人事データベースとは
人事データベースとは、従業員の人事情報など人材に関するあらゆるデータを集約し、可視化したものです。人事管理データベース・人材データベース・社員管理データベースなどと呼ばれることもありますが、目的は共通しており人事情報の共有や分析のために用いられます。
人事データベースの構築により、人事に関する膨大なデータを適切に管理でき、戦略的な人材配置や育成が効果的に行えるでしょう。
人事データベースがビジネスにおいてどのように活用できるのか、具体的なイメージを掴みたい方には以下の記事がおすすめです。
人事データベース構築のメリット
人事データベースには、人材データとして従業員の基本情報はもとより、人事評価情報やスキル情報なども蓄積されます。そのため人事データベースを構築することで、以下のような効果が見込まれるでしょう。
- ■人的資源をより有効活用できる
- 自社にどのような技術・経験をもった従業員がいるのかを把握しやすいでしょう。従業員の人事情報を収集・分析することで、適材適所の配置を手助けし適切な人事施策が講じられます。
- ■人事管理の業務効率化
- 人事情報のデータベース化により、人事情報が可視化されます。人事情報の共有やスキルの抽出などが簡単に行え、人事管理の手間が大幅削減できるでしょう。
人事データベースに必要な項目
人事データを効果的に活用するために集積したいデータ項目について解説します。
基本情報
従業員の基礎情報は必須項目です。具体的には以下のような情報が含まれます。
- ●氏名
- ●年齢や生年月日
- ●性別
- ●住所
- ●学歴
- ●入社日や勤続年数
- ●家族情報
- ●従業員ID
人事評価
従業員の人事評価情報も重要な管理項目です。評価内容や評価点数、評価時期だけでなく、公平性を保つために評価者名も記録しておくとよいでしょう。
勤怠
残業や遅刻・早退、欠勤や有給取得日数などの勤怠状況もデータベースに組み込みましょう。従業員の働き方に焦点をあてたデータ抽出などに役立ちます。
スキル
保有資格や語学力、スキルなどの情報は、人材育成や適材適所の配置を行う際の必須データです。ほかにも入社以前から現在に至るまでのキャリアや、研修受講履歴などもスキル管理の有用なデータとなり得ます。
マインド
適性検査や面談の結果、キャリア志向など、従業員の仕事に対するモチベーションもデータベース化しましょう。従業員に対して適切なマネジメントができ、生産性の向上につながります。
職務内容
所属部署や職位、業務内容や目標など、現在の職務データも残しておきましょう。人材研究や全社的な情報共有に役立ちます。
人事データベースを構築・運用する際のポイント
人事データベースの構築に伴い、注意が必要なポイントをまとめました。
データベース運用ルールの作成
人事データベースには膨大な個人情報が含まれるため、情報漏えいやデータの悪用を防ぐためにも運用ルールの設定が必要不可欠です。各項目に応じた閲覧制限やアクセス権限についてルール化し共有しましょう。
また、データベースは定期的な更新が欠かせません。更新がないと最新情報が反映されず、いずれ活用されなくなります。更新頻度が多すぎても担当者の負担が増えるため、更新頻度をあらかじめ決めておきましょう。
運用はスモールスタート
全社規模のプロジェクトでも、まずはスモールスタートを心がけてください。スタートの段階で完璧なデータベース構築を追い求めると、相当な労力が必要となりデータベース自体が構築できない恐れもあります。小さくはじめて大きく育てるためにも、拡張性の高いデータベース設計が必要です。
人事データベースの構築方法
人事データベースの作り方に興味があるという方は多いでしょう。人事データベースを設計・構築するための方法は大きく２つあります。
自社で構築する
人事データベースを自社で構築する一つの方法として、エクセルが挙げられます。しかし、一元管理が難しいことに加え、権限設定やセキュリティの面で不安が残ります。データ量にも限界があり、拡張性の点でも課題があるでしょう。
人事データベース機能搭載の人事システムを活用する
人事データベース構築が可能なツールやソフトを利用する方法もあります。特におすすめなのが「人事システム」です。
人事システムとは、人事情報を一元管理できるシステムのことです。人事に関するあらゆるデータを一括で管理するため、人事業務の効率化を図れます。またシステムの活用により、タレントマネジメントの運用も効果的に行えるでしょう。その結果、戦略的な人材配置を可能とし、経営戦略実現をサポートします。
データベースの構築に自社のリソースを割く必要がなく、蓄積した人事情報を人事戦略にまで活かせるのが、システム導入のメリットです。
- 人事システムの主な機能
