人事業務の種類はコレでマスター！業務を効率化する方法も紹介

人事業務の主な5つの種類を紹介

人事の業務は主に次の5つに分類されます。

• ●採用
• ●教育・研修
• ●評価
• ●人事異動・配置
• ●労務

採用

新卒採用や中途採用を、会社の経営方針に則った採用計画をもとに行っていきます。近年はFacebookなどのソーシャルメディアを活用した施策を行う企業も多く、ソーシャルメディア運営も人事業務の1つであることがあります。

採用業務の中で最も重要なのが企業の求める人材を把握し、それに一致した人材を見極めることです。しかしそれ以外にも募集や応募者の管理、セミナーや面接時間の調整など様々な業務があり、人材の選定に集中できないケースも少なくありません。そこで、こういった採用業務の効率化を目的に採用管理システムを導入する企業も増えています。

教育・研修

人材の育成計画に沿って、教育や研修の立案・実行を行います。上司や先輩社員が後輩を指導・育成するOJTは従来からある教育手段です。ただしこの方法では指導者である先輩社員の能力や相性によって教育成果に偏りが出てしまう可能性があることから、近年は外部の専門会社に教育や研修を委託するケースも多くなっています。

研修には「職種別」と「役職別」の2種類があります。

職種別の研修

職種別研修は、職種に応じた専門性の高いスキルや知識を身に付けるための研修で、営業研修や技術研修などがあります。例えば営業研修では利益を出す方法やいわゆる営業トークスキル、コミュニケーションスキルなどを学びます。技術研修ではその業務で使用するツールや道具の使い方を学びます。

役職別の研修

役職別研修は、新人、課長、部長などキャリアや役職に応じて必要とされるスキルを身に付けるための研修です。新人研修では基本的なビジネスマナーや業界・会社の基礎知識、管理職の研修ではマネジメント能力などに関する研修が実施されます。

評価

社員の目標管理、評価、報酬に関する精度を仕組み化していく仕事です。評価は社員のモチベーションの維持・向上に関わる重要な業務です。評価制度の欠陥が離職率の上昇につながりかねません。評価の方法である評価制度にはさまざまな種類があります。

年功評価

年功評価は従来からある評価制度です。これは年齢や勤続年数、その業界の経験年数、学歴などを評価基準とするものです。ただし近年ではベンチャー企業や外資系企業を中心に実力主義の考えが浸透していることもあり、「年功評価」制度は時代遅れとなりつつあります。

能力評価

職務遂行のために必要な知識を持ち合わせているか、またそのポテンシャルはあるか（理解力、判断力、折衝力など）を考慮して評価されるのが能力評価制度です。ただし能力評価で評価される項目に、そもそも年齢や経験年数によって習熟度が上がるものが多く、結果的に年功評価と同等の評価になってしまうという問題点があります。

等級評価

組織内で等級ごとの役割や能力が定義されており、その指針に従って従業員の等級を決定するのが等級評価制度です。

人事異動・配置

企業の事業計画に沿って、従業員の転勤や部署異動を行います。企業の人員配置計画に沿った理由で行われることもあれば、個人の成長促進を目的に行われることもあります。

労務

社会保険手続き、勤怠、給与、福利厚生業務などが主な仕事です。最近では、労務管理システムの導入も進んでいます。人事と労務は業務に共通点も多く、棲み分けが難しいと考えている人も多いのではないでしょうか。

人事と労務の違い

人事と労務はどちらも従業員に関わる業務であり区別を付けにくいと感じている人も多いでしょう。人事と労務の大きな違いは、その業務の目的にあります。

人事の特徴

人事の業務

人事は、人材によって組織を活性化させることを目的として行う業務であり、経営的な視点が求められます。

人事はまず、組織がどのような人材を必要としているのかを把握する必要があります。そのためには、企業理念や展望、経営戦略などを理解していなければなりません。また面接や試験から、相手に求めるスキルや資質が備わっているのかを見極められなければなりません。面接やセミナー、説明会など対外的な仕事も少なくありません。

人事に必要なスキル

こういった仕事内容から、人事には次のようなスキルが求められます。

• ●（その組織での）ある程度以上の社会人経験
• ●社交性の高さ
• ●コミュニケーションスキル

人事に適した人材

就活生にとって、採用担当である人事の方の印象はそのまま企業の印象となります。人事が無愛想であったり暗いイメージだと内定をもらっても就職をためらってしまうこともあります。そのため人事には、明るく人との交流が好きな方が適しています。

