人事データベースとは？活用の目的や分析項目も紹介！

人事データベースとは

人事データベースとは、「人材」に関わるあらゆるデータを集約したものです。適切に管理し分析をすることで、人事データベースは有効に活用できます。また、他システムと連携することで業務効率化や戦略的な人材配置、育成などへの活用が可能です。

企業の4大資源は「ヒト・モノ・カネ・情報」といわれています。「モノ・カネ・情報」を利用する「ヒト」が価値を生み出すため、人事データベースは企業にとって重要な資産と考えられるでしょう。

人事データベース活用の目的

人事データベースを活用する目的は、企業により異なります。ここでは、代表的な人事データベース活用の目的を紹介します。

経営や事業の推進

人材に関わる施策において、人事データベースは活用できるでしょう。例えば、人事データベースで人材の傾向など特徴が可視化されていれば、新規事業のプロジェクトチームに関わる人数やメンバーを最適な形で編成できます。事業運営で最大限の効果を発揮するためには、人事データの可視化は重要といえるでしょう。

社員への適切な評価施行

従業員の成果や傾向を人事データベースで一元管理できると、適切な評価が可能となるでしょう。評価の基準が明確化すると、評価者によって違いが出るなどといった課題の解消につながります。さらに、社員の成果指標を可視化すると、人材の適切な採用・配置・育成における効果的な仕組みの構築にも役立ちます。配置や育成の仕組みが整うと、離職率の低下にもつながるでしょう。

社員の業務効率化

勤務状況の可視化で労働時間の管理をし、従業員の業務を効率化します。エクセルや紙媒体で管理している時よりも、長時間労働などの把握が可能です。勤務状況の把握により、一人ひとりの業務量を見直したり時間がかかる理由をヒアリングしたりなど、データにもとづいたマネージメントが実現します。適切な労働時間へ調整をして、生産性向上の施策につながるでしょう。

社員マスタの作成

企業は従業員の名簿作成の義務がありますが、更新作業の負担が大きいといわれています。また、更新する内容は個人情報にあたるため、慎重に保管しなければなりません。人材情報の管理により、労働者名簿が作成しやすくなるため、更新の煩雑化を防止できるでしょう。

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人事データベースの分析する項目

人事データベースは、どのような項目を分析すると効果があがるのでしょうか。企業により異なりますが、管理する構成要素別に代表的な項目を紹介します。

人事管理

人事管理では、従業員の基本的な情報や業務内容や履歴を管理します。個人情報を多く扱うため、情報漏えいのないように注意が必要です。

• 社員情報：社員番号・氏名・生年月日・性別・顔写真・住所・家族構成・マイナンバー
• 組織情報：所属組織・異動歴・職位
• 給与情報：給与・賞与・社会保険・給与履歴

勤怠管理

勤怠管理では、従業員の勤怠に関する項目を管理します。多様化する働き方を意識した勤怠状況の可視化も大切です。従業員それぞれの働き方を管理することで、離職防止にもつながるでしょう。

• 勤怠情報：出勤・遅刻・欠勤・有給休暇、36協定などの労務協定情報

教育・研修管理

教育・研修管理では、従業員の教育情報などを管理します。教育内容だけではなく、保有資格や語学力、実績などもあわせて管理しましょう。新規事業などにおける人員配置の参考にするため、業務に使用していないスキルなどの追加もおすすめです。

• 研修情報：研修種別・研修履歴・スキル・資格・語学力

申請・ワークフロー管理

申請・ワークフロー管理では、さまざまな申請の情報などを管理します。事務的な内容が多くなりますが、履歴の管理で２回目以降の手続きが簡略化されるでしょう。

• 申請情報：ワークフロー・各種申請書のフォーマット・申請手順

そのほかに、個人単位のIDやパスワードを人事部門で管理する場合などもあります。自社に必要な項目を整理しましょう。必要な項目を明確にしたら、自社にあう人事システムの導入が人事データベース管理に効果的です。以下の記事では、人事システムの特徴を比較しているので、参考にしてください。

人事データベースで戦略人事

戦略人事とは、人事データベースを活用して、目標を達成するための人事配置をすることです。人事データベースに集約した従業員の適性や保有資格、キャリアなどを分析し客観的な活用が可能です。戦略人事に適したシステムは、大きくわけて２種類あります。

人材マネジメントシステムは、人件費・要員の分析など経営者や現場マネジャーが組織の現状を把握し、変革するのを支援する機能が中心です。タレントマネジメントシステムは、人材配置や後継者育成などを支援する機能が中心です。2つのシステムがはっきり区別されているわけではなく、両方の機能が搭載された人事システムなど、さまざまな製品があります。

人材マネジメントシステムに必要とされている項目は、人事システムの基本情報から出力されます。タレントマネジメントシステムに必要とされている項目は以下のとおりです。

• 人員構成・人材マップ・キャリアモデル・スキル定義・キャリア定義・業績履歴・目標管理情報など

データ分析には人事システムの導入がおすすめ

人事データベースの分析や活用には、自社にあう人事システムの導入がおすすめです。 人事データの管理は、多様かつ大量なうえに、個人情報や営業機密など重要な情報が大量に含まれています。エクセルや紙の台帳では、適切な管理や分析、セキュリティ対策が困難です。人事システムを導入すれば、効果的な分析や活用、セキュリティ面でも安心といえるでしょう。

人事システムは、基本の情報を管理するシンプルな製品からタレントマネジメントシステムなどと一体化した製品など、さまざまなシステムが登場しています。人事データベースをどのように活用するか明確にして、自社にあう製品の導入を検討しましょう。

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人事データベースを分析して効果的な活用をしよう

人事データベースとは、人材に関わるあらゆるデータを集めたものです。人材データベースの活用目的は、経営の推進や社員に対する適切な評価、業務効率化などさまざまです。人事データを分析する際に必要な項目は、代表的なものを参考に自社で明確にしましょう。

人事データベースの管理は、効果的な分析や活用につながりセキュリティ対策もできるため、人事システムがおすすめです。目的を明確化し、自社にあう人事システムを導入して、人事データベースの分析と活用に役立ててください。