人事データベースとは
人事データベースは人材に関するあらゆるデータを集約し、可視化したものです。人事情報の共有や分析が目的です。
人事データベースの構築により、人事に関する膨大なデータを適切に管理でき、戦略的な人材配置や育成が効果的に行えるでしょう。
人事データベースで管理したい項目
人事データを効果的に活用するために必要な項目は以下のとおりです。
- ・基本属性
- ・実績
- ・勤怠
- ・スキル
- ・マインド
- ・職務内容
- ・行動データ
詳細を説明します。
●基本属性
年齢・性別・所属部署・職位など、人材の基本属性はデータベースを構築する際には押さえておくべき項目です。
●実績
入社以前から現在に至るまでのキャリア、所属履歴や評価履歴、研修受講履歴や表彰歴などの実績も有用なデータです。
●勤怠
残業や遅刻、早退や欠勤などの勤怠状況をデータベースに組み込みましょう。
従業員の働き方に焦点をあてたデータ抽出などに役立ちます。
●スキル
保有資格やスキルなどの情報は、人材育成や適材適所の配置を行う際の必須データです。
●マインド
適性検査や面談の結果・キャリア志向など、従業員の仕事に対するモチベーションもデータベース化しましょう。従業員に対して適切なマネジメントができ、生産性の向上につながります。
●職務内容
業務内容や目標など、現在の職務内容もデータとして残しましょう。
●行動データ
心拍数や発言時間などの情報をウェアラブル端末を利用して取得し、データベースに残すことで、さまざまな分析を行えます。
人事データベース構築のメリット
人事データベースの構築によって得られる効果について解説します。
- ■人的資源をより有効活用できる
- 自社にどのような技術・経験をもった従業員がいるのかを把握しやすいでしょう。従業員の人事情報を収集・分析することで、適材適所の配置を手助けします。
- ■人事管理の業務効率化
- 人事情報のデータベース化により、人事情報が可視化されます。人事情報の共有やスキルの抽出などが簡単に行なえ、人事管理の手間や時間が大幅削減できるでしょう。
人事データベースを構築・運用する際のポイント
人事データベースの構築に伴い、注意が必要なポイントをまとめました。
- １．項目ごとの権限設定
- 各項目に応じた閲覧制限の設定が必要です。プライベートかつデリケートな内容の場合、特に注意しましょう。アクセス権限の設定は、情報漏えいやデータの悪用防止にもつながります。
- ２．データ更新のルール作成
- データベースは定期的な更新が必要です。更新がないと最新情報が反映されず、いずれ活用されなくなります。一方、更新頻度が多すぎても、担当者の負担が増えるため、更新頻度はあらかじめ決めておきましょう。
- ３．運用はスモールスタート
- 全社規模のプロジェクトでも、まずはスモールスタートを心がけてください。スタートの段階で完璧なデータベース構築を追い求めると、データベース自体が構築できない恐れがあります。小さくはじめて大きく育てましょう。
人事データベースの構築方法
人事データベースを事業成長に活かす２つの方法を解説します。
自社で構築する
人事データベースを自社で構築する一つの方法として、エクセルが挙げられます。しかし、一元管理が難しいことに加え、権限設定やセキュリティの面で不安が残ります。データ量にも限界があり、拡張性の点でも課題があるでしょう。
人事データベース機能搭載の人事システムを活用する
人事データベースを構築できるツールやソフトを利用する方法もあります。中でもおすすめなのが「人事システム」です。
人事システムとは、人事情報を一元管理できるシステムのことです。人事に関するあらゆるデータを一括で管理できるため、人事業務の効率化を図れます。また、システムの活用により、タレントマネジメントの運用を効果的に行えるでしょう。その結果、戦略的な人材配置を可能とし、経営戦略実現をサポートします。
- 人事システムの主な機能
- ・人事情報管理（従業員の個別情報を蓄積できる機能）
- ・人事評価
- ・給与計算
- ・人材育成や採用のための分析
- ・人員配置
データベースの構築に自社のリソースを割く必要がなく、蓄積した人事情報を人事戦略にまで活用できる点が、システム導入のメリットです。
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おすすめ製品の比較表
この記事で紹介している一部製品の比較表を紹介します。各製品の詳細情報については、後ほど紹介していますので、気になる製品をチェックしてみてください。また、ITトレンドは無料で資料資料請求する事が可能であり、資料請求した製品の比較表をダウンロードする事が可能です。社内検討する際に活用してみてください。
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
データベース構築におすすめの人事システム
ここからは、人事データベースの構築が可能な人事システムを紹介します。ITトレンドの資料請求ランキングにランクインした、注目度の高い製品ばかりです。気になった人事システムは、ぜひ無料の資料請求を活用ください。
製品・サービスのPOINT
- 煩雑な規定や制度改正にも柔軟かつタイムリーに対応
- 人材・組織・勤怠・給与情報をクラウドで一元サポート。
- システム習得から活用まで自社一貫サポートで安心運用
ITトレンド2022年間ランキング第１位
「OBIC7人事・総務向け統合ソリューション」は、株式会社オービックが提供する人事や総務の業務プロセスを最適化できる総合ソリューションです。人事情報は750項目、給与情報は支給や控除とも700項目を備えているため、業務にあわせたデータベースの作成ができるでしょう。会計ソフトなどさまざまな製品との連携も可能です。
| 提供形態 |
クラウド |
無料トライアル |
ー |
| 参考価格 |
5,000,000円 ※詳細は個別見積 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 |
卸売・小売業・商業（商社含む） |
| 従業員規模 |
5,000名以上 |
| OBIC7人事・総務向け統合ソリューションのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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企業における人事・給与など様々な情報を紐づけし一元管理できるシステムであり、非常に多機能です。多機能であるがゆえに使いこなすのには時間がかかりますが、一元管理はそれを上回るメリットがありますね。
