で兼任するケースも少なくありません。

人事部の主な役割は、以下の２つに分けられます。

■経営戦略に必要な人材を確保・育成する

企業の経営方針や事業計画にあわせて、必要な人材を採用・育成します。また、従業員の能力や適性を把握し、適切な部署や役職へ配置することも重要な役割です。

■従業員が活躍できる組織・制度を整える

人事評価制度や報酬制度、研修制度などを整備し、従業員が能力を発揮しながら働ける環境を構築します。従業員の定着やエンゲージメント向上を支援することも人事部の役割です。

このように人事部は、従業員を管理するだけでなく、「人材をどのように採用・育成・配置し、企業の成長につなげるか」を考える役割も担っています。

人事部の主な仕事内容

人事部は従業員の採用・教育・人事評価や、勤怠管理・給与計算・社会保険手続きといった労務管理などを主な業務としています。それぞれ詳しく見ていきましょう。

採用

会社の経営方針に則った採用計画をもとに、新卒や中途の採用活動を行います。近年はX（旧Twitter）やFacebookなどのSNSを採用活動に活用する企業も多く、ソーシャルメディア運営も人事業務の一つである場合があります。

採用業務においては、企業の求める人材を把握し、それに一致した人材を見極めることが最も重要です。しかしそのほかにも募集や応募者の管理、セミナーや面接時間の調整や会場の確保などさまざまな業務があり、人材の選定に集中できないケースも少なくありません。

教育・研修

人材の育成計画に沿って、教育や研修の立案・実行を行います。一般的に、上司や先輩社員が後輩を指導・育成するOJTは従来の教育手段です。しかし、この方法では指導者である先輩社員の能力や相性によって、教育成果に偏りが出るリスクを防げません。そのため近年は、外部の専門会社に教育や研修を委託するケースが増えつつあります。

研修の代表的な分類として、「職種別研修」と「階層別研修」があります。

■職種別の研修

営業研修や技術研修など、専門スキルや知識を身につけるためのもの。

■階層別の研修

キャリアや役職に応じて、必要とされるスキルを身につけるためのもの。新人研修では基本的なビジネスマナーや業界・会社の基礎知識を実施し、管理職の研修ではマネジメント能力などに関する研修を実施する。

評価

従業員の目標管理・評価・報酬に関する人事評価制度を、仕組み化する仕事です。評価は従業員のモチベーションの維持・向上に関わる重要な業務であり、公正な評価が欠かせません。評価制度の欠陥が離職率の上昇につながるケースもあるため、業務や役職にあった適切な評価方法を用いる必要があるでしょう。

人事異動・配置

企業の事業計画に沿って、従業員の転勤や部署異動を行います。企業の人員配置計画に沿った理由で行われることもあれば、個人の成長促進を目的に行われる場合もあります。具体的には、社内公募やFA制度、自己申告などです。これらの制度では、人事部側で制度の公表・募集・応募者の管理・選考業務などが発生します。

なお、人事評価や異動履歴などの人事情報を集約・管理するには人事システムの導入が効果的です。以下のボタンからおすすめ製品を無料でまとめて資料請求できます。導入を検討している方はぜひ活用してください。

人事部の年間スケジュール

人事部では、採用や評価、人事異動、研修などの業務を年間を通して実施します。企業の決算期や採用方針によって異なりますが、一般的なスケジュール例は以下のとおりです。

特に採用や人事評価、新入社員の受け入れなどは実施時期が決まっている場合が多いため、人事部には年間スケジュールを意識した計画的な業務管理が求められます。

【一覧表】人事と労務の業務の違い

同じ部署が担当することもある人事と労務。どちらも従業員に関わる業務ですが、どのような違いがあるのでしょうか。業務の目的や内容を一覧表にまとめました。

人事は主に採用・教育・配置・評価などを通じて人材の活用や育成を担うのに対し、労務は勤怠管理や給与計算、社会保険手続きなど、従業員が適切な労働環境で働くための管理を行う点が大きな違いといえます。

さらに以下の記事では、人事と総務の違いについて、仕事内容や年収などを詳しく比較し紹介しています。それぞれの業務について理解を深めたい方は、ぜひ参考にしてください。

人事業務に必要なスキル

人事部では、従業員とのコミュニケーションから人事制度の企画、個人情報の管理まで幅広い業務を担当します。そのため、さまざまなスキルが必要です。

コミュニケーション能力

人事部は、経営層や管理職、一般従業員、求職者など多くの人と関わるため、高いコミュニケーション能力が求められます。相手の意見や状況を正確に把握し、立場に応じた適切な対応を行うことが重要です。

