ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■提供形態別
- オンプレミス版を選択できる：SecureMemoCloud
- パッケージソフトをオフラインで利用できる：AmiVoice®ScribeAssist
- プライベートクラウド（AWS）への設置に対応：YOMEL by PKSHA
- ■データの扱い別
- 録音データをサーバーに残さない設定ができる：YOMEL by PKSHA
- 提供元のデータセンター内でAIモデルも稼働：Smart Report Cloud
オンプレミス型の議事録作成ツールとは
オンプレミス型の議事録作成ツールは、自社が管理するサーバーに音声認識や議事録の編集機能を導入して使う形態です。まずは仕組みと、クラウド型やスタンドアロン型との違いを確認しておきましょう。
自社の設備で音声認識を動かす仕組み
オンプレミス型では、会議の録音データを社内のサーバーへ送り、そこで文字起こしや話者の区別、編集を行います。音声や議事録のデータが社外のサーバーを経由しない構成をとれる点が、主な特徴です。ただし、要約などの処理に限って外部サービスを使う製品もあるため、データの流れは製品ごとに確認が必要です。
利用者は社内ネットワークにつながったPCやブラウザから議事録を確認・編集します。Web会議の録音を取り込む場合も、社内のサーバーまでの経路を社内ネットワークに限定する設計が考えられます。一方で、サーバーの調達や設定、ソフトウェアの更新は自社の責任で行う必要があり、クラウド型にはない運用の手間が生じます。
クラウド型・スタンドアロン型との違い
クラウド型は、提供事業者のサーバーで音声認識を行う形態です。自社でサーバーを管理しなくてよく、導入までの期間も短く済みます。その反面、音声データは社外のサーバーへ送られます。スタンドアロン型は、1台のPCの中で文字起こしまで完結させる形態です。
スタンドアロン型は導入が手軽ですが、議事録の共有や権限管理はPCごとの運用に頼りがちです。オンプレミス型は、社外に出さない安心感と、複数部署での共有や管理を両立したい場合に検討される形態といえます。
議事録作成ツールをオンプレミスで運用したい会議
すべての会議をオンプレミスで扱う必要はありません。会議の内容や社内規程、ネットワーク環境によって、オンプレミス型が適しているかは変わります。オンプレミスでの運用が検討される代表的な場面を紹介します。
取締役会や経営会議
取締役会や経営会議では、未公表の業績や組織再編、提携の交渉といった機密性の高い情報が話し合われることがあります。こうした会議の音声を社外のサーバーに置くことを、社内規程で認めていない企業もあります。
オンプレミス型なら、録音から議事録の保管まで社内で管理できます。ただし、議事録として残す内容と録音データを保存する期間は、会社法上の議事録の作成義務や社内規程にもとづいて別途決めておく必要があります。
人事・法務・研究開発の打ち合わせ
人事評価や懲戒の検討、訴訟対応、研究開発の打ち合わせでは、個人情報や営業秘密が会話に含まれます。情報の扱いについて部署ごとに厳しいルールを設けている企業では、クラウドの利用に承認が必要な場合もあります。
こうした部署だけオンプレミス型を使い、一般の会議はクラウド型を使うという使い分けも選択肢の一つです。部署ごとに求められる管理水準を整理しておくと、全社で同じ形態にそろえるべきかを判断できます。形態を使い分ける場合は、どの会議をどちらで扱うかの基準を文書にして周知しましょう。
外部ネットワークに接続できない環境
工場や研究施設、官公庁の一部の部署など、インターネットへの接続を制限しているネットワークでは、クラウド型の議事録作成ツールをそのまま使えない場合があります。
社内ネットワークの中だけで動くオンプレミス型や、PC単体で完結するスタンドアロン型であれば、こうした環境でも文字起こしを使える可能性があります。利用予定の端末から社内サーバーへ接続できるか、情報システム部門とあらかじめ確認しましょう。
オンプレミス運用で自社が担う作業
オンプレミス型では、クラウド型なら提供事業者が行う作業の一部を自社で担います。導入後に運用が止まらないよう、どのような作業が発生するのかを事前に把握しておきましょう。
音声認識エンジンと辞書の更新