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| 業種 |
その他 |
| 従業員規模 |
500名以上 750名未満 |
| OBIC7人事・総務向け統合ソリューションの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ☆ 4
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いつも使っている項目については問題ないのですが、上長の変更をする際など、
時々しか使わない機能を使う際、やり方が分かりづらいです。
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《SmartHR》のPOINT
- 雇用契約や入社手続きがペーパレスで完結できます。
- 従業員情報が社員名簿に集約され、自動で更新します。
- 外部サービスとの連携も充実！あなたの会社にあった活用方法。
ITトレンド2022年間ランキング第３位
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、カスタム社員名簿が作成できるクラウド人事労務ソフトです。顔写真の登録や独自項目の作成にも対応するため、利便性の高いデータベースが構築できるでしょう。表示情報の選択や閲覧権限の設定も可能です。オプション機能やAPI連携で、さまざまな手続きにも対応します。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 |
情報処理、ＳＩ、ソフトウェア |
| 従業員規模 |
500名以上 750名未満 |
| SmartHRのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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労務管理の手続きがすべてSmartHRに集約されています。個人情報の取り扱いから書類の提出、情報変更など多岐にわたる労務管理業務がありますが、ほとんどの部分をSmartHRがカバーしています。オンラインですべてが完結し、人事労務部門とのやりとりが最小限になりました。特に入社前のやりとりはスムーズにオンラインでやりとりできました。書類がオンラインで提出できる点も良いです。
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| 業種 |
情報処理、ＳＩ、ソフトウェア |
| 従業員規模 |
500名以上 750名未満 |
| SmartHRの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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会社の労務管理部門が一括して管理していますが、まだまだ外部ツールとの連携は少ないと思います。freeeやSlack通知など、周辺のツール連携を社内情報システム部門が作り込む必要があるため、社内調整のハードルがあると思います。管理者がワンクリックで連携したり、3rdPartyアプリをインストールできるようになるとより便利になると思います
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タレントパレット
株式会社プラスアルファ・コンサルティング 東証グロース上場
《タレントパレット》のPOINT
- 人事情報を一元化し社内人材を簡単検索！
- クリック操作で簡単集計！
- 組織ダッシュボードで、経営層や管理職に社員の情報共有！
ITトレンド2022年間ランキング第４位
「タレントパレット」は、株式会社プラスアルファ・コンサルティング 東証グロース上場が提供するタレントマネジメントシステムです。カスタマイズ性が高く、集計・分析機能も優れており、業種や業界を問わず活用できるでしょう。エクセルで管理していたデータのインポートにも対応します。エントリーシートや履歴書、チャット機能など採用情報の管理も一元化します。
| 提供形態 |
SaaS / ASP |
無料トライアル |
ー（デモあり） |
| 参考価格 |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 |
通信サービス |
| 従業員規模 |
100名以上 250名未満 |
| タレントパレットのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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コロナ禍で転職した会社で導入されていたのがタレントパレットでした。オフィスで顔を合わせる機会がない社員も多いので、タレントパレット上で顔写真を見ることができたり、動物占いをつかった性格診断のコメントもあったり、楽しく他の部署の社員の人となりを知る方ができる点が良かったです。
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| 業種 |
通信サービス |
| 従業員規模 |
100名以上 250名未満 |
| タレントパレットの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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ユーザーとして不満点は特にないので、引き続き利用させていただきたいと思っています。強いていうなら、顔写真以外も個人ページに自由に写真や画像を貼れたら面白いのかなと思いました。
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製品・サービスのPOINT
- 従業員情報の収集・変更をオンライン化！
- 従業員情報を利用する各種ソフトと連携し自動で反映
- 人事異動情報の事前登録可能！異動・組織変更時の対応スムーズ
ITトレンド2022年間ランキング第５位
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド人事管理」は、従業員や組織情報を一元管理できるクラウドサービスです。給与計算や勤怠管理など他システムと連携できるため、常に最新の情報が自動反映されます。従業員情報を収集するフォームは、自由に作成できます。マネーフォワードシリーズと連携して運用も可能です。
| 提供形態 |
クラウド |
無料トライアル |
ー |
| 参考価格 |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 |
