中小企業にも必須？人事システムを導入すべき会社の５つの課題とは

人事システムを導入すべき企業の5つの課題とは？

企業の競争力において「人」は非常に重要なファクターです。

適切な人事によってこれを管理することは非常に重要です。しかし、人事情報の管理がExcel等では管理し切れない、自社構築のシステムでは対応し切れなくなった…など、様々な点で課題を感じてはいないでしょうか。

ここでは、よくある人事管理における課題を紹介します。以下のような課題に心当たりがある方は、人事システムを導入することで、そのメリットを享受することができるでしょう。

課題１．従業員情報の管理に手間がかかっている

人事部門が管理すべき人事情報としては、基本的な人事情報、現在の所属と過去の所属歴、採用情報、退職、異動、出向、人材育成、配置、処遇、評価や人事考課などの管理が挙げられます。さらに給与情報まで管理するとなると、その労力は大きなものになるでしょう。こうした情報を効率的に管理できるのが人事システムです。

課題２．正規、非正規従業員など雇用形態が複雑で管理が大変

働き方が多様化する中、社内にいるのは正社員だけではなく、契約社員、派遣社員、アルバイト、パートなどさまざまな従業員が働き、それぞれ雇用形態は異なります。異なる雇用形態が混在しても効率的に管理するためには、それに適した人事管理システムの利用が欠かせません。

課題３．基準が複雑化して管理しにくい

社会が激しく変化する現在、組織もビジネスに合わせて柔軟に変化する必要があります。そのため、従業員のスキルを多角的に評価し、管理することが求められますが、これをExcel等で手作業で行うのは困難でしょう。効率的に管理できる仕組みが必要です。

課題４．適材適所の人材配置ができない

上記のように多角的に人材を評価したら、経営戦略に基づき人材の配置を考えなければなりません。そのためにも、新たな組織編成のシミュレーションを行ったり、現在の組織の長所や短所を見つけたりできるシステムを導入することをおすすめします。

課題５．人材育成の必要性を感じている

これからの日本社会には“人材難”の時代が来ると言われています。そのため、中長期的な視点に立ち、自社に適した人材を育成する必要があると考えている企業が多いでしょう。従業員1人ひとりの育成の状況などを継続的に把握することを考え、システム選定を行うことも今後は必要となるでしょう。

ここで上げた以外にも、人事システムで解決できる課題は数多くあります。ぜひ以下の記事を御覧ください。

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企業規模と人事システムの関係は？

選ぶべき人事システムは従業員数が多い大企業と、数十名、数百名程度の中堅・中小企業では異なります。大企業ならば大規模かつ多機能のソフトウェアを活用して効率的な人事情報管理と、戦略的な人員配置を行うといったことが主な導入目的になると考えられます。

中小規模の企業にはクラウド型が浸透

人事システムの提供形態はクラウド型・オンプレミス型が主です。

中小規模の企業には、クラウド型の導入が進んでいます。クラウド型なら従量課金制なので、成長していく会社の展開に合わせたシステム導入ができるからです。

オンプレミス型は初期投資が多くなる傾向にある他、維持にも多くのコストが掛かるので、この規模の会社にはおすすめしません。

大規模の企業にはオンプレミス型も

オンプレミス型の強みはその高い機密性です。オンプレミス型は、自社にサーバーを置き、専用回線をつかって運用するので高い気密性を維持できると一般的に言われています。

また、オンプレミス型は買い切りなので、非常に多くの人がこのシステムを使う場合や、何年も継続して利用していこうと思っている場合などは、オンプレミス型を導入すると良いでしょう。

業種・業態と人事システムの関係は？

人事システムはどのような業種・業態でも導入できますが、それぞれの業種・業態に適したパッケージがリリースされている場合もありますので、それを活用することがおすすめです。

例えば、海外に拠点を持つ製造業、全国・全世界に拠点のある商社、プロジェクトごとにスタッフの入れ替わりが多い情報通信業、従業員のノウハウ共有が求められる小売業…など、それぞれ適した製品を選ぶ必要があるでしょう。

また、自社に合う製品・パッケージを見つけるためにはベンダーなどに相談するのも1つの手段ではありますが、自社内で必要と思われる要件を整理してRFP（Request For Proposal：提案依頼書）をまとめることで、どのようなシステムが必要なのか明確になり、自社主導でシステム選定を進めることができるようになります。

中小規模の企業も、ぜひ人事システムを導入しましょう

今回紹介したように人事業務には多くの課題がつきものです。人事システムの活用は経営・事業推進に貢献しますし、社員の業務を改善することに役立つでしょう。ぜひ、人事業務における課題を解決する人事システムを比較検討してみてください。

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