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人事システムは企業にとって最も重要なシステムの1つであり、導入後には、初期設定として多種多様かつ大量のデータを速やかに入力する必要があります。入力には、社員や入力会社の協力が必要であり、入力計画を明確にし、協力してもらうための周知も重要です。また、機密性の高い情報が多いので、堅牢なセキュリティも必要となります。ここでは人事システムに必要なデータの種類とその入力について説明しています。
人事データベースとは、経営や事業推進のための「人材」に関わるあらゆるデータを集約したものです。また集約された人事データを他システムの連携を行い活用することが多いです。
人事データベース活用の目的は、主に4つあります。
企業の4大資源は「ヒト・モノ・カネ・情報」と言われますが「モノ・カネ・情報」も最終的には「ヒト」がビジネス上の価値を生み出すことを考えれば「ヒト」が重要と言っていいでしょう。
その重要な「ヒト」を扱う人事システムは企業経営の要のシステムであり、多様なデータを保持しています。人事システムを導入してすぐにやるべきことは、これらのデータを整備することです。ここでは人事システムに必要なデータを人事システムの種類別に説明します。
人事システムには大きく分けて4つの構成要素があります。
その他に、個人単位のIDやパスワードをシステム部門ではなく人事部門で管理する場合もあります。ただし、どちらで管理するにしても、両部門の連携が必要となります。
戦略人事システムには、大きくわけて2種類あります。
タレントマネジメントシステムは、人材配置や後継者育成などを支援する機能が中心で、人材マネジメントシステムは、人件費分析・要員分析など経営者や現場マネジャーが組織の現状を把握・変革するための思考や意思決定を支援する機能が中心です。ただし、この2つのシステムがはっきり区別されているわけではなく、今後新しい機能が登場する可能性も大いにあります。
また、個々の企業で必要な機能が異なるため、必要なデータも異なりますが、ここでは一般的に必要と言われるデータを挙げておきます。
人材マネジメントシステムに必要なデータは基本的な人事システムから出力される情報となります。
ここまで見てきたように、人事システムには多様かつ大量のデータが必要となります。その中には、目標管理シートなどの大量のテキストデータを含むものや社員の写真など画像データも存在します。
社員数が100名以下の企業であれば、人事・総務部門の社員だけで入力できるかもしれませんが、それ以上になると、各社員に入力してもらって部門ごとにとりまとめするという方法を採らないと間違いなく入力することは難しいでしょう。
また、過去の書類を入力するのであれば、外部の協力会社に入力を委託する必要も出てきます。データ入力の計画を明確にし、社員に協力してもらうための周知も欠かすことはできません。
人事システムには、個人情報や営業機密など重要な情報が大量に含まれているため、セキュリティについてもポリシーを明確に定め、厳格な管理をすることが必要です。
今回は、新規に人事システムを導入する場合について説明しましたが、リプレイスのための導入であれば、データ移行のしやすさが大きなポイントになります。はじめての人事システムの導入や別のパッケージやクラウド（SaaS）への移行を考えているのならば、まずはデータ入力が楽でセキュリティが強固な製品があるかどうかから調べてみてはいかがでしょう？
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人事システム
第1位
幅広い企業が続々と採用する最新人事情報統合システム。 人事情報統合データベース機能、人事評価機能に始まり、人事異動シミュレーション、スキル分析、離職者分析など豊富な機能を網羅。
株式会社プラスアルファ・コンサルティング
第2位
いま求められる”働き方改革”を採用から退職まで包括的に支援。人事・総務部門の業務プロセスを最適化し更なる生産性向上で、経営効果に貢献します。
株式会社オービック
第3位
人材管理ツール カオナビは、顔写真が並ぶ直観的な画面で人材を把握し、評価結果やスキルも可視化。優秀人材の発掘や配置・抜擢が加速。社員の定着率も高まり組織を活性化することができます。
株式会社カオナビ
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| 11月12日(月) 更新 | |
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