運輸 |
| 従業員規模 |
1,000名以上 5,000名未満 |
| マネーフォワード クラウド人事管理のいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ☆ 4
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この製品に良い点は情報を一元化することで、人事に関する諸手続がスムーズにできるようになったという点です。この製品導入前までは従業員情報や組織情報などがバラバラに管理されていたため、例えば従業員の入退者手続きや住所変更、休暇手続きなどの人事に関する諸手続をするにあたって、データ参照などに時間がかかり、結果的に手続きに時間を要していました。この製品では従業員情報や組織状況を一元管理することで、諸手続を効率良く進めることができるようになりました。
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| 業種 |
情報処理、ＳＩ、ソフトウェア |
| 従業員規模 |
50名以上 100名未満 |
| マネーフォワード クラウド人事管理の改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ☆ 4
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既存のサービスで満足しているものの、実装されると嬉しい機能として通知機能があればより、使い勝手がよく便利であると思います。
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《ジョブカン労務HR》のPOINT
- 人材管理機能では全社的な人材情報の活用や、汎用性◎の通知機能
- 入退社・年末調整・ストレスチェック等幅広い業務を自動・効率化
- シリーズ導入15万社以上！電話・メール・チャットで無料サポート
ITトレンド2022年間ランキング第６位
「ジョブカン労務HR」は、株式会社DONUTSが提供する全社で活用できる人事管理システムです。新たに追加された人事管理機能では、経歴やスキルについても全社で確認できるため、人材情報の有効活用ができます。帳票自動作成で手続き書類の自動作成や電子申請が可能です。他のジョブカンシリーズと連携すると、広範囲な業務を効率化できます。
| 提供形態 |
SaaS/クラウド |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
【初期費用】０円 【月額】無料プランあり 有料プラン400円/ユーザー※他のジョブカンシリーズ利用の場合、特別料金あり |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 |
卸売・小売業・商業（商社含む） |
| 従業員規模 |
10名以上 50名未満 |
| ジョブカン労務HRのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ☆ 4
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ジョブカンの給与との連携がしやすい事と、入退社などの書類テンプレートが充実していて、オリジナルを格納しやすい事。また人材情報ページも利用できる点が良い。評価シート等も格納できるし、データベース自体をカスタマイズできる。
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| 業種 |
情報処理、ＳＩ、ソフトウェア |
| 従業員規模 |
10名以上 50名未満 |
| ジョブカン労務HRの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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アンケートや帳票の作成において下書き機能がないので、一時的な保存が出来ず外部のメモソフトなどで対応する必要があるのは面倒です。
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《カオナビ》のPOINT
- 従業員のあらゆる情報を集約！ペーパレス化を楽々実現
- 身上申請からそのままデータベースへ登録！ 人材管理を効率化
- 外部サービスとの連携も簡単！ 現状ツールと組み合わせて使える
ITトレンド2022年間ランキング第７位
株式会社カオナビが提供する「カオナビ」は、導入社数2,000社以上を誇る人材管理システムです。職務経歴・スキル・評価などあらゆる人事情報を一元管理でき、戦略人事にも活用できます。マウス操作で画面設計ができるため、システムに不慣れな方も操作しやすいでしょう。採用や給与など既存の労務システムとも連携できます。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 |
卸売・小売業・商業（商社含む） |
| 従業員規模 |
500名以上 750名未満 |
| カオナビのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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従業員500名以上の規模で使用しているがとても便利である。
支店が複数あったり、他部署に依頼する時社内でも面識がない方も多くいるためカオナビを使用することで勤続年数や顔写真が見れるためやり取りもスムーズになると感じた。
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| 業種 |
卸売・小売業・商業（商社含む） |
| 従業員規模 |
500名以上 750名未満 |
| カオナビの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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顔写真が掲載されてない方が多く見受けられる。記載項目によってポイントが加算されるなど写真追加しやすい工夫などあると、尚良いと感じた。
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《あしたのクラウドHR》のPOINT
- 導入企業4000社以上。目標管理制度が無くても構築からご支援可能
- Excel管理からの脱却。質の高い目標・評価を実現する機能多数
