なぜ今、アウトソーシングを検討すべきか？
なぜ今、アウトソーシングが注目されているのでしょうか。
社会情勢の変化による企業のスリム化
新型コロナウィルスの影響により、テレワークが急速に普及しました。テレワークの普及は、物理的な作業が必要な書類対応や押印などの事務作業を難しくしています。また、テレワークは会社に行くことで生まれていた無駄な業務を浮き彫りにしました。働き方の急速な変化にあわせて、この機会に人事業務も効率化しようという動きが各企業で生まれています。
人的資源の集中による企業の高度化
今後は経済状況の悪化により、リストラを検討しはじめる企業が増えるでしょう。企業は必要な人員だけを残し、付加価値の低い業務は外注化で担うことを検討するはずです。
また、アフターコロナ時代の働き方としてジョブ型雇用が注目されています。ジョブ型雇用は欧米企業のように、仕事の業務範囲を定義する雇用制度です。ジョブ型雇用の導入は人材の高度化や専門化を促進するため、専門的ではない誰でもできる汎用的な業務は淘汰されていくと考えられます。
実際にいち早くジョブ型雇用へ移行した外資系のある人事部では、人員を企画業務だけに絞り込み、給与計算などの事務作業を外注化して人事部員を半分以下に減らしたという事例があります。
人事アウトソーシングのメリット
では、人事アウトソーシングを導入することは、どのようなメリットがあるのでしょうか。
１．コスト削減できる
最も大きなメリットは、人件費を削減できることです。例えば給与計算を正社員が担う場合、大企業であれば数名がかりで運用しているのではないでしょうか。正社員だと、法定福利費を含めた人件費が最低でも１人年間600万円は必要です。管理職も含めて数名で運用している場合、合計コストは年間2,000万円以上になります。
これを外注化すれば、場合によっては半分以下のコストで運用することも可能です。この金銭的コスト削減効果は企業にとって大きなメリットになります。
２．企画業務に専念できる
次に大きなメリットは、無駄な業務が削減できることです。無駄な業務を削減することにより、正社員は企画業務などの付加価値の高い業務に専念できます。
近年の人事部は、働き方改革などの社会環境の大きな変化によって、高い課題解決力が求められています。事務作業を外注化すると、人事部員が本来やるべきこうした重要な企画業務へ時間を割けるようになるのです。
３．法改正にタイムリーに対応できる
労働基準法をはじめとする法対応が必要な人事業務が多く存在しています。人事部員は常に法改正に目を配らなければなりません。しかし中小企業や人事部員が少ない企業では、法改正への対応がなかなか難しい場合もあるでしょう。専門性の高い外注ベンダーに人事業務を外注することで、こうした法改正にもタイムリーに対応できます。
このようにアウトソーシングには、企業にとって大きなメリットがあるのです。
人事アウトソーシングのデメリット
一方でアウトソーシングにはデメリットも存在しています。
１．外注化した業務の専門性が低下する
人事業務を完全に外注化すると、社内でその業務を理解する人材が中期的にいなくなる可能性があります。例えば給与計算を外注化した場合、給与計算に詳しい人材がいなくなり、社員からの問い合わせにすぐ対応できないといったケースが発生します。
外注化した業務はベンダー任せになってしまい、本当は人事として知っておくべき知識を学ばなくなる可能性も高いでしょう。社内に業務のノウハウを残しておきたい場合は外注化を検討するべきではないでしょう。
２．場合によってはコスト増加になる
ベンダーをしっかりと選定すればコスト削減は実現可能です。しかし、業務量や外注化する業務内容によってはコスト増加になる場合もあります。コストが増加したとしても、人事部が専門性の高い業務に専念できることをメリットとして感じられるのであれば外注化してもよいでしょう。
３．情報漏洩のリスクが高まる
外部に業務を依頼すると、少なからず情報漏洩のリスクが高まることを意味します。もちろんアウトソーシングベンダーは情報セキュリティ対策をしています。しかし近年ではアウトソーシング業界における情報漏洩事件が後を絶ちません。外注化を検討する際は、信頼できるベンダーとともに情報漏洩のリスクについてもしっかりと検証を行いましょう。
アウトソーシングすべき人事の業務
どのような人事業務を委託するべきなのでしょうか。代表的な外注化業務をご紹介します。
給与計算
給与計算は人事業務の中でも手間がかかる業務です。その一方で社会保険や税金などの高度な知識を必要とします。しかし給与を計算する仕事自体は、企業業績に対してほとんど価値を生み出しません。経営者としては、給与を支払うことにコストをかけたくないのが本音です。
また、給与計算は計算方法さえわかれば誰でもできる業務です。給与計算は真っ先に外注化を検討するべきでしょう。
労務管理事務
入社時の手続きや退職時の手続き、勤怠管理といった労務管理の事務作業も外注化できる業務の一つです。事務作業が中心ですが、社労士事務所やハローワークなどとのやり取りが必要となります。こうした時間のとられる業務は積極的に外注化するべきでしょう。
採用事務
大企業になると、採用における事務作業は膨大なものになります。エントリーシートの受付、面接の調整、内定の案内など、面接よりも面接の準備や後工程に手間がかかるのです。採用担当者はこうした作業に終われ、夜遅くまで残業するケースも少なくありません。こうした採用事務は、外注化やITによる自動化を検討しましょう。
人事アウトソーシングの導入方法
実際に人事アウトソーシングを導入するとなったら、どのように進めていけばよいのでしょうか。導入のステップをご紹介します。
１．業務の棚卸しをする
まずは現在の人事業務を全て洗い出し、業務を見える化しましょう。外注化したい業務だけでなく、全ての業務を棚卸することで他にも外注化できる業務を見つけられます。必ず全ての業務を棚卸しましょう。
２．外注化できる業務を検討する
全ての業務を棚卸したら、外注化できる業務を検討しましょう。その際に、社内に残しておくべきノウハウも考慮しながら、外注化する業務を検討します。一度外注化すると元に戻すことは困難です。大胆に外注化を検討しつつも、外注化する業務はよく見極めましょう。
３．外注化できる業務のコストを試算する
外注化する業務が決まったら、現在の人員や工数を計算して業務のコストがどれだけ発生しているかを試算しましょう。
４．ベンダーに見積りを依頼する
コストが試算できたら、ベンダーに見積りを依頼します。人事業務だけをアウトソーシングする場合、人事専門のベンダーに依頼するのが最もコストが安くなるはずです。また、なるべく複数のベンダーに見積りを依頼して、比較検討しましょう。
５．導入プロジェクトを立ち上げる
複数社を比較して最もコストメリットが大きいベンダーを選定したら、導入プロジェクトを立ち上げます。棚卸する業務のマニュアル制作を行い、外注先でも業務ができるようにしていきます。
６．導入完了
外注先へ業務を完全に吸収することができたら導入完了です。しかし、導入が完了してからもしばらくは外注先からの問い合わせなどを対応する必要があるでしょう。
人事アウトソーシングは、すぐに導入できるケースはとても稀です。なぜなら企業によって業務内容が異なり、中には独自ルールが存在しているからです。導入完了までは、数か月から１年程度の時間がかかることを覚悟しておきましょう。
まとめ
人事業務のアウトソーシングは、コスト面で大きなメリットをもたらします。特にテレワークが普及する現在の社会環境では、アウトソーシングは業務効率化に大きな効果を発揮するでしょう。
一方で導入にはデメリットもあるほか、導入までにはそれなりの時間もかかります。信頼できるベンダーと関係を構築しながら余裕を持って導入を進めていきましょう。
