人事と総務の仕事はどう違う？部署を分割・統合するメリットも解説！

人事の仕事内容は？

人事とは、人材を有効活用するための業務のことです。代表的な業務には以下のものがあります。

採用

新卒や中途で新たな人材を採用します。具体的には、求人サイトへの広告掲載や面接の実施などの活動が該当します。

配置

社員が充分に能力を発揮できるように、適材適所な人材配置を行います。

教育

社員の能力を高めるために、研修やセミナーなど学びの場を提供します。自社で実施するだけでなく、外部にアウトソースすることもあります。

評価

社員を適切に評価し、モチベーションの維持を図ります。

労務

勤怠管理や給与計算、健康診断、福利厚生の管理、社会保険手続きなど恒常的に発生する業務を遂行します。

総務の仕事内容は？

総務は、企業がビジネスを営むうえで必要でありながら、専門の担当部署が存在しない業務のことです。したがって、業務の範囲は非常に広くなります。具体的には以下のような業務が総務に該当します。

• ■来客対応
• ■受付対応
• ■電話対応
• ■秘書業務
• ■社内イベントの企画・運営
• ■株主総会の企画・運営
• ■災害・防犯への対策
• ■CSR活動（環境保全活動、ボランティア活動など）

一般的には、人事部や人事総務部、人事労務部といった部署が総務を担います。企業規模により、何人かで分担していることもあれば、人事業務も含めて１人の担当者が遂行しているケースもあります。

人事と総務の部署は分割すべき？統合すべき？

人事と総務は別々の部署で担うべきなのでしょうか、それとも統合すべきなのでしょうか。それぞれにメリットがあるため、よく比較して判断しましょう。

分割する場合：情報の秘匿性を高められる

人事部で扱う情報には社員の個人情報が含まれるため、安易に担当者を増やすべきではありません。どれほど厳重に注意しても、知っている人間が増えれば、その情報が外部に流出するリスクは大きくなります。

また、危惧すべきなのは外部への流出だけではありません。人事情報には昇給や異動など、社員のキャリアに大きな影響を与えるものが含まれます。これらの情報が社内に広まってしまうと、モチベーションの低下や企業への信頼の喪失、社内の人間関係悪化を始めとしたさまざまな問題が生じます。

以上の観点からは、人事と総務の部署を分割し、人事業務に携わる人数を減らした方が良いと言えるでしょう。

統合する場合：人材を効率的に活用できる

人事の業務量にはばらつきがあります。たとえば、給与計算や年末調整は毎月・毎年決まった時期にのみ発生する業務です。同様に、採用活動も時期によってやるべきことやその量が大きく変動します。

業務の量に変動があるのに、担当者の人数が常に同じでは人手の過不足が生じます。柔軟に人数を変更できる体制があれば理想的です。

この観点からは、人事と総務を統合した方が良いと言えます。忙しい時期にのみ総務から応援を得る形式にすれば、人材を効率的に活用できるのです。

人事と総務の仕事内容を理解して、適切な組織づくりを！

人事は、社内の人材を有効活用するための業務です。人材の採用から始まり、配置や教育、評価のほか、給与計算や勤怠管理といった恒常的な業務も含みます。

一方、総務は専門の担当部署が存在しない業務のことです。受付対応やイベントの企画など、一般的に雑務と考えられがちな業務を担います。

人事と総務は別々の部署で担うほか、統合する手もあります。双方のメリットを踏まえて、自社に適した形式を導入しましょう。