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こんな課題を持つ企業には人事システムがおすすめ！

企業にとって貴重な経営資源である“人材”。その適切な管理は企業力の向上に欠かせません。しかし、人事情報の管理がExcel等では管理し切れない、自社構築のシステムでは対応し切れなくなった…など、課題を感じてはいないでしょうか。

ここでは、よくある人事管理における課題を紹介します。下記のような課題に心当たりがある方は、人事システムを導入することで、そのメリットを享受することができるでしょう。

課題１．従業員情報の管理に手間がかかっている

人事部門が管理すべき人事情報としては、基本的な人事情報、現在の所属と過去の所属歴、採用情報、退職、異動、出向、人材育成、配置、処遇、評価や人事考課などの管理が挙げられます。さらに給与情報まで管理するとなると、その労力は大きなものになるでしょう。こうした情報を効率的に管理できるのが人事システムです。

課題２．正規、非正規従業員など雇用形態が複雑で管理が大変

働き方が多様化する中、社内にいるのは正社員だけではなく、契約社員、派遣社員、アルバイト、パートなどさまざまな従業員が働き、それぞれ雇用形態は異なります。異なる雇用形態が混在しても効率的に管理するためには、それに適した人事管理システムの利用が欠かせません。

課題３．評価が複雑化して管理しにくい

社会が激しく変化する現在、組織もビジネスに合わせて柔軟に変化する必要があります。そのため、従業員のスキルを多角的に評価し、管理することが求められますが、これをExcel等で手作業で行うのは困難でしょう。効率的に管理できる仕組みが必要です。

課題４．適材適所の人材配置ができない

上記のように多角的に人材を評価したら、経営戦略に基づき人材の配置を考えなければなりません。そのためにも、新たな組織編成のシミュレーションを行ったり、現在の組織の長所や短所を見つけたりできるシステムを導入することをおすすめします。

課題５．人材育成の必然性を感じている

これからの日本社会には“人材難”の時代が来ると言われています。そのため、中長期的な視点に立ち、自社に適した人材を育成する必要があると考えている企業が多いでしょう。従業員1人ひとりの育成の状況などを継続的に把握することを考え、システム選定を行うことも今後は必要となるでしょう。

企業規模と人事システムの関係は？

選ぶべき人事システムは従業員数が多い大企業と、数十名、数百名程度の中堅・中小企業では異なります。大企業ならば大規模かつ多機能のソフトウェアを活用して効率的な人事情報管理と、戦略的な人員配置を行うといったことが主な導入目的になると考えられます。

一方、中堅・中小企業では、その規模に適した機能を持つパッケージソフトウェアで人事管理を行う場合が多いでしょう。また、この規模の企業では経験や勘などをもとに、限られた役員や人事担当者、管理者層が人員配置を行うケースもあると考えられます。

しかし、こうした主観に基づく属人的な人事から脱却し、客観的な評価に基づき適材適所の人材配置を行いたいと考えている企業にとっても人事システムは効果的です。

このように、企業規模により導入するシステムは異なります。また、システム導入を成功させるには、その目的を明確にすることが重要と言えます。何のために人事システムを導入し、どのような経営課題を解決し、どのような組織作りをしていきたいのか…ということを全社的な視点から検討して導入することで、人事システム活用の最大化につながることでしょう。

業種・業態と人事システムの関係は？

人事システムはどのような業種・業態でも導入できますが、それぞれの業種・業態に適したパッケージがリリースされている場合もありますので、それを活用することがおすすめです。

例えば、海外に拠点を持つ製造業、全国・全世界に拠点のある商社、プロジェクトごとにスタッフの入れ替わりが多い情報通信業、従業員のノウハウ共有が求められる小売業…など、それぞれ適した製品を選ぶ必要があるでしょう。

また、自社に合う製品・パッケージを見つけるためにはベンダーなどに相談するのも1つの手段ではありますが、自社内で必要と思われる要件を整理してRFP（Request For Proposal：提案依頼書）をまとめることで、どのようなシステムが必要なのか明確になり、自社主導でシステム選定を進めることができるようになります。