Mail Safeとは
メール誤送信とは「人為的に誤ってメールを送ってしまう、もしくは誤った内容のメールを送ってしまうこと」をさし、人的ミスにより起こります。そのため、運用でカバーすることには限界があり、システムによる対策が必須となります。
Mail Safeは送信メールの各々の内容をチェックし、「一時保留」「添付ファイルの暗号化」「添付ファイルのWebダウンロード」「送信拒否」といった情報漏えいや誤送信対策のために、さまざまな処理を柔軟に設定することができます。
※Mail Safeが適用できるメールサービスは Office 365 Exchange Online のみです。
Mail Safe 特長と提供機能
【特長】
・配送遅延時間を細かく設定可能
・ユーザ側に負担をかけず、セキュアにファイルを送信可能
・個人情報を含むデータのメール送信を禁止
・重要なメールは必ず上司が確認するよう設定可能
【7つの機能】
・送信メールの一時保留
・時間差配信
・添付ファイルの暗号化(Zip、AES、7-zip)
・添付ファイルのWebダウンロード化(100MBまで)
・ヘッダ変換(Bcc強制変換)
・送信者やキーワードなど設定した条件での送信拒否
・上司承認
Mail Safe 利用例
【上長承認(地方自治体)】
・上司承認システムを利用するが、上司ではなく同僚・後輩・部下などがメールを確認・承認すれば外部宛の送信ができる
【送信拒否(サービス業)】
・フリーメールなどのメールサービスドメインのメール送信は拒否
【添付ファイルのWebダウンロード + 添付ファイルの暗号化】
・添付ファイルは自動でZIP暗号化
・ZIP暗号化は2回実行された添付ファイル名も隠す
・複数のファイルを添付する場合も自動でまとめてZIP暗号化
・解除用パスワードは別メールで自動送信