3つの事例から学ぶ人事システム導入に失敗しない方法とは？

人事システムによる３つの失敗事例

人事システムの導入を考えているけれど、効果を得られるのか不安な方もいるのではないでしょうか。どのようなシステムでも、導入するだけでは効果を発揮できるとは限りません。ここでは、システム導入時に知っておくべき3つの失敗事例を紹介します。人事システム導入後に、自社の課題や目的を達成するために、失敗事例を参考にしてください。

情報管理に多大な労力を要した

人事情報管理の基準が、記載方法・記載項目・データ形式など部署や拠点ごとに異なることは、珍しい話ではありません。また海外拠点を有していると、人事情報が日本語以外の言語で記載されている場合もあります。

情報管理の方針が社内で統一されていない場合、人事システムの導入により混乱が発生した事例も報告されています。項目数や言語などが異なる情報をシステム上で一元管理するには、データの正規化などを実施しなければいけません。特に、社員数や拠点数などの規模が大きいほど、多大な労力が必要となるでしょう。

重要な情報が提供されなかった

社員の業務態度・適性・配属先に関する希望などは、重要な人事情報です。重要な人事情報は、各社員の上長より提供されることが一般的ですが、人事システムの操作が不慣れなため、情報共有がスムーズに進まないケースがあります。

また、さまざまな要因で情報提供が困難で人事システムを有効活用ができないという報告もあります。上長が人事システムの有用性を理解していないために、活用されない場合もあるでしょう。

他のシステムと連携できなかった

人事システムにある情報は、その他のシステムと結びついている場合が多くあるでしょう。例えば、月次給与や賞与は勤怠実績や人事評価と密接に結びついているため、人事システムと給与システムの連携は、重要といえます。業務効率化を目指すためには、人事システムと他のシステムの連携が必要ですが、連携の不具合が発生する場合もあります。システムを連携させる場合に、不具合が発生するとその他のシステムに影響を及ぼす可能性もあるでしょう。

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失敗しないためのシステム導入ポイント

人事システムを失敗事例からふまえ、導入前や後に注意点をおさえるのが重要といえるでしょう。失敗しないための導入ポイントは以下のとおりです。

自社の情報内容にあった製品か事前調査する

自社で管理したい情報に対応しているか、企業規模にあっているか、多言語対応かなどを導入前に確認しましょう。また、社内で情報管理の方針が異なる場合は、方針の統一にむけてマニュアル作成などの整備がおすすめです。

従業員の理解を得て導入する

役員のみで人事システムを選ぶと、現場の従業員が混乱する可能性があります。無料トライアルなどを利用して従業員も操作を試して、製品の選定をしましょう。また、人事システムを導入する目的や効果を事前に説明し、理解してもらうことも重要です。

既存システムと連携できるか確認する

すでに自社で利用している給与ソフトなどと、導入する人事システムがスムーズに連携できるか確認しましょう。実際に連携しどのように運用するか具体的にシミュレーションするのも大切です。

人事システムを導入して失敗しないためにも、製品の特徴を事前に調べるのがおすすめです。以下の記事では、人事システムの機能などを紹介しているので、参考にしてください。

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そもそも人事システムとは？

人事システムとは、人事管理システムと呼ばれ、人事情報・人事評価・採用情報など人事に関わる情報を管理し業務効率化につなげるシステムです。

機能

人事システムの機能は、社員の名前・住所・入社年月日などの個人情報を管理する機能や、成果に対する評価を管理するシステムです。保管データは人材マネジメントだけでなく、人事や給与計算などにも利用できます。給与分野・戦略人事分野・人事採用分野などさまざまな目的にあった製品が登場しています。詳しい機能を知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

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タレントマネジメントシステムとの違い

タレントマネジメントシステムとは、従業員のスキルやタレント（能力・才能・素質）などの情報を一元管理するシステムです。保管されたデータは、事業戦略に則った人材配置や計画的な人材開発などに活用します。人材システムとタレントマネジメントシステムは、扱うデータは類似していますが、目的が異なります。人材管理システムは、給与・勤怠など実務の効率化を目的とするシステムで、タレントマネジメントシステムは、戦略的な人材育成や配置を目的とするシステムです。

最近では、人事管理システムとタレントマネジメントシステムが一体化した多目的タイプの製品も登場しています。以下のボタンでは、最新の資料請求ランキング順に製品の確認ができるため、まずは人気の製品を知りたい方は参考にしてください。

自社にあう人事システムを導入して人事業務の改善をしよう

人事システムは人事情報管理の効率化に貢献するツールですが、適切な準備や運用をしないと効果があがらない可能性もあります。自社にあう製品を選択し導入前に従業員に理解を得ることが重要です。また、既存システムと連携できるか導入前に確認しましょう。

人事システムは、個人情報や社員の評価、給与などの管理で効率化を目的とするシステムです。タレントマネジメントシステムと類似していますが、目的が異なるため自社にあう製品を導入しましょう。