文字起こしの精度を保つには、音声認識エンジンの更新や、社内の専門用語・人名を登録した辞書の手入れが欠かせません。クラウド型では自動で反映される更新も、オンプレミス型では自社で適用作業を行う場合があります。
更新プログラムの提供頻度や、適用時にサーバーを止める必要があるかを提供事業者に確認しましょう。辞書の登録を利用部門で行うのか、管理者がまとめて行うのかも、運用ルールとして決めておくと混乱を防げます。
障害対応とバックアップ
サーバーの故障やディスクの容量不足が起きると、文字起こしが止まったり、録音データを失ったりする恐れがあります。障害の原因はハードウェア、OS、ネットワーク、ソフトウェアなど複数考えられるため、切り分けの手順が必要です。
録音データと議事録のバックアップを定期的に取り、復元の手順を試しておきましょう。会議の直後に文字起こしが止まると議事録の共有が遅れるため、復旧までの目標時間も決めておきます。障害時に提供事業者へ問い合わせられる時間帯や、リモートでの調査に対応しているかも、保守契約の内容として確認しておくことが大切です。
利用者のアカウントと権限の管理
議事録を誰が閲覧・編集できるかを管理するのも、自社の役割です。異動や退職のたびに権限を見直さないと、本来見られないはずの議事録へアクセスできる状態が残る恐れがあります。
社内のディレクトリサービスと連携してアカウントを管理できるか、会議や部署ごとに閲覧範囲を設定できるか、操作の記録が残るかを確認しましょう。権限の見直しを人事異動の手続きに組み込むと、更新漏れを防ぎやすくなります。管理者のアカウント自体も複数人で管理し、操作の記録を定期的に確認しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で議事録作成ツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
自社運用に必要な体制と費用の考え方
オンプレミス型の議事録作成ツールを安定して使い続けるには、運用を支える体制と、継続的にかかる費用の見通しが必要です。役割分担と費用の内訳を順に見ていきましょう。
情報システム部門と利用部門の役割分担
サーバーの管理や更新、バックアップは情報システム部門、辞書への用語登録や議事録の運用ルールは利用部門というように、役割を分けておくと負担が偏りません。どちらが担当するか曖昧な作業は、対応が滞る原因です。
作業手順は文書にまとめ、複数の担当者が対応できるようにしておきましょう。特定の担当者だけが設定を把握している状態では、異動や休暇のときに運用が止まる恐れがあります。導入支援の範囲も提供事業者に確認しておくと安心です。
初期費用と保守費用の内訳
オンプレミス型の費用は、ソフトウェアのライセンス料に加えて、サーバーなどの機器の購入費、構築作業費、年間の保守費用で構成される場合があります。ライセンスの単位は利用者数や同時処理数など、製品によって異なります。
見積もりを比べる際は、機器の更新時期や、保守契約に音声認識エンジンの更新が含まれるかまで確認しましょう。数年単位の総額で比べると、月額料金のクラウド型との違いを判断しやすくなります。社内で運用を担う担当者の作業時間も、見えにくい費用として見込んでおきましょう。
オンプレミスにするかを決める判断材料
オンプレミス型が向いているかどうかは、会議の機密性だけでなく、社内の規程やほかの形態で要件を満たせるかによって変わります。最終的に判断する前に、次の2点を整理しておきましょう。
社内規程と取引先との契約を確認する
まず、情報セキュリティの社内規程で、会議の音声や議事録を社外のサーバーに置くことが認められているかを確認しましょう。取引先との秘密保持契約で、データの保管場所に条件が付いている場合もあります。
規程上クラウドの利用が認められていない会議があれば、オンプレミス型やスタンドアロン型が候補に挙がります。逆に、条件を満たせばクラウドを使える規程であれば、運用負担の少ない形態から検討するのも一つの方法です。判断に迷う場合は、情報セキュリティの担当部署に会議の種類ごとの扱いを確認しましょう。
閉域網で接続するクラウド型と比べる
製品によっては、インターネットを経由せず専用の回線やVPNで接続できるクラウド型や、利用企業ごとに環境を分けたプランが用意されています。サーバーの運用を自社で抱えずに、管理の要件を満たせる場合があります。