- IT補助金に対応。2022年採択率は約9割で、運用サポートも万全
ITトレンド2022年間ランキング第８位
「あしたのクラウドHR」は、株式会社あしたのチームが提供する人事評価や目標管理に特化したクラウドHRです。目標設定から面談や評価、査定までクラウドで管理します。評価軸・評価者・部署別などさまざまな基準にあわせたデータの集計が可能です。カスタマイズ性があり、あらゆる評価シートにも対応しています。
| 提供形態 |
クラウド |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
ー ※システムサポート 制度の構築/見直し 定期訪問でコンサルティング・分析代行 などのサポートプランもあり |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 |
通信サービス |
| 従業員規模 |
50名以上 100名未満 |
| あしたのクラウドHRのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ☆ 4
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KPIが明確になり、何をどこまでやったらどれくらいの評価を行えれば良いのかが明確になりました。感覚ではなく、数値的根拠を持って評価ができるので部下に対して正当な評価ができるようになったと感じています。
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| 業種 |
放送・広告・出版・マスコミ |
| 従業員規模 |
50名以上 100名未満 |
| あしたのクラウドHRの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ☆ 4
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項目の自由度が高く多いため、選択する項目に悩みます。
もっと項目の詳細を簡単に確認できると策定の時間が短くなり助かります。
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《ジンジャー人事労務》のPOINT
- オンラインで簡単に入退社手続きや関連書類の管理が可能に
- 従業員マスタを一元管理し、オンラインで履歴、最新情報を確認
- 500円/1名で豊富な機能をご提供
ITトレンド2022年間ランキング第10位
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー人事労務」は、従業員情報をWeb上で一元管理できる労務管理システムです。エクセルでの書類作成や煩わしい手書き業務が一切不要で、工数削減による業務効率化が期待できます。手続きのTODO管理やテンプレート内容の変更など、業務にあわせたカスタマイズも可能です。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS / サービス / アプライアンス |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
500円/ユーザー ※追加オプションユーザーあたり 社保手続き+300円 雇用契約+100円 年調収集+100円 サーベイ+300円 |
| 業種 |
自動車、輸送機器 |
| 従業員規模 |
250名以上 500名未満 |
| ジンジャー人事労務のいい点 |
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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まずは、UIデザインでの直感的操作のし易さ。そして、様々なデバイスに対応しており、アプリケーションの更新頻度も高く信頼が置ける印象です。
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| 業種 |
自動車、輸送機器 |
| 従業員規模 |
250名以上 500名未満 |
| ジンジャー人事労務の改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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時々起こる、通信が集中する時間帯(出勤退勤時間帯)でのフリーズや、エラーが無くなればよい。だが、徐々に改善してきていると感じている。大規模なシステムアップデートの際は、2日程サーバーとの通信が不安定になる期間があったがその際には、都度HPに不具合対応情報を掲示していたためそこまで困らず使用する事ができた。
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最新（過去30日間）の人気ランキングは、以下のボタンから確認できます。より多くの人事システムを比較検討したい方にもおすすめです。
人事システム導入・活用のポイント
人事システムの導入を検討する際に押さえておきたいポイントを解説します。
活用目的の明確化と必要データの把握
人事システムは、目的によって活用されるデータが異なります。人事部門の業務効率化が目的なのか、または戦略的な人員配置が目的なのか、自社の導入目的を明確にしましょう。
人事システムを業務の効率化や生産性のアップを図るために利用するのであれば、人事情報や労務、勤怠さらには給与情報といったデータが必要です。
人事システムを経営の面から戦略的に利用するのであれば、従業員のスキルや実績などといったデータが求められます。タレントマネジメントシステムや人材マネジメントシステムに活かされるでしょう。
システム活用の意義を啓蒙
人事システムの導入を進めるためには、大量の情報や画像がデータとして必要です。データの処理には、人事部門のスタッフに加え、各部門の協力が必要不可欠です。協力を仰ぐためにも、人事システム導入のメリットや意義を全社員に感じてもらう必要があるでしょう。
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人事データベース活用で、業務を効率化！
人事データベースの構築により、人事情報の可視化や一元管理、戦略的な人材配置が実現します。
人事システムは、人事データベースを簡単に構築でき、分析や経営戦略にも活用可能です。人事データベースを構築したい目的を明確化し、人事システムの導入もあわせて検討ください。
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