- ●人事情報管理（従業員の個別情報を蓄積できる機能）
- ●人事評価
- ●給与計算
- ●人材育成や採用のための分析
- ●人員配置
以下の記事では、人事システムの機能や導入メリットについて詳しく解説しているので、システム導入に関心がある方はぜひ参考にしてください。
データベース構築におすすめの人事システム【比較表】
人事データベース構築に役立つ人事システムを比較表にまとめました。各製品の特徴や機能、口コミレビュー評価などを確認できるので、製品選定の材料として活用ください。
より多くのツールを比較検討したい方には、一括資料請求がおすすめです。手間なく各社製品の詳細情報を入手できるため、効率のよい比較検討が実現するでしょう。
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データベース構築におすすめの人事システム【無料あり】
ここからは、人事データベースの構築が可能な人事システムを紹介します。ITトレンドの資料請求ランキングの上位にランクインした、注目度の高い製品ばかりです。無料プランやトライアルの有無についても確認できるので、コストを抑えて導入したい方や操作感を試したい方は詳細確認のうえ、資料請求もぜひ活用ください。
製品・サービスのPOINT
- 従業員情報の収集・変更をオンライン化！
- 従業員情報を利用する各種ソフトと連携し自動で反映
- 人事異動情報の事前登録可能！異動・組織変更時の対応スムーズ
ITトレンド年間ランキング2023（人事システム）１位
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド人事管理」は、従業員や組織情報を一元管理できるクラウドサービスです。給与計算や勤怠管理など他システムと連携可能なため、常に最新の情報が自動反映されます。従業員情報を収集するフォームは、自由に作成できます。マネーフォワードシリーズと連携して運用も可能です。
改善してほしい点
情報処理、ＳＩ、ソフトウェア
50名以上 100名未満
《人事労務freee》のPOINT
- 人事情報を勤怠・給与とも一元化。検索・分析がしやすい
- 人事も経営層も使いやすいUI。会議中の共有もスピーディーに
- 定型業務を軽くして人事設計にリソースを使える環境へ
ITトレンド年間ランキング2023（人事システム）２位
「人事労務freee」はfreee株式会社が提供しており、オリジナルの従業員データベース構築と一元管理が可能です。給与事務や労務管理をはじめ、年末調整や算定基礎など年に１回発生する業務の自動化も実現します。標準サービスでメールやチャットによるサポートサービスを実施しているため、不明点なども気軽に相談しやすいでしょう。プランやオプションにより電話サポートも実施しています。
《ジョブカン労務HR》のPOINT
- 人材管理機能では全社的な人材情報の活用や、汎用性◎の通知機能
- 入退社・年末調整・ストレスチェック等幅広い業務を自動・効率化
- シリーズ導入25万社以上！電話・メール・チャットで無料サポート
ITトレンド年間ランキング2023（人事システム）３位
「ジョブカン労務HR」は、株式会社DONUTSが提供する人事管理システムです。人事管理機能では、経歴やスキルについても全社で確認できるため、人材情報の有効活用につながるでしょう。入退社に必要な手続き書類の自動作成や電子申請も可能です。ほかのジョブカンシリーズと連携すると、広範囲な業務を効率化できます。
いい点
卸売・小売業・商業（商社含む）
10名以上 50名未満
改善してほしい点
情報処理、ＳＩ、ソフトウェア
10名以上 50名未満
《One人事》のPOINT
- 評価基準の統一により公平な人事評価を実現
- 自社に足りないスキルを分析して人材育成に活用
- 従業員情報を必要なときにすぐに抽出
ITトレンド年間ランキング2023（人事システム）４位
One人事株式会社が提供する「One人事[タレントマネジメント]」は、人事労務のクラウドシステムを統合した製品です。人事戦略を支援するタレントマネジメント機能が搭載されています。さまざまな情報を紐づけて人材データベースとして一元管理するため、統計分析や条件抽出への活用に役立つでしょう。目的別にタグ付けすることで、指定した条件にあう従業員の抽出や管理も可能です。
いい点
金融・証券・保険
1,000名以上 5,000名未満
改善してほしい点
教育・教育学習支援関係
5,000名以上
《ジンジャー人事労務》のPOINT
- オンラインで簡単に入退社手続きや関連書類の管理が可能に
- 従業員マスタを一元管理し、オンラインで履歴、最新情報を確認
- 500円/1名で豊富な機能をご提供
