IT資産棚卸を行う目的・方法を解説！管理する際の注意点は？

IT資産の棚卸を行う目的

IT資産の棚卸を行う目的は、以下の3点です。

【コンプライアンス遵守】

IT資産であるソフトウェアライセンスが適切に管理されていない場合、ライセンスの不正使用を起こしてしまい、刑事罰の対象となってしまう可能性がある

【セキュリティ対策】

不正使用のソフトウェアはサポートやアップデートの対象外で、ソフトウェアの脆弱性につながり、外部攻撃を受けやすくなる

【適正なコスト管理】

近年はITの利用形態が変化し、ソフトウェアの稼働状況が把握しづらいため、未稼働のパソコンやソフトウェアで無駄な保守・運用コスト、余剰ライセンスが発生する可能性がある

IT資産の棚卸を行うと、ハード・ソフトウェアの数や利用状況を可視化できます。その結果、正確なライセンス管理ができ、未稼働分のソフトウェアのライセンスに係るコストを削減できるでしょう。さらにソフトウェアを最新状態に保てるため、高いセキュリティを維持できます。

IT資産の棚卸を行う方法

まずは、所有・利用しているハードウェア、リース資産、ソフトウェアを把握し、正確な台帳を作成します。以下の項目をそれぞれ記載します。

• ■種類
• ■品名
• ■設置場所
• ■取得価額
• ■取得年月日
• ■耐用年数など

リース資産は上記に加えて、契約期限などを記載します。ソフトウェアは、購入元や契約形態も記載し、現在のライセンス数を確認します。

続いて、ソフトウェアライセンスとハードウェアの紐づけを行います。最後に、台帳と現物のIT資産が一致しているかを確認する照合作業を行います。

照合作業は、IT資産に「資産管理番号」と呼ばれるシールを貼り、目視による確認作業を行います。また、システムの活用で効率的な照合作業が可能です。IT資産にバーコードやICタグを貼り、その情報を専用機器で読み取ります。

その後は、システム上で照合ができるため、人的・時間的コストの削減が可能です。

IT資産の棚卸を行う際の注意点

IT資産の棚卸を実施する際の注意点を３つご紹介します。

台帳へ正確に記入する

今あるIT資産をすべて台帳に記入するようにしましょう。特に大量のIT資産の購入・廃棄時は、記入漏れやミスが発生しやすくなるので注意が必要です。台帳に正確な情報が記入されないと、棚卸時に現物数と一致せず、無駄な税金を払う事態になりかねません。

さらにリース契約の場合、不要な契約継続をしていることも多いため、無駄なコストが発生します。そのため、台帳には正確で詳細な情報の記入が必要です。

役割分担を明確にする

IT資産はハードウェア・ソフトウェア・リースの３つに大きく分けれられます。

特にソフトウェアは、ライセンス数の把握が複雑で多くの購入形態があるため、棚卸作業の負荷が大きくなることがあります。そこで、可能な限り多くの人員を動員し、効率よく短期間で棚卸しを行うことが大切です。

その際、役割分担を明確にして作業すると、重複入力などのミスや時間的ロスを未然に防げます。また、棚卸をソフトウェアの利用者自身が行ったり、部署全員で行うケースもあります。

マンパワーに頼りすぎない

IT資産の棚卸を手作業で行うとミスが起こりやすく、完璧な資産状況の把握は難しいです。日頃からパソコンなどを管理する担当者がいない場合には、棚卸作業に追われ、通常業務が滞る事態につながりかねません。

IT資産の所有・利用台数が少ないうちは、、ExcelやAccessで台帳を作成し管理できます。しかし、台数が増えてくると、適切な管理や維持が難しくなるでしょう。

そこで、IT資産管理や棚卸の属人化を防ぐため、資産管理に特化したソフトの導入をおすすめします。IT資産管理ソフトは、ハードウェアやソフトウェアの情報を自動収集し、常に最新の状態を維持します。管理するパソコンやソフトウェアの数が増えても、設定さえしておけば管理することが可能です。

このように、IT資産管理ソフトは煩雑な作業を伴う棚卸業務をサポートし、業務の属人化を防ぎます。

IT資産棚卸を正確に行い、自社の状況を把握しよう！

IT資産の棚卸は、IT資産の実態を把握し、IT資産を適切に管理するために行います。棚卸しを行い、台帳を作成・記入することで、うまくIT資産を管理することができますが、IT資産管理ソフトを利用することでさらに効率的に管理を行うことができます。

IT資産棚卸により、自社のIT資産の実態を把握し、適切なIT資産管理を実現しましょう。