オンプレミス型と比べる際は、データの保存場所、通信経路、利用者の権限管理、保守作業の分担を同じ項目で並べてみましょう。自社の規程が求める水準をどちらの形態で満たせるかを、情報システム部門と一緒に判断することが大切です。
提供形態の違いで見る議事録作成ツール
オンプレミスやPC内での利用、プライベートクラウドへの設置など、会議の音声を社外へ出したくない場合に確認したい提供形態を、製品ごとにまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| SecureMemoCloud | クラウド型。クラウドが使えない場合はオンプレミス版も選択可能 |
| YOMEL by PKSHA | クラウド型。プライベートクラウド(AWS)への設置をオプションで用意 |
| Smart Report Cloud | クラウド型。提供元のデータセンター内でAIモデルも稼働 |
| AmiVoice®ScribeAssist | パッケージソフト型でオフライン利用が可能。生成AI連携の要約も搭載 |
自社環境での運用を検討したい製品の紹介
オンプレミスやオフラインでの利用、プライベートクラウドへの設置に対応する製品を中心に紹介します。提供形態や構成は製品ごとに異なるため、詳細は資料でご確認ください。
SecureMemoCloud
- 高精度音声AIが正確な文字起こし・校正をするため手直しが少ない
- 話者を音声AIが高精度で認識！誰がどの話をしたか簡単に確認可能
- 議事録は利用用途と合わせて複数のパターンが選択できる
Nishika株式会社が提供する「SecureMemoCloud」は、クラウド型のAI議事録ツールです。クラウドを利用できない場合は、オンプレミスでオフライン完結する「SecureMemo」を選べ、自社のセキュリティ基準にあわせた提供形態を検討できます。話者認識や専門用語の単語登録、生成AIによる要約に対応し、IPアドレス制限、多要素認証、監査ログといったセキュリティオプションも用意されています。オンプレミス版の構成や費用は、資料でご確認ください。
YOMEL by PKSHA
- 対面・Web会議問わず、全発言を自動で話者識別！書き起こし可能
- 充実した要約系機能で効率化（全自動要約、要約ビルダー等）
- マネージャー層向け管理機能や徹底された万全のセキュリティ対策
株式会社PKSHA Infinityが提供する「YOMEL by PKSHA」は、会議ツールとの連携設定が不要な、クラウド型の議事録作成ツールです。オプションでプライベートクラウド（AWS）への設置に対応します。ほかにも、ログ保存期間の設定、IPアドレス制限、個人情報の自動除去、録音データをサーバーに残さない設定といったセキュリティ機能を備えます。自動話者識別や要点のピックアップ機能も備えた製品です。オンプレミスでの提供可否は、資料でご確認ください。
Smart Report Cloud
- 1時間の打ち合わせをわずか5分で議事録が完成
- 海外言語対応。 複数言語の会議も正確に記録
- 質疑応答形式での出力にも対応
株式会社東計電算 / Toukei (Thailand) Co., Ltd.が提供する「Smart Report Cloud」は、AIが議事録や報告書を作成するクラウド型のサービスです。東計電算が保有するデータセンターで運営され、AIモデルも同じセンター内で稼働するため、お客様の情報は外部へ持ち出されない仕組みです。議事録はWord形式とExcel形式で出力できます。オンプレミスでの提供可否は、資料でご確認ください。
AmiVoice®ScribeAssist （株式会社アドバンスト・メディア）
- オフライン利用可能で情報漏洩リスクを最小化。
- 生成AI連携の自動要約機能を搭載し3つの方式から選択可能
- リアルタイム・ファイル認識に対応し、幅広いシーンで利用可能。
まとめ
オンプレミス型の議事録作成ツールは、経営会議や人事・研究開発の打ち合わせなど、会議の音声を社外に出したくない場合に検討される形態です。その分、音声認識エンジンや辞書の更新、障害対応、権限管理を自社で担う体制と、機器や保守を含めた費用の見通しが必要です。社内規程とほかの形態で要件を満たせるかを整理したうえで、議事録作成ツールの資料請求をして、提供形態ごとの違いを比較してみてください。