労務の特徴

労務の業務

労務は、従業員が安心して働くための組織づくりを目的として行う業務です。

就業規則の作成や社会保険の手続き、給与計算などが主な業務です。どれも法律で定められた決まりに則って実施する必要があり、しっかりと法律を理解している必要があります。また、労働環境に関する従業員からの相談に乗ることもあり、時には企業と従業員の間のトラブル対応を任されることもあります。就業規定に則り、懲戒などの処分を発令することもあります。

労務に必要なスキル

労務には次のようなスキルが求められます。

• ●法律に関する広い知識と理解力

労務に適した人材

労務には、労働基準法や労働者派遣法といった労働環境に関わる法律に関する広い知識が求められます。こういった法律はたびたび改正されるものであり、その度に新たな法律を学びなおす必要があります。そのため、学ぶことに意欲的な方が向いています。また、給与計算など細かく正確性の求められる業務も多く、コツコツとした地道な作業が好きな方が適しているでしょう。

人事業務を効率化するシステムを紹介

人事は地道かつミスが許されない上に多岐にわたる知識を必要とする、担当者にとって負担の大きい業務です。そこで、システムを活用して業務を効率化することが重要です。

人事システム

人事システムとは、従業員の氏名、性別、住所、所属、役職などの情報を一元管理するシステムです。情報を蓄積するだけでなく、その情報を利用して人材配置や育成のシミュレーションを行うなど、多彩な機能を搭載するシステムもあります。人事業務の効率化だけでなく、より効果的な人事にも一役買うのが人事システムなのです。

人事評価システム

人事評価システムとは、評価方式に従い評価項目や評価フローを設計し、評価結果の集計や分析といった業務を自動化するシステムです。複雑な評価業務を効率化できるほか、評価結果を可視化することで従業員のスキルや適性を一目で把握することができるといったメリットがあります。

採用管理システム

採用管理システムとは、採用に伴う募集や採用計画の策定、応募者情報の管理や採用通知といった一連の業務を自動化するシステムです。採用管理システムを導入することで、煩雑な採用業務を効率化し、本来最も注力すべき選考業務に専念することが可能になります。また、採用実績を蓄積することで翌年度以降の採用活動の改善につなげることもできます。

労務管理システム

労務管理システムとは、健康保険や厚生年金保険、労災保険や雇用保険等の加入や退会手続き、管理を行うシステムです。面倒な各種の書類作成や管理を自動化できるほか、電子申請まで行える製品もあります。また勤怠管理システムと連携することで効率的な給与計算を可能とするなど独自の機能を備えた製品もあり、目的に応じて最適なシステムを選ぶことができます。

勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時間及び休暇の管理を行うシステムです。従来の勤怠管理方法としてはタイムカードによる打刻が挙げられますが、これには勤務時間の集計が大変です。またタイムカードのある場所でしか打刻ができず、在宅ワークやリモートオフィスなどの多彩な勤務スタイルに対応できないといった問題点がありました。これを解消したのが勤怠管理システムです。

労務管理システムや給与計算システムと連携することで、別途集計する手間を必要とすることなく勤務時間を給与に反映することができるほか、インターネット環境さえあれば自宅や屋外からでも出退勤の打刻ができるため、業務負荷の軽減と様々な勤務スタイルへの対応の両方を実現できます。

給与計算システム

給与計算システムとは、給与計算や給与明細等の帳票作成を自動化するシステムです。

給与は従業員の生活に関わるため決して計算間違いは許されませんが、雇用形態や勤務体系によって計算方式が異なり、また法改正などによっても算出方法が変わるため給与計算業務は非常に複雑かつ煩雑です。

給与管理システムを使えば、こういった複雑な処理を勤怠管理システムや経費精算システム等と連携させることで簡潔化させることができます。さらに、法改正にもソフトウェアのアップデートで対応可能となり、業務の負担やミスを大幅に軽減することができます。

まとめ

人事業務の種類を解説しました。企業を成長させるためには、企業の力となる人材を雇用し、従業員を成長させ、さらに長期間にわたって企業のために力を発揮してもらうことが欠かせません。そのために必要となるのが人事業務なのです。

人事業務は企業と従業員を裏方でバックアップする仕事とも言えるでしょう。当然、それだけ重要な業務には専門的な知識と正確さ、そしてスムーズな遂行が求められます。人事業務の効率化のためにも、システムの活用を検討しましょう。