人事データベースとは？メリットや構築方法、おすすめシステムも紹介

人事データベースとは

人事データベースは人材に関するあらゆるデータを集約し、可視化したものです。人事情報の共有や分析が目的です。

人事データベースの構築により、人事に関する膨大なデータを適切に管理でき、戦略的な人材配置や育成が効果的に行えるでしょう。

人事データベースで管理したい項目

人事データを効果的に活用するために必要な項目は以下のとおりです。

• ・基本属性
• ・実績
• ・勤怠
• ・スキル
• ・マインド
• ・職務内容
• ・行動データ

詳細を説明します。

●基本属性

年齢・性別・所属部署・職位など、人材の基本属性はデータベースを構築する際には押さえておくべき項目です。

●実績

入社以前から現在に至るまでのキャリア、所属履歴や評価履歴、研修受講履歴や表彰歴などの実績も有用なデータです。

●勤怠

残業や遅刻、早退や欠勤などの勤怠状況をデータベースに組み込みましょう。 従業員の働き方に焦点をあてたデータ抽出などに役立ちます。

●スキル

保有資格やスキルなどの情報は、人材育成や適材適所の配置を行う際の必須データです。

●マインド

適性検査や面談の結果・キャリア志向など、従業員の仕事に対するモチベーションもデータベース化しましょう。従業員に対して適切なマネジメントができ、生産性の向上につながります。

●職務内容

業務内容や目標など、現在の職務内容もデータとして残しましょう。

●行動データ

心拍数や発言時間などの情報をウェアラブル端末を利用して取得し、データベースに残すことで、さまざまな分析を行えます。

人事データベース構築のメリット

人事データベースの構築によって得られる効果について解説します。

■人的資源をより有効活用できる

自社にどのような技術・経験をもった従業員がいるのかを把握しやすいでしょう。従業員の人事情報を収集・分析することで、適材適所の配置を手助けします。

■人事管理の業務効率化

人事情報のデータベース化により、人事情報が可視化されます。人事情報の共有やスキルの抽出などが簡単に行なえ、人事管理の手間や時間が大幅削減できるでしょう。

人事データベースを構築・運用する際のポイント

人事データベースの構築に伴い、注意が必要なポイントをまとめました。

１．項目ごとの権限設定

各項目に応じた閲覧制限の設定が必要です。プライベートかつデリケートな内容の場合、特に注意しましょう。アクセス権限の設定は、情報漏えいやデータの悪用防止にもつながります。

２．データ更新のルール作成

データベースは定期的な更新が必要です。更新がないと最新情報が反映されず、いずれ活用されなくなります。一方、更新頻度が多すぎても、担当者の負担が増えるため、更新頻度はあらかじめ決めておきましょう。

３．運用はスモールスタート

全社規模のプロジェクトでも、まずはスモールスタートを心がけてください。スタートの段階で完璧なデータベース構築を追い求めると、データベース自体が構築できない恐れがあります。小さくはじめて大きく育てましょう。

人事データベースの構築方法

人事データベースを事業成長に活かす２つの方法を解説します。

自社で構築する

人事データベースを自社で構築する一つの方法として、エクセルが挙げられます。しかし、一元管理が難しいことに加え、権限設定やセキュリティの面で不安が残ります。データ量にも限界があり、拡張性の点でも課題があるでしょう。

人事データベース機能搭載の人事システムを活用する

人事データベースを構築できるツールやソフトを利用する方法もあります。中でもおすすめなのが「人事システム」です。

人事システムとは、人事情報を一元管理できるシステムのことです。人事に関するあらゆるデータを一括で管理できるため、人事業務の効率化を図れます。また、システムの活用により、タレントマネジメントの運用を効果的に行えるでしょう。その結果、戦略的な人材配置を可能とし、経営戦略実現をサポートします。

人事システムの主な機能

• ・人事情報管理（従業員の個別情報を蓄積できる機能）
• ・人事評価
• ・給与計算
• ・人材育成や採用のための分析
• ・人員配置

データベースの構築に自社のリソースを割く必要がなく、蓄積した人事情報を人事戦略にまで活用できる点が、システム導入のメリットです。

データベース構築におすすめの人事システム

ここからは、人事データベースの構築が可能な人事システムを紹介します。ITトレンドの資料請求ランキングにランクインした、注目度の高い製品ばかりです。気になった人事システムは、ぜひ無料の資料請求を活用ください。

SmartHR

株式会社SmartHR

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《SmartHR》のPOINT

1. 雇用契約や入社手続きがペーパレスで完結できます。
2. 従業員情報が社員名簿に集約され、自動で更新します。
3. 外部サービスとの連携も充実！あなたの会社にあった活用方法。

タレントパレット

株式会社プラスアルファ・コンサルティング 　東証グロース上場

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《タレントパレット》のPOINT

1. 人事情報を一元化し社内人材を簡単検索！
2. クリック操作で簡単集計！
3. 組織ダッシュボードで、経営層や管理職に社員の情報共有！

カオナビ

株式会社カオナビ

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《カオナビ》のPOINT

1. 従業員のあらゆる情報を集約！ペーパレス化を楽々実現
2. 身上申請からそのままデータベースへ登録！ 人材管理を効率化
3. 外部サービスとの連携も簡単！ 現状ツールと組み合わせて使える

CYDAS PEOPLE

株式会社サイダス

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《CYDAS PEOPLE》のPOINT

1. 人材情報の一元化・見える化、活用のための機能が充実
2. ペーパーレスな目標管理と納得感のある人事評価の実現
3. 若手育成、管理職育成、自律型のキャリア形成にも活用できる

jinjer（ジンジャー）労務

jinjer株式会社

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《jinjer（ジンジャー）労務》のPOINT

1. 入退社に必要な手書き業務、ハローワークへの申請をWEB化！
2. 今まで面倒だった手書き業務なども1STEPで全ての業務が完結！
3. 多機能で300円/1ユーザーにてサービス提供！

最新（過去30日間）の人気ランキングは、以下のボタンから確認できます。より多くの人事システムを比較検討したい方にもおすすめです。

人事システム導入・活用のポイント

人事システムの導入を検討する際に押さえておきたいポイントを解説します。

活用目的の明確化と必要データの把握

人事システムは、目的によって活用されるデータが異なります。人事部門の業務効率化が目的なのか、または戦略的な人員配置が目的なのか、自社の導入目的を明確にしましょう。

人事システムを業務の効率化や生産性のアップを図るために利用するのであれば、人事情報や労務、勤怠さらには給与情報といったデータが必要です。

人事システムを経営の面から戦略的に利用するのであれば、従業員のスキルや実績などといったデータが求められます。タレントマネジメントシステムや人材マネジメントシステムに活かされるでしょう。

システム活用の意義を啓蒙

人事システムの導入を進めるためには、大量の情報や画像がデータとして必要です。データの処理には、人事部門のスタッフに加え、各部門の協力が必要不可欠です。協力を仰ぐためにも、人事システム導入のメリットや意義を全社員に感じてもらう必要があるでしょう。

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人事データベースの構築により、人事情報の可視化や一元管理、戦略的な人材配置が実現します。

人事システムは、人事データベースを簡単に構築でき、分析や経営戦略にも活用可能です。人事データベースを構築したい目的を明確化し、人事システムの導入もあわせて検討ください。