人事と総務の仕事はどう違う？業務内容や必要スキルを解説！

人事と総務、人事総務の違いは？

ここでは、人事と総務の違いや、人事総務との違いについて解説します。

■人事

• 主な役割
• ・企業の発展につながる有能な人材の確保と適材適所への配置
• ・勤怠や給与、社会保険などの管理
• ・従業員の評価や研修

■総務

• 主な役割
• ・社内・社外をつなぐ窓口
• ・役所への書類送付や郵便物の管理
• ・企業に関する問い合わせ応対
• ・オフィス全体の管理や社員旅行の手配

■人事総務

人事と総務の業務を兼務

人事は「人」に関連する業務を担いますが、総務が担うのは「もの」に関連する業務が中心です。

規模が小さい会社の場合、人事と総務を兼務する「人事総務部」が置かれるケースもあり、業務範囲や呼び名は企業によっても異なります。

なお、人事と総務の分割・統合それぞれにメリットがあります。部署統合等を検討する場合、以下も参考にしてください。

▼人事と総務は分割すべき？統合すべき？へジャンプ

人事・総務の仕事内容

次に、人事と総務の業務内容を詳しく見ていきましょう。

人事

人事とは、人材を有効活用するための業務のことです。

人事の代表的な業務には、主に以下が挙げられます。

■採用

新卒や中途で企業に参画する新たな人材の採用。具体的には、求人サイトへの広告掲載や面接の実施など。

■配置

社員が充分に能力を発揮できる適材適所への人材配置。

■教育

社員の能力を高めるために、研修やセミナーなど学びの場を提供。自社で実施するだけでなく、外部にアウトソースするケースもある。

■評価

社員を適切に評価するだけでなく、モチベーションを維持できる評価体制の構築なども該当。

■労務

勤怠管理・給与計算・健康診断・福利厚生の管理・社会保険の手続きなど、恒常的に発生する業務の遂行。

総務

総務は、企業がビジネスを営むうえで必要でありながら、専門の担当部署が存在しない業務を指します。したがって、総務の業務は非常に広範囲です。

具体的には、以下の業務が総務に該当します。

■備品管理

会社で使用する消耗品の発注や、破損や故障した機器の修理依頼。

■来客・受付・電話対応

企業や株主・顧客などから入る問い合わせへの対応や、来客対応。

■社内イベントの企画・運営

入社式やキックオフミーティングなどの企画運営。スケジュール・予算作成なども含む。

■株主総会の企画・運営

株主総会や取締役会の招集通知、会場の予約、資料や議事録の作成、当日の受付や質疑応答対応など。

■施設管理や災害対策

オフィス・駐車場・倉庫等の施設管理に加え、防災設備のメンテナンスや管理。

人事・総務の平均年収

人事・総務の給与事情に違いはあるのでしょうか。平均年収を見ていきましょう。

人事

人事の平均年収は20代で418万円、30代になると547万円、世代を統合した平均年収は478万円とされています。人物を扱う重要なポジションであるため、ほかの部署と比較した場合の給与は高いといえます。

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総務

総務の年収は平均381万円程度といわれています。20代の平均が352万円、30代は438万円です。業務内容がインセンティブの対象になりにくいため、経験や業務量、役職などが昇給の判断材料とされるでしょう。

参考: 平均年収ランキング｜転職エージェントのマイナビエージェント

人事・総務に必要なスキル・人物像

人事・総務には、主に以下のスキルや性格、適性が求められます。

• Excel・Wordのパソコンスキル
• バックオフィス業務が苦にならない
• コミュニケーション能力
• 全体を見渡す視野の広さ

また、必須ではないものの、人事総務検定・衛生管理者資格などの資格を保有していると、人事・総務の業務に活用できます。関連する資格を取得済みであれば、採用活動を優位に進められるでしょう。

人事・総務のキャリアパス

人事・総務領域における一般的なキャリアパスを紹介します。

■人事

人材にかかわった経験を活かして採用担当者になったり、人材のコンサルティングを担当したりできます。また、人材コンサルタントとしての独立も可能です。

■総務

経理・財務・法務・労務・広報など、企業にとって重要な業務を任せられます。そのため、それぞれの部門を極めたスペシャリストとしてのキャリアが考えられるでしょう。総務として人事の業務に触れ、人事のスペシャリストを目指すことも可能です。

人事と総務の部署は分割すべき？統合すべき？

人事と総務の違いがわかったところで、人事と総務を分割、もしくは統合するメリットについても考えてみましょう。

分割する場合：情報の秘匿性を高められる

人事部で扱う情報には社員の個人情報が含まれるため、安易に担当者を増やすべきではありません。どれほど厳重に注意しても、情報を把握する人間が増えれば、外部に流出するリスクも大きくなります。

また、危惧すべきなのは外部への流出だけではありません。人事情報には昇給や異動など、社員のキャリアに大きな影響を与えるものが含まれます。万が一社内に広まってしまうと、モチベーションの低下や企業への信頼の喪失につながります。また、人間関係の悪化など、さまざまな問題が発生する原因にもなるでしょう。

以上の観点から、人事と総務の部署を分割し、人事業務に携わる人数を減らした方がよいといえます。

統合する場合：人材を効率的に活用できる

人事の業務量にはばらつきがあります。例えば、給与計算や年末調整は毎月・毎年決まった時期にのみ発生する業務です。同様に、採用活動も時期によってやるべきことや量が大きく変動します。

業務の量に変動があるのに、担当者の人数が常に同じでは人手の過不足が生じます。柔軟に人数を変更できる体制の構築・整備が求められるでしょう。

この観点からは、人事と総務を統合した方がよいと判断できます。忙しい時期にのみ総務から応援を得る形式にすれば、人材を効率的に活用できるでしょう。

なお、総務部が人事領域の業務も担う場合、「人事システム」などのITツールを導入するのもおすすめです。人事情報の管理に加え、給与計算などに対応する製品もあり、人事業務の負担削減に効果的です。まずは人気製品のチェックからはじめてみましょう。資料請求も無料です。

人事と総務の仕事内容を理解して、適切な組織づくりを！

人事は、社内の人材を有効活用するための業務です。人材の採用から始まり、配置や教育・評価のほか、給与計算や勤怠管理といった恒常的な業務も含みます。

一方、総務は専門の担当部署が存在しない業務のことです。受付対応やイベントの企画など、一般的に雑務と考えられがちな業務を担います。

人事と総務は別々の部署で担うほか、統合する手もあります。双方のメリットを踏まえて、自社に適した形式を導入しましょう。