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人事システム導入前の課題

人事業務には、以下のような課題があります。

• 人材の配置が適切に行われていない
• 人材の合理的な能力開発ができていない
• 人事業務が多岐にわたるため効率が悪い
• ワークスタイルの多様化に対応できない

■人材の配置が適切に行われていない

配属や昇進・昇格、あるいはプロジェクトチームの編成などは、属人的な作業により行われているため、最適な状態ではない場合が多くあります。その結果、企業としては人材という資産を有効活用できていない状態があります。

■人材の合理的な能力開発ができていない

勘や印象に依存した行き当たりばったりの人材育成に頼っているため、目標や課題を設定した計画的な人材育成ができておらず、管理職などのより高度な仕事に対応できる後継者がなかなか育たない状況があります。

■人事業務が多岐にわたるため効率が悪い

人事業務には、従業員の採用から配属、異動、出向、教育、評価、考課、そして退職までの多岐にわたる業務があります。他にも給与計算も含め、従業員の情報管理など、個別にファイルや台帳を用意して管理しているため業務効率が非常に悪くなってしまいます。

■ワークスタイルの多様化に対応できない

人事業務の効率が悪いままですと、多様化するワークスタイルに対応できなくなります。管理しなければならない従業員は、正社員ばかりでなく、アルバイトやパート、派遣社員、契約社員、あるいはプロジェクト単位で集められた人員の管理など、さまざまな勤務形態に合わせた人材管理が困難になってきます。

人事システムの導入メリット

メリット１．資産としての人材を有効活用できる

人事システムのタレントマネジメントを支援する機能により、相性や先入観が大きく影響する属人的な人事に、ITによる客観性が高く合理的な人材評価システムを取り込むことで、より的確な人材配置や昇格を行います。このことで、企業の資産としての人材の潜在力を発揮させ、競争力を高めます。

メリット２．合理的なタレントマネジメントができる

人事システムにより、人材の経験値やスキルをデータから的確に評価し、また本人が目指す方向性も配慮した上で、人材ごとに適した目標と育成の計画を立てることができます。

また、人材の成長過程を可視化することで、人材開発で不足しているものは何か、計画の修正は必要かなど、必要なアクションが明確にできます。

メリット３．従業員のモチベーションを高めることができる

人事システムにより人材の適材適所が進められ、合理的なタレントマネジメントが行われることに平行して、それらの成果に対して客観的かつ合理的な評価や人事考課が行われるため、従業員のモチベーションが高められます。

メリット４．人事業務を効率化できる

多岐にわたる人事業務上の情報を、紙の資料やExcelなどのファイルでばらばらに管理するのでは無く、人事に関する情報を一元管理することで、データ管理を効率化できます。

また人事システムでは、人事業務で必要な入力や検索フォーム、表示レイアウトなど、作業しやすい設計がされているため、月末や期の変わり目などの業務が集中する場合にも、効率良く作業できます。

メリット５．ワークスタイルの多様化に対応できる

昨今は、人事業務で管理すべき対象者のワークスタイルが多様化しているため、一律的な人材管理の仕組みでは対応が煩雑になり、業務負荷が大きくなります。

正社員の他、派遣社員、契約社員、パート、アルバイト、あるいはプロジェクト単位で集められるスタッフなど、さまざまな雇用形態に対応できる人事システムを導入することで、多様化したワークスタイルに対応するための人事業務の負担を軽減できます。

まとめ　～ 本当に人材の有効活用はできていますか？ ～

人事システムの導入メリットをご紹介しました。人材の流動性が高まっている時代に、自社の人材を有効活用し、優秀な人材の流出を防ぐことは企業の成長には欠かせません。そのためにも、自社に適した人事システムを選ぶことが重要になってきます。

企業の経営資源は「ヒト、モノ、カネ」とずっと言われきた中で、今ほど「ヒト」の重要性が高まっていたことはなかったのではないでしょうか。厳しさを増す競争環境の中で新しい価値を創造できなければ、企業は生き残れない時代になっています。その新しい価値を生み出せるのは「人」なのです。

人材の有効活用はできているでしょうか。社員の成長に投資できているでしょうか。従業員満足度は高まっているでしょうか。このような問いに明確に答えるためにも人事システムが果たす役割は大きいといえます。これらの問いに対する答えが曖昧であれば、人事システムの見直しを検討してもよいかもしれません。