例えば、採用面接では企業の顔として求職者と接するほか、人材配置や人事評価では従業員や管理職との調整が発生します。適材適所の配置を検討するうえでも、相手の能力や希望を引き出すコミュニケーションが欠かせません。

問題解決能力

人事部には、従業員同士のトラブルや人材不足、離職率の上昇など、社内で発生するさまざまな課題に対応する役割があります。問題の原因を整理し、関係者へのヒアリングを行ったうえで、適切な解決策を検討する能力が必要です。

その場の問題を解決するだけでなく、同様の問題を繰り返さないよう、人事制度や職場環境の改善につなげる視点も求められます。

専門知識

人事部では、人事制度や採用、人材育成などに関する知識に加えて、業務範囲によっては労働関係法令や社会保険、給与などの専門知識も必要です。

法改正によって企業に求められる対応が変わる場合もあるため、最新情報を継続的に収集し、正しい知識にもとづいて業務を進めることが重要です。

事務処理能力

人事部では、従業員情報の登録・更新や採用応募者の管理、人事評価の集計、各種書類の作成など、多くの事務作業が発生します。そのため、正確かつスピーディーに業務を処理する能力が求められます。

また、人事部は個人情報や給与、評価など重要な情報を取り扱います。入力ミスや情報漏えいを防ぐためにも、正確性を意識して業務を進めることが欠かせません。

企画・立案力

人事部には、採用計画や研修、人事評価制度、人材配置などについて、自社の課題にあわせた施策を企画・立案する能力も求められます。

例えば、新規事業を立ち上げる場合には、必要な人材やスキルを整理し、採用や配置、育成計画に反映する必要があります。経営方針や現場の課題を把握し、人事施策として具体化する力が重要です。

人事業務で起こりやすい課題

人事部では幅広い業務を担当するため、業務量や情報管理に関する課題が生じることがあります。代表的な課題を見ていきましょう。

従業員情報が分散しやすい

人事部では、基本情報や所属、評価、スキル、異動履歴など多くの従業員情報を管理します。Excelや紙、複数のシステムで情報を管理している場合、必要な情報を探すのに時間がかかったり、更新漏れが発生したりする可能性があります。

定型業務に時間がかかる

人事情報の入力や更新、評価データの集計、書類作成など、定型的な事務作業も多く発生します。こうした業務に時間を取られると、採用戦略や人材育成、人事制度の改善など、より重要な業務に十分な時間を割けなくなるでしょう。

人事データを十分に活用できない

従業員情報を保有していても、データが分散していると、人員配置や人材育成などに十分活用できません。従業員の経験やスキル、評価、キャリア希望などを一元的に把握できれば、より適切な人材配置や育成計画につなげやすくなります。

人事業務の効率化には人事システムがおすすめ

採用・育成・評価・配置など、人事部の業務は多岐にわたります。従業員数が増えるほど管理する情報量も増えるため、Excelや紙だけで管理するのが難しくなる場合もあるでしょう。

人事システムを活用すると、従業員情報や評価、異動履歴、スキルなどを一元管理できます。また、情報の検索や集計を効率化し、人事業務の負担軽減にもつながります。

製品によって搭載されている機能は異なりますが、主に以下のような業務を効率化できます。

• 従業員情報の一元管理
• 人事評価の管理
• 人員配置・異動履歴の管理
• 従業員のスキル・経歴管理
• 組織情報の管理・分析
• 人材育成や研修状況の管理

自社の人事業務に課題を感じている場合は、必要な機能を整理したうえで複数の人事システムを比較してみましょう。

「自社に合う人事システムを診断してみたい」、「どんな観点で選べばいいかわからない」という方向けの診断ページもあります。
簡単な質問に答えるだけで、最適なシステムを案内します。
無料で今すぐ利用できますので、下のリンクから診断を開始してください。

人事の業務を知ってキャリアアップにつなげよう

人事業務は企業と従業員を裏方でバックアップする仕事ともいえるでしょう。当然、それだけ重要な業務には専門的な知識と正確さ、そしてスムーズな遂行が求められます。

なお、戦略的な人材配置や効率的な人事管理には人事システムの活用が効果的です。人事システムの人気製品はこちらからご覧いただけます。