ITトレンド年間ランキング2023（人事システム）５位
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー人事労務」は、従業員情報をWeb上で一元管理する労務管理システムです。エクセルでの書類作成や煩わしい手書き業務が一切不要で、工数削減による業務効率化が期待できます。手続きのTODO管理やテンプレート内容の変更など、業務にあわせたカスタマイズも特徴です。
いい点
自動車、輸送機器
250名以上 500名未満
改善してほしい点
自動車、輸送機器
250名以上 500名未満
《SmartHR》のPOINT
- 雇用契約や入社手続きがペーパレスで完結できます。
- 従業員情報が社員名簿に集約され、自動で更新します。
- 外部サービスとの連携も充実！あなたの会社にあった活用方法。
ITトレンド年間ランキング2023（人事システム）６位
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、カスタム社員名簿が作成できるクラウド人事労務ソフトです。顔写真の登録や独自項目の作成にも対応するため、利便性の高いデータベース構築が実現するでしょう。表示情報の選択や閲覧権限の設定も可能です。オプション機能やAPI連携で、さまざまな手続きにも対応します。
タレントパレット
株式会社プラスアルファ・コンサルティング 東証プライム上場
《タレントパレット》のPOINT
- 人事情報を一元化し社内人材を簡単検索！
- クリック操作で簡単集計！
- 組織ダッシュボードで、経営層や管理職に社員の情報共有！
ITトレンド年間ランキング2023（人事システム）７位
「タレントパレット」は、株式会社プラスアルファ・コンサルティング 東証プライム上場が提供するタレントマネジメントシステムです。カスタマイズ性が高く、集計・分析機能も優れており、業種や業界を問わず活用できるでしょう。エクセルで管理していたデータのインポートにも対応します。エントリーシートや履歴書、チャット機能など採用情報の管理も一元化します。
改善してほしい点
通信サービス
100名以上 250名未満
製品・サービスのPOINT
- 煩雑な規定や制度改正にも柔軟かつタイムリーに対応
- 人材・組織・勤怠・給与情報をクラウドで一元サポート。
- システム習得から活用まで自社一貫サポートで安心運用
ITトレンド年間ランキング2023（人事システム）８位
株式会社オービックが提供する「OBIC7人事・総務向け統合ソリューション」は、人事や総務の業務プロセスを最適化する総合ソリューションです。人事情報は750項目、給与情報は支給や控除とも700項目を備えているため、業務にあわせたデータベースの作成が叶うでしょう。会計ソフトなどさまざまな製品との連携も可能です。
いい点
卸売・小売業・商業（商社含む）
5,000名以上
改善してほしい点
その他
500名以上 750名未満
より多くの製品を比較したい方や、システムの選び方についても知りたい方は、ぜひ以下の記事も一読ください。
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人事システム導入・活用のポイント
人事システムの導入を検討する際に押さえておきたいポイントを解説します。
活用目的の明確化と必要データの把握
人事システムは、目的によって活用されるデータが異なります。人事部門の業務効率化が目的なのか、または戦略的な人員配置が目的なのか、自社の導入目的を明確にしましょう。
人事システムを業務の効率化や生産性のアップを図るために利用するのであれば、人事情報や労務、勤怠さらには給与情報といったデータが必要です。
人事システムを経営の面から戦略的に利用するのであれば、従業員のスキルや実績などのデータが求められるでしょう。
システム活用の意義を啓蒙
人事システムの導入を進めるためには、大量の情報や画像がデータとして必要です。データの処理には、人事部門のスタッフに加え、各部門の協力が必要不可欠です。協力を仰ぐためにも、人事システム導入のメリットや意義を全従業員に感じてもらう必要があるでしょう。
以下のページでは、人事システムを導入した企業の活用事例が確認できます。導入目的や効果などが具体的に語られているため、ぜひ参考にしてください。
参考：人事システムに関連する導入事例一覧｜ITトレンド
人事データベース活用で人事管理業務を効率化しよう
人事データベースの構築により、人事情報の可視化や一元管理、戦略的な人材配置が実現します。
人事システムは、人事データベースを簡単に構築でき、分析や経営戦略にも活用可能です。まずは人事データベースを構築したい目的を明確化し、人事システムの導入もあわせて検討ください。
