人事が退職面談を行う際に気を付けるべき４つのポイントを解説！

人事が行う「退職面談」とは

人事が行う面談の１つに、退職面談というものがあります。その名のとおり、退職する社員と行う面談です。退職に伴うすべての手続きを終えた後の、実際に退職する直前に実施します。

つまり、退職面談を行うのは、退職希望者を引き留めるためではありません。ではなぜ行うのかと言うと、退職の原因を知り、次につなげるためです。

昨今、多くの企業にとって、優秀な社員の離職が深刻な問題となっています。多額のコストを費やして人材を確保・育成したのに、退職されたのでは大きな損失になります。

したがって、自社の離職率を下げるために、退職の原因を分析することが大切です。そのうえで、退職面談を通じて退職者の意見に耳を傾けることは、大きな意味を持ちます。同じ理由で退職する社員が今後出てこないよう、対策を実施できるようになります。

人事が退職面談を行う際に気を付けるポイント

人事担当者が退職面談を実施する際、どのような点に留意すれば良いのでしょうか。

１．退職にまつわる不安点を解消する

退職に伴う手続きが終わらないうちに退職面談を実施した場合、退職者は大きな不安を感じます。「ここで本音を喋ったら、実際に退職できるまでに嫌な思いをさせられるのではないか」と懸念するのです。このような不安を抱えた退職者から、本音を引き出すのは困難です。

したがって、基本的に退職面談は退職に要する手続きがすべて終わってから実施します。また、もし手続きが終わる前に退職面談を実施したいのなら、面談内容がその後の手続きに悪影響を及ぼさないことを充分に説明しましょう。

２．感情を抑えてヒアリングに徹する

退職面談では、退職者の本音を引き出すことになります。そして、退職者の本音とは、基本的に企業に対する不満です。人事担当者は退職面談の最中、自分が属する企業の悪口を聞かされ続けるわけですから、つい感情的になる可能性があります。

しかし、ここで留意しておくべきことが２つあります。１つは、退職面談の目的は自社の弱点を知り、その改善を目指すことです。決して退職者を引き留めるためでも、説教をするためでもありません。

もう１つは、退職面談は退職者にとっては何のメリットもないことです。退職面談は企業が自社の弱点を知るために行うものであり、退職者のために実施するのではありません。いわば、企業の利益のために退職者を付き合わせているのです。

したがって、退職面談では感情を抑えてヒアリングに徹しましょう。退職者が抵抗を感じることなく不満を打ち明けてくれたなら、実りある面談だったと言えます。

３．ねぎらいの言葉を伝える

退職面談を始める際、まずはねぎらいの言葉を伝えましょう。なぜなら、退職の直前ではあっても、その人は自社に貢献してきた社員だからです。退職者は退職を決意するほどの不満にこれまで耐えてきたのですから、感謝の気持ちを伝えましょう。

また、ねぎらいの言葉を初めに伝えることで、面談の雰囲気が和らぐメリットもあります。お互いに緊張感がほぐれれば、退職者は面談で有益な意見を話しやすくなります。

さらに、感謝を伝えることで、その感謝に応えたいという気持ちを喚起することも可能です。人事担当者が最初に感謝を伝えれば、退職者は真摯な気持ちで面談に臨んでくれるでしょう。

４．退職後の繋がりを確保する

退職面談は、退職する直前に行う面談です。そのため、この面談で退職者と企業の関係が悪化しても、今後に悪影響は及ばないと考える人もいるでしょう。しかし、その考えは改めたほうが賢明です。

転職において、魅力的な企業に入ったつもりが、後になって見当違いだったことが判明する例は珍しくありません。その際に、転職者は元の企業に帰りたいと思うことがあります。

これは企業にとって大きなチャンスです。新しい人材を雇うより、一度自社で経験を積んだ人が戻ってきたほうが育成コストが低く済みます。しかし、退職時に関係を悪化させてしまうと、このチャンスを失うことになるのです。

また、戻ってこなかったとしても、退職者の転職先と自社の間に何らかの取引関係がある場合、その退職者が利益をもたらしてくれる可能性もあります。少しでも利益につながり得る以上、関係は良好なままにしておきましょう。

退職面談の内容を人事施策へ活かす方法

退職面談で知り得た社員の不満は、人事施策へ活かさなければなりません。たとえば、適切に評価されないことに不満を抱いた社員が退職したのなら、評価制度を見直さなければならないのです。では、そうした施策を実現するためには、具体的に何をすれば良いのでしょうか。

まずは、退職面談の内容をレポートにして保管すると共に、マネジメント層に報告しましょう。その際、できればマネジメント層に直接届けるのが理想的です。なぜなら、間に退職者と関係があった部署や社員が関わると、不都合を隠すためにレポート内容が改ざんされるおそれがあるからです。現場の実態を包み隠さずマネジメント層に伝えるには、直接報告するのが最善と言えます。

そして、受け取った報告をマネジメント層が具体的にどう活かすのかを検討する場も設けましょう。放っておくとどんどん退職者が出る可能性があるため、できる限り早めに手を打つことが大切です。

退職面談から本音を聞き出し、次の人事施策へと活かそう！

退職面談とは、退職する社員に対して実施する面談です。退職者から本音を聞き出し、社員の不満を追究・解消するために実施します。

退職面談の実施時には以下の点に留意しましょう。

• ■退職にまつわる不安を解消する
• ■感情を抑えて聞き役に徹する
• ■ねぎらいの言葉をかける
• ■退職後のつながりを確保する

また、退職面談で知り得た情報はマネジメント層に伝え、人事施策につなげてください。

以上を踏まえ、離職率低下を目指しましょう。