Mail Safe とは
メール誤送信とは、意図しない宛先へメールを送信したり、誤った内容のメールを送信したりすることを指し、人的ミスによって発生します。そのため、運用でカバーするには限界があり、システムによる対策が必須となります。
Mail Safe は送信メールの内容をチェックし、「一時保留」「添付ファイルの暗号化」「添付ファイルの Web ダウンロード」「送信拒否」といった情報漏えいや誤送信対策のためのさまざまな処理を柔軟に設定することができます。
※ Mail Safe が適用できるメールサービスは Microsoft Exchange Online のみです。
Mail Safe 特長と提供機能
【特長】
・配送保留時間を細かく設定可能
・ユーザー側に負担をかけず、セキュアにファイルを送信可能
・個人情報を含むデータのメール送信を禁止
・重要なメールは必ず上司が確認するよう設定可能
・TLS 確認機能により受信側のサーバが対応していることを自動確認
【8つの機能】
・送信メールの一時保留
・時間差配信
・添付ファイルの暗号化(ZIP、AES、7-Zip)
・添付ファイルの Web ダウンロード化(100MB まで)
・ヘッダー変換(BCC 強制変換)
・送信者やキーワードなど設定した条件での送信拒否
・上司承認
・TLS 確認(受信サーバー側の対応状況を確認)
Mail Safe 利用例
【上長承認(地方自治体)】
・上司承認システムを利用するが、上司ではなく同僚・後輩・部下などがメールを確認・承認すれば外部宛の送信ができる
【送信拒否(サービス業)】
・フリーメールなどのメールサービスドメインのメール送信は拒否
・「見積」という文言がファイル名に含まれている場合は上司承認を要求
【添付ファイルの Web ダウンロード + 添付ファイルの暗号化】
・添付ファイルは自動で ZIP 暗号化
・複数のファイルを添付する場合も自動でまとめてZIP暗号化
・解除用パスワードは別メールで自動送信
【TLS 確認機能】
・受信側が TLS に対応している場合は、Web ダウンロードではなく TLS 暗号化通信により送信