人事データベースの活用法と構築する際のポイントを紹介

人事データを事業成長に活かす2つの方法

人事データベースを事業成長に活かす２つの方法を解説します。

人事データベースを自社で構築する

人事データベースは人事データを共有し、分析することを目的としており、人材に関するあらゆるデータを集約し、可視化したものです。

人事データベースを自社で構築し活用することで、人事に関する膨大なデータを適切に管理することができ、戦略的な人材配置や育成を効果的に行うことができます。

人事システムを活用する

人事システムは、人事に関するあらゆるデータを一元管理することで、人事の業務の効率化を図ることができます。また、システムを活用することで、効果的なタレントマネジメントの運用が可能となり、戦略的な人材配置ができるようになり、経営戦略実現をサポートすることができます。

人事データベースを構築する際の3つのポイント

人事データベースを構築する際に気をつける３つのポイントを解説します。

必要な項目を把握しよう

人事データベースを構築する際は、以下の項目を把握しておきましょう。

●基本属性

年齢や性別、所属部署、職位などといった人材の基本属性はデータベースを構築する際には押さえておくべき項目です。

●実績

入社以前から現在に至るまでのキャリア、所属履歴や評価履歴、研修受講履歴や表彰歴などの実績も有用なデータとなります。

●勤怠

残業、遅刻、早退や欠勤などの勤怠状況をデータベースに組み込んでいきましょう。 従業員の働き方に焦点をあてたデータ抽出などに役立ちます。

●スキル

保有資格、スキルなどの情報は、人材育成や適材適所の配置を行う際の必須データです。

●マインド

適性検査結果、キャリア志向や面談結果などの従業員の仕事に対するモチベーションをデータベース化することで、従業員に対して適切なマネジメントを行うことができ、生産性の向上につながります。

●職務内容

業務内容、目標などといった現在の職務内容もデータとして残しておきましょう。

●行動データ

心拍数や発言時間などといった情報をウェアラブル端末を利用して取得し、データベースに残すことで、データからさまざまな分析を行うことが可能です。

運用ルールを決めよう

人事データベースを構築する際には、運用ルールを決めておく必要があります。

●項目ごとの権限設定

各項目のデータの内容により、閲覧制限を設定する必要があります。プライベートな内容やデリケートな内容の場合、特に注意が必要です。

データベースを活用する際には、どこまでオープンにするべきであるのか慎重に決めるようにしましょう。

●データ更新のルールを決める

データベースは定期的に更新する必要があります。データを定期的に更新しないと、データとして古いものになり活用されなくなる恐れがあります。また、更新の頻度が多い場合は担当者に負担がかかってしまう恐れもあります。

データベースを活用する前に、あらかじめデータの更新頻度や担当者などを取り決めておくことをおすすめします。

スモールスタートを意識しよう

データベースを構築する際は、全社規模のプロジェクトだとしてもスモールスタートを心がけて下さい。スタートの段階で完璧なデータベース構築を追い求めてしまうと、データベース自体の構築ができないこともあります。

小さく始めて大きく使うことが、人事データベース構築の成功の秘訣です。

人事データベースを構築する上で懸念されること

ここでは人事データベースを自社構築する際の３つのポイントを紹介してきましたが、人事情報の管理項目の多さ、人事データの取扱の難しさ（個人のプライバシー問題）など、クリアすべきハードルが高く工数対効果があまり高くならないことがあるでしょう。

人事システムを活用する際のポイント

人事システムを活用する際のポイントを解説します。

活用目的を明確にしよう

人事システムは、人事部門の業務を効率化するために利用するのか、または、戦略的な人員配置の目的のために利用するのかどうかで活用されるデータが異なります。

人事システムを業務の効率化や生産性のアップを図る為に利用するのであれば、人事情報や労務、勤怠さらには給与情報といったデータが必要です。

人事システムを経営の面から戦略的に利用するのであれば、タレントマネジメントシステムや人材マネジメントシステムに活かされる従業員のスキルや実績などといったデータが必要となります。

必要なデータを把握しよう

人事管理に必要なデータとしては、従業員に関連する全ての情報や、所属部署や移動履歴、そして勤怠情報や給与、研修情報などといった情報が必要です。

また、戦略人事に必要なデータとしては、実績や保有している資格やスキル、マインド、そして職務内容といったデータがタレントマネジメントに活かされるデータとなります。

人材マネジメントの面においては、人事管理のデータが活かされます。

社員にシステム活用の意義を感じてもらおう

人事システムの導入を進めていくためには、大量の情報や画像がデータとして必要です。

これらのデータの処理を行うには、人事部門のスタッフだけで行うことは難しく、各部門の社員の協力が必要不可欠です。協力を仰ぐためにも、人事システムを導入して、活用していくことの意義を全社員に感じてもらう必要があるでしょう。

ITトレンド編集部厳選！人事システムの人気製品を紹介

さまざまな人事システムの製品がある中で、企業から人気を集めている人気製品をいくつか紹介します。

●OBIC７人事・総務向け統合ソリューション

人事に関する幅広い業務を一元管理することで、業務の効率化や生産性のアップを図ります。 法改正にも柔軟に対応可能であり、採用から退職に関する業務まで包括的に支援します。 人事や総務、労務に特化したシステムだといえるでしょう。

●「カオナビ」

人材マネジメントに特化した人材管理ツールです。

企業を構成する従業員の顔写真と従業員情報を紐つけることで人材情報を一元管理でき、また情報を可視化することで適材適所への人材配置を効率的に行うことが可能です。また、基幹システムと連動することも可能なため、タレントマネジメントを行うことも可能です。

●Talent Palette（タレントパレット）

戦略的人事に特化したシステムです。2,000社で培ってきた経験を基に、さまざまな角度から人材の見える化を実現します。

人事データを科学的視点から分析することで、人材を適材適所に配置することが可能です。 さまざまなシュミレーション機能、分析機能が備わった、最新人事システムです。

まとめ

人事データベースの効果的な活用方法を解説しました。

自社で人事データベースを構築するには膨大な時間や人的労力が要りますし、正確性を求められます。

人事システムを活用することは企業にとっても有効な手段であるといえます。 人事システムの導入目的を明確にし、ぜひ、自社に最適な製品を見つけてください。