IT資産棚卸の対象機器とは
IT資産の棚卸の対象となる機器は、大きく分けて以下の３つに分類できます。
| 分類 | 主な対象機器 |
|---|---|
| ハードウェア |
・パソコン（デスクトップ、ノート） ・サーバー ・ネットワーク機器（ルーター、スイッチ、ファイアウォール） ・スマートフォン、タブレット ・プリンター、複合機 ・その他周辺機器（モニター、キーボード、マウスなど） |
| ソフトウェア |
・オペレーティングシステム（OS） ・アプリケーションソフト（オフィス、業務ソフトなど） ・セキュリティソフト |
| ソフトウェアライセンス |
・各ソフトウェアの使用権 ・ライセンスの割当状況の管理 ・契約にもとづく適正使用の確認 |
IT資産の棚卸を行う目的
IT資産の棚卸を行う目的は、以下の３点です。
- 【コンプライアンス遵守】
- IT資産であるソフトウェアライセンスが適切に管理されていない場合、ライセンスの不正使用を起こし、刑事罰の対象となる可能性がある。棚卸作業を定期的に行うことによってライセンス違反を防ぐ。
- 【セキュリティ対策】
- 不正使用のソフトウェアはサポートやアップデートの対象外で、ソフトウェアの脆弱性につながり、外部攻撃を受けやすくなる。IT資産棚卸業務でアップデートの状況を確認し、セキュリティリスクを防ぐ。
- 【適正なコスト管理】
- ソフトウェアの稼働状況を正確に把握していないと、未稼働のパソコンやソフトウェアで無駄な運用コストがかかったり、余剰ライセンスが発生したりする可能性もある。社内のIT資産を正確に把握することで、無駄を防ぎ、IT資産を有効活用できる。
IT資産の棚卸を行う方法
ここでは、IT資産の棚卸方法について紹介します。IT資産の棚卸は３つのステップで進めます。
１．正確な台帳を作成する
所有しているハードウェア、リース資産、ソフトウェアを把握し、正確な台帳を作成します。記載する項目は以下のとおりです。
- ●種類
- ●品名
- ●設置場所
- ●取得価額
- ●取得年月日
- ●耐用年数など
なお、リース資産は上記に加えて契約期限などを記載します。
２．ハードウェアとソフトウェアライセンスを紐付ける
自社で購入しているソフトウェアライセンスと、使用しているハードウェアの紐付け作業を行います。また、ソフトウェアライセンスが正式な契約にもとづいて使用されているかどうかを管理するために、以下の項目についても確認しておきましょう。
- ●ライセンス数
- ●ライセンスの名称
- ●ライセンス契約の内容
- ●購入元
- ●保守契約の有無
- ●取得年月日
３．台帳と現物が一致しているか確認する
最後に、台帳と現物のIT資産が一致しているかを確認する照合作業を行います。 照合作業は、IT資産に「資産管理番号」と呼ばれるシールを貼り、目視による確認作業を行います。
なお、IT資産管理ツールの活用で効率的な照合作業が可能です。IT資産にバーコードやICタグを貼り、その情報を専用機器で読み取ります。その後は、ツール上で照合ができるため、人的・時間的コストの削減が可能です。
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IT資産の棚卸を行う際の注意点
IT資産の棚卸を実施する際の注意点を３つ紹介します。
台帳へ正確に記入する
今あるIT資産をすべて台帳に記入しましょう。特に大量のIT資産の購入・廃棄時は、記入漏れやミスが発生しやすくなるので注意が必要です。台帳に正確な情報が記入されないと、棚卸時に現物数と一致せず、無駄な税金を払う事態になりかねません。
さらにリース契約の場合、不要な契約継続をしていることも多いため、無駄なコストが発生します。そのため、台帳には正確で詳細な情報の記入が必要です。
役割分担を明確にする
IT資産のうち、特にソフトウェアは、ライセンス数の把握が複雑で多くの購入形態があるため、棚卸作業の負荷が大きくなりがちです。そのため可能な限り多くの人員を動員し、効率よく短期間で棚卸しを行うことが大切です。
作業前に役割分担を明確にしておくことで、担当者ごとの進捗や対応範囲を管理しやすくなり、作業の偏りや手戻りを防げます。また、棚卸をソフトウェアの利用者自身が行ったり、部署単位で協力し合うケースもあります。
マンパワーに頼りすぎない
IT資産の棚卸を手作業で行うとミスが発生しやすく、正確な資産状況の把握が困難になります。特に、日常的にパソコンなどを管理する担当者がいない場合には、棚卸作業に多くの時間を取られ、通常業務に支障をきたすおそれがあります。
IT資産の所有台数や利用台数が少ないうちは、ExcelやAccessでも対応可能です。しかし台数が増えてくると、管理が煩雑になり、適切な把握や維持が難しくなるケースも少なくありません。
IT資産棚卸を効率化するならツールの導入がおすすめ
IT資産の棚卸を効率化し、属人化を防ぐためには、IT資産管理ツールの導入がおすすめです。IT資産管理ツールは、ハードウェアやソフトウェアの情報を自動収集し、常に最新の状態を維持します。台帳の手入力によるミスを防げるほか、管理対象が増えても一定の設定で対応できるため、作業の負担を大幅に減らせます。このように、IT資産管理ツールは煩雑な作業を伴う棚卸業務をサポートし、業務の属人化を防ぎます。
以下の記事では、IT資産管理ツールのおすすめ製品を紹介しています。ツールの必要性や導入メリットについても解説しているため、あわせて参考にしてください。
IT資産棚卸を正確に行い、自社の状況を把握しよう
IT資産の棚卸は、正確な資産管理やコスト最適化、セキュリティ対策に直結する重要な業務です。効率的に実施するには、台帳管理の徹底に加え、専用ツールの活用が効果的です。属人化を防ぎ、業務負荷を軽減しながら、最新の資産状況を把握できる体制を整えましょう。
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