人事システム導入に向けて～注意すべき3つの事例～

人事システム導入に向けての基本

人事システムとは

人事システムとは、人事管理システムと呼ばれ、人事情報・人事評価・採用情報など人事に関わる情報を管理し業務効率化を実現させるシステムです。

人事システムの機能

人事システムの機能は、社員の名前・住所・入社年月日などの個人情報を管理する機能や社員の成果に対する評価を管理するシステムです。詳しい機能は、以下の記事にまとまていますので、参考にしてください。

知っておくべき人事システム導入の３つの失敗事例

失敗例１．情報の一元管理に多大な労力を要した

人事情報管理については、情報の記載方法、記載項目、データ形式といった管理基準が部署や拠点ごとに異なっているということは決して珍しい話ではありません。また、海外拠点を有している場合には人事情報が日本語以外の言語で記載されていることもあります。

このように人事情報管理の方針が社内で統一されていない場合、人事システムの導入によって人事情報管理のコストが増大してしまう可能性もあります。登録あるいは更新すべき項目数や言語などが異なる情報をシステム上で一元管理するには、データの正規化などを行わなければならず多大な労力が必要となるからです。

特に、社員数や拠点数といった規模が大きければ大きいほどこのような失敗の発生する可能性は高まります。企業規模が大きいということは、それだけ取り扱われる人事情報のボリュームも大きくなるからです。

失敗例２．上役から重要な情報が提供されなかった

社員の業務態度や適性、配属先に関する希望などは特に重要な人事情報です。そして、こうしたとりわけ重要な人事情報は、各社員の上役より提供されることがほとんどです。

しかし、さまざまな要因で人事システム上での上役からの情報提供がスムーズに進まないこともあります。たとえば上役が導入したシステムに不慣れである場合には、システム上での情報提供が遅延してしまいます。また上役がシステムの有用性を理解していないために、人事システムの利用が滞ってしまうこともあります。このような場合、情報が重要であればあるほど人事システムを介した情報提供が行われにくくなってしまいます。

失敗例３．給与システムをはじめ、他のシステムと連携できなかった

人事システム上の情報は、人事システム以外のシステムとも結びついています。たとえば、給与システムです。社員への月次給与や賞与は各社員の勤怠実績や人事評価と密接に結びついているため、システム上でも人事システムと給与システムの連携をはかるケースが多いのです。したがって、業務効率化を目指す上では人事システムを他のシステムと連携させる必要もあります。

しかし、導入したシステムを他のシステムと連携させる場合には不具合が発生することも珍しくありません。システム連携で不具合が発生した場合、人事システムのみならず他のシステムにも悪影響を及ぼしてしまう可能性も否定できません。

まとめ

３つの事例をご紹介しました。このように、人事システム導入においては「情報を一元管理できない」「重要情報の提供が遅滞する」「他システムとの連携ができない」といった失敗に陥るケースが多いです。

特に「情報を一元管理できない」「重要情報の提供が遅滞する」という2つについては、人事システムの有用性を阻害する影響度の大きな失敗です。適切な人事情報を一元管理し必要に応じて更新することができなければ、誤った情報が拡散しかえって混乱を招いてしまうことにもなりかねないからです。

人事システムは、人事情報管理の効率化に貢献するツールであることは間違いありません。しかし、システム上で管理される情報を常に正しく最新の状態に保つには人事情報管理方針の統一や管理職クラスへの働きかけが必要となるのです。