人事システムで人事データを効果的に活用するには

人事データベースの活用

人事データベースとは

人事データベースとは、経営や事業推進のための「人材」に関わるあらゆるデータを集約したものです。また集約された人事データを他システムの連携を行い活用することが多いです。

人事データベース活用の目的とは

人事データベース活用の目的は、主に4つあります。

経営や事業の推進

人事データの可視化により、現在の経営や事業運営上の人材に関わる施策の課題を可視化できます。

社員への適切な評価施行

社員の成果指標を可視化することで、人材の可視化を可能とします。適切な人材配置、人材育成、人材採用における効果的な仕組み構築に役立ちます。

社員の業務効率化

社員の勤務状況を可視化することで、労働時間の管理や生産性向上への施策を行うことができます。

社員マスタの作成

人材情報を管理していることで、容易に社員の労働者名簿を作成することができます。企業は労働者名簿を作成する義務がありますので、更新作業の煩雑化を防ぐことができます。

人事システム活用に必要な人事データとは

企業の4大資源は「ヒト・モノ・カネ・情報」と言われますが「モノ・カネ・情報」も最終的には「ヒト」がビジネス上の価値を生み出すことを考えれば「ヒト」が重要と言っていいでしょう。

その重要な「ヒト」を扱う人事システムは企業経営の要のシステムであり、多様なデータを保持しています。人事システムを導入してすぐにやるべきことは、これらのデータを整備することです。ここでは人事システムに必要なデータを人事システムの種類別に説明します。

人事システムに必要なデータ

人事システムには大きく分けて4つの構成要素があります。

• ●人事管理
• ●勤怠管理
• ●教育・研修管理
• ●申請・ワークフロー管理

人事管理に必要なデータ

• 社員情報：社員番号、氏名、生年月日、性別、顔写真、住所、家族構成
• 組織情報：所属組織、異動歴、職位
• 給与情報：給与、賞与、社会保険、給与履歴
• 勤怠情報：出勤・遅刻・欠勤・有給休暇、36協定などの労務協定情報
• 研修情報：研修種別、研修履歴、スキル
• 申請情報：ワークフロー、各種申請書のフォーマット、申請手順

その他に、個人単位のIDやパスワードをシステム部門ではなく人事部門で管理する場合もあります。ただし、どちらで管理するにしても、両部門の連携が必要となります。

戦略人事システムに必要なデータ

戦略人事システムには、大きくわけて2種類あります。

• ●タレントマネジメントシステム
• ●人材マネジメントシステム

タレントマネジメントシステムは、人材配置や後継者育成などを支援する機能が中心で、人材マネジメントシステムは、人件費分析・要員分析など経営者や現場マネジャーが組織の現状を把握・変革するための思考や意思決定を支援する機能が中心です。ただし、この2つのシステムがはっきり区別されているわけではなく、今後新しい機能が登場する可能性も大いにあります。

また、個々の企業で必要な機能が異なるため、必要なデータも異なりますが、ここでは一般的に必要と言われるデータを挙げておきます。

タレントマネジメントシステムに必要なデータ

• 人員構成
• 人材マップ
• キャリアモデル
• スキル定義
• キャリア定義
• 業績履歴
• 目標管理情報

人材マネジメントシステムに必要なデータは基本的な人事システムから出力される情報となります。

人事データの入力には社員の協力が必要

ここまで見てきたように、人事システムには多様かつ大量のデータが必要となります。その中には、目標管理シートなどの大量のテキストデータを含むものや社員の写真など画像データも存在します。

社員数が100名以下の企業であれば、人事・総務部門の社員だけで入力できるかもしれませんが、それ以上になると、各社員に入力してもらって部門ごとにとりまとめするという方法を採らないと間違いなく入力することは難しいでしょう。

また、過去の書類を入力するのであれば、外部の協力会社に入力を委託する必要も出てきます。データ入力の計画を明確にし、社員に協力してもらうための周知も欠かすことはできません。

人事システムには、個人情報や営業機密など重要な情報が大量に含まれているため、セキュリティについてもポリシーを明確に定め、厳格な管理をすることが必要です。

まとめ

今回は、新規に人事システムを導入する場合について説明しましたが、リプレイスのための導入であれば、データ移行のしやすさが大きなポイントになります。はじめての人事システムの導入や別のパッケージやクラウド（SaaS）への移行を考えているのならば、まずはデータ入力が楽でセキュリティが強固な製品があるかどうかから調べてみてはいかがでしょう？